辦公中的文字處理

第2章辦公中的文字處理本章目錄2024/1/142.1簡單文檔的制作：招聘啟事實例2.2

辦公公文制作：評比通知實例2.3

復(fù)雜文檔制作：調(diào)研報告實例2.4

辦公文檔中圖形對象的制作2.1招聘啟事：簡單文檔制作實例2024/1/142.1.1文檔內(nèi)容的錄入12.1.2文檔內(nèi)容的編輯22.1.3設(shè)置字體和段落格式32.1.4添加項目符號與編號42.1.5頁面設(shè)置52.1.6打印預(yù)覽62.1.7文檔的打印輸出72.1.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布8

2.1.1文檔內(nèi)容的錄入1．啟動軟件并設(shè)置輸入方法2024/1/14〔1〕啟動Word2007軟件?！?〕建立一個新文件，并以“招聘啟事〞為文件名，將其保存到電腦中的適當位置?！?〕按<Ctrl+Shift>組合鍵，在漢字輸入方法之間切換,最終選擇適宜的輸入方法。2024/1/142.1.1文檔內(nèi)容的錄入2．輸入啟事的文本內(nèi)容在錄入過程中，原那么上應(yīng)進行單純錄入，然后再進行編輯排版。單純錄入的原那么是：〔1〕不要用空格鍵進行字間距的調(diào)整以及標題居中、段落首行縮進的設(shè)置?！?〕不要用回車鍵進行段落間距的排版，當一個段落結(jié)束時，才按回車鍵?！?〕不要用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法，進行內(nèi)容分頁的設(shè)置。2024/1/142.1.1文檔內(nèi)容的錄入3．特殊符號的錄入除文字外，有時還要輸入特殊符號〔例如：♂、※、◎、№、§等〕，方法有三種：〔1〕菜單法：通過“插入〞→“符號〞〔“特殊符號〞〕來輸入?！?〕軟鍵盤法：利用右鍵單擊輸入方法狀態(tài)欄最右邊的“軟鍵盤〞按鈕，從彈出的13種供選鍵盤中選“特殊符號〞、“標點符號〞或其他符號鍵盤，利用按鍵輸入。〔3〕鍵盤法：對于特殊符號，必須采用上述方法來進行輸入；而對于常用的標點符號，除了采用上述方法外，還可以如表2-1所列出那樣，充分利用鍵盤來進行快速錄入。2024/1/142.1.1文檔內(nèi)容的錄入表2-1中文標點符號的鍵盤輸入法中文標點符號名標點符號對應(yīng)鍵符號狀態(tài)頓號、\中文符號居中實心點·Shift+2中文符號破折號——Shift+-中文符號下劃線_____連續(xù)按Shift+-英文符號省略號……Shift+6中文符號左書名號《〈<中文符號右書名號〉》>中文符號2024/1/14

文檔內(nèi)容的編輯1．光標定位光標定位是將插入點放到文本中適當位置，它是進行文字編輯和排版操作的根底。操作時，移動鼠標指針將插入點移動到光標要定位位置，然后單擊鼠標即可。2．選擇文本

選擇內(nèi)容較少，并且不是整段的選取。選擇內(nèi)容多，但不是全文時的選取。使用看不見的選擇欄。

利用快捷鍵操作選取。2024/1/14

文檔內(nèi)容的編輯3．修改文本技巧將光標定位到錯誤字之后按<Backspace>，或在錯誤字之前按<Delete>，這對修改少數(shù)錯誤比較有效，但在修改大量文本內(nèi)容時，效率太低。此時，應(yīng)首先選取出錯內(nèi)容的文本，然后直接輸入新文本，這樣既可刪除所選文本，又能在所選文本處插入新的內(nèi)容。2024/1/14

