華為時(shí)間管理培訓(xùn)教材

華為時(shí)間管理培訓(xùn)教材（經(jīng)典）

程時(shí)數(shù)：3.5小時(shí)

授課方式：講演、案例分析、管理游戲、錄象

必備條件：數(shù)字投影儀、便攜

課程簡(jiǎn)介：本課程通過(guò)對(duì)有效時(shí)間管理重要性的講解，通過(guò)對(duì)人

們?nèi)粘９ぷ髦性跁r(shí)間管理上存在的誤區(qū)的分析及時(shí)間管理基本方法、

技巧的講解，幫助學(xué)員進(jìn)行有效的時(shí)間管理、提高工作績(jī)效。

適合對(duì)象：新員工

培訓(xùn)目標(biāo)

學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到：

在今后的工作中減少浪費(fèi)時(shí)間現(xiàn)象學(xué)會(huì)正確的時(shí)間分配并充分

有效地利用時(shí)間

學(xué)會(huì)制定SMART的工作目標(biāo)

掌握制定有效工作計(jì)劃的方法與過(guò)程

課程要點(diǎn)

v時(shí)間管理的概念與誤區(qū)

v時(shí)間管理的基本準(zhǔn)則

...目標(biāo)原則

……20/80原則

……四象限原則

...有序原則

...對(duì)象原則

v時(shí)間管理的方法與技巧

……熟悉自己使用時(shí)間的方式與狀況

做好工作計(jì)劃

縮短別人干擾的時(shí)間

不要拖延

第一次就把情況做好

時(shí)間的推斷應(yīng)有彈性

第一章：時(shí)間管理的概念與誤區(qū)

§1:時(shí)間管理的概念

1.1什么是時(shí)間？

在我們探討“時(shí)間管理”這個(gè)問(wèn)題往常，不妨先來(lái)讀篇文章：

1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如

下：

諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開(kāi)母校了，我沒(méi)有什么禮物送給你

們，只好送你們一句話。

這一句話是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問(wèn)。

往常的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從

今以后，你們能夠依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)

候，努力做一種專門學(xué)問(wèn)。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時(shí)

候，要做學(xué)問(wèn)也來(lái)不及了。

有人說(shuō)：出去做事之后，生活問(wèn)題急需解決，哪有功夫去讀書？

即使要做學(xué)問(wèn)，既沒(méi)有圖書館，是否具有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問(wèn)？

我要對(duì)你們說(shuō)：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也

不肯讀書；凡是要等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯

做研究。你有了決心要研究一個(gè)問(wèn)題，自然會(huì)節(jié)衣縮食去買書，自然

會(huì)想出法子來(lái)設(shè)置儀器。

至于時(shí)間，更不成問(wèn)題。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只

能做1點(diǎn)鐘的工作。你們看他的成績(jī)！每天花1點(diǎn)種看10頁(yè)有用的書,

每年可看3600多頁(yè)書；30年讀11萬(wàn)頁(yè)書。

諸位，11萬(wàn)頁(yè)書能夠使你成為一個(gè)學(xué)者了。但是每天看3種小報(bào)

也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你1點(diǎn)半鐘的光陰。看小報(bào)

呢？還是打麻將呢？還是努力做一個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！

易卜生說(shuō)：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。

學(xué)問(wèn)就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問(wèn)便是毀了你自己。

再會(huì)了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。

看到胡適先生的這一番語(yǔ)重心長(zhǎng)的話語(yǔ)，你有何感受？“時(shí)間就

是效率”、“時(shí)間就是金錢”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸

金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個(gè)人都能夠脫口而出，

但是我們做得畢竟如何呢？我們常常聽(tīng)到一一

“我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！”

“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書！”

“時(shí)間根本不夠用，公司股價(jià)節(jié)節(jié)下降，董事會(huì)與股東像一群蜜

蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭(zhēng)權(quán)奪利，我總是擔(dān)任與事佬的角色；

家人總也見(jiàn)不到我，幾乎把我登報(bào)作廢！”

世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。最成功

與最不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫?/p>

用這所擁有的24小時(shí)。那么時(shí)間畢竟是什么呢？

我們哲學(xué)家這樣說(shuō)：“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性與持續(xù)性，其特

點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。”

要想能夠真正地熟悉時(shí)間同時(shí)管理“時(shí)間”，我們有必要對(duì)時(shí)間

的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識(shí)。首先讓我們先熟悉時(shí)間的四項(xiàng)特殊性：

（1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下

不可能增加、也不可能減少，每天都是24小時(shí)，因此我們無(wú)法開(kāi)源。

（2）無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力與技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)

