醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案規(guī)范化探析

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案規(guī)范化探析

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化探析

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案包含了醫(yī)院內(nèi)審人員的全部工作流程、審計(jì)報(bào)表各項(xiàng)提交意見(jiàn)的證據(jù)及證據(jù)轉(zhuǎn)化方式。以下是共享的內(nèi)容，歡送閱讀與借鑒。

引言

審計(jì)檔案是指在審計(jì)過(guò)程中直接形成的，依照有關(guān)法律法規(guī)和單位規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)保存或具有保存價(jià)值的信息資源，包括紙質(zhì)資料、磁盤、光盤、硬盤和以其他形式存在的全部歷史記錄。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案是醫(yī)院各項(xiàng)內(nèi)部審計(jì)工作的完整記錄，是審計(jì)結(jié)果的重要依據(jù)，是審計(jì)監(jiān)視活動(dòng)真實(shí)、完整的記錄，是醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作的成果和結(jié)晶。本文針對(duì)目前醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理中存在的問(wèn)題，提出了標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部審計(jì)檔案治理的方法和措施，具有肯定的理論參考意義。

一、醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案工作及檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化的意義

審計(jì)檔案工作是指審計(jì)部門建立審計(jì)檔案并進(jìn)展收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交的活動(dòng)。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案作為審計(jì)監(jiān)視活動(dòng)的真實(shí)記錄，表達(dá)并反映著醫(yī)院內(nèi)審部門履行審計(jì)監(jiān)視職能的真實(shí)狀況以及記載了內(nèi)部審計(jì)工作的全過(guò)程，它是醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作不行或缺的環(huán)節(jié)和重要組成局部。

1.是內(nèi)部審計(jì)工作流程的需求，有利于防范內(nèi)部審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案包含了醫(yī)院內(nèi)審人員的全部工作流程、審計(jì)報(bào)表各項(xiàng)提交意見(jiàn)的證據(jù)及證據(jù)轉(zhuǎn)化方式。同時(shí)，是對(duì)審計(jì)成果進(jìn)展校驗(yàn)的重要參考資料，也是當(dāng)審計(jì)成果存在疑問(wèn)，復(fù)審工作開(kāi)展事的重要數(shù)據(jù)支撐。檔案材料必需標(biāo)準(zhǔn)化治理，才能對(duì)風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題進(jìn)展客觀且全面的反響，以此呈現(xiàn)出審計(jì)檔案材料的價(jià)值優(yōu)勢(shì)。通過(guò)真實(shí)、全面的檔案信息，對(duì)進(jìn)展與治理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)展預(yù)估，從而在執(zhí)行策略與治理方法中，實(shí)行針對(duì)性的措施進(jìn)展完善，使醫(yī)院保持安康化的進(jìn)展態(tài)勢(shì)。另外，在審計(jì)材料的撰寫過(guò)程中，必需保證內(nèi)容的專業(yè)性與程序性，這些都是標(biāo)準(zhǔn)化治理中的詳細(xì)要求。在組建審計(jì)小組、形成書面審計(jì)通知時(shí)，要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的程序措施，對(duì)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)與治理漏洞進(jìn)展說(shuō)明，這樣才能為實(shí)務(wù)工作供應(yīng)牢靠的參考材料，將內(nèi)部審計(jì)工作的系統(tǒng)性與公正性真正呈現(xiàn)出來(lái)。

2.是衡量?jī)?nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量的重要依據(jù)，有利于提高審計(jì)工作效率

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案幾乎涉及內(nèi)審人員的全部審計(jì)工作成果及流程，因此加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案的質(zhì)量掌握、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部審計(jì)檔案治理就是加強(qiáng)建立內(nèi)部審計(jì)工作監(jiān)管，從側(cè)面保障審計(jì)人員嚴(yán)格根據(jù)已有規(guī)章制度開(kāi)展工作，審計(jì)檔案整理歸檔的過(guò)程，也是對(duì)審計(jì)工作的回憶與檢查的過(guò)程，能準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺(jué)審計(jì)過(guò)程中的問(wèn)題和缺點(diǎn)，總結(jié)審計(jì)實(shí)踐中的閱歷和教訓(xùn)，通過(guò)分析已完成工程的審計(jì)方案、審計(jì)步驟、審計(jì)內(nèi)容、查出問(wèn)題等事項(xiàng)，借鑒有益閱歷，躲避低效做法，探究審計(jì)工作的規(guī)律，更好地把握審計(jì)重點(diǎn)，提高內(nèi)審工作效率，有效保障內(nèi)審工作質(zhì)量。

