采購組織及采購人員管理

采購組織及采購人員本章學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握采購部門在組織中的地位的決定因素；熟悉采購部門的職責(zé)；了解采購組織的設(shè)計原那么；掌握采購組織的根本類型；了解采購經(jīng)理的職責(zé)；掌握供給鏈背景下對于采購人員提出的新要求；了解采購部門與企業(yè)中其他部門之間的配合關(guān)系。第一節(jié)采購組織概述采購部門組織的設(shè)立，其主要的問題是如何去配合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)以及與其他部門間的協(xié)調(diào)配合。采購作業(yè)不單要了解本身業(yè)務(wù)的特質(zhì)，還需隨時注意各部門間的協(xié)調(diào)配合，以便能及時獲得經(jīng)濟(jì)有效的供給，因此一般在設(shè)計采購組織時，應(yīng)特別注意協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)部門共同完成，要依據(jù)相同標(biāo)準(zhǔn)，參照實(shí)際需要，建立整體關(guān)系，并作適當(dāng)?shù)墓芾恚云谀馨l(fā)揮整體的作用。一、采購部門在組織中地位影響采購在組織中最終地位的因素按重要程度來看有以下幾類：在最終產(chǎn)品的本錢中，采購原料所占的份額。采購原料所占的份額越高，采購在企業(yè)中的地位也越高。公司采購的原料，當(dāng)下市場供給情況。如果公司所采購的原料，目前供給市場處于壟斷、或者是掛斷壟斷，管理層對于采購的直接關(guān)注會比較多。公司的財務(wù)狀況。在公司財務(wù)狀況良好的情況下，管理層對于采購或者物流部門都會比較寬松。相反，當(dāng)公司的財務(wù)發(fā)生嚴(yán)重問題時，管理層會對采購業(yè)務(wù)和與采購相關(guān)的本錢提出比較高的要求。畢竟從管理層的角度來看，采購部門是個直接花錢的部門。管理層自身的知識和認(rèn)識水平。如果管理層自身的知識和認(rèn)識水平比較高，把采購職能提升到戰(zhàn)略的高度，那么采購部門也會得到比較多的關(guān)注。二、采購部門的職責(zé)1、依據(jù)公司經(jīng)營生產(chǎn)需要，編制物資的年度采購方案與資金方案并負(fù)責(zé)實(shí)施，保證生產(chǎn)經(jīng)營所需材料供給；2、負(fù)責(zé)各部門月度材料需求方案的審核、匯總與報批；

3、根據(jù)各部門月度物料需求方案，匯總編制采購資金方案以及報批；4、負(fù)責(zé)供給商開發(fā)，積極開展供給市場調(diào)研與信息收集，掌握廣泛的供給信息與渠道資源；

5、根據(jù)采購物料的品種、金額、技術(shù)特性以及供給資源狀況確定采購方案與采購方式；

6、按照最優(yōu)性價比原那么，綜合評價備選供給商的質(zhì)量、價格、效勞等以確定供給商；

7、負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的組織管理工作；

8、負(fù)責(zé)與供給商談判，擬制采購合同，辦理報批手續(xù)；

9、負(fù)責(zé)采購物資的交期管理，根據(jù)實(shí)際情況，組織相關(guān)物資需求部門進(jìn)行驗(yàn)收入庫；

10、根據(jù)合同辦理付款手續(xù)；

11、負(fù)責(zé)供給商關(guān)系的協(xié)調(diào)處理，處理供貨質(zhì)量問題，落實(shí)供給商提供的售后效勞；

12、負(fù)責(zé)建立完整標(biāo)準(zhǔn)的供給商信息檔案，并對物資設(shè)備使用情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查；

13、負(fù)責(zé)建立供給商考核與評價體系，定期對重點(diǎn)供給商進(jìn)行綜合評價，不斷優(yōu)化供給商資源，提高采購質(zhì)量，降低采購本錢；

14、與重點(diǎn)供給商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，培育重點(diǎn)供給商；15、負(fù)責(zé)物資的倉儲管理工作，對物料進(jìn)行分類存放管理；