藏。不論愿不愿意，我們都務(wù)必消費(fèi)時(shí)間，因此我們無(wú)法節(jié)流。

（3）無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，

時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。

（4）無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失,

則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人

都無(wú)力挽回。

小案例：

假如銀行每天早晨向你的帳號(hào)撥款8.64萬(wàn)元。你在這一天能夠

隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒(méi)有任何的規(guī)定。條件只有一

個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢

你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬(wàn)元。請(qǐng)問(wèn)：你如何

用這筆錢？

1.2什么是“時(shí)間管理”？

“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既

定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)特殊性，因此時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)

間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。

請(qǐng)注意：

（1）所謂“時(shí)間的浪費(fèi)”，是指對(duì)目標(biāo)毫無(wú)奉獻(xiàn)的時(shí)間消耗。

（2）所謂‘'自管理者的管理”一一你務(wù)必拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工

作方式與生活習(xí)慣，包含要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡

輕重與權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功

倍。

大凡能夠在事業(yè)上做出卓著成績(jī)的人都是時(shí)間管理的專家，格里

在威格利南方聯(lián)營(yíng)公司當(dāng)了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國(guó)最成功的

超級(jí)市場(chǎng)之一，他獲得了許多值得引證的榮譽(yù)。第一，他的工作歷程

記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個(gè)記錄中包含連年不斷的銷售記

錄與利潤(rùn)記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計(jì)劃、組織、授權(quán)、激

勵(lì)、評(píng)價(jià)與操縱等項(xiàng)目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，

他獻(xiàn)身時(shí)間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚(yáng)。在格里看來(lái)，

正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時(shí)間管理。

在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無(wú)限地?cái)U(kuò)展，面臨競(jìng)爭(zhēng)的壓力、

客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無(wú)所適從呢？

由于時(shí)間所具有的特殊性，時(shí)間在各類資源中又往往容易被我們

忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24

小時(shí)，每小時(shí)由60分鐘構(gòu)成，每分鐘由60秒構(gòu)成，總計(jì)就是8.64萬(wàn)

秒。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們?cè)趺茨軌蛞暥灰?jiàn)？又怎么能夠隨意

處之？這個(gè)問(wèn)題估計(jì)需要我們花點(diǎn)時(shí)間來(lái)考慮。有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過(guò)

一個(gè)活到72歲的美國(guó)人對(duì)時(shí)間是怎么花的：

睡覺(jué)：21年

工作：14年

個(gè)人衛(wèi)生：7年

吃飯：6年

旅行：6年

排隊(duì)：6年

學(xué)習(xí)：4年

開(kāi)會(huì)：3年

打電話：2年

找東西：1年

其它：3年

看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時(shí)間管理”一直是個(gè)重

要的問(wèn)題，但從來(lái)沒(méi)像今天這么重要過(guò)，為什么？原因如下：

*尋求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要

*信息爆炸

*競(jìng)爭(zhēng)的壓力

*你的客戶對(duì)品質(zhì)的要求

看來(lái)我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者與職業(yè)人，減少時(shí)間浪費(fèi)

的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問(wèn)題畢竟在哪里呢？

第二章、時(shí)間管理的誤區(qū)

我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的

技能”。所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各類因素。下列

列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家認(rèn)真閱讀并分析，看看自己是否存

在同樣的問(wèn)題：

誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃

查爾斯?史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向

管理顧問(wèn)李愛(ài)菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：”請(qǐng)告訴我如何能在辦

公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問(wèn)費(fèi)。”李愛(ài)菲因此

遞了一張紙給他，并向他說(shuō)“寫下你明天務(wù)必做的最重要的各項(xiàng)工作,

先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作

為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘

若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手

中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無(wú)法完成全

部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無(wú)法完成它們,

而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為

重要都不清晰。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)

建議對(duì)你生效時(shí)，把它提供給你的部屬使用”。

數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬(wàn)伍仟美元的支票給李愛(ài)菲，并

附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來(lái)之因此能夠躍

升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說(shuō)可能是導(dǎo)因于李愛(ài)菲的那數(shù)句

真言。

盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來(lái)諸多的好處，但我們有的同事從來(lái)

不做或者是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條：

1、因過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思

考；

2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；

3、不熟悉做計(jì)劃的好處；

4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；

5、不知如何做計(jì)劃。

我們作為一個(gè)高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為

一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，

為什么呢？剖析如下：

1、固然有些情況是易行而難料的，但若過(guò)分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有

可能養(yǎng)成一種“做了再說(shuō)”或者“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。

試問(wèn)：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或者滅

火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作,

然后再進(jìn)行搶救？

2、不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；

做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。

3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)常常難

以趨于一致，因此我們務(wù)必定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的

修正，尋找最佳途徑。但假如是處于無(wú)計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜

亂無(wú)章，最終走進(jìn)死胡同。

綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：

1、目標(biāo)不明確

2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣

3、缺乏做事輕重緩急的順序

4、沒(méi)有的時(shí)候間分配的原則

誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)

