貿(mào)易安全管理制度

標題貿(mào)易安全管理制度文件編號版本號V1.0生效日期2022年01月01日版本日期變更原因變更記錄修訂人V1.02021年12月30日新建正本持有管理部制定 職位 人事行政專員時時時-間審核 職位 管理部經(jīng)理-間批準 職位 總經(jīng)理-間

標題貿(mào)易安全管理制度文件編號版本號V1.0生效日期2022年01月01日發(fā)布機構(gòu)管理部適用范圍1.0目的為使公司的安保工作得到全面落實，保護公司資產(chǎn)不受外來侵犯，管控人員進出；規(guī)范勞動用工管理，規(guī)避勞動人事用工風險，確保人員安全；冋時為了有效的對公司通關(guān)供應(yīng)鏈中安全風險和威脅進行控制管理；以及在危機管理中各項措施得到有效控制。特制定本程序文件。2.0定義適用于昆山XXXX有限公司辦公場所的安全保衛(wèi)工作管理、員工上下班進出管理、訪客進出管理、員工入職、離職安全措施管理、商業(yè)伙伴的安全管控、危機管理及安全培訓管理等。3.0職責3.1管理部經(jīng)理負責公司的安保管理人員安全以及危機管理工作，編制及修訂相應(yīng)程序文件，監(jiān)督與落實貿(mào)易安全工作。3.2公司各部門經(jīng)理、主管負責對本部門的安保管理工作，防范可疑人員及物品。3.3操作部負責商業(yè)伙伴的評估、檢查等的管理工作，落實商業(yè)伙伴安全措施的實施、執(zhí)行。3.4公司總經(jīng)理負責對公司貿(mào)易安全管理的的督查。4.0流程無5.0作業(yè)說明5.1場所安全管控措施5.1.1門禁管理5.1.1.1公司出入口實施門禁管理，未經(jīng)許可的人員和訪客，及身份不明人員，不得進入公司。5.1.1.2員工進出公司，需刷門禁卡，嚴禁私自為他人代刷。訪客人員進出公司，由內(nèi)部接待人員刷門禁卡，做好全程陪同。5.1.1.3所有員工與訪客在公司期間，需遵守公司的消防安全、信息安全、重點區(qū)域限制等管理規(guī)定。5.1.1.4每日下班后，管理部需安排值勤員工依據(jù)《XX報關(guān)辦公室每日巡檢表》進行一次安全巡檢，如有異常情況，需及時報告給管理部負責人。5.1.1.5門禁卡與員工證統(tǒng)一按照《勞動用工管理制度》進行發(fā)放和使用。5.1.1.6員工進出大門，需及時關(guān)閉大門，下班時需檢查門鎖完好后才能離開。5.1.1.7管理部負責門禁系統(tǒng)的安裝和定期檢查，發(fā)現(xiàn)異常情況需聯(lián)絡(luò)安防公司及時修復(fù)。5.1.2鎖閉裝置與鑰匙管理5.1.2.1公司辦公場所鑰匙由管理部統(tǒng)一保管存放，未經(jīng)允許任何人不得隨意動用，總經(jīng)理辦公室鑰匙由總經(jīng)理自行保管，管理部保存?zhèn)溆描€匙。2.2各部門負責對本部門員工進行必要的安全防范教育，檢查、督促本部門員工嚴格執(zhí)行鑰匙管理規(guī)定。2.3公司鑰匙的所有權(quán)歸公司所有，員工只擁有鑰匙的使用權(quán)，任何人未經(jīng)公司允許不得私自配置，一旦發(fā)現(xiàn)按照獎懲規(guī)定給予嚴肅處理。2.4員工領(lǐng)用鑰匙后必須隨身攜帶或妥善存放在屜柜內(nèi)，不可將鑰匙隨意放置或交給他人保管，未經(jīng)許可不得隨意轉(zhuǎn)借。5.1.2.5員工因工作需要領(lǐng)取鑰匙時，必須由管理部負責人批準，并填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》鑰匙不得丟失或損壞，并對房內(nèi)的物品進行妥善保管，如有損壞照價賠償，使用完畢后及時歸還。5.1.2.6員工發(fā)現(xiàn)門鎖及鑰匙損壞的，必須立即向所在部門負責人報備、報修。5.1.2.7屬員工個人保管的鑰匙，在工作調(diào)動或辭職時必須辦理移交手續(xù)，否則不予辦理相應(yīng)手續(xù)。