16、參與殘次品以及積壓物資的處理；

17、定期對倉庫物料盤點(diǎn)清倉，做到賬、物、卡三者相符；

18、負(fù)責(zé)倉庫管理中的出入庫單、驗(yàn)收單等單證管理工作，定期編制庫存信息統(tǒng)計報表；其他事項(xiàng)；

19、負(fù)責(zé)本部門所承擔(dān)的各項(xiàng)工作的改進(jìn)完善和創(chuàng)新；

20、對公司各項(xiàng)管理工作的改進(jìn)提出合理化建議；

21、協(xié)助配合其他部門的相關(guān)工作；

22、負(fù)責(zé)公司采購管理制度以及本部門規(guī)章制度的優(yōu)化改進(jìn)；

23、承辦公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。三、采購部門的組織架構(gòu)〔一〕采購部門的根本職能采購部門的組織架構(gòu)，隨企業(yè)的經(jīng)濟(jì)類型、經(jīng)營規(guī)模的不同而有所區(qū)別。但不管采購部門規(guī)模的大小，其職能上的分類如下：采購業(yè)務(wù)管理專門經(jīng)辦采購業(yè)務(wù)。在大企業(yè)中這項(xiàng)職能可依采購的物品類別或采購地區(qū)加以細(xì)分?？梢愿鶕?jù)采購物料設(shè)置，不同的采購物料配備不同的采購人員；也可以根據(jù)采購流程設(shè)置，采購的不同環(huán)節(jié)設(shè)置不同的采購人員；也有的企業(yè)綜合采購物料和采購流程設(shè)置采購人員。三種設(shè)置方法各個特點(diǎn)，適用的場合也不同。跟單管理此項(xiàng)職能是為防止事務(wù)多而使采購業(yè)務(wù)做得有頭無尾，通常單獨(dú)設(shè)立，跟蹤訂單的執(zhí)行情況，以便催促各項(xiàng)工作的如此完成。在一些小公司是由采購員自己負(fù)責(zé)。票據(jù)處理在采購過程中，采購部門和企業(yè)內(nèi)部的多個部門之間以及和供給商之間，都會有很多票據(jù)發(fā)生，這些票據(jù)的審核是一件非常重要的事情。在大公司票據(jù)由專人審核，在小公司中那么由采購員審核。但一般情況都是由會計部門負(fù)責(zé)。檔案管理在整個采購業(yè)務(wù)過程中，采購原料信息、供給市場信息、供給商信息，以及在詢價或者談判的過程中的各種記錄，包括最終采購合同的簽訂，這些檔案資料都必須認(rèn)真保管，一方面保證下一次采購的時候使用方便，另一方面保證采購?fù)瓿珊蟾黜?xiàng)售后效勞的正常進(jìn)行，同時萬一與供給商發(fā)生糾紛，這些檔案資料都可作為法律證據(jù)使用。在大公司中為提高工作效率而單獨(dú)設(shè)立，但一般采購員的檔案由自己管理，采購?fù)戤吅髿w檔。廢料處理采購業(yè)務(wù)中，會由于多種原因產(chǎn)生廢料，比方說供給商的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，也可能供給商發(fā)錯了貨，當(dāng)然也可能是企業(yè)改變產(chǎn)品線，導(dǎo)致采購的原料不能使用，從而導(dǎo)致了廢料的產(chǎn)生。廢料的處理與銷售在企業(yè)中，一般由采購部門負(fù)責(zé)。運(yùn)輸管理采購業(yè)務(wù)過程中，當(dāng)完成了采購合同后，就要涉及到運(yùn)輸環(huán)節(jié)。在國內(nèi)目前大局部采購業(yè)務(wù)流程中，運(yùn)輸都是由供給商負(fù)責(zé)的。然后隨著供給鏈思想的廣泛運(yùn)用，越來越多的采購方開始承擔(dān)這項(xiàng)業(yè)務(wù)，在大企業(yè)中如需物料多而其職能重要，那么需單獨(dú)設(shè)立此部門，比方沃爾瑪、海爾等跨國企業(yè)。〔二〕企業(yè)采購部門組織設(shè)置根據(jù)采購部門的職能，無論大型企業(yè)采購部門組織架構(gòu)如圖2-1，還是中型企業(yè)采購部門組織架構(gòu)，如圖2-2，其采購部門一般都按照以下結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)置。采購科?？稍俜衷O(shè)原料組及物料工具組，其職責(zé)是選擇供給商，洽談合同、采購。在大、中企業(yè)中需要較多的采購員，而每一個采購員負(fù)責(zé)一種物品，可培養(yǎng)專門的學(xué)識與經(jīng)驗(yàn)。行政科。下設(shè)文書組、訂貨組、價格發(fā)票組、跟單組。運(yùn)輸科。下設(shè)運(yùn)輸事務(wù)組、包裝運(yùn)輸組、運(yùn)輸督察組。圖2-1大型企業(yè)采購部門組織架構(gòu)圖2-2中型企業(yè)采購部門組織架構(gòu)

