《access程序設(shè)計(jì)》課件 第6章 報(bào)表

報(bào)表第六章導(dǎo)師：UU報(bào)表的功能非常強(qiáng)大，其適用人群已經(jīng)覆蓋到了Access2016數(shù)據(jù)庫以外的用戶，數(shù)據(jù)庫的很多維護(hù)工作都會涉及報(bào)表。報(bào)表使用戶可以按照需要的信息級別顯示信息，因此，用戶可以在報(bào)表中靈活地查看和打印信息。在報(bào)表中，用戶還可以添加圖解、多級匯總等統(tǒng)計(jì)工具。在本章內(nèi)容中，我們就來學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建并使用報(bào)表。目錄CONTENTS報(bào)表的基礎(chǔ)知識01區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)02Access2016報(bào)表的高級操作0403設(shè)計(jì)報(bào)表內(nèi)容要點(diǎn)掌握報(bào)表的基本知識掌握區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)學(xué)會設(shè)計(jì)報(bào)表了解報(bào)表的高級操作和設(shè)計(jì)6.1Access

程序設(shè)計(jì)報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.1.1報(bào)表的分類6.1.2使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.1報(bào)表是數(shù)據(jù)視圖的一種，可供用戶查看和打印數(shù)據(jù)庫中的所有信息。與其他數(shù)據(jù)視圖不同的是，報(bào)表的靈活性非常強(qiáng)，可以按照用戶需求來任意的分組和排序，并可以進(jìn)行一系列統(tǒng)計(jì)操作，或添加圖解、備注、圖片等?？傊?，利用報(bào)表我們可以創(chuàng)建出任何想要的報(bào)表。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.1較為常用的報(bào)表類型有3種，掌握這三種報(bào)表，可滿足大多數(shù)業(yè)務(wù)需要：6.1.1報(bào)表的分類3.郵件標(biāo)簽報(bào)表2.縱欄式報(bào)表1.表格式報(bào)表報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.1表格式報(bào)表以行和列的形式顯示數(shù)據(jù)，如圖6-1所示。6.1.1報(bào)表的分類1.

表格式報(bào)表圖6-1

表格式報(bào)表報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.1縱欄式報(bào)表是在縱向上顯示的，一頁中可以顯示一條記錄也可以顯示多條記錄，如圖6-2所示。6.1.1報(bào)表的分類2.

縱欄式報(bào)表圖6-2

縱欄式報(bào)表報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.1報(bào)表的分類3.

郵件標(biāo)簽報(bào)表這類報(bào)表通過Access

2016“標(biāo)簽向?qū)А眮韯?chuàng)建，可以從眾多標(biāo)簽樣式中進(jìn)行選擇，最終創(chuàng)建符合用戶需求的自定義報(bào)表，如圖6-3所示。圖6-3郵件標(biāo)簽報(bào)表報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表接下來我們學(xué)習(xí)如何把原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為便于查看與統(tǒng)計(jì)的一組信息，即報(bào)表。1.

確定報(bào)表布局首先，用戶應(yīng)明確目標(biāo)報(bào)表的布局、數(shù)據(jù)如何排列、數(shù)據(jù)分組及每頁包含的數(shù)據(jù)量。這個(gè)過程可以在報(bào)表設(shè)計(jì)器中進(jìn)行，或根據(jù)用戶的習(xí)慣在紙上進(jìn)行。用戶可以反復(fù)嘗試各種方案，最終達(dá)到目標(biāo)布局。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表2.