5.1.2.8所有鑰匙貼上編號標簽放于上鎖的柜子中，定期清點，如有丟失或損壞，要及時上報并進行更換。管理部負責人保管該柜子的鑰匙。5.1.2.9各部門在發(fā)現(xiàn)本部門區(qū)域內(nèi)門鎖、鑰匙損壞或遺失，必須立即向部門經(jīng)理、主管報告，并及時采取防范措施。如已造成財務(wù)或重要文件失竊，馬上報警備案。5.1.2.10各部門因工作需要修配門鎖、鑰匙時，向管理部申請維修更換。5.1.3視頻監(jiān)控管理5.1.3.1公司在對外出入口、單證存放區(qū)、機柜等敏感區(qū)域安裝高清視頻監(jiān)控系統(tǒng)，實施24小時不間斷攝錄運行。5.1.3.2管理部負責視頻監(jiān)控系統(tǒng)的需求評估、安裝與維護工作。5.1.3.3管理部負責監(jiān)控畫面的實時查看，對于發(fā)現(xiàn)任何可疑活動人員的要及時前往察看，確認為可疑人員闖入的應(yīng)報告給物業(yè)保安或派出所。5.1.3.4視頻監(jiān)控記錄最少保存60天。5.1.3.5如需調(diào)閱監(jiān)控畫面的，需經(jīng)過管理部責任人和總經(jīng)理核準后進行調(diào)閱。5.1.4設(shè)施檢查與管理5.1.4.1巡檢包括所有門、窗戶關(guān)閉是否完好，門鎖是否完好無損，室內(nèi)有無其他人員進入跡象，地面無積塵、紙屑，室內(nèi)無建筑垃圾，地面、墻面有無滲水或室內(nèi)墻體有無嚴重裂痕，房內(nèi)開關(guān)、燈具有無損壞，室內(nèi)電源是否關(guān)閉、機柜內(nèi)服務(wù)器運轉(zhuǎn)是否正常鎖閉、監(jiān)控主機、網(wǎng)絡(luò)交換機、防火墻是否正常等。5.1.4.2巡查時間為工作日的早晨8點00至晚上18點，每天巡查次數(shù)不少于1次，并在《xx辦公室每日檢表》內(nèi)記錄，檢查記錄需做好保管，保管期限3年以上。5.1.4.3消防設(shè)施的檢查。重點檢查消防設(shè)施的完好性，消防設(shè)施的有效期，是否有異物阻擋、消防通道是否堵塞等。5.2進入安全管控措施5.2.1員工進出管理5.2.1.1員工證為有權(quán)限的門禁卡與帶有照片和員工身份信息的卡片組成，是員工進出公司的唯一合法身份標志。員工證上須配有員工近照，載有員工姓名、工號或崗位等信息，員工不得涂改或擅自更換員工證信息。所有員工進入公司時，需佩帶員工證，并刷門禁卡進入。員工證牌的制作與佩戴要求，參照《員工證件管理規(guī)定》執(zhí)行。5.2.1.2員工上班期間需要將員工證佩戴在胸前醒目位置。5.2.1.3對于未攜帶員工證的員工，需通知所屬部門負責人確認后，方可進入。4疫情常態(tài)化管控期間，員工每天進入公司后需佩戴好口罩，并且測量體溫。5.2.2訪客進出管理5.2.2.1公司對所有來訪人員執(zhí)行登記、身份確認、及被訪人員陪同管理。5.2.2.2訪客到達公司門口后，需在前臺辦理訪客登記手續(xù)。訪客登記時，前臺需核實每一位訪客的帶有照片的有效證件，確認登記證件信息的準確性。5.2.2.3前臺負責填寫《訪客進出登記表》辦理登記，登記完成后，對于每位訪客發(fā)放“訪客證,”訪客在公司期間需全程佩戴，前臺通知被訪人員到前臺接待陪同訪客進入。5.2.2.4訪客如攜帶行李物品進入公司，受訪人需與訪客進行確認，并可對訪客行李進行安全檢查。5.2.2.5訪客在公司期間，被訪人員需進行全程陪同。其中，重點區(qū)域未經(jīng)公司總經(jīng)理特別批準，訪客不得進入。5.2.2.6訪客離開時，需受訪人員陪同至前臺，訪客歸還“訪客證”后送其離開。5.2.3可疑人員的識別與防范1對于在公司所在樓層門口，迂回徘徊、東張西望、攜帶危險物品或刀具的人。5.2.3.2在公司內(nèi)，未佩戴員工證、也未佩戴訪客證的人員。5.2.3.3公司員工在公司門口外發(fā)現(xiàn)可疑人員的，應(yīng)及時上前進行詢問，對于可疑人員，應(yīng)督促其離開。