DB3716T 61-2023行政執(zhí)法全過程記錄規(guī)范

03.160A903716SpecificationforrecordingtheentireprocessofadministrativelawenforcementIDB3716/T61—2023本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由濱州市司法局提出、歸口并組織實施。本文件起草單位：濱州市司法局。本文件主要起草人：崔振興、于亭亭、張志勇、單春麗。1DB3716/T61—2023行政執(zhí)法全過程記錄規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了行政執(zhí)法全過程記錄的原則和要求、記錄內(nèi)容、音像記錄、執(zhí)法記錄的管理與使用以及規(guī)范用語等內(nèi)容。本文件適用于行政執(zhí)法機關(guān)（包括法律法規(guī)授權(quán)組織、依法受委托實施行政執(zhí)法的組織）依法實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查等行政執(zhí)法行為時文字記錄和音像記錄。2規(guī)范性引用文件本文件沒有規(guī)范性引用文件。3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1行政執(zhí)法全過程記錄recordingtheentireprocessofadministrativelawenforcement行政執(zhí)法機關(guān)通過文字記錄、音像記錄等方式，對行政執(zhí)法的啟動、調(diào)查取證、審核決定、送達執(zhí)行等執(zhí)法全過程進行跟蹤記錄、實時留痕的活動。3.2文字記錄transcriptrecording通過紙質(zhì)或電子文件形式形成的行政執(zhí)法文書、檢測鑒定意見、專家論證報告、證據(jù)材料等。3.3音像記錄audiovisualrecording通過照相機、錄音機、攝像機、執(zhí)法記錄儀、視頻監(jiān)控、無人機等記錄設(shè)備形成的照片、錄音、錄像、視頻等。3.4行政執(zhí)法音像設(shè)備administrativelawenforcementaudioandvideoequipment行政執(zhí)法機關(guān)實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查等行政執(zhí)法行為時，進行音像記錄所使用的錄音機、照相機、攝像機、執(zhí)法記錄儀、手持執(zhí)法終端、視頻監(jiān)控等記錄設(shè)備和相關(guān)音像存儲設(shè)備。4原則和要求4.1行政執(zhí)法全過程記錄按照“誰實施誰記錄”的原則，確定記錄主體。4.2行政執(zhí)法全過程記錄應(yīng)遵循合法、全面、客觀、及時、可追溯的原則。4.3音像設(shè)備配備應(yīng)遵循工作必需、厲行節(jié)約、科學(xué)配置、安全穩(wěn)定、兼顧長遠(yuǎn)的原則。4.4配備音像設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格堅持“先有預(yù)算，后有采購”原則，按照政府采購有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。嚴(yán)禁配備與執(zhí)法工作無關(guān)的音像設(shè)備。2DB3716/T61—20234.5音像記錄應(yīng)遵循依法采集、客觀真實、規(guī)范管理、嚴(yán)格保密的原則。行政執(zhí)法機關(guān)按照“誰使用誰管理”“誰采集誰保存”的原則，依法依規(guī)進行音像記錄。4.6行政執(zhí)法機關(guān)參照《山東省行政處罰文書示范文本》（魯司〔2021〕58號），結(jié)合實際適用執(zhí)法文書，開展文字記錄工作。4.7行政執(zhí)法機關(guān)參照《山東省行政執(zhí)法音像記錄設(shè)備配備辦法》的規(guī)定，配備音像設(shè)備，開展音像記錄工作。