選擇數(shù)據(jù)表用戶既可以在左側(cè)的查詢中選擇單個(gè)表，也可以在查詢中鏈接多個(gè)表，查詢的記錄集即可作為單個(gè)表來使用。Access2016會針對報(bào)表中指定的控件來匹配該表中的數(shù)據(jù)，最后用這些數(shù)據(jù)生成報(bào)表。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表前面已經(jīng)提到，Access2016幾乎可以創(chuàng)建任何類型的報(bào)表，在這里我們只介紹運(yùn)用“報(bào)表向?qū)А眮韯?chuàng)建報(bào)表，這種方法更為簡便，并且包含很多自定義設(shè)置。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表【例6-1】根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的“教師情況”數(shù)據(jù)表，使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建一個(gè)合適的報(bào)表。(1)在界面左側(cè)選擇要應(yīng)用的數(shù)據(jù)表。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表具體操作如下：(2)在功能區(qū)的“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中，單擊“報(bào)表”組中的“報(bào)表向?qū)А?，將看到如圖6-4所示的界面。也可以先選擇“報(bào)表向?qū)А?，然后在“?查詢”下拉列表中選擇要應(yīng)用的表。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表圖6-4

報(bào)表字段的選擇報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表具體操作如下：(3)點(diǎn)擊“可用字段”中的字段，點(diǎn)擊

可將需要的字段添加到報(bào)表中；點(diǎn)擊

即可將全部字段選定，如需撤銷所選字段，則點(diǎn)擊

。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表具體操作如下：(4)點(diǎn)擊下一步后，對話框允許用戶添加分組級別，這一步驟決定了報(bào)表最終的顯示方式，并且分組字段會作為報(bào)表的頁眉、頁腳來顯示。該功能允許用戶最多選擇四個(gè)分組字段，可以通過點(diǎn)擊上、下箭頭設(shè)置優(yōu)先級，如圖6-5所示。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表圖6-5

報(bào)表優(yōu)先級的設(shè)置報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表點(diǎn)擊圖6-5下方的“分組選項(xiàng)”可以進(jìn)一步定義最終報(bào)表的顯示方式。比如，選擇以字段的第一個(gè)字符進(jìn)行分組，那么具有相同首字母的所有數(shù)據(jù)記錄就會組合在一起。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表其中，分組方式及規(guī)則如下所示：文本：普通、第一個(gè)字母、第二個(gè)字母……；數(shù)字：普通、10s、50s、100s……；日期：普通、年、季度、月……。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表具體操作如下：(5)默認(rèn)情況下，Access2016會用最適宜的方法對分組字段進(jìn)行自動排序，但是我們并不能確定組內(nèi)的數(shù)據(jù)記錄是什么順序。單擊字段右側(cè)選項(xiàng)即可決定數(shù)據(jù)的升序和降序，如圖6-6(a)圖所示（教材154頁）。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表在“報(bào)表向?qū)А迸判蚪缑娴牡撞浚覀兛梢钥吹健皡R總選項(xiàng)”對話框，其中提供了一些數(shù)學(xué)方法，可以讓用戶對數(shù)據(jù)字段進(jìn)行求和、求平均值、大小值等。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表“明細(xì)和匯總”功能則可以在報(bào)表中同時(shí)顯示明細(xì)和匯總數(shù)據(jù)?！坝?jì)算匯總百分比”選項(xiàng)可以在頁腳的下方顯示各個(gè)品類占整個(gè)報(bào)表合計(jì)值的百分比，如圖6-6(b)所示（教材154頁）。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表具體操作如下：(6)點(diǎn)擊下一步，我們開始為報(bào)表設(shè)計(jì)外觀。布局模塊中為用戶提供了三種布局。選擇這三種布局，即可以在左側(cè)看到最終呈現(xiàn)的大致效果。在這個(gè)界面，方向可以選擇“縱向”或“橫向”，還可以“調(diào)整字段寬度，以便所有字段都能顯示在一頁中”，如圖6-7所示。LOREMIPSUM報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表具體操作如下：(7)在“報(bào)表向?qū)А钡淖詈笠粋€(gè)對話框中，輸入報(bào)表的標(biāo)題，作為新報(bào)表的名稱。還可以選擇“預(yù)覽報(bào)表”或“修改報(bào)表設(shè)計(jì)”。最后，單擊完成即可生成新報(bào)表，如圖6-8所示。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表圖6-7

選擇報(bào)表布局圖6-8

生成新報(bào)表報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表如果我們需要對生成新報(bào)表的外觀進(jìn)行調(diào)整，如字體、顏色、列寬等，可以先通過Access2016界面將頂部“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中左上角的“視圖”切換到“設(shè)計(jì)視圖”，然后使用“主題”模塊，即可修改報(bào)表的字體、顏色和主題。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3.

