訂房任務(wù)管理制度

訂房任務(wù)管理制度一、任務(wù)目的為了確保公司員工出差期間的住宿安排順暢有序，提高公司行政工作效率，制定本訂房任務(wù)管理制度。二、任務(wù)范圍本制度適用于公司全體出差員工的住宿訂房任務(wù)。三、任務(wù)流程3.1出差住宿申請(qǐng)出差員工在出差申請(qǐng)中填寫住宿需求，并提交給部門主管審核。部門主管審核后將出差住宿需求提交給行政人員。3.2住宿預(yù)訂行政人員收到出差住宿需求后，根據(jù)離開日期和預(yù)計(jì)到達(dá)日期，預(yù)訂相應(yīng)的住宿房間。行政人員將預(yù)訂信息發(fā)送給出差員工，并要求該員工查看并確認(rèn)。出差員工應(yīng)在收到郵件后及時(shí)查看信息，并在一定期限內(nèi)回復(fù)郵件確認(rèn)住宿預(yù)訂信息。3.3住宿變更如果出差員工在住宿預(yù)訂之后需要修改住宿信息，應(yīng)及時(shí)通知行政人員。行政人員根據(jù)出差員工的變更需求，協(xié)調(diào)酒店更改預(yù)訂信息。3.4住宿取消如果出差員工需要取消住宿預(yù)訂，應(yīng)及時(shí)通知行政人員。行政人員根據(jù)出差員工的取消需求，與酒店進(jìn)行退訂并確認(rèn)退房日期。3.5結(jié)賬及報(bào)銷出差員工在離店時(shí)，應(yīng)自行結(jié)算住宿費(fèi)用。出差員工在報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提交相應(yīng)的住宿費(fèi)用發(fā)票和結(jié)算單據(jù)。公司財(cái)務(wù)部門在審核后將相關(guān)費(fèi)用予以報(bào)銷。四、任務(wù)責(zé)任人出差員工要保證住宿需求的真實(shí)性和合理性，以及在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)郵件確認(rèn)預(yù)訂信息。部門主管要審核出差員工的住宿需求，保證符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。行政人員要及時(shí)查看并處理出差住宿需求，預(yù)訂符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的酒店，并保證出差員工在到達(dá)時(shí)可以入住。公司財(cái)務(wù)部門要按照規(guī)定審核和報(bào)銷住宿費(fèi)用。五、任務(wù)執(zhí)行規(guī)定出差員工在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)郵件確認(rèn)住宿預(yù)訂信息，如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未能做出回復(fù)，則行政人員有權(quán)取消該出差員工的住宿預(yù)訂。出差員工需索取住宿結(jié)算單據(jù)，方便費(fèi)用的報(bào)銷。行政人員需在出差員工到達(dá)酒店前，將預(yù)訂信息發(fā)送給出差員工，并告知酒店相關(guān)信息，提高了解決異樣問(wèn)題的能力。若預(yù)訂過(guò)程中發(fā)現(xiàn)酒店房間數(shù)量不足，行政人員應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)其他房間或更換酒店，以滿足出差員工的住宿需求。六、任務(wù)監(jiān)管機(jī)制公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)監(jiān)管實(shí)際執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)制定解決方案。同時(shí)，公司內(nèi)部部門應(yīng)互相監(jiān)督及交流，確保在制度的規(guī)范下，對(duì)任務(wù)進(jìn)行順利完成。七、任務(wù)實(shí)施時(shí)間本制度從2021年1月1日起正式實(shí)施。八、任務(wù)執(zhí)行效果本制度