4.8行政執(zhí)法機關(guān)參照《山東省行政執(zhí)法案卷管理實施辦法》等規(guī)定，對行政執(zhí)法案卷進行歸檔管理。4.9法律、法規(guī)、規(guī)章、上級文件和上級機關(guān)對行政執(zhí)法全過程記錄工作另有規(guī)定的，從其規(guī)定。5記錄內(nèi)容5.1程序啟動記錄5.1.1行政執(zhí)法機關(guān)依公民、法人或者其他組織申請啟動行政執(zhí)法程序的，應(yīng)書面記錄文字申請、口頭申請、受理或者不予受理、當(dāng)場更正、補正更正材料等內(nèi)容。5.1.2行政執(zhí)法機關(guān)可以在受理地點安裝電子監(jiān)控系統(tǒng)，適時記錄受理、辦理過程。5.1.3行政執(zhí)法機關(guān)依職權(quán)啟動行政執(zhí)法程序的，應(yīng)書面記錄啟動原因、案件來源、當(dāng)事人基本情況、基本案情、承辦人意見、承辦機構(gòu)意見、行政機關(guān)負(fù)責(zé)人意見、時間等內(nèi)容。示例：：行政執(zhí)法機關(guān)啟動行政處罰案件立案程序，填寫《案件來5.1.4依法不啟動行政執(zhí)法程序的，應(yīng)書面記錄告知當(dāng)事人的情況或者向社會公示等相關(guān)情況。5.1.5投訴舉報的記錄要求如下：a)行政執(zhí)法機關(guān)接到公民、法人或者其他組織投訴、舉報啟動執(zhí)法程序的，應(yīng)書面記錄投訴、舉報人基本情況，投訴、舉報的內(nèi)容及處理情況，記錄人情況等內(nèi)容；b)對實名投訴、舉報經(jīng)審查不啟動行政執(zhí)法程序的，應(yīng)書面記錄告知投訴人、舉報人及其他相關(guān)情況。5.2調(diào)查取證記錄5.2.1重點記錄內(nèi)容行政執(zhí)法機關(guān)在調(diào)查取證過程中應(yīng)對調(diào)查、取證、現(xiàn)場詢問情況進行記錄，重點記錄下列內(nèi)容，并制作相應(yīng)的行政執(zhí)法文書：a)詢問當(dāng)事人情況；b)詢問證人情況；c)向有關(guān)單位和個人調(diào)取書證、物證情況；d)現(xiàn)場檢查（勘驗）情況；e)抽樣取證情況；f)先行登記保存證據(jù)情況；g)委托法定機構(gòu)進行檢驗、檢測、檢疫、鑒定和專家評審情況；h)其他調(diào)查取證活動應(yīng)記錄的內(nèi)容。5.2.2收集、調(diào)取證據(jù)材料記錄5.2.2.1收集、調(diào)取的書證、物證應(yīng)是原件、原物。調(diào)取原件、原物有困難的，可以提取復(fù)制件、影印件或者抄錄件，也可以拍攝或者制作足以反映原件外形或者內(nèi)容的照片、錄像。復(fù)制件、影印件、抄3DB3716/T61—2023錄件和照片、錄像應(yīng)由證據(jù)提供人進行核對，并進行文字記錄，注明與原件、原物一致，以及出證日期、證據(jù)出處，同時簽名或者蓋章。5.2.2.2收集、調(diào)取的視聽資料應(yīng)是有關(guān)資料的原始載體。調(diào)取視聽資料原始載體有困難的，可以提取復(fù)制件，并對制作方法、制作時間、制作人等內(nèi)容進行記錄。聲音資料應(yīng)附有該聲音內(nèi)容的文字記錄。5.2.2.3收集、調(diào)取的電子數(shù)據(jù)應(yīng)是有關(guān)數(shù)據(jù)的原始載體。收集電子數(shù)據(jù)原始載體有困難的，可以采用拷貝復(fù)制、委托分析，書式固定、拍照錄像等方式取證，并對制作方法、制作時間、制作人等內(nèi)容進行記錄。5.2.3抽樣取證記錄5.2.3.1行政執(zhí)法機關(guān)進行抽樣取證時，辦案人員應(yīng)對抽樣情況進行文字記錄。制作抽樣記錄，對樣品加貼封條，開具清單，由辦案人員、當(dāng)事人在封條和相關(guān)記錄上簽名或者蓋章。必要時可以對抽樣過程進行音像記錄。5.2.3.2通過網(wǎng)絡(luò)、電話購買等方式抽樣取證的，應(yīng)采取拍照、截屏、錄音、錄像等方式對交易過程、商品拆包查驗及封樣等過程進行記錄。