使用Access2016報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表如果用戶對報(bào)表的外觀有更高的需求，Access2016也支持用戶創(chuàng)建自定義主題和顏色，方法如下：單擊頂部“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“主題”模塊中的“顏色”按鈕，選擇底部的“自定義顏色”,即可進(jìn)行修改，如圖6-9所示。報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表圖6-9

通過設(shè)計(jì)選項(xiàng)卡調(diào)整報(bào)表外觀報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表4.

查看或打印報(bào)表在打印之前，我們需要檢查報(bào)表是否調(diào)整到了最佳狀態(tài)，“打印預(yù)覽”可以很好地實(shí)現(xiàn)這一目的。我們在界面左側(cè)的導(dǎo)航欄右擊需要預(yù)覽的報(bào)表，即可看到“打印預(yù)覽”選項(xiàng)，如圖6-10所示。圖6-10

打印預(yù)覽選項(xiàng)卡報(bào)表的基礎(chǔ)知識6.16.1.2

使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表4.

查看或打印報(bào)表此時(shí)，頂部的功能區(qū)會變?yōu)榕c查看和打印報(bào)表相關(guān)的控件。若讀者檢查報(bào)表后對顯示結(jié)果滿意，可選擇左上角的“打印”按鈕，完成整個(gè)報(bào)表創(chuàng)建操作；若讀者還需調(diào)整，可選擇右上方的“關(guān)閉打印預(yù)覽”，繼續(xù)對報(bào)表進(jìn)行調(diào)整。6.2Access