組織工作不當(dāng)?shù)囊o表達(dá)在下列幾個(gè)方面：

*職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)

*“事必躬親，親力而為”

*溝通不良

*工作時(shí)斷時(shí)續(xù)

首先，學(xué)會(huì)如何同意請(qǐng)托：

關(guān)于我們每一個(gè)人來(lái)說(shuō)，所面臨的請(qǐng)托可能來(lái)自部屬、上司、其

他同級(jí)管理者、或者是組織以外的人士。在很多請(qǐng)托中，有一類是職

務(wù)所系而責(zé)無(wú)旁貸的；另一類盡管也是職務(wù)所系，但請(qǐng)托本身卻是不

合時(shí)宜或者是不合情理的；尚有一類請(qǐng)托則屬無(wú)義務(wù)予履行的請(qǐng)托,

經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請(qǐng)托。

倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛(ài)戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請(qǐng)

托將四面八方地源源涌來(lái)。一旦他辦不妥委托的事項(xiàng)，則不僅他所企

求的愛(ài)戴將化為烏有，而且他將喪失請(qǐng)托者尊敬。“明智地同意請(qǐng)托”

的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請(qǐng)托若

由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對(duì)請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。

第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)同意

他人的請(qǐng)托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。

因此在我們同意請(qǐng)托之前不妨先先問(wèn)問(wèn)自己：這種請(qǐng)托是屬于我

的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？假如同意它，將付出什

么代價(jià)？假如不同意他，則需承擔(dān)什么后果？通過(guò)這一番“成本一一

效益分析”之后，你就能夠決定取舍了。

其次，學(xué)會(huì)利用資源：

關(guān)于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從有關(guān)的部門或者人

員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。比

如你想熟悉本月度部門考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)部門秘書；想熟悉公司

的考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)公司的考勤管理員；等等。

關(guān)于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：

1、擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；

2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；

3、擔(dān)心喪失對(duì)下屬的操縱；

4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；

5、找不到合適的下屬授權(quán)。

事實(shí)上每個(gè)人的精力都是有限的，特別是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán),

將要緊的精力與時(shí)間放在更重要的情況上。

誤區(qū)三：時(shí)間操縱不夠

在前面的“小張的故事”中，小張?jiān)跁r(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是

拖延時(shí)間，以致到頭來(lái)一事無(wú)成。我們提供了一個(gè)拖延商數(shù)的測(cè)驗(yàn)，

請(qǐng)你先做一下自我評(píng)核。

拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)

請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇下列每一個(gè)陳述最切合你的答案：

(1)為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我因此尋找理由與借口。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(2)為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(3)我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或者延緩不愉快的事是困難的工

作。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(4)我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(5)當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(6)我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作通常不予理會(huì)。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(7)試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者者攜回家里，以便

在夜晚或者周末處理它。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

（9）我在過(guò)分疲勞（或者過(guò)分緊張、或者過(guò)分泄氣、或者太受抑

制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一

個(gè)物件。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分，“略表不一

致意”評(píng)2分，“極不一致意”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是

拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。總分在21至30分之間，表示你

有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。總分多于30分，表示你或者許已患上嚴(yán)

重的拖延毛病。

我們通常在時(shí)間操縱容易陷入下面的陷井：

1、習(xí)慣拖延時(shí)間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個(gè)典

型的拖延時(shí)間的人。

2、不擅處理不速之客的打攪。

3、不擅處理無(wú)端電話的打攪。

4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。很多中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì)議

竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他

們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無(wú)功

的浪費(fèi)！

誤區(qū)四：整理整頓不足

辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，由于雜亂是人為的。

“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人

使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無(wú)章，即使給他換一

個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。套用

“帕金森定律”一一“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)

間”，我們也能夠?qū)С觥拔募逊e定律”一一“文件的堆積將被擴(kuò)展,

以便填滿可供堆積的空間。”

當(dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時(shí)間從容不

迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，是否滿文件夾地翻個(gè)底朝天？下

面是一份“文件處置測(cè)驗(yàn)”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。

文件處置測(cè)驗(yàn)

請(qǐng)快速地解答下列十二個(gè)問(wèn)題。如你無(wú)法即刻對(duì)某些題目提供確

切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問(wèn)號(hào)。

1、訂購(gòu)文具后所取得的帳單。

2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你

無(wú)暇閱讀。

3、來(lái)自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。

4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來(lái)的問(wèn)卷。

5、部屬交來(lái)的（或者是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)

告的有關(guān)資料。

6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你務(wù)必先打數(shù)次電話才能回復(fù)。