采購部門在企業(yè)中的地位可以分成以下幾種類型：獨(dú)立部門在大中型企業(yè)，物料采購在產(chǎn)品單位本錢占有較高比例，其職責(zé)范圍還包括存量控制、倉儲、驗(yàn)收、運(yùn)輸?shù)取渭儾少徶晦k理物料的采購，而不兼辦驗(yàn)收與儲運(yùn)，適用于單一或采購的工程、數(shù)量較少的企業(yè)。附屬于生產(chǎn)部門適用于物料采購工作單純、價格較穩(wěn)定的企業(yè)。附屬銷售部門適用于材料經(jīng)簡單程度就可以出售或非制造業(yè)等。四、采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系圖2-3采購部門隸屬與生產(chǎn)部門關(guān)系圖〔二〕采購部門隸屬于行政部圖2-4采購部門隸屬行政部門關(guān)系圖〔三〕采購部門直接隸屬于總經(jīng)理圖2-5采購部門隸屬總經(jīng)理關(guān)系圖〔四〕采購部門隸屬于資財部圖2-6采購部門隸屬行政部門關(guān)系圖第二節(jié)采購組織的根本類型采購組織是指完成采購任務(wù)的機(jī)構(gòu)。采購組織的設(shè)計與規(guī)劃與企業(yè)對采購職能的看法有關(guān)。假設(shè)企業(yè)將采購看作是業(yè)務(wù)活動時，采購組織在企業(yè)中將會處于較低的地位。假設(shè)企業(yè)將采購視為一個重要的競爭因素，并且對企業(yè)具有重要的戰(zhàn)略意義，那么采購組織就處于較高的地位。一、采購組織設(shè)計原那么精簡的原那么責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原那么統(tǒng)一的原那么高效的原那么二、分權(quán)型采購組織〔一〕分權(quán)型采購組織特點(diǎn)分權(quán)型采購組織指的是與采購相關(guān)的職責(zé)和工作分別由不同的部門來執(zhí)行。如物料或商品需求方案可能有制造部門或者銷售部門來擬定；采購工作可能由制造部門或者銷售部門來掌管；庫存責(zé)任那么可能將成品歸屬銷售部門、在制品歸屬制造部門；原料或零件歸屬于物料或倉儲部門。〔二〕分權(quán)型采購優(yōu)缺點(diǎn)1、分權(quán)型采購優(yōu)點(diǎn)緊急采購時可爭取時效，能夠機(jī)動配合生產(chǎn)需要，及時提供最正確效勞。有利于地區(qū)物資的采購，倉儲管理方便。2、分權(quán)型采購缺點(diǎn)各部門之間有重疊的工作工程權(quán)責(zé)不清，由于整個物料管理的功能細(xì)分化，溝通不暢，相互沖突〔三〕分權(quán)型采購組織架構(gòu)示意圖圖2-7分權(quán)型采購組織架構(gòu)示意圖〔四〕分權(quán)型采購適用范圍分權(quán)型采購組織對于擁有經(jīng)營單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)企業(yè)特別有吸引力，每一個經(jīng)營單位采購的產(chǎn)品都是唯一的，并且與其它經(jīng)營單位所采購的產(chǎn)品有顯著的不同。在這種情況下規(guī)模經(jīng)濟(jì)只能會提供有限的優(yōu)勢或方便。四、混合型采購組織〔一〕混合型采購主要特點(diǎn)在公司一級的層次上存在著公司采購部門，同時獨(dú)立的經(jīng)營單位也進(jìn)行戰(zhàn)略和具體采購活動。在這種情況下，公司的采購部門通常處理與采購程序和方針的設(shè)計相關(guān)的問題。此外，它也會進(jìn)行審計，但一般是在經(jīng)營單位的管理層要求它這樣做的時候。〔二〕混合型采購優(yōu)缺點(diǎn)中心采購部門會對戰(zhàn)略采購品進(jìn)行詳細(xì)的供給市場研究，經(jīng)營單位的采購部門可以通過定期發(fā)布的小冊子、公告或局域網(wǎng)利用這些研究結(jié)構(gòu)。另外，公司的采購部門還可以作為促進(jìn)或解決部門或經(jīng)營單位之間協(xié)調(diào)的工具，但它并不進(jìn)行具體采購活動，具體活動完全由部門或經(jīng)營單位的采購組織實(shí)施。