程序設(shè)計(jì)區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.2.1報(bào)表的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)6.2.2頁面和組的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)6.2.3“主體”節(jié)區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.2區(qū)段報(bào)表是Access2016中非常實(shí)用且重要的功能。有些Access2016初級使用者會覺得報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖看起來非?；靵y，而“區(qū)段”的設(shè)計(jì)方法則使用戶能夠有序地查看報(bào)表。區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.2在報(bào)表的編寫過程中，將報(bào)表劃分為若干個(gè)“節(jié)”，這些“節(jié)”就是本節(jié)要詳細(xì)介紹的區(qū)段。Access2016處理數(shù)據(jù)時(shí)，會按照每次處理一條記錄的原則，依順序逐步處理每一“節(jié)”，全部處理完后，才處理報(bào)表的頁腳。區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.1報(bào)表的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)Access2016為報(bào)表提供了以下“節(jié)”：特點(diǎn)1.報(bào)表頁眉2.頁面頁眉3.組頁眉4.主體區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.1報(bào)表的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)Access2016為報(bào)表提供了以下“節(jié)”：組頁腳頁面頁腳報(bào)表頁腳區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.1報(bào)表的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)報(bào)表頁眉中的控件只會在報(bào)表開頭出現(xiàn)一次，并且只有第一次記錄的數(shù)據(jù)可以放在報(bào)表頁眉中，其作用是為用戶顯示報(bào)表的封面頁。將報(bào)表頁眉中的“強(qiáng)制分頁”屬性設(shè)置為“節(jié)后”，可以使報(bào)表頁眉中的控件單獨(dú)打印到一個(gè)頁面上，形成標(biāo)題頁。區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.1報(bào)表的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)報(bào)表頁腳只在報(bào)表結(jié)尾打印一次，通常顯示的是整個(gè)報(bào)表的總計(jì)、平均值、百分比等。當(dāng)報(bào)表處于設(shè)計(jì)視圖時(shí)，查看屬性表，并在右側(cè)的屬性表中點(diǎn)擊“頁面頁眉/頁腳”下拉箭頭，有以下四種設(shè)置可供選擇：(1)所有頁：“節(jié)”(指頁面頁眉或頁腳頁眉)在每一頁上都會出現(xiàn)。區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.1報(bào)表的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)當(dāng)報(bào)表處于設(shè)計(jì)視圖時(shí)，查看屬性表，并在右側(cè)的屬性表中點(diǎn)擊“頁面頁眉/頁腳”下拉箭頭，有以下四種設(shè)置可供選擇：(2)報(bào)表頁眉不要：“節(jié)”不會出現(xiàn)在具有報(bào)表頁眉的頁面上。(3)報(bào)表頁腳不要：報(bào)表頁腳會單獨(dú)打印在一個(gè)頁面上，而設(shè)置了該操作的“節(jié)”不會出現(xiàn)在報(bào)表的頁腳頁面上。區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.1報(bào)表的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)當(dāng)報(bào)表處于設(shè)計(jì)視圖時(shí)，查看屬性表，并在右側(cè)的屬性表中點(diǎn)擊“頁面頁眉/頁腳”下拉箭頭，有以下四種設(shè)置可供選擇：(4)報(bào)表頁眉/頁腳都不要：報(bào)表頁腳會單獨(dú)打印在一個(gè)頁面上，“節(jié)”既不會出現(xiàn)在報(bào)表頁腳頁面上，也不會出現(xiàn)在報(bào)表頁眉頁面上。區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.1報(bào)表的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)將報(bào)表調(diào)整至設(shè)計(jì)視圖，將光標(biāo)置于報(bào)表上單擊右鍵，此時(shí)選擇頁面頁眉/頁腳、報(bào)表頁眉/頁腳即可。除了以上方法外，我們還可以通過另一種方法添加頁眉頁腳：區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.2頁面和組的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)如果報(bào)表頁眉單獨(dú)置于一頁，則頁面頁眉會出現(xiàn)在下一頁面的頂端；如果報(bào)表頁眉沒有單獨(dú)置于一頁，則頁面頁眉會跟隨在報(bào)表頁眉的下方。圖6-11所示為當(dāng)報(bào)表處于打印預(yù)覽狀態(tài)時(shí)，數(shù)據(jù)按照“ID”和“來源”進(jìn)行分組。區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.2頁面和組的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)每頁都會有一個(gè)“頁面頁眉”和若干個(gè)“組頁眉”。頁面頁眉顯示該報(bào)表的所有字段，組頁眉包含分組的類別名稱，組頁眉和組頁腳可以有多個(gè)級別。頁眉頁腳通常包含頁碼和合計(jì)值，也可能包含當(dāng)前日期和時(shí)間。如果創(chuàng)建報(bào)表時(shí)進(jìn)行了“匯總”，則每頁還會有一個(gè)“組頁腳”，用于顯示匯總信息。區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.2頁面和組的“頁眉”節(jié)與“頁腳”節(jié)打開我們在例6-1中創(chuàng)建的“教師情況”報(bào)表。圖6-11是在設(shè)計(jì)視圖下頁眉頁腳的分布以及在布局視圖下頁眉頁腳的分布。圖6-11

報(bào)表頁眉（a）（b）區(qū)段報(bào)表的設(shè)計(jì)6.26.2.3“主體”節(jié)組頁眉后即是主體部分，“主體”節(jié)是每個(gè)數(shù)據(jù)的顯示區(qū)域和處理區(qū)域。如果用戶不希望顯示每個(gè)具體數(shù)據(jù)，則可以在屬性表中更改“主體”節(jié)的“可見”屬性，即只顯示匯總報(bào)表，而不顯示明細(xì)。6.3Access