4公司員工在公司內(nèi)發(fā)現(xiàn)可疑人員的，應(yīng)及時上前進行盤問，確認身份。對于員工或訪客未佩戴證件的，應(yīng)要求其佩戴。對于不明身份人員，需報告管理部負責人，必要時報告物業(yè)保安進行處理。5.2.3.5對于發(fā)現(xiàn)報告可疑人員和可疑事件的員工，公司視具體情況，給予一定的物質(zhì)或精神獎勵。5.2.4車輛停放員工及訪客車輛一律停放在指定位置，不得亂停亂放。訪客車輛及其他外來車輛，離開公司前應(yīng)在大門口檢查車廂內(nèi)是否攜帶本公司物品。5.3人員安全管控措施5.3.1正式員工錄用：5.3.1.1新員工背景調(diào)查：要求新員工入職時提供無犯罪證明或聲明，并對其學歷、就業(yè)經(jīng)歷等進行背景調(diào)查，調(diào)查方式可通過原學?；蛟瓎挝坏碾娫捲L談、調(diào)查問卷等形式進行，調(diào)查結(jié)果登記《員工背景調(diào)查表》并記入員工檔案，調(diào)查中如遇特殊情況必須第一時間通報上級領(lǐng)導并對該人員是否錄用做出決策。5.3.1.2在職員工背景調(diào)查：在職員工名單（以花名冊的形式）定期進行盤點更新。5.3.2離職辦理：5.3.2.1轉(zhuǎn)正員工離職應(yīng)按照勞動合同約定，應(yīng)提前30天以書面形式向公司申請離職。5.3.2.2試用期員工，提前3個工作日以書面或口頭形式向公司申請離職。5.3.2.3公司解除或終止勞動合同和試用期員工、實習生及退休人員離職可不填寫《離職申請單》4自動離職人員，各部門經(jīng)理在三個工作日內(nèi)通知人事行政專員，暫停自動離職人員一切費用結(jié)算、發(fā)放和報銷，待辦理離職時一并結(jié)算。5.3.2.5員工最后一個工作日的次日辦理工作移交和離職手續(xù)，填寫《離職結(jié)算單》，原部門簽核工作交接單，管理部進行工作證、鑰匙、資訊設(shè)備、辦公用品、權(quán)限密碼、培訓核扣等交接注銷系統(tǒng)和郵箱用戶名，財務(wù)部借款、應(yīng)收賬款等核查和交接。5.3.2.6原部門和各職能部門必須嚴格核查未了結(jié)事項和款項，并在《離職結(jié)算單》上作好記錄，最后統(tǒng)一跟蹤處理。5.3.2.7員工離職交接時，經(jīng)辦人員和經(jīng)辦部門經(jīng)理審核不嚴，造成公司損失的，按規(guī)定對責任人進行處罰。5.3.2.8薪資結(jié)算周期內(nèi)離職未完成《離職結(jié)算單》簽核的，管理部統(tǒng)一暫停發(fā)放薪資。5.3.2.9人事行政專員依據(jù)《離職結(jié)算單》辦理退工手續(xù)和結(jié)算發(fā)放薪資。5.3.2.10離職人員必須在指定的10個工作日內(nèi)到管理部辦理退工手續(xù)，逾期責任自負。5.3.2.11離職人員簽核完《離職結(jié)算單》后禁止再次進入公司禁止使用和查看公司文件、臺賬、系統(tǒng)等。5.4商業(yè)伙伴安全管控措施5.4.1商業(yè)伙伴的安全評估5.4.1.1、若商業(yè)伙伴是海關(guān)高級認證企業(yè)的，可免于評估程序?？勺鳛榇_立合作關(guān)系的首選對象。5.4.1.2、若商業(yè)伙伴是海關(guān)注冊登記和備案企業(yè)的，要根據(jù)認證標準對商業(yè)伙伴進行全面評估，重點評估商業(yè)伙伴的守法合規(guī)、貿(mào)易安全、運營資質(zhì)等。若商業(yè)伙伴是失信企業(yè)的，則直接取消其合作關(guān)系。全面評估方法如下：5.4.1.2.1、 需請商業(yè)伙伴提供企業(yè)及主要負責人遵守海關(guān)等法律法規(guī)的書面文件，確認商業(yè)伙伴的遵守法律法規(guī)方面信用良好。