5.2.4強制措施記錄行政執(zhí)法機關(guān)采取或者解除行政強制措施，應(yīng)經(jīng)行政執(zhí)法機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，參照《中華人民共和國行政強制法》規(guī)定的程序進行，并當(dāng)場交付實施行政強制措施決定書和清單。實施行政強制措施時，應(yīng)對報告批準(zhǔn)情況、實施過程、實施決定等內(nèi)容進行文字記錄，并制作相應(yīng)執(zhí)法文書。5.3聽證記錄5.3.1聽證按下列程序進行，應(yīng)通過文字或音像等方式對聽證進行全過程記錄：a)辦案人員提出當(dāng)事人違法的事實、依據(jù)、行政處罰建議及依據(jù)；b)當(dāng)事人及其委托代理人進行陳述和申辯；c)第三人及其委托代理人進行陳述；d)質(zhì)證；e)辯論；f)聽證主持人按照第三人、辦案人員、當(dāng)事人的先后順序征詢各方最后意見。5.3.2記錄員應(yīng)如實記錄，制作聽證筆錄。聽證筆錄應(yīng)載明聽證時間、地點、案由，聽證人員、聽證參加人姓名，各方意見以及其他需要載明的事項。5.3.3聽證會結(jié)束后，聽證筆錄應(yīng)經(jīng)聽證參加人核對無誤后，由聽證參加人當(dāng)場簽名或者蓋章。當(dāng)事人、第三人拒絕簽名或者蓋章的，由聽證主持人在聽證筆錄中注明。5.3.4聽證結(jié)束后，聽證主持人應(yīng)在五個工作日內(nèi)撰寫聽證報告，內(nèi)容包括聽證案由，聽證人員、聽證參加人，聽證的時間、地點，聽證的基本情況，處理意見和建議，以及需要報告的其他事項。聽證報告由聽證主持人、聽證人員簽名后，連同聽證筆錄送辦案機構(gòu)，與其他案件材料一并上報機關(guān)負(fù)責(zé)人。5.4執(zhí)法決定記錄行政執(zhí)法機關(guān)作出行政執(zhí)法決定時，應(yīng)書面記錄機關(guān)負(fù)責(zé)人簽署意見和簽發(fā)時間；行政執(zhí)法決定依法需經(jīng)審核、專家論證、集體討論的，應(yīng)書面記錄審核、專家論證、集體討論情況。5.5送達記錄5.5.1行政執(zhí)法機關(guān)送達行政執(zhí)法文書，應(yīng)文字記錄送達情況。4DB3716/T61—20235.5.2行政執(zhí)法機關(guān)可以要求受送達人簽署送達地址確認(rèn)書，送達至受送達人確認(rèn)的地址，即視為送達。受送達人送達地址發(fā)生變更的，應(yīng)及時書面告知行政執(zhí)法機關(guān)；未及時告知的、提供的送達地址不準(zhǔn)確的或者送達地址變更未書面告知的，行政執(zhí)法機關(guān)按原地址送達，視為依法送達。5.5.3直接送達。直接送達的要求包括：a)行政執(zhí)法機關(guān)直接送達行政執(zhí)法文書的，由受送達人在送達回證上注明簽收日期，并簽名或者蓋章，受送達人在送達回證上注明的簽收日期為送達日期；b)受送達人是自然人的，本人不在時交其同住成年家屬簽收，但送達人應(yīng)核實并注明成年家屬與當(dāng)事人關(guān)系；c)受送達人是法人或者其他組織的，應(yīng)由法人的法定代表人、其他組織的主要負(fù)責(zé)人或者該法人、其他組織負(fù)責(zé)收件的人簽收；d)受送達人有代理人的，可以送交其代理人簽收；e)受送達人已向行政執(zhí)法機關(guān)指定代收人的，送交代收人簽收；f)受送達人的同住成年家屬，法人或者其他組織負(fù)責(zé)收件的人，代理人或者代收人在送達回證上簽收的日期為送達日期。5.5.4電子送達。經(jīng)受送達人同意并簽訂送達地址確認(rèn)書，可以采用手機短信、傳真、電子郵件、即時通訊賬號等能夠確認(rèn)其收悉的電子方式送達執(zhí)法文書，行政執(zhí)法機關(guān)應(yīng)通過拍照、截屏、錄音、錄像等方式予以記錄，手機短信、傳真、電子郵件、即時通訊信息等到達受送達人特定系統(tǒng)的日期為送達日期。5.5.5郵寄送達。