程序設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)報(bào)表6.3.1布局設(shè)置6.3.2數(shù)據(jù)的設(shè)置6.3.3屬性表的設(shè)置6.3.4美化報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.1布局設(shè)置【例6-2】

根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的“課程一覽”數(shù)據(jù)表，按照自己的需求與喜好，自主設(shè)計(jì)一份報(bào)表。(1)點(diǎn)擊選定該數(shù)據(jù)表，選擇Access2016界面頂部的“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，單擊“報(bào)表”模塊中的“空報(bào)表”選項(xiàng)，我們將看到一個(gè)處于布局視圖中的空白報(bào)表。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.1布局設(shè)置【例6-2】根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的“課程一覽”數(shù)據(jù)表，按照自己的需求與喜好，自主設(shè)計(jì)一份報(bào)表。(2)單擊界面頂部末端的“添加現(xiàn)有字段”,“字段列表”的功能會出現(xiàn)在新報(bào)表的右側(cè)，如圖6-12所示。這個(gè)時(shí)候既可以繼續(xù)停留在布局視圖中操作，也可以在左上角切換到設(shè)計(jì)視圖下操作(此時(shí)操作更加清晰明了)。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.1布局設(shè)置【例6-2】根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的“課程一覽”數(shù)據(jù)表，按照自己的需求與喜好，自主設(shè)計(jì)一份報(bào)表。(3)將右側(cè)的字段拖動到報(bào)表的“主體”節(jié)中，即可向新報(bào)表中添加字段。圖6-13是一個(gè)已經(jīng)將“課程號”字段拖動到主體的、處于設(shè)計(jì)視圖的新報(bào)表。如需向報(bào)表添加除字段以外的其他控件，則選擇“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“控件”模塊即可。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.1布局設(shè)置圖6-13

向“主體”節(jié)添加字段圖6-12

在報(bào)表中添加字段設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.1布局設(shè)置【例6-2】根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的“課程一覽”數(shù)據(jù)表，按照自己的需求與喜好，自主設(shè)計(jì)一份報(bào)表。(4)調(diào)整頁面的大小和布局。在頂部的“頁面設(shè)置”功能中，可以調(diào)整報(bào)表的頁邊距、紙張方向等布局。將光標(biāo)放在需要改變的報(bào)表節(jié)的底部，待出現(xiàn)雙箭頭時(shí)進(jìn)行上下拖動，即可改變“節(jié)”的大小。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.1布局設(shè)置分頁可以更直接地表現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類。Access2016既允許用戶基于組強(qiáng)制分頁，也允許在節(jié)中進(jìn)行強(qiáng)制分頁。首先，在屬性表頂部的下拉列表中選中組頁眉或組頁腳。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.1布局設(shè)置屬性表中的“強(qiáng)制分頁”選項(xiàng)有以下類別可選：(1)無：默認(rèn)設(shè)置，不進(jìn)行強(qiáng)制分頁。(2)節(jié)前：每個(gè)新的組都另起一頁。(3)節(jié)后：該節(jié)的下一節(jié)內(nèi)容另起一頁。(4)節(jié)前和節(jié)后：兼?zhèn)洹肮?jié)前”和“節(jié)后”的效果。如果用戶希望不基于分組來分頁，則可以將“控件”中的“分頁符”拖動到希望分頁的位置。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.2數(shù)據(jù)的設(shè)置和窗體一樣，我們可以通過文本框創(chuàng)造表或查詢并不存在的值。我們需要將“控件”模塊中的“文本框”拖動到報(bào)表中，然后在文本框中輸入函數(shù)等計(jì)算公式，具體操作與計(jì)算型控件的操作相同。1.