7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號(hào)碼的E-mailo

8、組織內(nèi)其它平行部門的來(lái)函，要求取得你的部門的市場(chǎng)（或者

其它）調(diào)查報(bào)告。

9、某管理顧問(wèn)公司中寄來(lái)的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本

書也許值得訂購(gòu)，但你無(wú)法確定是否真正值得訂購(gòu)。

10、客戶寄來(lái)的一封投訴信。

11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。

12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。

假如你在以上十二個(gè)問(wèn)題的前面寫上了兩個(gè)或者兩個(gè)以上的

“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)

這樣的一套系統(tǒng)（包含你的紙面文件夾與電腦文件夾）！

誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)

我們經(jīng)常說(shuō)到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之因此能夠

讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最

根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作與生活的責(zé)任感與

認(rèn)真態(tài)度。要緊表現(xiàn)在下列幾個(gè)方面：

*個(gè)人的消極態(tài)度

*做事拖拉，找借口不干工作

*唏噓不已，做白日夢(mèng)

*工作中閑聊

假如我們一直處于遲鈍的時(shí)間感受中，換句話說(shuō)，當(dāng)你覺(jué)得時(shí)間

可有可無(wú)，不愿面對(duì)工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時(shí)掉下大餡

餅”的美夢(mèng)，那就需要好好反省自己了，由于你隨時(shí)在喪失寶貴的機(jī)

會(huì)，隨時(shí)可能被社會(huì)所淘汰！

好了，前面我們談到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，不管往常我們做得

如何，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我

們要記取“過(guò)去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來(lái)”。送給大家一句話:

昨天是一張已被注銷的支票，

明天是一張尚未到期的本票，

今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！

3.1時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則

通過(guò)前面的學(xué)習(xí)，我們對(duì)時(shí)間管理的概念與誤區(qū)已經(jīng)有了一個(gè)基

本的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)在我們一起來(lái)探討時(shí)間管理的基本原則，只有對(duì)原則有

了一個(gè)認(rèn)識(shí)后，才有可能很好地運(yùn)用時(shí)間管理的技巧與方法。

時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則：

1、明確目標(biāo)

2、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作

3、分清工作的輕重緩急

4、合理地分配時(shí)間

5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作

6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律

下面我們就時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則分別進(jìn)行闡述。

2.1原則之一■：明確目標(biāo)

2.1.1目標(biāo)刺激我們奮勇向上

在人生的旅途上，沒(méi)有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往何

處去。美國(guó)的一份統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，一個(gè)人退休后，特別是那些獨(dú)居老

人，假若生活沒(méi)有任何目標(biāo)，每天只是刻板地吃飯與睡覺(jué)，盡管生活

無(wú)憂，但他們后來(lái)的壽命通常不可能超過(guò)七年。

雖說(shuō)目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對(duì)許多人來(lái)說(shuō)，擬定目

標(biāo)實(shí)在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已

透只是氣，還哪來(lái)時(shí)間好好想想自己的將來(lái)。但這正是問(wèn)題的癥結(jié)，

就是由于沒(méi)有目標(biāo)，每天才弄得沒(méi)頭沒(méi)腦、蓬頭垢面，這只是一個(gè)惡

性循環(huán)罷了！

另外有些人沒(méi)有目標(biāo)，則是由于他們不敢同意改變，與其說(shuō)安于

現(xiàn)狀，不如坦白一點(diǎn)，那便是沒(méi)有勇氣面對(duì)新環(huán)境可能帶來(lái)的挫折與

挑戰(zhàn)，這些人最終只會(huì)是一事無(wú)成！

事實(shí)上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒(méi)有淋漓盡致發(fā)揮自己

的潛能。因此，我們一定要做一個(gè)目標(biāo)明確的人，生活才有意義。然

而不幸的是，多數(shù)人對(duì)自己的愿望，僅有一點(diǎn)模糊的概念，而只有少

數(shù)人會(huì)貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年，卻沒(méi)有五年的經(jīng)驗(yàn)，

只能說(shuō)有五年一次的經(jīng)驗(yàn)。

許多年前，某報(bào)做過(guò)300條鯨魚突然死亡的報(bào)道。這些鯨魚在追

逐沙丁魚時(shí)，不知不覺(jué)被困在一個(gè)海灣里，報(bào)道上說(shuō)：“這些小魚把

海上巨人引向死亡。鯨魚由于追逐小利而暴死，為了微不足道的目標(biāo)

而空耗了巨大力量。”

美國(guó)作家福斯迪克說(shuō)得好：“蒸汽或者瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，

