公司接待管理制度全套

公司接待管理制度第一章總則第一條為樹立公司的良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，使接待工作規(guī)范、有序，特制定本制度。第二條接待工作的原則是：熱情周到、講究禮儀、勤儉節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。第三條本制度適用于公司重大活動、會議等的接待工作。第二章接待原則第四條遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而去。1、對口原則：各職能部門對口接待，綜合性接待時各部門應(yīng)予以協(xié)調(diào)，誰出面接待誰結(jié)帳。2、對等原則：對來賓無論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待。3、保密原則：接待中涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，巧妙回避不宜回答的問題，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。4、節(jié)約原則：內(nèi)部成本效益核算。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重復(fù)宴請，主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)，堅決杜絕高消費，避免不必要支出；5、服務(wù)原則：接待程度應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到，并充分利用公司資源，宣傳企業(yè)及產(chǎn)品，提升公司知名度及美譽度；6、優(yōu)先原則：重大接待活動優(yōu)先安排。第三章接待職責第五條、對外接待部門和范圍：1、公司各部門負責本部門的接待工作，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)。2、行政部為公司負責提供接待工作的后勤保障，負責車輛、食、宿、票務(wù)、會場、禮物的組織協(xié)調(diào)。3、遇到重大接待工作和活動，公司各有關(guān)部門要積極主動配合。4、本制度規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門經(jīng)營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。第四章類型與標準第六條本辦法所指接待對象，按來訪事由不同，主要分成以下幾種類型：（一）公務(wù)來訪1、政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查工作；2、項目合作項目部來公司洽談工作事宜；3、有合作意向的投資項目部、金融機構(gòu)來公司考察；（二）參觀來訪1、各級黨政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察工作；2、各地機關(guān)、企事業(yè)項目部來公司參觀考察；3、客戶、合作方參觀考察。（三）會議活動來訪應(yīng)邀前來參加公司會議、活動的各位嘉賓、專家、新聞記者等。（四）其他來訪客人。第七條按接待對象級別不同和對公司業(yè)務(wù)的影響不同，分為重要來賓和一般來賓。第八條招待原則和標準：（一）參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐；（二）住宿及標準：客人需安排住宿的，需由公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，來訪客人原則安排公司簽訂協(xié)議的酒店的普通標準間；重要來賓住宿，需要接待部門與公司分管領(lǐng)導(dǎo)共同商量后，行政部按需辦理。第九條用車標準：（一）一般公務(wù)來訪，根據(jù)情況需安排用車的，由行政部統(tǒng)一調(diào)度；（二）列入計劃的重要來賓來訪用車，公司應(yīng)優(yōu)先予以保證，車型、駕駛員、用車天數(shù)等內(nèi)容應(yīng)事先在接待計劃中明確。第十條接待規(guī)格：重要來賓可安排對口業(yè)務(wù)的分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理出面接待會晤；其他來賓根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。第五章計劃與準備第十一條一般來賓由業(yè)務(wù)對口部門酌情安排接待。有會議或重要的來賓的，接待部門應(yīng)指定專人在詳細了解接待要求的基礎(chǔ)上擬定接待計劃，排出日程安排表。第十二條公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，應(yīng)協(xié)助接待部門擬定接待計劃。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、協(xié)調(diào)的重要接待應(yīng)及時提前告知相關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)；對時間緊迫的臨時重要接待任務(wù)，可先在電話中請示，并經(jīng)總經(jīng)理同意，安排相關(guān)的接待人員和接待工作。第十三條重要來訪或會議接待計劃應(yīng)了解（載明）以下內(nèi)容：（一）接待類別：公務(wù)來訪、參觀、參加會議或其他。（二）來賓基本情況1、來訪項目部名稱、領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等；2、來訪具體時間、人數(shù)，當?shù)嘏阃瑏碓L的領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù)；3、來訪的目的和要求；4、在本地逗留的天數(shù)。（三）具體接待安排1、明確主要接待的部門，相關(guān)配合的部門，接待人員分工及職責，出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員；2、參觀線路或洽談、舉行活動的場所；3、費用預(yù)算。