3.是履行好內(nèi)部審計(jì)監(jiān)視職責(zé)的重要需求，為宏觀決策供應(yīng)參考

十八屆四中全會(huì)已經(jīng)將審計(jì)監(jiān)視列入到了“八大監(jiān)視”之一，而審計(jì)檔案是醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門行使監(jiān)視職能過(guò)程的充分記錄，做好審計(jì)檔案工作，標(biāo)準(zhǔn)審計(jì)檔案治理，是履行好內(nèi)部審計(jì)監(jiān)視職責(zé)的重要需求；同時(shí)這些材料內(nèi)容也都會(huì)成為醫(yī)院宏觀決策與進(jìn)展指導(dǎo)中的重要依據(jù)，并在不斷優(yōu)化與應(yīng)用中，起到關(guān)鍵性的指導(dǎo)作用，可以躲避以往進(jìn)展過(guò)程中消失的問(wèn)題，并在后續(xù)的進(jìn)展策略上，對(duì)此類狀況進(jìn)展約束，進(jìn)而到達(dá)整體進(jìn)展優(yōu)化的效果，使標(biāo)準(zhǔn)化治理下的內(nèi)部審計(jì)材料的價(jià)值被全面開(kāi)發(fā)。

由此可見(jiàn)，建立標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部審計(jì)檔案資料，對(duì)于保證內(nèi)部審計(jì)工作的程序性和專業(yè)性，促進(jìn)和推動(dòng)內(nèi)部審計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化，保障審計(jì)工作質(zhì)量，防范審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化審計(jì)資源配置，充分發(fā)揮審計(jì)監(jiān)視作用，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案的主要內(nèi)容

隨著醫(yī)療改革不斷深入進(jìn)展，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作從傳統(tǒng)的工程審計(jì)和財(cái)務(wù)收支審計(jì)的單元性審計(jì)，漸漸進(jìn)展為經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、內(nèi)控審計(jì)、專項(xiàng)資金審計(jì)、竣工決算審計(jì)、捐贈(zèng)審計(jì)、合同審計(jì)等多元化的審計(jì)內(nèi)容。開(kāi)展的內(nèi)部審計(jì)工作越多，對(duì)審計(jì)檔案的歸檔范圍與治理要求就越高，內(nèi)部審計(jì)檔案工作的重要性也愈發(fā)突顯。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案具有很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)屬性，同時(shí)也具有肯定地專業(yè)性與程序性，目前醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)歸檔的文件材料根據(jù)內(nèi)容主要分為四大類：第一是立項(xiàng)性文件材料，是內(nèi)部審計(jì)工作產(chǎn)生的緣由及前期工作相關(guān)文件，如審計(jì)通知書、審計(jì)工作方案等；其次是證明性文件材料，是在內(nèi)部審計(jì)工作中各種結(jié)論得出的緣由相關(guān)文件，如審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)等；第三是結(jié)論類文件材料，是指在內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的對(duì)審計(jì)目標(biāo)進(jìn)展定性描述的書面文件，如審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見(jiàn)單等；第四是其他備查文件材料，是指內(nèi)部審計(jì)工作產(chǎn)生的不屬于以上三者的其他全部文書資料。

三、醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案存在的主要問(wèn)題

1.對(duì)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案工作的熟悉缺乏

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門的工作人員對(duì)于工程審計(jì)檔案的治理工作缺乏熟悉尤其是對(duì)于基建工程、修理工程的審計(jì)檔案更是嚴(yán)峻忽視。通常認(rèn)為只要出具了合格的審計(jì)報(bào)告即完成了審計(jì)工作。審計(jì)工作人員當(dāng)完成審計(jì)任務(wù)之后對(duì)審計(jì)資料只是簡(jiǎn)潔整理形成卷宗，尤其是零星修繕的小型工程審計(jì)，僅僅留存審計(jì)結(jié)果，過(guò)程資料難以實(shí)現(xiàn)完整保存，導(dǎo)致消失了醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案不完整的現(xiàn)象。

