檔案管理公司管理制度

檔案管理公司管理制度一、總則1.1本制度是為規(guī)范檔案管理公司的管理行為，保障檔案的安全性、完整性和可查性，保障業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作而制定的。1.2檔案管理公司應(yīng)當(dāng)遵守中華人民共和國有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)和規(guī)章，遵循檔案管理的基本原則，堅(jiān)持“保證客戶利益，保護(hù)檔案安全”的原則，確保業(yè)務(wù)穩(wěn)定發(fā)展。二、檔案管理公司的組織機(jī)構(gòu)2.1檔案管理公司的組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)明確，包括經(jīng)理室、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部、行政部、檔案管理部、安全保衛(wèi)部等部門。2.2經(jīng)理室為最高決策機(jī)構(gòu)，由公司經(jīng)理、副經(jīng)理和主管人員組成。2.3具體部門的職責(zé)和工作流程由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)公司的需要制定，并報(bào)經(jīng)理室批準(zhǔn)。三、檔案管理公司的職責(zé)和義務(wù)3.1檔案管理公司應(yīng)當(dāng)為委托人提供檔案管理服務(wù)，全面負(fù)責(zé)對(duì)委托人檔案的管理和處理。3.2檔案管理公司應(yīng)當(dāng)按照協(xié)議要求進(jìn)行檔案歸檔、檢索、借閱和銷毀等處理工作，建立健全檔案管理流程。3.3檔案管理公司應(yīng)當(dāng)為委托單位提供檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)支持，加強(qiáng)與委托單位的溝通和協(xié)調(diào)。3.4檔案管理公司應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案安全管理制度，采取必要的措施確保檔案的安全和完整。3.5檔案管理公司應(yīng)當(dāng)對(duì)職工進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)和安全教育，提高職工的檔案管理水平和安全意識(shí)。四、檔案管理公司的業(yè)務(wù)流程4.1委托單位提出委托需求，公司進(jìn)行初步溝通并制定工作方案；4.2簽署檔案管理服務(wù)協(xié)議，明確服務(wù)內(nèi)容、期限和報(bào)酬等；4.3對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、整理、裝訂、編目等處理工作，確保檔案的完整性和便于管理；4.4實(shí)施檔案檢索和借閱服務(wù)，保證委托單位檔案的及時(shí)使用；4.5嚴(yán)格按照合同約定時(shí)間和方式銷毀異動(dòng)檔案，杜絕檔案流失等不良情況發(fā)生；4.6出具服務(wù)報(bào)告，定期向委托單位反饋檔案管理情況，并聽取委托單位的意見和建議。五、檔案管理公司的安全管理制度5.1檔案管理公司應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案安全管理制度，明確檔案管理的責(zé)任和義務(wù)。5.2確立檔案保密制度，嚴(yán)格約束檔案查閱和借閱權(quán)限，定期對(duì)查閱和借閱記錄進(jìn)行核對(duì)和審核。5.3建立檔案備份制度，確保檔案數(shù)據(jù)的備份和安全存儲(chǔ)，防范出現(xiàn)技術(shù)故障或其他意外情況。5.4加強(qiáng)對(duì)職工的管理和培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員和安全技術(shù)人員的考核和培訓(xùn)。5.5采取必要的安全措施，確保檔案安全和秘密性，防止檔案被盜、被損壞或遺失等情況出現(xiàn)。六、檔案管理公司的監(jiān)督和檢查6.1檔案管理公司應(yīng)當(dāng)接受委托單位的監(jiān)督和檢查，及時(shí)向委托單位通報(bào)檔案管理情況和處理進(jìn)度。6.2委托單位有權(quán)向檔案管理公司提出質(zhì)疑和建議，公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以回復(fù)并整改。6.3檔案管理公司應(yīng)當(dāng)自覺接受有關(guān)行政主管部門的監(jiān)督和檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改和報(bào)告。七、附則7.1本制度