企業(yè)在推行集中采購時，可將局部作業(yè)合理分散執(zhí)行，比方一些小額采購、地區(qū)性采購等，要給予下屬工廠較大的執(zhí)行權(quán)，不但可以提高采購效率，而且還可以降低采購本錢。圖2-9混合型采購組織架構(gòu)圖五、采購管理組織設(shè)立步驟圖2-10采購組織設(shè)立流程五、采購管理組織設(shè)立步驟〔一〕考慮采購管理職能首先要確定賦予采購管理一些什么職能，只是采購，還是要在賦予一些其他職能，如在賦予一些職能，那么要確定再賦予一些什么職能，如：要不要做需求分析，供給商管理體系要不要建立，市場信息要不要完善，進(jìn)貨要不要管，入庫、驗(yàn)收、倉庫管理要不要管等。賦予不同程度的職能，那么采購管理組織的結(jié)構(gòu)就不一樣?！捕晨紤]采購任務(wù)量職能確定下來后，就要確定任務(wù)量，任務(wù)量包括采購職能多少，也包括一個職能下工作量的大小，如采購工作量〔包括企業(yè)內(nèi)需要采購物資的品種、數(shù)量、采購空間范圍〕越大，采購工作就越復(fù)雜、越難，采購工作量也就越大。另外還要考慮供給商管理的工作量、進(jìn)貨的工作量、倉儲管理的工作量，市場信息的工作量等。總之工作量越大，采購管理組織機(jī)構(gòu)相應(yīng)要大一點(diǎn)。五、采購管理組織設(shè)立步驟〔三〕確定采購管理組織機(jī)構(gòu)采購管理組織機(jī)構(gòu)，就是采購管理的幅度和管理層次的總體組織結(jié)構(gòu)框架，也就是采購管理系統(tǒng)的職能部門構(gòu)成。其設(shè)置情況及設(shè)置規(guī)模等取決于采購管理組織的任務(wù)量的大小，采購管理組織總的工作量越大，采購管理組織機(jī)構(gòu)相應(yīng)就要大一點(diǎn)，相反，應(yīng)要小一點(diǎn)。〔四〕設(shè)計管理作業(yè)流程設(shè)計采購管理作業(yè)流程，即根據(jù)所確定的管理職能，對每一個管理職能的每一項(xiàng)任務(wù)設(shè)計一個作業(yè)流程，這個作業(yè)流程還要進(jìn)行充分論證，并且要進(jìn)行流程化分析，流程越短，將來工作也就越有效率。〔五〕設(shè)定崗位根據(jù)具體的管理職能，管理機(jī)制和管理任務(wù)的作業(yè)流程設(shè)定各個崗位，設(shè)置崗位包括對每一個崗位責(zé)任和權(quán)利的設(shè)置，包括對每個崗位的人數(shù)、工作條件等的設(shè)置。這些一定要設(shè)計好，并且要形成文件，或者指定出管理標(biāo)準(zhǔn)，作為招聘條件予以公布。〔六〕為各個崗位配備適宜的人選擇人是非常關(guān)鍵的一環(huán)，要非常謹(jǐn)慎，特別是對各級的一把手要選擇好。在人員配備完成以后，把所配備的人和所規(guī)定的崗位職責(zé)、規(guī)章制度、管理職能等結(jié)合起來進(jìn)行實(shí)施，就可以構(gòu)建成一個有效的采購管理組織系統(tǒng)。第三節(jié)采購人員職責(zé)一、采購員的職責(zé)遵紀(jì)守法、遵章守紀(jì)。采購人員執(zhí)行作業(yè)時，必須把國際法律、企業(yè)規(guī)章制度作為其行為準(zhǔn)那么。采購人員要努力成為采購、談判和品質(zhì)管理方法的多面手，同時要了解企業(yè)的產(chǎn)品、生產(chǎn)流程、物料的技術(shù)要求，充分運(yùn)用其創(chuàng)造力、想象力及機(jī)智，出色地完成采購業(yè)務(wù)。采購人員要潔身自好、廉潔奉公，自覺地抵抗任何損害企業(yè)利益，或違反法律的不當(dāng)行為。采購人員要努力學(xué)習(xí)，善于總結(jié)，不斷提高自身的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。采購人員素質(zhì)的良莠，對采購任務(wù)的影響重大。因此，必須有高度的道德標(biāo)準(zhǔn)加以維持，否那么，企業(yè)無法獲得久遠(yuǎn)的效益。采購人員在和供給商打交道的過程中，還要注意以下幾點(diǎn)：建立良好的伙伴關(guān)系，誠信是處事的第一原那么。樹立良好的辦事作風(fēng)，注意維護(hù)企業(yè)形象。