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文檔簡介

合同存檔與歸檔管理制度合同存檔與歸檔管理制度合同存檔與歸檔管理制度合同存檔與歸檔管理制度1.引言2.適用范圍本合同存檔與歸檔管理制度適用于公司所有與外部實(shí)體簽訂的合同，包括但不限于與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等簽訂的合同。3.合同存檔與歸檔流程3.1合同簽署流程合同起草：合同起草由相關(guān)部門（如法務(wù)、銷售等）負(fù)責(zé)完成，確保合同的合法性和規(guī)范性。合同審批：合同經(jīng)過相關(guān)部門的審批流程，確保合同內(nèi)容符合公司政策和流程規(guī)定。合同簽署：合同由授權(quán)人員進(jìn)行簽署，并在簽署合同之前確認(rèn)合同內(nèi)容與公司要求一致。3.2合同存檔流程合同掃描：合同簽署后，相關(guān)部門應(yīng)對(duì)合同進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)化為電子合同。合同命名與分類：將電子合同按照一定的命名和分類規(guī)則進(jìn)行整理，方便后續(xù)歸檔和檢索。合同存儲(chǔ)：電子合同應(yīng)存儲(chǔ)在公司統(tǒng)一的電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中，確保合同的安全性和可靠性。合同備份：公司應(yīng)定期對(duì)電子合同進(jìn)行備份，以防止合同丟失或損壞。3.3合同歸檔流程合同歸檔規(guī)定：制定合同歸檔規(guī)定，明確由哪些部門負(fù)責(zé)合同的歸檔工作與責(zé)任。合同歸檔計(jì)劃：根據(jù)合同的重要性和分類進(jìn)行合同歸檔計(jì)劃的制定，確保合同能夠按時(shí)歸檔。合同歸檔存儲(chǔ)：按照合同歸檔計(jì)劃，將合同整理并存儲(chǔ)在指定的歸檔位置，確保合同易于查找和管理。合同歸檔檢索：建立合同歸檔系統(tǒng)，提供方便快捷的合同檢索功能，以保證合同的及時(shí)獲取。4.合同存檔與歸檔管理責(zé)任4.1合同存檔責(zé)任合同起草部門：負(fù)責(zé)合同起草和交付掃描。掃描部門：負(fù)責(zé)將紙質(zhì)合同進(jìn)行掃描，并進(jìn)行電子合同的命名和分類。存儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)將電子合同存儲(chǔ)到公司統(tǒng)一的電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中，并進(jìn)行定期備份。安全管理部門：負(fù)責(zé)確保合同的安全存儲(chǔ)和防止合同的非授權(quán)訪問。4.2合同歸檔責(zé)任歸檔部門：負(fù)責(zé)將電子合同按照歸檔計(jì)劃進(jìn)行整理并存儲(chǔ)在指定位置。歸檔系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)維護(hù)合同歸檔系統(tǒng)

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