行政執(zhí)法機關(guān)郵寄送達行政執(zhí)法文書的，應(yīng)采用掛號信或者郵政特快專遞方式，留存郵寄送達的登記、付郵憑證、回執(zhí)和載明行政執(zhí)法文書的名稱及文號的郵寄清單。5.5.6留置送達。受送達人或者其同住成年家屬拒絕簽收的，行政執(zhí)法機關(guān)可以邀請有關(guān)基層組織或者所在單位的代表到場，說明情況，在送達回證上載明拒收事由和日期，由送達人、見證人簽名或者以其他方式確認(rèn)，將執(zhí)法文書留在受送達人的住所；也可以將執(zhí)法文書留在受送達人的住所，并采取拍照、錄像等方式記錄送達過程，即視為送達。5.5.7委托送達。行政執(zhí)法機關(guān)依法采用委托、轉(zhuǎn)交等方式送達行政執(zhí)法文書的，應(yīng)對委托、轉(zhuǎn)交的原因及送達人、簽收人情況等內(nèi)容予以文字記錄。5.5.8公告按照以下規(guī)定進行記錄：a)受送達人下落不明或者采取上述方法無法送達的，可以在行政執(zhí)法機關(guān)公告欄和受送達人住所地張貼公告，也可以在報紙或者行政執(zhí)法機關(guān)的門戶網(wǎng)站等刊登公告，發(fā)出公告日期以最后張貼或者刊登的日期為準(zhǔn)；b)自公告發(fā)布之日起六十日，即視為送達；c)公告送達，應(yīng)在案件材料中載明原因和經(jīng)過；d)在行政執(zhí)法機關(guān)公告欄和受送達人住所地張貼公告的，應(yīng)采取拍照、錄像等方式記錄張貼過程。5.6執(zhí)行記錄5.6.1行政執(zhí)法機關(guān)依法責(zé)令當(dāng)事人改正違法行為的，應(yīng)記錄核查情況、違法行為改正情況，必要時可以進行音像記錄。5.6.2行政處罰決定依法作出后，當(dāng)事人應(yīng)在行政處罰決定書載明的期限內(nèi)予以履行。對行政處罰決定不服申請行政復(fù)議或者提起行政訴訟的，行政處罰不停止執(zhí)行，法律另有規(guī)定的除外。5.6.3當(dāng)事人在法定期限內(nèi)不申請行政復(fù)議或者提起行政訴訟，又不履行行政處罰決定，且在收到催告書十個工作日后仍不履行行政處罰決定的，行政執(zhí)法機關(guān)可以在期限屆滿之日起三個月內(nèi)依法申請人民法院強制執(zhí)行。行政執(zhí)法機關(guān)對逾期不履行行政執(zhí)法決定，申請法院強制執(zhí)行的，應(yīng)對催告、申請情5DB3716/T61—2023況、強制執(zhí)行結(jié)果等內(nèi)容進行文字記錄。6音像記錄6.1配備設(shè)備6.1.1配備比例要求。參照《山東省行政執(zhí)法音像記錄設(shè)備配備辦法》，行政執(zhí)法機關(guān)配備執(zhí)法記錄儀或者手持執(zhí)法終端，可根據(jù)實際需要每個機關(guān)按不少于2臺、不多于10臺配備（有業(yè)務(wù)配備標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)法機關(guān)除外）。6.1.2配備執(zhí)法記錄儀或者手持執(zhí)法終端，應(yīng)符合以下技術(shù)性能要求：a)具備高清分辨率及較高像素，能夠清晰、準(zhǔn)確記錄執(zhí)法過程；b)電池容量及存儲內(nèi)存較大，能夠較長時間持續(xù)錄音錄像；c)內(nèi)置芯片運算速度較快，耗能較低，能夠流暢操作，攝錄不卡頓；d)攝錄文件完整性、保密性較好，能夠保證音像記錄資料不被刪改、防止任意傳輸，真實準(zhǔn)確；e)有特殊執(zhí)法需要的，應(yīng)具備防爆、紅外夜視、北斗定位、智能操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)無線實時上傳等其他功能。6.1.3應(yīng)用無人移動設(shè)備、無人飛行器進行執(zhí)法音像記錄，應(yīng)遵守國家有關(guān)規(guī)定保證數(shù)據(jù)安全、符合保密要求和隱私保護的規(guī)定。6.1.4音像設(shè)備的管理應(yīng)符合國有資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定。