才能產(chǎn)生動(dòng)力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。而生

命唯有在用心一意、勤奮不懈時(shí)，才可獲得成長(zhǎng)?！毕旅娌环磷屛覀?/p>

一起看看“賴嘉的故事”。

賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時(shí)，年僅四歲。他的父母只有小學(xué)

五年級(jí)的學(xué)歷，因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時(shí)，他的親友大多不表示支

持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進(jìn)大學(xué)的人。但是一年

之后，他卻由于貪玩導(dǎo)致功課不及格而被迫退學(xué)。在接下來(lái)的6年，

他過(guò)著得過(guò)且過(guò)的生活，毫無(wú)人生目標(biāo)。他大半時(shí)候都在一家低功率

的電臺(tái)擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。

有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會(huì)在巔峰》，從那時(shí)起，

他對(duì)自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。重獲新生的賴

嘉，終于熟悉到目標(biāo)的重要性。的確，目標(biāo)決定我們的將來(lái)。

賴嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，然而他的成績(jī)實(shí)在太差了，以致連遭墨

瑟大學(xué)拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無(wú)意間撞見(jiàn)院

長(zhǎng)韓翠絲，他趁機(jī)向她剖明心志。結(jié)果，院長(zhǎng)承諾了他的請(qǐng)求，準(zhǔn)許

他入學(xué)，但有一個(gè)附加條件：他的平均分?jǐn)?shù)要達(dá)到乙等，否則就要再

度退學(xué)。

賴嘉一改過(guò)去的散漫態(tài)度，以信心堅(jiān)定、目標(biāo)明確、內(nèi)心無(wú)畏的

姿態(tài)，重新踏入校門。他每季平均進(jìn)修多個(gè)學(xué)分。通過(guò)2年零3個(gè)月，

即以優(yōu)異的成績(jī)?nèi)〉昧藢W(xué)位，緊接著再邁向更高的目標(biāo)。

如今，這個(gè)伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美進(jìn)展最

迅速的教會(huì)擔(dān)任牧師，教會(huì)地點(diǎn)就在費(fèi)城特爾市，距他成長(zhǎng)的亞特蘭

大僅數(shù)分鐘車程。

從上面的例子我們能夠看出，有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我

們的潛能。那么我們畢竟如何選擇或者是制定正確的目標(biāo)呢？我們認(rèn)

為在選擇或者制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè)方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)

值觀，二是要熟悉自己目前的狀況。

請(qǐng)記?。撼晒ν耆且环N個(gè)人現(xiàn)象，只有你所完成的情況與你的

價(jià)值觀相符，你才會(huì)覺(jué)得成功。為什么有的人成功之后，又會(huì)感到空

虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯

個(gè)人設(shè)定目標(biāo)能夠說(shuō)是一個(gè)成功的例子。

在1974年，美國(guó)著名證券經(jīng)紀(jì)人鄧尼斯是一個(gè)已干了6年的證

券經(jīng)紀(jì)人，以社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，他是美國(guó)中產(chǎn)階級(jí)分子的典范：他擁有

一個(gè)美滿的婚姻、三個(gè)聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患

了潰瘍。證券經(jīng)紀(jì)商的收入盡管不錯(cuò)，卻與他的性格格格不入。他希

望活得更扎實(shí)，但現(xiàn)在卻無(wú)法支配自己的命運(yùn)，這使他覺(jué)得受挫。

“只有自己與上帝才能支配我的命運(yùn)”驚醒了他。因此，他開(kāi)始

設(shè)立自己的目標(biāo)。他從小就愛(ài)好業(yè)余無(wú)線電，因此他決定創(chuàng)業(yè)，成立

鄧特隆無(wú)線電公司，生產(chǎn)并銷售“火腿”(指業(yè)余無(wú)線電愛(ài)好者)的

設(shè)備。

1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當(dāng)資金，以信用卡借款,

開(kāi)始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無(wú)線電設(shè)備。鄧特隆公司誕生了。他的許

多朋友與親戚都以憂傷與驚慌的眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。

1974年8月24日，鄧特隆無(wú)線電公司成交了第一筆生意。1975

年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。到1975年底，鄧特隆

的營(yíng)業(yè)額超過(guò)了100萬(wàn)元。今天，鄧尼斯已是一家資產(chǎn)數(shù)百萬(wàn)元的工

)的股東與總裁。

2.1.2如何制定目標(biāo)

一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備下列五個(gè)特征才能夠說(shuō)是完整的：

具體的(specific)

可衡量的(measurable)

可達(dá)到的(attainable)

有關(guān)的(relevant)

基于時(shí)間的(time-based)