創(chuàng)建控件設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.2數(shù)據(jù)的設(shè)置下面介紹如何為報(bào)表添加頁碼。選擇“文本框”控件后，在頁腳節(jié)劃動一下，會出現(xiàn)兩個(gè)框。注明“text”的是文本框的附加標(biāo)簽，顯示“未綁定的”的是文本框控件。將附加標(biāo)簽中的內(nèi)容改成“頁碼”，將控件中的內(nèi)容改成“=Page”，并調(diào)整兩框的位置和距離，如圖6-14所示。1.

創(chuàng)建控件圖6-14

報(bào)表頁碼的添加設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.2數(shù)據(jù)的設(shè)置2.

分組與排序分組和排序會令報(bào)表更清晰明了。Access2016報(bào)表可以令分類名稱顯示在每一個(gè)組頁眉中，并可以以多種方法進(jìn)行排序。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.2數(shù)據(jù)的設(shè)置2.

分組與排序【例6-3】根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的“學(xué)生成績”數(shù)據(jù)表創(chuàng)建報(bào)表，使用分組排序功能使學(xué)生成績的優(yōu)劣一目了然，并突出顯示學(xué)生學(xué)號。(1)以“學(xué)生成績”表為數(shù)據(jù)來源，創(chuàng)建報(bào)表。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.2數(shù)據(jù)的設(shè)置2.

分組與排序【例6-3】根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的“學(xué)生成績”數(shù)據(jù)表創(chuàng)建報(bào)表，使用分組排序功能使學(xué)生成績的優(yōu)劣一目了然，并突出顯示學(xué)生學(xué)號。(2)單擊功能區(qū)“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“分組、排序和匯總”，則會看到圖6-15所示的界面。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.2數(shù)據(jù)的設(shè)置2.

分組與排序【例6-3】根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的“學(xué)生成績”數(shù)據(jù)表創(chuàng)建報(bào)表，使用分組排序功能使學(xué)生成績的優(yōu)劣一目了然，并突出顯示學(xué)生學(xué)號。(3)單擊底部的“添加組”，然后在字段列表中選擇字段；也可通過下拉箭頭更換字段，改變排序方式，進(jìn)行其他詳細(xì)設(shè)置(如排序、標(biāo)題、有無頁眉和刪除字段等)。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.2數(shù)據(jù)的設(shè)置2.

分組與排序【例6-3】根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的“學(xué)生成績”數(shù)據(jù)表創(chuàng)建報(bào)表，使用分組排序功能使學(xué)生成績的優(yōu)劣一目了然，并突出顯示學(xué)生學(xué)號。(4)切換至報(bào)表視圖，即可看到新創(chuàng)建的成績單報(bào)表，如圖6-16所示。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.2數(shù)據(jù)的設(shè)置圖6-15