執(zhí)法機構(gòu)應(yīng)指定專門人員負(fù)責(zé)管理專業(yè)設(shè)備，妥善保管、定期維護，嚴(yán)禁違規(guī)使用、操作和破壞記錄設(shè)備。6.2應(yīng)記錄情形下列情形應(yīng)進行音像記錄：a)通過網(wǎng)絡(luò)、電話購買等方式抽樣取證的；b)調(diào)查取證過程中，無法通知當(dāng)事人，當(dāng)事人不到場或者拒絕接受調(diào)查，當(dāng)事人拒絕簽名、蓋章或者以其他方式確認(rèn)的；c)留置送達時，需將執(zhí)法文書留在受送達人的住所地；d)公告送達時，在公告欄和受送達人住所地張貼公告的；e)采取查封或者扣押等強制措施的；f)現(xiàn)場處置重大突發(fā)事件、群體性事件的；g)開展其他直接涉及重大財產(chǎn)權(quán)益執(zhí)法活動的；h)法律、法規(guī)、規(guī)章以及相關(guān)文件等明確規(guī)定的。6.3記錄的主要內(nèi)容采用音像方式對執(zhí)法現(xiàn)場進行記錄時，應(yīng)重點記錄下列內(nèi)容：a)當(dāng)事人、證人、第三人等現(xiàn)場有關(guān)人員的體貌特征和言行舉止；b)重要涉案物品等相關(guān)證據(jù)及其主要特征；c)行政執(zhí)法人員對有關(guān)人員、財物采取措施的情況；d)當(dāng)事人簽署、行政執(zhí)法人員現(xiàn)場送達行政執(zhí)法文書的情況；e)其他應(yīng)記錄的內(nèi)容。6.4記錄的具體進行音像記錄時，應(yīng)遵守以下具體要求：6DB3716/T61—2023a)開始拍攝時，應(yīng)先對記錄時間、地點、執(zhí)法人員及案由進行描述；b)執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，應(yīng)事先告知當(dāng)事人使用音像記錄設(shè)備，告知的規(guī)范用語是：為保護您的合法權(quán)益，監(jiān)督我們的執(zhí)法行為，本次執(zhí)法全過程錄音錄像；c)拍攝過程中，可以對執(zhí)法環(huán)節(jié)進行說明，包括調(diào)查取證、聽證、送達等；d)根據(jù)現(xiàn)場執(zhí)法情況，可以對當(dāng)事人、證人、第三人等現(xiàn)場有關(guān)人員的體貌特征和言行舉止；與行政執(zhí)法相關(guān)的重要涉案物品及其主要特征，以及其他證明違法行為的證據(jù)進行描述；e)使用執(zhí)法記錄儀進行記錄應(yīng)客觀全面，不得任意選擇取舍或事后補錄，不得插入其他畫面，不得進行刪改和編輯；f)應(yīng)進行音像記錄的，一般應(yīng)對執(zhí)法的主要程序、過程和現(xiàn)場進行不間斷全過程記錄，自現(xiàn)場開展執(zhí)法活動時開始，現(xiàn)場執(zhí)法活動結(jié)束時停止。預(yù)計超出設(shè)備存儲空間或者電池容量的，可以根據(jù)實際情況，對重點環(huán)節(jié)進行不間斷記錄或者通過多臺設(shè)備接續(xù)記錄；g)應(yīng)進行音像記錄的，但情況特殊不適于音像記錄，或者情況緊急無法取得音像設(shè)備的，應(yīng)報執(zhí)法機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后通過其他方式進行記錄；情況緊急的，應(yīng)在記錄文書中注明相關(guān)情況，并在二十四小時內(nèi)向執(zhí)法機構(gòu)負(fù)責(zé)人報告，補辦批準(zhǔn)手續(xù)；h)應(yīng)進行音像記錄的，因環(huán)境限制、設(shè)備故障等客觀原因?qū)е掠涗浿兄沟模瑧?yīng)盡快采取措施恢復(fù)記錄，繼續(xù)記錄時對中止原因予以語音說明。