文檔內(nèi)容的編輯4．復(fù)制、移動、刪除文本

利用快捷鍵

命令按鈕方法右鍵快捷菜單方法鼠標拖動方法5．“選擇性〞粘貼的作用6．撤消和恢復(fù)操作

設(shè)置字體和段落格式字體和段落的格式設(shè)置，通過“開始〞選項卡下面“字體〞和“段落〞命令組中的命令按鈕就可實現(xiàn)，復(fù)雜的設(shè)置通過翻開“字體〞對話框、“段落〞對話框進行操作。另外，當一篇文章中某一些字體和段落的格式相同時，為提高排版效率而又能到達風(fēng)格一致的效果，可像復(fù)制文本內(nèi)容一樣，來復(fù)制文本格式，以提高排版效率和質(zhì)量。2024/1/142024/1/14添加工程符號與編號可以利用“開始〞→“段落〞命令組中的“工程符號〞和“編號〞命令按鈕，來到達設(shè)置工程符號和編號的目的。操作步驟如下：〔1〕選擇需要設(shè)置工程符號的文字內(nèi)容，即“醫(yī)學(xué)院院長、商學(xué)院院長應(yīng)聘條件〞。〔2〕單擊“開始〞→“段落〞→“工程符號〞命令按鈕右側(cè)的箭頭，從翻開如圖2-1所示的工程符號列表中，選擇單擊本實例效果圖中需要的“◆〞格式工程符號即可。2024/1/14添加工程符號與編號〔3〕選擇需要設(shè)置編號的文字內(nèi)容，也就是“醫(yī)學(xué)院院長、商學(xué)院院長應(yīng)聘條件〞段落下面對應(yīng)招聘條件局部的三行內(nèi)容。圖2-1工程符號的設(shè)置2024/1/14添加工程符號與編號〔4〕單擊“開始〞→“段落〞→“編號〞命令按鈕右側(cè)的箭頭，從翻開如圖2-2所示的編號列表中，選擇單擊本實例效果圖中所需要的“1.〞格式的編號形式。圖2-2段落編號的設(shè)置2024/1/14添加工程符號與編號〔5〕按照同樣方法，設(shè)置“工學(xué)院電子工程系主任應(yīng)聘條件〞行及下面的條件內(nèi)容。使用工程符號和編號后的“招聘啟事〞文檔，效果如圖2-3所示。圖2-3設(shè)置工程符號與編號后的“招聘啟事〞效果2024/1/142.1.5頁面設(shè)置

1．“紙張〞選項卡2．“頁邊距〞選項卡3．“版式〞選項卡4．“文檔網(wǎng)格〞選項卡2024/1/142.1.6打印預(yù)覽

在打印之前，可以使用打印預(yù)覽先查看一下整體的打印效果。操作步驟如下：1．單擊“Office按鈕〞→“打印〞→“打印預(yù)覽〞，出現(xiàn)預(yù)覽窗口，如圖2-4所示。圖2-4

打印預(yù)覽效果2024/1/142.1.6打印預(yù)覽

〔2〕打印預(yù)覽窗口中有一個浮開工具欄，如圖2-5所示，工具欄上從左到右依次提供了打印、頁面設(shè)置、顯示比例、預(yù)覽等幾組命令，其中包括了許多相關(guān)的命令按鈕。圖2-5“打印預(yù)覽〞窗口中的工具欄〔3〕當文檔內(nèi)容沒有全部顯示時，可單擊滾動條上的下三角按鈕繼續(xù)預(yù)覽其余內(nèi)容?！?〕單擊“關(guān)閉打印預(yù)覽〞按鈕，即可返回到編輯窗口界面。2024/1/142.1.7文檔的打印輸出1．打印操作的根本步驟在“招聘啟事〞完成并且效果滿意后，就可以進行打印。操作步驟如下?！?〕單擊“Office按鈕〞→“打印〞→“打印〞命令按鈕，翻開如圖2-6所示的“打印〞對話框?！?〕在“頁面范圍〞選項區(qū)選擇“全部〞，在“份數(shù)〞欄內(nèi)輸入打印份數(shù)數(shù)字?！?〕單擊“確定〞按鈕，就可以開始打印。2024/1/142.1.7文檔的打印輸出圖2-6“打印〞對話框2024/1/142.1.7文檔的打印輸出2．打印操作的其他方式文檔的快速打印一次連續(xù)打印多篇文檔“打印〞對話框中其他常用工程設(shè)置3．文檔打印操作時的相關(guān)問題