在各種交易中，要維護(hù)企業(yè)的利益，并信守既定政策的執(zhí)行。在不傷害企業(yè)的尊嚴(yán)和利益的前提下，接受同事的有利勸告及指導(dǎo)。公正無私，讓每一元錢都能發(fā)揮最大的效用，獲得最大價值。老實(shí)地執(zhí)行采購工作，揭發(fā)各種商業(yè)弊端，拒絕接受任何賄賂。相互尊重，建立優(yōu)良的商業(yè)信譽(yù)。同行在履行其職務(wù)時發(fā)生違紀(jì)行為時，應(yīng)及時給以忠告。二、采購經(jīng)理的職責(zé)〔一〕根本職責(zé)1、制定采購談判的策略和方案并加以實(shí)施2、處理質(zhì)量問題，以及退貨方案的實(shí)施3、同公司內(nèi)部其它各功能部門建立并維持良好的關(guān)系4、對公司采購管理的政策和程序進(jìn)行有益的宣傳并提出建設(shè)性的改進(jìn)建議5、運(yùn)用一些戰(zhàn)術(shù)性的方法如供給商伙伴關(guān)系；供給鏈管理等建立良好的供給商關(guān)系6、處理供給商的問訊，異議及要求7、實(shí)施對新供給商的開發(fā)和扶植工程8、配合財務(wù)在整體上用的付款策略，〔二〕核心職責(zé)1．首要任務(wù)是保證本單位所需產(chǎn)品與效勞的正常供給，以支持本單位生產(chǎn)及其他經(jīng)營活動的順利運(yùn)作；2．不斷改進(jìn)采購過程及供給商管理過程，以提高貨物質(zhì)量；3．控制、減少所有與采購相關(guān)的本錢，包括直接采購本錢和間接采購本錢；4．建立可靠、最優(yōu)的供給配套體系；5．利用供給商的專業(yè)優(yōu)勢，積極參與產(chǎn)品或過程開發(fā)；6．建立并維護(hù)本企業(yè)、本公司的良好形象；7．管理、控制好與采購相關(guān)的文件及信息?！踩称渌氊?zé)從采購管理的角度講，其他職責(zé)包括制定并實(shí)施采購的方針、策略、流程、目標(biāo)及改進(jìn)方案并進(jìn)行采購及供給商績效衡量，建立供給商審核及認(rèn)可、考核與評估體系，開展采購系統(tǒng)自我評估，建立培養(yǎng)穩(wěn)定并有創(chuàng)造性的專業(yè)采購隊(duì)伍等等。三、首席采購官的職責(zé)首席采購官的職責(zé)包括以下幾項(xiàng)：1、主持采購部全面工作，提出物資采購方案，確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成。2、調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供給渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購量。3、審核年度各部呈報的采購方案，統(tǒng)籌籌劃和確定采購內(nèi)容。減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供給。4、要熟悉和掌握公司所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途和產(chǎn)地。檢查購進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對公司的物資采購和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5、監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。6、按方案完成各類物資的采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開支。7、認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購員的采購進(jìn)程及價格控制。8、在部門經(jīng)理例會上，定期匯報采購落實(shí)結(jié)果。9、每月初將上月的全部采購任務(wù)完成及未完成情況逐項(xiàng)列出報表，以便于上級領(lǐng)導(dǎo)掌握全公司的采購工程。