無法恢復(fù)的，應(yīng)報執(zhí)法機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批通過其他方式進行記錄；情況緊急的，應(yīng)在記錄文書中注明相關(guān)情況，并在二十四小時內(nèi)向執(zhí)法機構(gòu)負(fù)責(zé)人報告，補辦批準(zhǔn)手續(xù)；i)應(yīng)進行音像記錄的，因當(dāng)事人拒絕、不配合或者故意破壞，導(dǎo)致無法進行音像記錄的，應(yīng)報執(zhí)法機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批通過其他方式進行記錄；情況緊急的，應(yīng)在記錄文書中注明相關(guān)情況，并在二十四小時內(nèi)向執(zhí)法機構(gòu)負(fù)責(zé)人報告，補辦批準(zhǔn)手續(xù)；j)涉及國家秘密的內(nèi)容，不得進行音像記錄。應(yīng)進行音像記錄，但內(nèi)容涉及商業(yè)秘密、個人隱私的，經(jīng)權(quán)利人書面申請報本級行政執(zhí)法機關(guān)負(fù)責(zé)人同意后，可以不進行音像記錄；因執(zhí)法辦案需要，必須進行記錄的，應(yīng)依法予以保密。6.5使用要求使用音像記錄應(yīng)遵守下列規(guī)定：a)因行政執(zhí)法機關(guān)內(nèi)部工作需要，調(diào)閱、復(fù)制音像記錄的，應(yīng)報執(zhí)法機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批；b)因其他單位、個人工作需要，調(diào)閱、復(fù)制音像記錄的，應(yīng)報本級行政執(zhí)法機關(guān)負(fù)責(zé)人審批；c)涉及重大、復(fù)雜、敏感事項的，可以征求上級行政執(zhí)法機關(guān)意見。6.6制作要求6.6.1作為證據(jù)使用的音像記錄應(yīng)按照視聽資料或者電子證據(jù)要求制作。6.6.2音像記錄材料應(yīng)附記錄制作方法、制作時間、制作人和證明對象等內(nèi)容；屬于聲音資料的，應(yīng)附該聲音內(nèi)容的文字記錄；6.6.3音像記錄完成后應(yīng)填制《行政執(zhí)法音像記錄表》（模板見附錄A對記錄環(huán)節(jié)、內(nèi)容、起止時間等進行說明。6.6.4音像記錄作為行政執(zhí)法機關(guān)內(nèi)部工作流程信息，不屬于政府信息公開的范圍。6.7保存要求6.7.1音像記錄結(jié)束后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)將電子記錄保存至執(zhí)法信息系統(tǒng)或者專用存儲器，不得自行保管。異地執(zhí)法或者在偏遠(yuǎn)、交通不便地區(qū)執(zhí)法的，應(yīng)在返回單位24小時內(nèi)保存。6.7.2音像記錄的保存期限應(yīng)自保存之日起不少于2年。7DB3716/T61—20236.7.3以下音像記錄應(yīng)長期保存：a)作為證據(jù)使用的；b)當(dāng)事人對執(zhí)法行為提出重大異議的；c)對食品、藥品、特種設(shè)備安全事故的現(xiàn)場處置記錄；d)現(xiàn)場實施行政強制措施的；e)涉及復(fù)議、訴訟的；f)對突發(fā)性、群體性事（案）件的記錄；g)對其他重大、復(fù)雜案件的現(xiàn)場處置記錄；h)其他應(yīng)長期保存的記錄。7執(zhí)法記錄管理與使用7.1基本要求7.1.1行政執(zhí)法機關(guān)應(yīng)在行政執(zhí)法行為執(zhí)行終結(jié)之日起30日內(nèi)，將行政執(zhí)法記錄形成行政執(zhí)法案卷，依法歸檔保存。法律、法規(guī)和規(guī)章對歸檔期限有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。7.1.2行政執(zhí)法機關(guān)應(yīng)建立行政執(zhí)法案卷管理制度，加強對執(zhí)法臺賬和法律文書的制作、使用、管理，按照有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定歸檔保存執(zhí)法全過程記錄資料，確保所有行政執(zhí)法行為有據(jù)可查。