設(shè)置打印機屬性和打印設(shè)置暫停和終止打印2024/1/142.1.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布如果需要，辦公文檔也可以制作為網(wǎng)頁格式文件，發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上面。操作步驟如下：〔1〕單擊“Office按鈕〞→“另存為〞命令，彈出圖2-7示“另存為〞對話框。圖2-7“另存為〞對話框2024/1/142.1.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布〔2〕在圖2-7對話框中，將“招聘啟事〞文件的“保存類型〞設(shè)置為“Web頁〞格式，使之變?yōu)?html文件〔網(wǎng)頁〕?！?〕利用網(wǎng)絡(luò)辦公中“網(wǎng)上信息發(fā)布〞的方法，可以將網(wǎng)頁格式的“招聘啟事〞文檔發(fā)布到網(wǎng)上指定位置，供更多的上網(wǎng)人士查閱。2024/1/142.2評比通知：辦公公文制作實例2.2.1辦公公文的行文規(guī)范12.2.2利用Word編排公文22.2.3套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文32024/1/143.2.1辦公公文的行文標準1．公文種類國務(wù)院于2000年8月發(fā)布，2001年元月開始執(zhí)行的《國家行政公文處理方法》，將我國各級機關(guān)正式發(fā)布的公文歸納為：命令、議案、決定、意見、公告與通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函和會議紀要。此外，黨政機關(guān)和企事業(yè)單位等機關(guān)還有一些其它的常用公文，包括方案、總結(jié)、簡報、調(diào)查報告、會議報告、記錄、大事記、論文等。2024/1/143.2.1辦公公文的行文標準2．公文格式(1)文頭局部(2)正文局部(3)文尾局部3．公文用紙公文用紙的國標標準為A4型〔長297毫米、寬210毫米〕，公文用紙?zhí)祛^〔上邊距〕為：37mm±1mm，公文用紙訂口〔左邊距〕為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm〔不含頁碼〕。布告、通告、公告的用紙還可視情況，來具體確定紙張大小。2024/1/142.2.1辦公公文的行文標準4．公文用字字號按發(fā)文機關(guān)標識、標題、小標題、正文及注釋的順序，從大到小選用。發(fā)文機關(guān)標識，推薦使用高22毫米、寬15毫米黑變字體或小初號宋體字。聯(lián)合行文，推薦用小初號字。公文標題、小標題，分別推薦使用小二號、三號宋體字。秘密等級、緊急程度和各標記字符或其他重點字句，推薦使用三號黑體字。主題詞，推薦用三號宋體字。一般公文正文、主抄送機關(guān)、附件說明、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明等，推薦用三號仿宋體字。正文中如有小標題，可用三號小標宋體字或黑體字

2024/1/142.2.2利用Word編排公文

【例2-2】為了促進政務(wù)信息化的開展，××省政府領(lǐng)導(dǎo)想在全省開展一次政府網(wǎng)站的評比活動。省政府責(zé)成信息產(chǎn)業(yè)廳，制作一個通知，以正式公文形式下發(fā)到相關(guān)部門。根據(jù)上面介紹的行文標準，該通知的內(nèi)容以及打印的格式應(yīng)該如教程圖2-19所示。2024/1/142.2.2利用Word編排公文

下面介紹利用Word2007來創(chuàng)立本教程上面圖2-19所示的“通知〞公文。操作步驟如下：〔1〕啟動Word2007，新建一個空白文檔?！?〕進行頁面設(shè)置?！?〕制作發(fā)文機關(guān)標識?！?〕制作發(fā)文字號?！?〕紅色線條的制作。〔6〕輸入公文正文的標題文字“關(guān)于開展我省市廳級政府部門網(wǎng)站評比的通知〞，并設(shè)置為小二號宋體字，段落居中，段前和段后距都設(shè)置為“0.5行〞。2024/1/142.2.2利用Word編排公文

