復(fù)印打印機管理制度

復(fù)印打印機管理制度1.背景與目的近年來，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，復(fù)印打印機已成為企事業(yè)單位及個人必備的辦公工具之一，但是如果沒有一個合理的管理制度，其使用和維護(hù)不當(dāng)也會帶來一定程度的資源浪費和安全隱患。因此，制定一套科學(xué)的復(fù)印打印機管理制度，不僅可以提高打印機的利用效率，而且能夠延長機器的使用壽命，保證信息的安全性。2.設(shè)備管理2.1采購與驗收各部門需要認(rèn)真制定印刷任務(wù)計劃及用機需求，并向領(lǐng)導(dǎo)提出申請。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)部門需求及預(yù)算情況，擬定年度或季度打印機采購計劃，并經(jīng)過有關(guān)方面批準(zhǔn)后，著手采購。在采購打印機時，應(yīng)向廠家索要相應(yīng)的合格證書，任何情況下不購買無相關(guān)資質(zhì)證書或假冒偽劣產(chǎn)品。采購的打印機應(yīng)經(jīng)過驗收后才能正式投入使用。驗收時應(yīng)檢查設(shè)備是否符合合同規(guī)定，是否存在質(zhì)量問題，如出現(xiàn)問題，及時向供貨商索賠或退換貨。2.2設(shè)備使用每個打印機應(yīng)配備標(biāo)準(zhǔn)間距的電源，每兩臺之間應(yīng)留有足夠的通道，方便使用和維護(hù)。使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守設(shè)備使用規(guī)程，遵循“先關(guān)機后拔電”的原則，并確保設(shè)備開關(guān)處于合適位置。同時，應(yīng)注意保持設(shè)備和周圍環(huán)境清潔、干燥，避免日常使用出現(xiàn)的故障。2.3設(shè)備維護(hù)打印機使用壽命一般為3-5年，而設(shè)備使用壽命的長短與設(shè)備的日常維護(hù)密切相關(guān)。設(shè)備維護(hù)內(nèi)容包括：清理設(shè)備內(nèi)部灰塵和臟污，及時更換設(shè)備配件的易損部件，更換耗材等。為延長打印機的使用壽命，應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.4退役管理當(dāng)設(shè)備工作壽命結(jié)束或維修費用高于設(shè)備剩余價值時，應(yīng)進(jìn)行科學(xué)處理：設(shè)備報廢時應(yīng)交由拍賣公司或其它有權(quán)機構(gòu)處理。3.管理制度3.1打印機使用授權(quán)授權(quán)管理可通過指定管理員，并采用機制或技術(shù)進(jìn)行制約。例如，給予文秘、機房操作員等專業(yè)人員對打印機的授權(quán)使用，限制普通員工使用權(quán)限降低資源浪費。3.2打印機安全措施打印機應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行安全設(shè)置。例如：減少設(shè)備通訊端口、防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、打印作業(yè)密碼控制等。同時，應(yīng)對敏感信息和不得外泄的信息進(jìn)行安全保障，通過數(shù)據(jù)加密、打印機操作日志記錄、保護(hù)作業(yè)密碼等方式對信息進(jìn)行保密。3.3節(jié)能與環(huán)保在宣傳節(jié)能與環(huán)保理念的同時，應(yīng)放寬使用限制；通過開展員工意識教育，提高企業(yè)內(nèi)部的治理力度和管理水平，降低能耗并維護(hù)環(huán)境。同時，推廣總線技術(shù)、DNS、空氣對流、物流固定資產(chǎn)等節(jié)能環(huán)保技術(shù)，提高打印機的使用效益和長期可持續(xù)性。4.附則本制度一經(jīng)發(fā)布即生效，并作為打印機維護(hù)和管理等工作的重要參考。同時，企業(yè)在實際操作過程中，還應(yīng)根據(jù)需求及環(huán)境情況對本制度進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整完善。該制度執(zhí)行人負(fù)責(zé)制度的宣傳、執(zhí)行及檢查。同時，員工也應(yīng)積極合作，堅決服從制度管理，保證打印機的安全高效運行。5.總結(jié)制定一套科學(xué)的復(fù)印打印機管理制度，不僅能提高打印機的使用效率，確保信息的安全，而且能夠延長設(shè)備的使用壽命，節(jié)約能源和保護(hù)環(huán)境，實現(xiàn)資源的可持續(xù)利用。