第十四條重要接待計劃還應(yīng)考慮以下內(nèi)容：（一）是否安排車輛接送；（二）是否需要會場布置，包括花卉、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席箋、橫幅等；（三）是否制作歡迎牌、指示牌；（四）是否安排禮儀；（五）是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿；（六）是否安排攝影攝像；（七）是否需要準備公司宣傳資料；（八）是否宴請，包括宴請時間、地點、參加人員、標準；（九）是否安排住宿，是否在房內(nèi)放置鮮花水果；（十）是否安排游覽、購物、娛樂；（十一）是否需要贈送禮品；（十二）其它需要說明的事項。第十五條對重要參觀來訪，主要接待部門應(yīng)按計劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關(guān)設(shè)施，確保環(huán)境、樓道、洗手間清潔，歡迎牌的文字內(nèi)容正確，攝像機、照相機電源充足。第十六條對重要公務(wù)來訪或會議來訪，主要接待部門應(yīng)根據(jù)計劃和來賓要求，提前預(yù)訂好來賓下榻的賓館；根據(jù)計劃預(yù)訂宴請的酒店；依據(jù)所定用餐標準，安排迎合來賓地方口味的飯菜及煙酒、飲料；根據(jù)計劃確定游覽路線、娛樂項目；定制的禮品要保證質(zhì)量。第十七條對大型會議或活動的來訪接待，主辦部門應(yīng)事先準備公司簡介等相關(guān)資料；檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設(shè)施；安排禮儀人員，準備簽到冊、名片盒等。第十八條行政部按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車輛，并留有余地；須保證車輛清潔，安全性能良好；公司車輛應(yīng)服從行政部的統(tǒng)一調(diào)度。第五章行為規(guī)范第十九條接待禮儀：（一）儀表：面容清潔，衣著得體；（二）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方；（三）言語：語氣溫和，禮貌文雅；（四）態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。第二十條接待程序中要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場；接待人員引見介紹主賓時，要注意順序；接受名片時，要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中；過走廊時，通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”；進電梯時要告訴客人上幾樓，讓客人先進，先出；客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，再主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事；送客時根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至大門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。第二十一條接待中涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內(nèi)外有別，嚴守公司商業(yè)機密；對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。第二十二條接待中應(yīng)厲行節(jié)約，精打細算，不擺闊氣，不講排場，不奢侈浪費。第六章接待引領(lǐng)第二十三條政府機關(guān)和上級領(lǐng)導(dǎo)來公司進行檢查、現(xiàn)場辦公、業(yè)務(wù)對接、技術(shù)商務(wù)合作洽談和專題會議，以及其它提前知曉來訪的信息的，相關(guān)接待人員應(yīng)提前到門衛(wèi)處等候接待，以簡化接待流程，減少來訪人員等候時間。第二十三條來賓接待區(qū)域（一）接待人員應(yīng)引領(lǐng)來訪者進入指定的接待區(qū)域--前臺大廳、會議室、貴賓室、洽談室（除有獨立辦公室的領(lǐng)導(dǎo)可在辦公室內(nèi)接待客戶外）。外部人員一律不得進入非接待區(qū)（特殊情況需短暫進入非接待區(qū)域的，應(yīng)通知行政部并由接待人員全程陪同）。①受訪人員（或接待人員）應(yīng)陪同來訪者，嚴禁任由來訪者在公司內(nèi)隨意竄訪。②在崗人員發(fā)現(xiàn)有外部人員出入非接待區(qū)域的，應(yīng)及時禮貌地將其帶入指定接待區(qū)域；若發(fā)現(xiàn)有外部人員在非接待區(qū)域內(nèi)獨自隨意走動或私自拍照攝像的情況，應(yīng)及時上前禮貌制止，制止無效的須及時告知行政部處理。公司所有在崗人員對外部人員進出自己所處的非接待區(qū)域負有管理的責任和義務(wù)，如出現(xiàn)違規(guī)情況的將給予相關(guān)責任人員50元/次/人的扣款。（4）所有媒體、記者等來訪，由董事會秘書辦公室負責接待，董事會秘書辦公室是公司對外的唯一信息出口，公司其余人員不得未經(jīng)授權(quán)隨意接受采訪或回答任何與公司有關(guān)的問題。（5）參觀特定的區(qū)域，必須由分管主要領(lǐng)導(dǎo)批準；如參觀者臨時到來，并由本公司副總以上領(lǐng)導(dǎo)陪同參觀的，事前可免辦申請。第六章接待費用與信息反饋第二十三條公司各部門的接待費用在公司業(yè)務(wù)費中列支，接待費用按《業(yè)務(wù)招待費管理制度》相關(guān)規(guī)定開支，接待人員于完成接待任務(wù)后3天內(nèi)，按財務(wù)報銷流程報總經(jīng)理審批。第二十四條如有合影，應(yīng)事先安排合影圖。合影一般主人居正中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。接待活動相關(guān)的