〔7〕輸入正文，并設(shè)置為三號仿宋體，其中標題進行加粗處理，首行縮進兩個字符?！?〕輸入公文署名和成文日期，設(shè)置為三號仿宋體，段落水平方向設(shè)置為右對齊?！?〕主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間以及打印份數(shù)的制作?！?0〕將文檔進行保存處理。2024/1/143.2.3套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)立公文【例2-3】請利用Word2007中的現(xiàn)成模板，來制作教材圖2-19所示的“通知〞公文。具體操作步驟如下：〔1〕啟動Word2007?！?〕單擊“Office按鈕〞→“新建〞菜單項，彈出“新建文檔〞對話框，從左側(cè)的“模板〞區(qū)域可以看到已經(jīng)安裝的模板、我的模板、根據(jù)現(xiàn)有文件創(chuàng)立等信息，可以選擇之后在其根底上來創(chuàng)立相應(yīng)的文檔；另外，如果本地電腦上沒有所需要的模板，還可以在下面的“MicrosoftOfficeOnline〞下面的類型列表中選擇，然后在本機連接因特網(wǎng)的情況下，到微軟公司Office軟件的官方網(wǎng)站上去下載，然后安裝到本地機器。2024/1/142.2.3套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)立公文〔3〕單擊“模板〞區(qū)域下面的“我的模板〞菜單項，彈出“新建〞對話框，其中已經(jīng)有編者已經(jīng)事先下載、安裝好的“公文模板〞。〔4〕選取“公文模板〞圖標并單擊“確定〞命令按鈕后，很快生成一個基于原公文模板的一個空白公文文檔，其中各個局部的格式已經(jīng)設(shè)置好?！?〕根據(jù)需要，用實際的文本內(nèi)容替換空白文檔中的一系列“×××〞即可。2024/1/142.3調(diào)研報告：復(fù)雜文檔制作實例2.3.1輸入調(diào)研報告的文檔內(nèi)容12.3.2使用樣式統(tǒng)一文檔格式22.3.3腳注與尾注的添加32.3.4目錄的制作42.3.5封面的制作52.3.6頁眉的設(shè)置62024/1/142.3調(diào)研報告：復(fù)雜文檔制作實例【例2-4】按照學(xué)校的要求，某學(xué)?，F(xiàn)代教育技術(shù)中心的幾位教師對學(xué)校多媒體教學(xué)情況進行了調(diào)研。通過調(diào)查研究，他們發(fā)現(xiàn)當前高校多媒體教學(xué)中存在一些亟待解決的問題。于是他們決定成立專門課題組，認真深入研究，傳寫調(diào)研報告，以便發(fā)現(xiàn)問題，找到缺乏，提出解決問題的對策，合理確定保證今后學(xué)校多媒體教學(xué)質(zhì)量的保障體系。現(xiàn)在課題組已將情況調(diào)查清楚，資料搜集完整，需要由負責(zé)人撰寫課題的調(diào)研報告。由于目前學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)不再接收手稿報告，現(xiàn)在負責(zé)人必須自己編排打印該報告。2024/1/142.3調(diào)研報告：復(fù)雜文檔制作實例編排效果：整個報告的編排效果如教程圖2-27所示，是用Word2007完成的，共15頁。因頁碼內(nèi)容太多，只顯示了全部論文整體排版后的總體頁面顯示效果，第1頁為封面，第2頁為目錄，第15頁下半局部為參考文獻，其余中間局部為論文正文，第6頁、第7頁正文中插入了表格，表格的標題中還參加了一些說明和解釋信息，這些內(nèi)容以腳注的形式顯示在本頁最下面，第7頁還有圖表，除封面頁、目錄頁外，其他頁面均標有頁碼和頁眉。2024/1/142.3.1輸入調(diào)研報告的文檔內(nèi)容

