公共會(huì)議室管理制度

公共會(huì)議室管理制度1.背景公共會(huì)議室是企業(yè)內(nèi)部的重要場(chǎng)所，承載著許多重要會(huì)議和活動(dòng)。為了確保公共會(huì)議室的高效利用和管理，本公司制定了本管理制度，以規(guī)范公共會(huì)議室的使用和管理。2.定義為了避免歧義，本管理制度中的術(shù)語(yǔ)定義如下：公共會(huì)議室：指公共區(qū)域內(nèi)可供企業(yè)內(nèi)部員工申請(qǐng)并使用的會(huì)議室，不包括辦公室內(nèi)的會(huì)議室。申請(qǐng)人：指企業(yè)內(nèi)部員工、部門、團(tuán)隊(duì)或委托的外部團(tuán)體。管理員：指負(fù)責(zé)公共會(huì)議室預(yù)訂、安排及管理的相關(guān)人員。3.預(yù)訂和使用3.1預(yù)訂申請(qǐng)人需要提前3個(gè)工作日在預(yù)訂系統(tǒng)中對(duì)公共會(huì)議室進(jìn)行預(yù)訂。申請(qǐng)人應(yīng)提供會(huì)議室使用的日期、時(shí)間、持續(xù)時(shí)間、會(huì)議名稱、參與人數(shù)和會(huì)議內(nèi)容等相關(guān)信息。管理員將在48小時(shí)內(nèi)審核預(yù)訂請(qǐng)求并進(jìn)行確認(rèn)。如預(yù)訂被拒絕，管理員會(huì)提供拒絕原因。3.2使用申請(qǐng)人需在預(yù)訂成功后的時(shí)間內(nèi)開始使用會(huì)議室。申請(qǐng)人負(fù)責(zé)自行設(shè)置會(huì)議室內(nèi)的桌椅、投影儀及其他設(shè)備，并按照使用說(shuō)明書正確使用。申請(qǐng)人在會(huì)議結(jié)束后，需將會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備歸位、整理，并關(guān)閉空調(diào)及燈光。3.3特殊申請(qǐng)如需申請(qǐng)跨部門或跨團(tuán)隊(duì)使用公共會(huì)議室，需獲得所有涉及部門或團(tuán)隊(duì)的書面同意。如需展覽、演講或其他活動(dòng)使用公共會(huì)議室，需提前向管理員提交申請(qǐng)，并經(jīng)過(guò)相關(guān)審批。4.行為守則使用公共會(huì)議室時(shí)應(yīng)遵守公司的行為準(zhǔn)則和公司內(nèi)部的管理規(guī)定，保持文明禮貌，不得違反公司的相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)。使用公共會(huì)議室過(guò)程中不得吸煙、飲酒等行為。禁止使用火種、打火機(jī)和一切燃燒性物品。使用公共會(huì)議室后應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室并關(guān)閉設(shè)備設(shè)施，確保不會(huì)造成損壞或安全隱患。5.違規(guī)處理對(duì)于違反本管理制度的行為，管理人員有權(quán)取消申請(qǐng)人的預(yù)訂資格或限制其后續(xù)使用公共會(huì)議室的權(quán)利。對(duì)于違反公司相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)的行為，管理人員將依規(guī)采取相應(yīng)處罰措施，并報(bào)告人力資源部門或安全部門等責(zé)任部門。6.附