公司電話費(fèi)管理制度

公司電話費(fèi)管理制度1.背景和目的為了規(guī)范公司的電話費(fèi)用管理，加強(qiáng)對(duì)電話費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、分析和控制，制定本制度，使公司能夠提升電話費(fèi)用管理效率，降低電話費(fèi)用支出，促進(jìn)公司的經(jīng)濟(jì)效益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有員工使用公司提供的電話設(shè)備撥打或接聽任何電話的行為。3.電話費(fèi)報(bào)銷流程3.1.撥打非本地電話或特殊服務(wù)電話須填寫報(bào)銷單，由所在部門審批后提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。3.2.報(bào)銷單必須注明撥打電話的日期、時(shí)間、時(shí)長、費(fèi)用等相關(guān)信息，同時(shí)附有電話發(fā)票原件。3.3.對(duì)于長時(shí)間的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人電話或者技術(shù)支持電話，需提前向所在部門或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請(qǐng)，并經(jīng)過批準(zhǔn)并填寫相關(guān)申請(qǐng)表。4.通話時(shí)間限制4.1.公司電話僅供公務(wù)聯(lián)絡(luò)使用，通話時(shí)間以最短時(shí)間為原則。4.2.所有員工通話時(shí)間不得超過5分鐘，如有特殊情況可由所在部門進(jìn)行申請(qǐng)，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核批準(zhǔn)。4.3.移動(dòng)電話話費(fèi)上限為每人每月500元。語音通話每日上限不超過30分鐘，不得超過本地市話資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。5.短信使用規(guī)定5.1.公司短信僅供公務(wù)使用。5.2.非公務(wù)短信不得發(fā)出和接收。5.3.短信等價(jià)于電話通話，所以每人每月可用短信不得超過100條。6.數(shù)據(jù)管理和歸檔6.1.所有電話、短信費(fèi)用都需要在月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核算，并存檔保存。6.2.歸檔資料由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理，必須備份在另一臺(tái)獨(dú)立計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)設(shè)備上，以防資料丟失。7.責(zé)任追究7.1.若發(fā)現(xiàn)有員工個(gè)人過度或?yàn)E用電話和短信等通信設(shè)施的行為，部門主管有責(zé)任進(jìn)行糾正，防止類似事件再次發(fā)生。7.2.若員工未按照相關(guān)規(guī)定使用公司電話和短信，造成公司經(jīng)濟(jì)損失，公司將依法追究其法律責(zé)任。8.制度的宣傳和培訓(xùn)公司需通過各種途徑宣傳和普及該制度，培訓(xùn)部門管理員工并定期召開內(nèi)部會(huì)議進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告向員工宣講。9.制度的修改公司將在每年年度評(píng)估過后，根據(jù)實(shí)際情況考慮在保留本制度原則下，對(duì)各項(xiàng)細(xì)節(jié)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整或修改