1、具體的：

有人說(shuō)：“我將來(lái)要做一個(gè)偉大的人”。這就是一個(gè)不具體的目

標(biāo)。目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目

標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞、一篇文章。

有人曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組

人的個(gè)子差不多，先是一起跳過(guò)了1米。他對(duì)第一組說(shuō)：“你們能夠

跳過(guò)1.2米。”他對(duì)第二組說(shuō)：“你們能夠跳得更高。”通過(guò)練習(xí)后,

讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個(gè)人都跳

過(guò)1.2米，而第二組的人由于沒(méi)有具體目標(biāo)，因此他們中大多數(shù)人只

跳過(guò)了1米，少數(shù)人跳過(guò)了1.2米。這就是有與沒(méi)有具體目標(biāo)的差別

所在。

2、可衡量的：

任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有能夠用來(lái)衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目

標(biāo)愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在

心里有個(gè)底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是

鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預(yù)算呢？有了這些明確

的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。

3、可達(dá)到的：

不能達(dá)到的目標(biāo)只能說(shuō)是幻想、白日做夢(mèng)，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又

沒(méi)有挑戰(zhàn)性。多年前在美國(guó)進(jìn)行了一項(xiàng)成就動(dòng)機(jī)的試驗(yàn)。15個(gè)人被邀

請(qǐng)參加一項(xiàng)套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)

繩圈套到木棒上，離木棒的距離能夠自己選擇。

站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣

了；有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，因此很快就泄氣了；但有少數(shù)

人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就

感。實(shí)驗(yàn)者解釋這些人有高度的成就動(dòng)機(jī)，他們通常不斷地設(shè)定具挑

戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。

4、有關(guān)的：

目標(biāo)的制定應(yīng)考慮與自己的生活、工作有一定的有關(guān)性，比如一

個(gè)公司的職員，整天考慮的不是如何才能做好工作，卻一心發(fā)著明星

夢(mèng)，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不

思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會(huì)被公司拋棄、會(huì)被社會(huì)遺

棄。

5、基于時(shí)間的:

任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說(shuō)：“我一

定要拿到律師證書。”目標(biāo)應(yīng)該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成,

還是十年后才完成？

3.2原則之二：有計(jì)?劃、有組織地進(jìn)行工作

所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)

劃，通過(guò)采取適當(dāng)?shù)牟襟E與方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)表達(dá)

在下列五個(gè)方面：

1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。

2、將整理好有各類事務(wù)按流程或者輕重緩急加以排列。

3、按排列順序進(jìn)行處理。

4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。

5、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該

按什么次序進(jìn)行，各什么是能夠同時(shí)進(jìn)行的工作。

那么有人會(huì)問(wèn)：畢竟該如何做計(jì)劃呢？大致的步驟如下：

1、確立目標(biāo)；

2、探尋完成目標(biāo)的各類途徑；

3、選定最佳的完成方式；

4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)；

5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；

6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性與完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。

目標(biāo)如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說(shuō)明；至于如何制訂

并檢查計(jì)劃，我們會(huì)在后面的章節(jié)中全面地闡述。

有了計(jì)劃，就務(wù)必有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請(qǐng)大家

記住：

1、切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃與創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多

好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒(méi)有收獲。

2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。

美國(guó)的成功學(xué)家格林演講時(shí)，經(jīng)常對(duì)觀眾開(kāi)玩笑地說(shuō)，美國(guó)最大

的快遞公司一一聯(lián)邦快遞，事實(shí)上是他發(fā)明的。他不說(shuō)假話，他的確

有過(guò)這個(gè)主意。但是我們相信世界是至少還有一萬(wàn)個(gè)與他一樣的創(chuàng)業(yè)

家，也想到同樣的主意。60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮

合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時(shí)內(nèi)將文件從美國(guó)的一端

送一另外一端的時(shí)間縫隙中。當(dāng)時(shí)格林曾經(jīng)想到，假如有人能夠開(kāi)辦

一個(gè)能夠?qū)⒅匾募?4小時(shí)之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù),該有多好!

這辦法在他腦海中駐留了好幾年……一直到有一個(gè)名叫弗列德?史

密斯的家伙確實(shí)把這主意轉(zhuǎn)換為實(shí)際行動(dòng)。

這個(gè)故事的教訓(xùn)是：成功地將一個(gè)好主意付諸實(shí)踐，比在家空想

出一千個(gè)好主意要有從價(jià)值得多。

3.3原則之三：分清工作的輕重緩急

請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平常喜好用哪種方式？

1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。

2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

3、先做容易的做，然后再做難做的事。

4、先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量

時(shí)間才能做好的事。

5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。

6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。

7、先做通過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。

8、先做別人的事，然后再做自己的事。

9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。

10、先做有趣的事，再做枯燥的事。

11、先做易于完成的整件事或者易于告一段落的事，然后再做難

以完成的整件事或者難以告一段落的事。

12、先做自己所尊敬的人或者與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所

拜托的事，然后再其他人所拜托的事。

13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。

以上的各類行事準(zhǔn)則，從一定程度上說(shuō)大致上都不符合有效的時(shí)

