無(wú)障礙環(huán)境認(rèn)證文件管理制度

無(wú)障礙環(huán)境認(rèn)證文件管理制度依據(jù)《無(wú)障礙環(huán)境認(rèn)證實(shí)施規(guī)則》編制生效日期文件編號(hào)版本號(hào)日期修訂摘要頁(yè)次版次變更登錄者規(guī)定本公司無(wú)障礙環(huán)境認(rèn)證文件的管制方法，對(duì)本公司無(wú)障礙環(huán)境認(rèn)證中各類文件進(jìn)行控制，確保各部門使用文件的正確性及有效性。凡本公司無(wú)障礙環(huán)境認(rèn)證文件(含外來(lái)文件)的管理均適用。3.1受控文件是受更改控制的文件，這類文件應(yīng)有標(biāo)識(shí)，發(fā)放時(shí)應(yīng)作登記和簽收，原文的正本一旦發(fā)生更改，應(yīng)收回舊文件，發(fā)放新文件，保證各個(gè)應(yīng)用場(chǎng)所使用的是相應(yīng)文件的現(xiàn)行有效版本。4.1行政文控中心負(fù)責(zé)無(wú)障礙環(huán)境認(rèn)證文件的分發(fā)、回收、銷毀與管理以及印章的管理。5文件管理制度內(nèi)容5.1文件的制定5.1.1無(wú)障礙環(huán)境管理組織機(jī)構(gòu)由副總制定。5.1.2無(wú)障礙環(huán)境管理制度由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人制定。5.2文件審核與批準(zhǔn)5.2.1無(wú)障礙環(huán)境管理組織機(jī)構(gòu)由副總制定，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.2無(wú)障礙環(huán)境管理制度由責(zé)任部門主管制定，副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn).5.3文件的修訂5.3.1各部門在按文件執(zhí)行過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)實(shí)際作業(yè)與文件不相符，按實(shí)際需要更改文件時(shí)，填寫一份“文件修改/廢止申請(qǐng)單”,由原文件制定單位更改，更改完成后，經(jīng)相關(guān)部門評(píng)審確認(rèn)和權(quán)限批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可實(shí)施。5.3.1.1若文件更換版本，則由文控填寫新的“文件修改/廢止申請(qǐng)單”,重新分發(fā)新版文件，收回原舊版文件。5.3.1.2若文件頁(yè)次修改，則由文控填寫“文件修改/廢止申請(qǐng)單”,分發(fā)新更改頁(yè)，收回舊更改頁(yè)。5.3.2各相關(guān)部門接到更改后的新文件，即做資料更新，舊版文件由文控收回處理。5.3.3各類文件的修訂記錄須在文件修訂記錄中填寫。5.3.4.文件總版本及頁(yè)修訂次之規(guī)定5.3.4.1文件總版本編號(hào)由大寫英文字母表示，A版為第一版，當(dāng)文件需換版時(shí)，A版變成B版，逐次變更5.3.4.2文件內(nèi)頁(yè)修訂次用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0、1、2……9,當(dāng)修訂次數(shù)達(dá)到第九次或有重大修改時(shí)，需換5.3.4.3環(huán)境管理手冊(cè)內(nèi)頁(yè)的版本與修訂次以A/0表示，A表示內(nèi)頁(yè)版本，0表示頁(yè)的修訂次數(shù)，5.4文件的分發(fā)與回收5.4.1文件完成編寫經(jīng)審批后，由文件制定人填寫“文件發(fā)行和回收記錄表”中的分發(fā)部門及數(shù)量，由副總審批后交控文件”紅色印章，由接收文件部門在“文件分發(fā)/回收記錄表”上簽收。5.4.2文件銷毀統(tǒng)一由行政文控中心收回舊版文件后執(zhí)行，在舊版文件上蓋紅色“作廢”印章或打上大“×”以作回收紙使用。5.4.3對(duì)于有保留價(jià)值的作廢文件，文件管理員在原版文件上注明“作廢文件”字樣分開(kāi)保存。5.5文件的管理5.5.1尚未經(jīng)正式發(fā)行，未蓋有“受控文件”印章的文件，屬未確認(rèn)之文件，不在文件管制范圍內(nèi)。5.5.2所有受控的文件統(tǒng)一由文控復(fù)印發(fā)放，其它使用部門不得復(fù)印，并由文控建立“文件資料目錄”,文件總版本5.5.3現(xiàn)場(chǎng)使用文件如作業(yè)指導(dǎo)書、工作指引須置于作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)，非現(xiàn)場(chǎng)使用之文件，由各使用部門自己管理，與受控文件分開(kāi)保存。5.5.4任何人不可在正式發(fā)放的受控文件上加標(biāo)記或書寫任何文字、符號(hào)。5.5.5一般可公開(kāi)之無(wú)障礙環(huán)境管理文件，部門查詢可向行政文控借閱。需對(duì)外發(fā)出之品質(zhì)文件，如供應(yīng)商查閱索取，經(jīng)副總審核方可發(fā)出。發(fā)給供應(yīng)商的文件由對(duì)應(yīng)的部門負(fù)責(zé)發(fā)放，對(duì)每個(gè)供應(yīng)商建立一個(gè)分發(fā)檔案。5.6.6已核準(zhǔn)發(fā)行之文件，因文件損壞、遺失、涂改、缺頁(yè)或因職務(wù)工作需要增加文件時(shí)，必須填寫一份“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單”補(bǔ)發(fā)，注明原因經(jīng)管理者代表審批之后，行政文控中心才可以發(fā)放文件，并收回原破損文件銷毀。5.7外來(lái)文件管理5.7.1外來(lái)文件的接收審查5.7.1.1外來(lái)文件如環(huán)境法律法規(guī)、污染物排放標(biāo)準(zhǔn)類文件的接收審查由文控中心負(fù)責(zé)接收。5.7.2外來(lái)文件的保存5.7.2.1外來(lái)文件審查后由接收部門交文控中心保5.7.3外來(lái)文件的分發(fā)由接受部門填寫，交文控中心分發(fā)給相關(guān)部門。5.8記錄保存5.8.1文件修訂/廢止申請(qǐng)單、對(duì)外文件分發(fā)申請(qǐng)單、文件補(bǔ)