2.醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理制度缺失

目前醫(yī)院內(nèi)部檔案治理部門以及內(nèi)部審計(jì)部門都沒(méi)有制定適合醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理的規(guī)章制度。對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案的收集、整理和歸檔工作缺乏固定的程序和范圍要求。在此狀況下，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作人員在收集和整理資料的時(shí)候會(huì)消失遺漏資料的問(wèn)題，在很大程度上降低了醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理質(zhì)量和治理工作效率。

3.缺少專業(yè)審計(jì)檔案人員，缺乏系統(tǒng)的審計(jì)檔案培訓(xùn)

由于醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)及醫(yī)院檔案治理的局限性，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門及檔案治理部門都不具備專職的審計(jì)檔案治理人員，一般都是由醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門固定人員兼任，一般狀況下無(wú)法真正做到“誰(shuí)審計(jì)、誰(shuí)立卷、誰(shuí)歸檔”的要求，作為內(nèi)部審計(jì)人員兼任審計(jì)檔案治理人員缺少專業(yè)的檔案學(xué)問(wèn)，缺少系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于兼職檔案員參加的始終連續(xù)的常規(guī)審計(jì)工作，會(huì)根據(jù)慣例做法歸檔，對(duì)于未參加的審計(jì)工程歸檔資料，通常秉持相關(guān)審計(jì)人員交多少即收多少的歸檔原則，而對(duì)于新開(kāi)展的審計(jì)工程，則大多依據(jù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)的指示或主觀臆斷。這些傳統(tǒng)的歸檔方法會(huì)造成審計(jì)檔案縱向及橫向上的歸檔內(nèi)容不全都。由于缺乏系統(tǒng)的歸檔要求和專業(yè)的審計(jì)檔案學(xué)問(wèn)，不同時(shí)間段的部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)審計(jì)歸檔內(nèi)容產(chǎn)生不同的歸檔要求與歸檔范圍，造成一樣的審計(jì)工程時(shí)間軸上地縱向歸檔材料不全都；而對(duì)于不同的審計(jì)工程（或新開(kāi)展的審計(jì)工程），由于審計(jì)內(nèi)容不同、性質(zhì)不同、形式不同，個(gè)人的對(duì)審計(jì)底稿的理解不同等因素，會(huì)造成同一時(shí)間段內(nèi)不同的審計(jì)工程橫向上歸檔材料不全都。

4.內(nèi)部審計(jì)檔案治理信息化建立落后，現(xiàn)代化和信息化水平較低

現(xiàn)階段信息化、數(shù)字化、程控化進(jìn)展越來(lái)越快，但醫(yī)院的內(nèi)部審計(jì)檔案治理還是停留在手工操作模式，而這種方式已無(wú)法滿意當(dāng)下的查詢檢索與審計(jì)結(jié)果利用的要求。

四、醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化策略探析

1.高度重視醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理工作

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)人員必需加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案治理的熟悉，內(nèi)部審計(jì)檔案是審計(jì)過(guò)程中形成的一系列具有重要意義和價(jià)值的材料，也是審計(jì)活動(dòng)真實(shí)、完整的記錄。內(nèi)部審計(jì)檔案中記錄了審計(jì)工作由始至終的整個(gè)過(guò)程，有助于提高內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)審計(jì)工作流程，同時(shí)發(fā)揮了關(guān)鍵的監(jiān)視作用。而且醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案作為評(píng)價(jià)審計(jì)工作質(zhì)量的憑證，可為醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門開(kāi)展跟蹤審計(jì)、連續(xù)審計(jì)供應(yīng)參考依據(jù)。因此應(yīng)當(dāng)注意發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案在醫(yī)院可持續(xù)進(jìn)展中的作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重結(jié)果、輕過(guò)程的審計(jì)工作模式。