〔1〕啟動Word2007，新建一個空白文件，并進行一定的頁面設(shè)置?！?〕按照2.2節(jié)介紹過的單純輸入原那么，輸入調(diào)研報告的所有文字內(nèi)容，先不用考慮其格式設(shè)置，另外要注意各級標題的編號事先設(shè)計好，一并輸入。〔3〕在報告中的適當位置插入表格、圖形和圖表等對象，并作好環(huán)繞方式的設(shè)置，起到表格和圖形、圖表的編號和名稱，其中：圖形的序號、名稱要以圖題的方式〔如“圖2-1操作流程圖〞〕放到圖形下面，而表格的序號、名稱要以表題的方式〔如“表2-1公司銷售表〞〕放到表格的上方。一般來講，圖形的2024/1/142.3.1輸入調(diào)研報告的文檔內(nèi)容

環(huán)繞方式都設(shè)置為“嵌入型〞，而關(guān)于表格和圖表的制作，本書將在后續(xù)的章節(jié)進行詳細的講解。另外，對于這種以文字為主的調(diào)研報告中的表格和圖表，可以在其他地方利用Excel軟件先制作好，然后復(fù)制到報告中?！?〕全部圖文內(nèi)容都輸入完畢之后，將報告以其標題“我校多媒體教學(xué)現(xiàn)狀調(diào)研及其質(zhì)量保障體系問題研究〞作為文件名，保存到一個適當?shù)奈恢谩?024/1/142.3.2使用樣式統(tǒng)一文檔格式

使用樣式，可以很好地來統(tǒng)一本實例調(diào)研報告中的文檔格式。操作步驟如下：〔1〕把調(diào)研報告的題目套用“標題1〞樣式。〔2〕把“第1章前言〞的章標題套用“標題2〞樣式。〔3〕選定上面設(shè)置好格式的章標題，然后雙擊格式刷，去刷取調(diào)研報告中的其他章標題，這樣使得整個調(diào)研報告中的有章的標題，都設(shè)置為統(tǒng)一的格式，并且都是二級標題?！?〕按照與操作類似的方法，再對報告中的所有節(jié)標題，套用“標題3〞樣式?！?〕根據(jù)需要，再把報告中的其他工程標題、表格標題、圖形標題都套用樣式。2024/1/142.3.3腳注與尾注的添加

下面以添加腳注為例，說明其操作方法。操作步驟如下：〔1〕先將光標定位在需要插入腳注的位置，也就是需要進行解釋的文字處?！?〕單擊“引用〞→“腳注〞→“插入腳注〞命令按鈕，之后在當前頁的下面畫出一條左對齊的短直線，下面顯示出一個數(shù)字“1〞，光標停留到它的后面；同時，原來光標所在位置也添加上一個上標數(shù)字“1〞，如圖2-8所示。2024/1/142.3.3腳注與尾注的添加

〔2〕在頁面下面的腳注區(qū)“1〞的后面，輸入需要進行解釋和說明的文字即可。圖2-8插入腳注的編輯界面2024/1/142.3.4目錄的制作

Word可方便地抽取標題文字，快速制作隨文檔內(nèi)容更新的自動目錄。操作步驟如下：〔1〕將光標置于調(diào)研報告正文的最前面，按下<Ctrl＋Enter>組合鍵，插入一個分頁符,從而在原文檔的前面添加了一個空白頁?！?〕在新建的空白頁最上面輸入“目錄〞兩個字，設(shè)置段落居中，字號設(shè)為三號?！?〕將下回車鍵，將光標放置到“目錄〞文字所在行的下一行。〔4〕單擊“引用〞→“目錄〞→“目錄〞命令按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“插入目錄〞菜單項，翻開“目錄〞對話框，并切換到“目錄〞選項卡，如圖2-9所示。2024/1/142.3.4目錄的制作〔5〕在如圖2-9所示的對話框中，檢查“打印預(yù)覽〞中的顯示是否符合要求?！?〕確定無誤后，根據(jù)需要可以選擇是否要顯示頁碼、頁碼是否右對齊，并可以設(shè)置制表符前導(dǎo)符號、目錄格式以及目錄層次，然后單擊“確定〞按鈕。圖2-9“目錄〞對話框中的“目錄〞選項卡2024/1/142.3.5封面的制作