間管理的要求。我們既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實(shí)

現(xiàn)目標(biāo)為根據(jù)的待辦事項(xiàng)中，到底什么應(yīng)該先著手處理，什么能夠拖

后處理，什么甚至不予處理？通常認(rèn)為是按照情況的緊急程度來(lái)推斷。

假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，

則依循上面的推斷規(guī)則。但是在多數(shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊

迫。比如參加管理技能培訓(xùn)、向上級(jí)提出改進(jìn)營(yíng)運(yùn)方式的建議、培養(yǎng)

接班人等等。假如我們按情況的“緩急程度”辦事的話，不但使重要

的情況的履行遙遙無(wú)期，而且經(jīng)常使自己處于危機(jī)或者緊急狀態(tài)之下,

最大的惡果是原本重要不緊急的事必定會(huì)轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事。舉

個(gè)例子來(lái)說(shuō)，所有的主管都承認(rèn)（包含我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報(bào)

告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報(bào)告的時(shí)間尚有一個(gè)

月的話，則通常人大概不可能把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不可

能把它視為“今天務(wù)必做的事”，既然今天能夠不做這件事，那么就

能夠不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地

處理“緊急事件”，結(jié)果不是遲交了報(bào)告，就是草率應(yīng)付了事。通過(guò)一

番掙扎之后，他們可能會(huì)信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報(bào)告

提早準(zhǔn)備好！但是除非能夠完全地改變按“緩急程度”辦事的習(xí)慣，

否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”

嗎？波特的問(wèn)題估計(jì)就在于此。

因此，我們認(rèn)為：處理情況優(yōu)先次序的推斷根據(jù)是情況的“重要

程度”。所謂“重要程度”，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的奉獻(xiàn)大小。提請(qǐng)注意:

盡管有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按情況“緩急程度”辦事的

習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時(shí)，應(yīng)先考慮情況

的“輕重”，再考慮情況的“緩急”一一也就是我們通常使用的“第

二象限組織法”。

我們下列面的時(shí)間管理的方法來(lái)探討“急事”與“要事”的關(guān)

系，請(qǐng)看四象限圖：

第一象限是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工

作、住院開(kāi)刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、推斷力的時(shí)刻，也是能夠

用心耕耘的園志。假如荒廢了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉。但我們

也不能不記得，很多重要的事都是由于一拖再拖或者事前準(zhǔn)備不足，

而變成迫在眉睫。

第二象限是重要但不緊急的事。要緊是與生活品質(zhì)有關(guān)，包含長(zhǎng)

期的規(guī)劃、問(wèn)題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問(wèn)題處理的建

議等等。荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓

力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提

高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措

施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的情況不可能對(duì)我們?cè)斐纱叽倭?/p>

量，因此務(wù)必主支去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。

第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，由于迫切的

呼聲會(huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺(jué)一一實(shí)際上就算重要也是

對(duì)別人而言。電話、會(huì)議、突來(lái)訪客都屬于這一類。我們花很多時(shí)間

在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，事實(shí)上只是是在滿足別人的

期望與標(biāo)準(zhǔn)。

第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，因

此根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來(lái)回

奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分

范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，由于真正有制造意義的休閑活動(dòng)是很有

價(jià)值的。然而向閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、辦

公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的

毀損，剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)事實(shí)上是很空虛的。

現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間

最多？請(qǐng)注意，在劃分第一與每三象限時(shí)要特別小心，急迫的事很容

易被誤認(rèn)為重要的事。事實(shí)上二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完

成某種重要的目標(biāo)，假如答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。

請(qǐng)思考下面的問(wèn)題：

你是否“明白”在哪一方面假如持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活

或者工作會(huì)有積極的意義？

這個(gè)問(wèn)題問(wèn)過(guò)數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：

1、改善人際關(guān)系。

2、改善事先準(zhǔn)備工作。

3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。

4、善待自己。

5、抓住機(jī)會(huì)。

5、充實(shí)自我。

6、增進(jìn)能力。

這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。假如你的答案也屬

于這七項(xiàng)，為什么不身體力行呢？

大家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時(shí)間管理的原則系列之一與之二，現(xiàn)在給大

家做一測(cè)試，看看你在做情況的急迫性上是什么樣的情況。

急迫性指數(shù)測(cè)驗(yàn)

選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或者態(tài)度（A=從不；13=有的時(shí)候