7.1.3行政執(zhí)法機關(guān)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)行政執(zhí)法記錄的歸檔、保存和管理。7.1.4涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私以及依法應(yīng)保密的執(zhí)法信息，應(yīng)依法進行管理。7.2歸檔要求7.2.1行政執(zhí)法案卷的歸檔、整理，原則上實行一案一卷，根據(jù)行政執(zhí)法行為種類，按照年度、內(nèi)容排列。7.2.2材料多的行政執(zhí)法案卷，可以一案多卷，每卷單獨編卷號。7.2.3對于行政檢查等形成材料較少的行政執(zhí)法案卷，可按類別、時間、事由等分類整理、歸檔，并集中匯集成卷，實行多案一卷。25號）《山東省行政處罰案卷評查規(guī)則》《山東省行政處罰案卷評查標(biāo)準(zhǔn)》（魯司〔2023〕33號）。7.2.5凡能附卷保存的物證原則上應(yīng)裝訂入卷。無法裝訂的，應(yīng)放入證物袋中，注明證物名稱、數(shù)量、特征、來源等信息后附卷保存。7.2.6不便附卷保存的物證或者照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等材料，應(yīng)規(guī)范整理后，集中統(tǒng)一管理，并在卷內(nèi)備考表中注明內(nèi)容、數(shù)量、時間、地點、責(zé)任人及存放地點等信息。7.2.7執(zhí)法案卷卷內(nèi)歸檔材料可以按照正卷、副卷的方式排列，也可以按照歸檔材料形成的時間先后順序排列，或者按照結(jié)論性文件、證據(jù)材料和其他有關(guān)材料等順序排列。7.2.8行政處罰案卷的歸檔順序參照《山東省行政執(zhí)法案卷評查辦法》（魯府法發(fā)【2016】25號）《山東省行政處罰案卷評查規(guī)則》《山東省行政處罰案卷評查標(biāo)準(zhǔn)》（魯司〔2023〕33號）。7.3保管要求7.3.1執(zhí)法機構(gòu)應(yīng)配置足夠的符合安全保管條件的場所和裝具，以及保存聲像等特殊載體案卷資料的專用存儲設(shè)備。7.3.2行政執(zhí)法機關(guān)在日常案卷保管工作中，應(yīng)嚴(yán)格按照國家規(guī)定控制案卷保管場所的溫濕度，采取防火、防盜、防水、防潮、防塵、防高溫、防強光及紫外線照射、防污染和防有害生物（霉、蟲、鼠等）8DB3716/T61—2023等措施，確保案卷安全，同時延長案卷的使用年限，對已破損、霉變、褪色的案卷要及時采取修補、復(fù)制等措施，案卷保管場所內(nèi)不得存放與案卷無關(guān)的物品。7.3.3行政執(zhí)法案卷原則上不予外借，因行政復(fù)議、訴訟、執(zhí)法檢查、案卷評查等原因需要使用行政執(zhí)法案卷的，應(yīng)報行政執(zhí)法機關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。使用者不得拆卷、抽取文件材料或者涂改、勾劃、圈點、污損案卷，以維護檔案的完整。對損壞檔案的行為應(yīng)按有關(guān)規(guī)定處理。7.3.4行政執(zhí)法案卷不向社會開放。需要查閱執(zhí)法案卷的單位或者個人，應(yīng)報行政執(zhí)法機關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，如需摘抄或者復(fù)印有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)在審批表中注明用途。7.4保管期限行政執(zhí)法記錄相關(guān)材料的保管期限按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》：a)20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料應(yīng)永久保存；b)20年以下有效的許可證、執(zhí)