調(diào)研報告完成后，為了使整體效果更正規(guī)，應(yīng)該在前面加一個封面。操作步驟如下：〔1〕將光標放置到前面的“目錄〞文字前面，也是整個文檔〔包括目錄〕的最前面?！?〕單擊“插入〞→“頁〞→“封面〞按鈕，彈出各種封面類型。〔3〕從中選擇一種封面類型〔本例中選擇“傳統(tǒng)型〞〕，并單擊其所對應(yīng)的按鈕?！?〕之后，將在文檔的最前面插入一個單獨的目錄頁，在該頁適宜的位置，已經(jīng)設(shè)置好了文章類型、文章標題、作者單位、作者姓名以及撰寫時間等信息。〔5〕根據(jù)實際需要，在相關(guān)位置輸入本文檔封面的相關(guān)信息，并進行適當排版即可。2024/1/142.3.6頁眉的設(shè)置

在完本錢教程例子中的頁眉設(shè)置過程中，需要注意以下幾點內(nèi)容：〔1〕插入頁碼的操作，可通過單擊“插入〞→“頁眉和頁腳〞→“頁碼〞命令按鈕來實現(xiàn)；而插入頁眉，可通過單擊“插入〞→“頁眉和頁腳〞→“頁眉〞命令按鈕來實現(xiàn)?！?〕要想使首頁、奇數(shù)頁、偶數(shù)頁的頁眉不同，操作時只要先在“頁面設(shè)置〞的“版式〞對話框中將“頁眉頁腳〞區(qū)域的“奇偶頁不同〞和“首頁不同〞選上，然后再設(shè)置頁眉頁腳，系統(tǒng)就會提示單獨地設(shè)置首頁、奇數(shù)頁、偶數(shù)頁的不同頁眉?！?〕要想使封面、目錄中不顯示頁眉，而在正文中顯示頁眉，操作時需要在目錄的最后插入一個從“下2024/1/142.3.6頁眉的設(shè)置

一節(jié)〞開始的分節(jié)符，使封面、目錄與正文內(nèi)容分別屬于兩個“節(jié)〞，這樣在兩個不同的“節(jié)〞中就可以進行不同的操作——可以在封面、目錄中不設(shè)置頁眉，而在正文中可以設(shè)置頁眉。但是，在設(shè)置正文的頁眉時，一定要記住將如圖2-10所示“頁眉頁腳〞工具欄上的“鏈接到前一條頁眉〞按鈕按下，使之不起作用，否那么在后面對正文區(qū)中設(shè)置的頁眉，也會作用于前面的封面和目錄中，達不到本例頁眉設(shè)置的目的需要。圖2-10“頁眉頁腳〞工具欄上的“鏈接到前一條頁眉〞按鈕2024/1/142.4辦公文檔中圖形對象的制作2.4.1辦公中的簡易流程圖制作12.4.2辦公文檔中的公式編輯22024/1/142.4.1辦公中的簡易流程圖制作

1．繪制圖框〔1〕單擊“插入〞→“插圖〞→“形狀〞命令按鈕，從彈出根本圖形形狀列表的“流程圖〞區(qū)域中，選擇“過程〞按鈕〔方塊〕，待鼠標變成十字型，在文檔的編輯區(qū)按住鼠標左鍵，然后進行拖動，畫出流程圖中的第一個過程圖框?！?〕選中畫好的第一個過程圖框，按下<Ctrl>鍵拖動，再復(fù)制出四個一樣的圖框?！?〕按照步驟〔1〕的操作，再次選擇“流程圖〞區(qū)域中的“決策〞按鈕〔菱形〕，通過鼠標拖動，畫出所需的決策圖框。2024/1/142.4.1辦公中的簡易流程圖制作〔4〕根據(jù)實際需要，調(diào)整圖框之間的相對位置，最后的效果如圖2-11所示。圖2-11繪制圖框2024/1/142.4.1辦公中的簡