大學資助工作檔案管理制度(改)

PAGEPAGE6江漢大學黨委學工部關(guān)于印發(fā)《江漢大學資助工作檔案管理實施辦法》及《江漢大學學生資助工作檔案實施細則》的通知各學院：為進一步規(guī)范江漢大學學生資助工作檔案建檔及管理，依據(jù)湖北省、武漢市兩級資助管理中心的相關(guān)要求，江漢大學黨委學工部研究制定了《江漢大學資助工作檔案管理實施辦法》及《江漢大學學生資助工作檔案實施細則》，現(xiàn)印發(fā)給各學院，請遵照執(zhí)行。二零一二年四月江漢大學學生資助工作檔案管理實施辦法（征求意見稿）一、總則第一條為規(guī)范本校學生資助工作的檔案管理，特制定本辦法。學生資助工作檔案是指本校（自2007年秋季學期起）在學生資助工作中形成的、反映歷史面貌的、對上級主管部門和社會具有保留價值的各種歷史記錄，包含但不限于文字、圖表、聲像及電子等載體。歸檔的文件材料必須按年度立卷（特殊情況除外），本部門內(nèi)部在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，公文上的各種附件一律不準抽存。結(jié)案后及時交文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、檔案管理機構(gòu)人員及職責我校學生資助工作檔案管理由黨委學工部全面負責，校學生資助管理中心具體實施，各學院學生工作辦公室安排專人主管。校學生資助管理中心職責：全面負責全校學生資助工作檔案的建檔、保存及查閱工作；幫助、指導和檢查各學院進行檔案工作。各學院職責：按照本辦法及實施細則開展學生資助工作的檔案建設工作及檔案的日常管理工作；制定本學院的檔案借閱、保密和保管等制度；貫徹執(zhí)行上級資助中心其他意見。三、歸檔范圍校學生資助管理中心歸檔材料：貧困生資料庫副本；生源地貸款相關(guān)材料；國家勵志獎學金相關(guān)材料；國家助學金相關(guān)材料；政府類獎學金相關(guān)材料；勤工助學相關(guān)材料；綠色通道相關(guān)材料；臨時困難補助相關(guān)材料；資助育人成果相關(guān)材料；本單位年度工作計劃與總結(jié)、大事記、管理制度、重要發(fā)文等相關(guān)材料。學院歸檔材料：貧困生資料庫；國家勵志獎學金相關(guān)材料；國家助學金相關(guān)材料；臨時困難補助相關(guān)材料；資助育人相關(guān)材料；各學院資助工作年度計劃、總結(jié)、管理制度等相關(guān)材料。四、檔案歸檔及索引我校學生資助工作檔案采取院校兩級管理模式，各學院都要建立健全檔案的歸檔、索引及調(diào)閱制度。全校的學生資助工作檔案采用統(tǒng)一的分類方式和編碼格式索引（詳見《細則》）。歸檔時間要求：各級應當按年度進行整理歸檔，在每年4月前完成上一年度的歸檔工作，平時應在各項工作完成后兩周內(nèi)完成歸檔工作。五、附則本辦法由江漢大學黨委學工部附則解釋。本辦法同時印發(fā)《江漢大學學生資助工作檔案實施細則》。本制度自印發(fā)之日起實施。二零一二年四月十八日江漢大學學生資助工作檔案實施細則（征求意見稿）實施原則最大復原原則。可操作性原則。歸檔材料明細所有歸檔材料均采取標準化處理附表一：校級歸檔材料明細表編號項目明細保存年限備注1貧困生庫（副本）家庭經(jīng)濟困難學生匯總表及貧困證明復印件長期按學年度2生源地貸款貸款回執(zhí)、畢業(yè)生還款承諾書、財務對賬單、生源地貸款確認表、生源地貸款收據(jù)發(fā)放表長期按學年度分學院3政府獎學金國家獎學金初審表、獎助學金班級確認表、省市政府獎學金初審表、匯總表、評審報告、公示照片長期按學年度4國家勵志獎學金國家勵志獎學金初審表、獎助學金班級確認表、匯總表、評審報告、公示照片長期5國家助學金國家助學金備案表表、獎助學金班級確認表、匯總表、評審報告、公示照片長期按學年度6勤工助學崗位協(xié)議書、工資匯總表短期7臨時困難補助帶有批復的申請表及申請材料長期按學期8資助育人成果能反映資助育人教育的各種材料，包含但不限于文字、圖片、音像材料長期9綠色通道綠色通道登記審批表、匯總表長期按學年度10總結(jié)及文件年度工作計劃與總結(jié)、大事記、管理制度、重要發(fā)文永久附表二：院級歸檔材料明細表編號項目明細保存年限備注1貧困生庫高等學校學生及家庭情況調(diào)查表、江漢大學家庭經(jīng)濟困難學生認定申請表、家庭經(jīng)濟困難學生認定量化評分表、其他證明長期按學年度（經(jīng)濟證明除外）經(jīng)濟證明按年級2國家勵志獎學金國家勵志獎學金申請表、獎助學金班級確認表、公示照片長期3國家助學金國家助學金申請表、獎助學金班級確認表、公示照片長期按學年度4臨時困難補助申請表、批示結(jié)果（復印件）、匯總表長期按學年度5資助育人成果能反映資助育人教育的各種材料，包含但不限于文字、圖片、音像材料長期6總結(jié)及文件年度計劃、總結(jié)永久三、歸檔規(guī)范歸檔文件采用“年度――項目――保管期限”分類。檔案須按照統(tǒng)一標準裝訂，裝訂順序為：封面——目錄——各級文件——匯總表格——報告——文件——圖片——封底。裝訂后裝盒（袋）。以學院為單位的歸檔材料采用盒裝，檔案盒外表面規(guī)格為310mm*220mm（文書檔案盒，內(nèi)裝A4紙），厚度任選。以班級為單位的歸檔材料采用袋裝，檔案袋外表規(guī)格為330mm*230mm，厚度任選。建立兩級目錄：卷外目錄和卷內(nèi)目錄。卷外目錄是指檔案盒或檔案袋外部目錄，匯總所有歸檔材料。卷內(nèi)目錄是指按檔案盒或檔案袋內(nèi)的文件名稱順序編制頁碼清單。裝盒（袋）：將歸檔文件按卷內(nèi)目錄順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面，盒脊及備考表。備考表是指盒內(nèi)文件情況說明，整理人，檢查人和日期，置于卷內(nèi)文件之上。江漢大學資助中心二〇一二年四月附件一：封面檔案編號：2011年工造專業(yè)現(xiàn)代藝術(shù)學院11級工造專業(yè)一班盒內(nèi)明細1.調(diào)查表2.審核表3.量化表4．其他附件二：目錄歸檔文件目錄檔號：保管期限：序號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1劉丹家庭情況調(diào)查表、申請表2張明明量化表