報(bào)表字段的分組與排序圖6-16

成績單報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.3屬性表的設(shè)置如果我們沒有在報(bào)表的屬性表里找到該控件或標(biāo)簽的屬性，則還可以查找該控件的屬性表。具體操作有以下四種，分別是：(1)雙擊該控件的邊框(注意不是雙擊句柄)。(2)選擇控件并按下F4鍵。(3)右擊控件并單擊“屬性”。(4)直接按F4鍵或點(diǎn)擊頂部的“屬性表”后，從頂部的下拉列表中選擇報(bào)表中的“節(jié)”或控件。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.3屬性表的設(shè)置如果我們希望該報(bào)表不顯示明細(xì)，僅在頁眉中顯示分類匯總結(jié)果，那么我們就可以通過上述的方法(4)，在下拉列表中選擇“主體”節(jié)后，將“可見”屬性設(shè)置為“否”。部分功能既可以在頂部功能表中實(shí)現(xiàn)，也可以在屬性表中實(shí)現(xiàn)。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.3屬性表的設(shè)置例如，字體、加粗等功能，在屬性表的“格式”中進(jìn)行操作會更加多樣，而圖像控件的縮放則只能在屬性表中進(jìn)行修改。屬性表中的圖片縮放模式有剪輯、拉伸、縮放等，“縮放”為默認(rèn)設(shè)置。(1)如果該屬性處于“縮放”狀態(tài)，則圖像的長寬比不會改變，并且會盡量填滿控件框，填不滿的位置顯示額外的空間。這是圖像顯示更為穩(wěn)妥的辦法。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.3屬性表的設(shè)置(2)如果把該屬性設(shè)置為“剪輯”，則圖片會顯示其原始大小。如果圖片過大，則Access2016會裁剪其邊緣；如果圖片過小，則圖片周圍會顯示額外的空間。(3)如果把該屬性設(shè)置為“拉伸”,則圖像會隨著控件框變化。但是，如果圖像和控件框的長寬比例不符，那么圖像會被拉伸變形。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.4美化報(bào)表6.3.3節(jié)的報(bào)表已經(jīng)具有了查看數(shù)據(jù)的基本功能，但是沒有美觀性可言。本節(jié)介紹如何使報(bào)表更加美觀、個(gè)性化?！纠?-4】將“學(xué)生情況”表生成的報(bào)表美化。(1)右擊控件，可以為標(biāo)題或文本框設(shè)置背景色。將背景色設(shè)置為深淺不一的紫色和白色的交替。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.4美化報(bào)表【例6-4】將“學(xué)生情況”表生成的報(bào)表美化。(2)選擇“控件”功能區(qū)中的“圖像”，在頁眉添加徽章。這樣就實(shí)現(xiàn)了圖6-17所示的美觀且有特色的新報(bào)表?！翱丶惫δ軈^(qū)中提供了直線、矩形等形狀，利用這些簡單的形狀，我們也可以讓報(bào)表看起來更加高級。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.4美化報(bào)表圖6-17報(bào)表的美化(1)設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.4美化報(bào)表【例6-5】美化“教師情況”數(shù)據(jù)表。(1)在頁面頁眉的上下各設(shè)置一條藍(lán)色的直線。(2)把字段名稱和ID改成同樣的藍(lán)色。設(shè)計(jì)報(bào)表6.36.3.4美化報(bào)表這樣就得到了一個(gè)清晰又美觀的報(bào)表，如圖6-18所示。圖6-18

報(bào)表的美化(2)6.4Access

程序設(shè)計(jì)Access2016報(bào)表的高級操作6.4.1隱藏重復(fù)信息6.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式6.4.3有條件地顯示數(shù)據(jù)Access2016報(bào)表的高級操作6.4由于Access2016是Windows的應(yīng)用程序之一，所以我們在制作高質(zhì)量報(bào)表時(shí)，可以隨意使用所有Windows工具，比如TrueType字體、圖形等。Access2016的很多屬性也可以用于自定義報(bào)表。本節(jié)將介紹這些技術(shù)，以提高報(bào)表的可讀性。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.1隱藏重復(fù)信息隱藏報(bào)表中重復(fù)的信息可以極大地改進(jìn)報(bào)表的可讀性，避免用戶反復(fù)讀到同樣的信息，浪費(fèi)時(shí)間和報(bào)表篇幅?！纠?-6】用報(bào)表向?qū)?chuàng)建如圖6-19(a)所示的“員工出勤記錄”報(bào)表，用隱藏重復(fù)信息的思路將該報(bào)表處理得更加清晰明了。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.1隱藏重復(fù)信息圖6-19(a)中有大量重復(fù)的人名信息，非常冗余。如果一位員工的名字只顯示一次，那么報(bào)表中的數(shù)據(jù)會清晰得多。將報(bào)表調(diào)整至“設(shè)計(jì)視圖”中，打開屬性表，查看“員工姓名”字段，可以在屬性表中找到“隱藏重復(fù)控件”選項(xiàng)(默認(rèn)設(shè)置為“否”)，將其更改為“是”，將會看到報(bào)表發(fā)生了如圖6-19(b)所示的變化。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.1隱藏重復(fù)信息(a)(b)圖6-19