2.建立健全醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理制度

完善制度頂層設(shè)計(jì)，通過(guò)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理制度的建立進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理，明確審計(jì)工作歸檔范圍、保管期限、歸檔整理方法等。完善內(nèi)部審計(jì)檔案收集制度，建立收集檔案資料的登記冊(cè)，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)收集檔案材料的內(nèi)容及要素要求，規(guī)定收交檔案材料的詳細(xì)時(shí)間等。依據(jù)《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案治理規(guī)定》和《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》等法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院詳細(xì)實(shí)際狀況和內(nèi)部審計(jì)檔案的特征，建立健全一整套具有系統(tǒng)性、有效性和可操作性的內(nèi)部審計(jì)檔案治理制度，制定科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)和完善的內(nèi)部審計(jì)檔案治理標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，確保內(nèi)部審計(jì)檔案治理的每一個(gè)詳細(xì)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依，確保內(nèi)部審計(jì)檔案治理走向制度化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.培育復(fù)合型內(nèi)部審計(jì)檔案治理人才

審計(jì)檔案作為一種特地檔案，具有專業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、公正性等特點(diǎn)，不能視同一般檔案，應(yīng)根據(jù)特地檔案并由專業(yè)審計(jì)檔案治理人員進(jìn)展治理。但實(shí)際狀況中由于醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門與醫(yī)院檔案治理部門人員配置的問(wèn)題，無(wú)法配備專業(yè)的審計(jì)檔案治理人員，故而培育復(fù)合型內(nèi)部審計(jì)檔案治理人員，是現(xiàn)階段做好醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理工作的根本保證，也是醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案治理工作提質(zhì)增效的關(guān)鍵因素。內(nèi)部審計(jì)檔案治理人員綜合素養(yǎng)包括思想政治素養(yǎng)、職業(yè)道德素養(yǎng)、信息素養(yǎng)、現(xiàn)代化治理技能、專業(yè)力量等。打造綜合素養(yǎng)較高的復(fù)合型內(nèi)部審計(jì)檔案治理人才，必需從醫(yī)院實(shí)際狀況及內(nèi)部審計(jì)工作狀況入手，完善內(nèi)部審計(jì)檔案治理人員專業(yè)培訓(xùn)和連續(xù)教育體系，強(qiáng)化在職內(nèi)部審計(jì)檔案治理人員進(jìn)展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和教育。目前，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案兼職人員的教育和培訓(xùn)是提高內(nèi)部審計(jì)檔案治理人員綜合素養(yǎng)的根本途徑，也是提高內(nèi)部審計(jì)檔案治理水平的關(guān)鍵措施，應(yīng)將相關(guān)培訓(xùn)列入到醫(yī)院檔案治理常態(tài)化工作，由醫(yī)院檔案部門牽頭，重新構(gòu)建內(nèi)部審計(jì)檔案治理人員教育培訓(xùn)模式，針對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案兼職人員制定出科學(xué)合理的教育培訓(xùn)方案。

4.積極推動(dòng)審計(jì)檔案的數(shù)字化、信息化建立

內(nèi)部審計(jì)檔案治理信息化建立既是標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部審計(jì)檔案治理的有效途徑，也是提升內(nèi)部審計(jì)檔案治理效率和效勞水平的重要手段。建立審計(jì)檔案信息化治理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案收集、整理、歸納、立卷、查詢、檢索等功能的信息化，為工作調(diào)研、檢索利用、分析決策等制造條件，同時(shí)通過(guò)審計(jì)數(shù)據(jù)收集及整理、審計(jì)檔案文檔數(shù)字化，構(gòu)建醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)、審計(jì)工程和業(yè)務(wù)相關(guān)的圖像、音視頻等媒體資源數(shù)據(jù)庫(kù)；構(gòu)建內(nèi)部審計(jì)檔案信息治理平臺(tái)，功能包括檔案案卷治理、檔案材料治理、檔案信息審核、檔案借閱、權(quán)限治理，也可通過(guò)智能搜尋、可視化、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的查詢檢索、統(tǒng)計(jì)分析、動(dòng)態(tài)監(jiān)管、宏觀決策等功能，為內(nèi)審人員供應(yīng)