10、督導(dǎo)采購人員在從事采購業(yè)務(wù)活動中，要遵紀(jì)守法，講信譽(yù)，不索賄，不受賄，與供貨單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原那么下開展業(yè)務(wù)往來。四、供給鏈背景下對采購人員的要求〔一〕道德素養(yǎng)〔二〕供給鏈全局觀和國際視野〔三〕總本錢原那么和采購技巧第四節(jié)采購部門與其他部門之間的協(xié)調(diào)配合采購部門與企業(yè)中其他部門的關(guān)系：隨著采購工作在企業(yè)經(jīng)營中的戰(zhàn)略地位的加強(qiáng)，企業(yè)所進(jìn)行的采購工作不再僅僅是采購部門一個部門的工作，也不能由采購部門單獨(dú)來完成，采購部門和企業(yè)中其他部門之間的聯(lián)系越來越緊密。只有理解了采購部門與其他部門間的關(guān)系，才能更積極地推動采購團(tuán)隊(duì)的組建和各部門之間的信息交互，才能更好地提升采購部門的績效。圖2-11采購部門與其他部門的關(guān)系一、采購部門與設(shè)計部門的配合與設(shè)計部門的配合，主要涉及物料的規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、性能等。1、物料規(guī)格為了保證采購到符合設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)要求的所需物料，涉及部門在涉及前，要向采購部門征詢有關(guān)的意見，斟酌設(shè)計。在采購前、采購驗(yàn)收時給采購部門提出合理的技術(shù)指導(dǎo)意見。2、物料標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計部門在設(shè)計前多征詢采購與倉儲部門的意見，作為設(shè)計的參考，應(yīng)盡量減少品種的種類，通過標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計，使采購部門能夠獲取大批量、標(biāo)準(zhǔn)件采購時的價格、運(yùn)輸方面的優(yōu)惠。3、新品設(shè)計采購部門應(yīng)隨時根據(jù)市場變化情況，向設(shè)計部門提供最新的用料規(guī)格、性能、價格等資料，以供設(shè)計部門設(shè)計新品時參考。二、采購部門與生產(chǎn)部門的配合1、物料的品質(zhì)采購部門應(yīng)以生產(chǎn)部門的需求為第一需要，及時采購適當(dāng)品質(zhì)的物料，以配合生產(chǎn)之需要。2、物料的數(shù)量采購的數(shù)量是依據(jù)生產(chǎn)部門的需要，而生產(chǎn)部門是依據(jù)用料預(yù)算與生產(chǎn)方案提出請購量，因此采購部門和生產(chǎn)部門，必須密切配合才能保證準(zhǔn)確、必須的采購數(shù)量。3、供料時間生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)方案，事先提出物料請購，要給采購部門充分的準(zhǔn)備時間，以便采購部門能依照生產(chǎn)部門的要求適時供料。三、采購部門與銷售部門的配合采購部門和銷售部門存在一個互為補(bǔ)充、互相依賴的關(guān)系。企業(yè)采購部門的采購方案雖然來源與生產(chǎn)部門的生產(chǎn)方案，但最終還要落實(shí)到銷售部門的銷售預(yù)測上。另一方面，采購部門在采購市場上獲取的信息也可以為銷售部門所用。同時，由于采購與銷售是相對的兩個部門，彼此之間都有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，他們之間的合作交流有助于提升雙方的經(jīng)營業(yè)績。例如，采購部門在準(zhǔn)備一項(xiàng)重大的采購活動時，可以和銷售部門開展模擬采購活動等，這樣采購活動就會更有效率。四、采購部門與品管部門的配合1、品管知識采購人員學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的品管知識，以便在考察、選擇供給商時能了解供給商產(chǎn)品品質(zhì)，才能采購到適當(dāng)品質(zhì)的物料以供給生產(chǎn)。