高效管理電子郵件

--李志堅(jiān)2021.07高效管理的電子郵件管理面臨的問(wèn)題郵件很多不容易找到需求的郵件不知道怎樣合理歸類(lèi)郵件減負(fù)！減少郵件數(shù)量提高郵件質(zhì)量“同化〞他人30x5=150150x240/60/8=7530x5=150150x240/60*20=12000減少數(shù)量--少發(fā)-少收必要？適宜？目的正確？1能否必要？？？？？？？ＦＹＩ－－沒(méi)時(shí)間閱讀瑣碎的贊賞信多余的郵件－－反復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)不完好的郵件－－沒(méi)有一次性發(fā)出可搜索到的信息－－也用郵件發(fā)1發(fā)出的郵件能否適宜？？？？能否符合法律規(guī)定能否職業(yè)化能否會(huì)引起他人誤解或反感２４Ｈ原那么1目的能否正確少用“回復(fù)一切人〞－－同步討論ＮＲＮ，ＮＴＮ少用抄送和群發(fā)抄送的理由：自我顯示客氣敷衍給人難堪以防萬(wàn)一1提高電子郵件質(zhì)量A-B-C電子郵件質(zhì)量工具ActionBackgroundClose2加強(qiáng)抬頭雕塑主體Action行動(dòng)簡(jiǎn)述A簡(jiǎn)單列明需求采取的行動(dòng)、關(guān)鍵點(diǎn)，或特殊目的點(diǎn)明前后關(guān)系，做到明白無(wú)誤Close結(jié)尾Background背景C下一步行動(dòng)和小提示運(yùn)用帶職務(wù)和聯(lián)絡(luò)信息的自動(dòng)落款B明晰、簡(jiǎn)約、相關(guān)運(yùn)用分點(diǎn)和數(shù)字來(lái)雕塑主體運(yùn)用明晰的黑體字來(lái)總結(jié)個(gè)段落。ActionA用簡(jiǎn)短的一句話概括郵件主旨同時(shí)用簡(jiǎn)練的言語(yǔ)輔助闡明C更多的客套話下一步行動(dòng)—展望簽名—職業(yè)化籠統(tǒng)B思緒明晰，循序有邏輯文字盡量在一個(gè)屏幕也內(nèi)突出重點(diǎn)準(zhǔn)確描畫(huà)和控制附件主題運(yùn)用簡(jiǎn)單的中心詞匯例如“Action〞、“Infor〞、“Request〞、〞Confirmed〞、〞Delivery〞描畫(huà)性主題節(jié)約時(shí)間例如：Delivery：工程部開(kāi)會(huì)-6/25-15:00，小會(huì)議室EOM—在主題結(jié)尾打上EOMEndofmessage.23信息輔導(dǎo)，以期繼續(xù)效果接受輔導(dǎo)自我輔導(dǎo)輔導(dǎo)他人讓一切人提供的反響建議每周訊問(wèn)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)郵件的反響意見(jiàn)實(shí)施上述方法，并訊問(wèn)反響讓其他人也養(yǎng)成同樣的習(xí)慣COAT快速存檔和調(diào)閱COAT1Client團(tuán)隊(duì)內(nèi)外的客戶2Output團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)品和效力3Team團(tuán)隊(duì)4Admin管理—非中心任務(wù)義務(wù)財(cái)務(wù)部行政部市場(chǎng)部模具部供應(yīng)商項(xiàng)目A項(xiàng)目B項(xiàng)目C個(gè)人信息規(guī)章制度報(bào)表Butler集團(tuán)的報(bào)告所聲明的那樣：“企業(yè)必需接受的現(xiàn)實(shí)是公共電子郵件系統(tǒng)無(wú)法提供有效的電子郵件管理任務(wù)。〞類(lèi)似的，公共電子郵件系統(tǒng)，特別是電子郵件用戶不應(yīng)該依賴于所提供的平安手段以及那些運(yùn)用web郵件作為備份的選擇。該報(bào)告以為電子郵件不是一種平安的傳輸手段，并且建議用戶大量運(yùn)用數(shù)字證書(shū)和平安網(wǎng)站來(lái)傳輸內(nèi)容。習(xí)慣每日清空收件箱自動(dòng)收發(fā)不要過(guò)于頻繁收到郵件即時(shí)處置隨時(shí)分門(mén)別類(lèi)