5.4.1.2.2、 檢查確認商業(yè)伙伴有無供應(yīng)鏈安全管理制度和制定監(jiān)督規(guī)范，并確認其有無業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)包。5.4.1.2.3、 深入商業(yè)伙伴場地實地勘查，重點勘查其場所安全、進入安全、人員安全、貨物安全等供應(yīng)鏈安全是否滿足海關(guān)認證企業(yè)標準。5.4.1.2.4、 要求商業(yè)伙伴提供其運營資質(zhì)進行評估。5.4.2商業(yè)伙伴的安全要求對公司合作之商業(yè)伙伴在確立合作關(guān)系之前需要求商業(yè)伙伴是否有參照海關(guān)認證企業(yè)標準優(yōu)化和完善貿(mào)易安全管理。并通過簽定代理報關(guān)協(xié)議（合同）或者商業(yè)合作伙伴貿(mào)易安全補充協(xié)議進行要求，要求其參照海關(guān)認證企業(yè)標準優(yōu)化和完善貿(mào)易安全管理。5.4.3商業(yè)伙伴的安全監(jiān)督考評1公司設(shè)置一年為周期對商業(yè)伙伴進行評估考核，填制《商業(yè)伙伴安全評估表》在表格內(nèi)根據(jù)考核標準進行打分以確定合作關(guān)系。5.4.3.2公司須對商業(yè)伙伴的場所安全進行評估。主要評估出入口的車輛、人員進出公司是否配備人員駐守。建筑結(jié)構(gòu)的建造方式是否能夠防止非法闖入，是否定期對建筑物進行檢查和修繕，保證其完整性、安全性。經(jīng)營場所內(nèi)照明是否充足，視頻監(jiān)控是否覆蓋主要人員、貨物、車輛進出區(qū)域。各存儲區(qū)域是否分類、隔離。鎖閉裝置是否完好，鑰匙管控是否實行登記發(fā)放和回收。5.4.3.3公司須對商業(yè)伙伴的進入安全進行評估。主要查看是否建立人員和車輛的出入管理制度，并查看實施情況，必須有效落實為合格。對內(nèi)部員工是否實行身份識別和出入權(quán)限的控制，并查看落實情況。針對訪客是否實行登記管理，訪客進入公司是否佩戴臨時身份標識，進入重點區(qū)域是否有內(nèi)部人員陪同，并查看相應(yīng)記錄。4公司須對商業(yè)伙伴的人員安全也須進行評估。查看是否建立員工入職、離職等管理制度，是否有員工動態(tài)檔案清單，聘用員工是否做背景調(diào)查。離職員工的證件回收、設(shè)備回收是否及時。5.4.3.5公司也須考核商業(yè)伙伴對其自身的商業(yè)伙伴做過全面有效的評估，并查看評估記錄。5.4.3.6公司須對部分商業(yè)伙伴的貨物、物品安全做評估。通過查看單證與貨物是否信息相符，查看貨物遇異常如何處置，并查看相應(yīng)的書面制度和文件。5.4.3.7公司須對商業(yè)伙伴的運輸工具安全做評估。針對部分具有運輸工具的商業(yè)伙伴，公司檢查器書面制度和程序，運輸工具的存儲，以及司機身份的核實。5.4.3.8公司須對商業(yè)伙伴的危機管理進行綜合考評。是否具有完善的應(yīng)對預(yù)案和落實情況，是否定期對員工進行貿(mào)易安全培訓教育，是否讓員工具備防范和識別企業(yè)的各種風險。5.4.3.9公司須對商業(yè)伙伴的守法規(guī)范進行檢查。如企業(yè)相關(guān)人員2年內(nèi)有無故意犯罪行為，公司有無被列入信用信息異常名單。5.5危機管理安全管控措施5.5.1危機（事故）發(fā)生后第一時間將危機情況報告給對應(yīng)主管部門，如遇財產(chǎn)損失、災(zāi)害損失或報關(guān)單證遺失等須第一時間通知主管海關(guān)。如遇其他緊急情況（申報系統(tǒng)故障等）也須第一時間通知主管海關(guān)部門或者系統(tǒng)維護方。5.5.2按照公司培訓管理制度要求5.5.2.1供應(yīng)鏈安全培訓：管理部每年需對與貨物流動相結(jié)合的報關(guān)業(yè)務(wù)控制等開展一次安全管理培訓，所有員工均需參加，讓員工了解、掌握在保證貨物安全過程中應(yīng)該