巧用“隱藏重復(fù)控件”功能Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.1隱藏重復(fù)信息只有報(bào)表中的記錄按順序顯示時(shí)，才可以使用“隱藏重復(fù)控件”的功能。如果一個(gè)報(bào)表中多次出現(xiàn)同一員工的姓名，但是該字段并未按照首字母排序，使該姓名的多條記錄分散在報(bào)表中，則無法使用“隱藏重復(fù)控件”。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式采用合理的方式設(shè)置報(bào)表的格式也可以凸顯特定信息，比如編號或使用項(xiàng)目符號。本節(jié)將使報(bào)表的設(shè)計(jì)更加專業(yè)化。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式1.

創(chuàng)建編號列表創(chuàng)建編號既有利于區(qū)分每條記錄，又可以通過編號來計(jì)算報(bào)表中的項(xiàng)目數(shù)。Access2016既可以為報(bào)表中的每一條記錄編號，也可以為報(bào)表中某個(gè)組中的每一條記錄進(jìn)行編號。編號的功能由Access2016的“運(yùn)行總和”來實(shí)現(xiàn)。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式1.

創(chuàng)建編號列表首先我們需要在報(bào)表中增加一列未綁定型控件，然后打開該控件的屬性表，切換到“數(shù)據(jù)”欄，將“控件來源”設(shè)置為“=1”。“運(yùn)行總和”也位于報(bào)表屬性表中的“數(shù)據(jù)”欄中，有兩種選項(xiàng)，分別是“工作組之上”和“全部之上”。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式1.

創(chuàng)建編號列表當(dāng)該屬性設(shè)置為“工作組之上”時(shí)，Access2016會依據(jù)報(bào)表“主體”中的每條記錄，將該文本框的值加一；當(dāng)該屬性設(shè)置為“全部之上”時(shí)，該文本框每在報(bào)表中出現(xiàn)一次，文本框中的值就會加一。我們也可以在每個(gè)組內(nèi)都設(shè)置一個(gè)“運(yùn)行總和”,并且都設(shè)置為“工作組之上”,分別統(tǒng)計(jì)每組的總和。另外，主體節(jié)、頁眉頁腳節(jié)都可以使用該功能。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式2.

添加項(xiàng)目符號字符我們也可以用項(xiàng)目符號來代替編號，以區(qū)分每一條記錄。這樣不需要添加單獨(dú)字段來承載項(xiàng)目符號，只需將項(xiàng)目符號與控件的“記錄源”屬性相連接。所以，添加項(xiàng)目符號比編號要簡單得多。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式2.

添加項(xiàng)目符號字符接下來以“員工出勤情況”報(bào)表為例，說明如何向列表添加項(xiàng)目符號。注意，如需使用代碼處理報(bào)表，則字段名稱必須是英文。所以在此，我們將“員工姓名”改為“EmployerName”。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式2.

添加項(xiàng)目符號字符將控件“EmployerName”的屬性表打開后，切換至“數(shù)據(jù)”欄。在“控件來源”表格中輸入表達(dá)式：="."&SpaceS(2)&[EmployerName]

或是=Chr(149)&Space$(2)&[EmployerName]Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式2.

添加項(xiàng)目符號字符其中，“·”是利用Windows功能添加的，代碼為Alt+0149；Chr(149)會將返回的項(xiàng)目符號連接到字段上。如圖6-20所示，項(xiàng)目符號已添加至員工姓名之前。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式圖6-20

項(xiàng)目符號的使用Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式如果用戶希望在報(bào)表中添加其他特殊字符，可以運(yùn)行Windows字符映射應(yīng)用程序。字符映射表完整的列舉了文本框控件可以使用的字符，如圖6-21所示。下面我們介紹Windows系統(tǒng)中打開字符映射表的方法。Access2016報(bào)表的高級操作6.46.4.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式首先，使用快捷鍵Window