候；C=常常）

1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（）

2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或者緊張，以致無(wú)法作深入的自我反

省。（）

3、我常因周圍的人或者事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或者排

隊(duì)。（）

4、我休息時(shí)會(huì)覺(jué)得不安。（）

5、我大概永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。（）

6、我常為了完成某項(xiàng)情況而拒人于千里之外。（）

7、我只要片刻沒(méi)與辦公室聯(lián)系就覺(jué)得不安。（）

8、我在做一件事經(jīng)常會(huì)想到另一件事。（）

9、我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。（）

10、處理突發(fā)狀況的興奮感，大概比慢工出細(xì)活更讓我覺(jué)得有成

就。（）

11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲與親友共處時(shí)間。（）

12、當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，務(wù)必取消約會(huì)或者中途離開(kāi)，我認(rèn)

為別人應(yīng)該能諒解。（）

13、我覺(jué)得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（）

14、我常邊工作邊吃飯。（）

15、我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的情況。（）

16、一天下來(lái)辦公桌上“已辦”文件假如堆得高高的，我會(huì)很有

成就感。（）

“A”總數(shù)：“B”總數(shù)：“C”總數(shù)：總得分：

（A=0分；B=2分；C=4分）

0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46

分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。

2.4原則之四：合理地安排時(shí)間

首先我們來(lái)看看穆?tīng)柕墓适拢?/p>

案例穆?tīng)栍?939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員

的工作。當(dāng)時(shí)的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個(gè)

月薪1000美元的目標(biāo)。當(dāng)穆?tīng)栔鸩綄?duì)工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿

出客戶資料與銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績(jī)來(lái)自什么客戶。他發(fā)現(xiàn),

80%的業(yè)績(jī)都來(lái)自于20%的客戶中，同時(shí)，不管客戶的購(gòu)買量大小，他

花在每個(gè)客戶身上的時(shí)間都是一樣的。因此，穆?tīng)柕南乱徊骄褪菍⑵?/p>

中購(gòu)買量最小的36個(gè)客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。

結(jié)果如何？第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪1000美元的目標(biāo)，第二年

便輕易地超越了這個(gè)目標(biāo)，而成為美國(guó)西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。

最后還當(dāng)了凱利穆?tīng)栍推峁?Kelly-MoorePaintCompany)的董事

長(zhǎng)。

這個(gè)故事除了告訴我們樹(shù)立正確的目標(biāo)的重要性，還表達(dá)了巴列

特定律(也稱80/20原理)：總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所

形成的

按情況的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重

要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說(shuō)明：

80%的銷售額是源自20%的顧客；

80%的電話是來(lái)自20%的朋友；

80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品；

80%的財(cái)富集中在20%的人手中；……

再舉個(gè)例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫(kù)是位于上端，冷

藏庫(kù)則位于下端。當(dāng)你使用冷凍庫(kù)時(shí)，則往往非下蹲不可。不幸的是

我們使用冷凍庫(kù)的機(jī)率高達(dá)80%,使用冷凍庫(kù)的機(jī)率只有20%,致使我

們?cè)S多家庭婦女在使用電冰箱時(shí)往往因蹲下次數(shù)過(guò)多而感腰酸背疼。

基于此，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計(jì)上做了修改，將冷藏庫(kù)與冷凍

庫(kù)的位置做了對(duì)調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不

難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計(jì)就是利用了80/20原理。

80/20原理對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的

多數(shù)問(wèn)題上，由于就算你花了80%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。

因此，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，由于掌握了這些重要的

少數(shù)問(wèn)題，你只需花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。

掌握重點(diǎn)能夠讓你的工作計(jì)劃不致偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為

危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的兒率就會(huì)增加。我們很容易陷在日?，嵥榈那闆r處理

中；但是有效進(jìn)行時(shí)間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20%的活動(dòng)具有最

高的優(yōu)先級(jí)。

2.5原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作

任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性;

而我們作為社會(huì)或者是團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門

或者人發(fā)生必定的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)

間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。

認(rèn)清并習(xí)慣組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全

世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是假如你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后

才提出你的構(gòu)想，你可能就不可能有太好的運(yùn)氣，可能要等到幾個(gè)月

后，你的構(gòu)想才會(huì)被慎重考慮，甚至可能會(huì)一不小心扔到垃圾桶里去!

同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提早與該部

門人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等

的約定。否則，突如其來(lái)的打攪會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你

拒之門外！

大家想想，我們是不是也在經(jīng)常埋怨外部的打攪（電話、來(lái)訪等）、

突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，

嚴(yán)格要求自己，提早做好計(jì)劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一

份慌亂，多一份從容！

2.6原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律

我們?cè)诔砷L(zhǎng)的過(guò)程中，常被各類紀(jì)律所束縛，“沒(méi)有規(guī)矩、不成

方園”，由于有紀(jì)律，我們才有秩序。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)

紀(jì)律與規(guī)則。

世界著名的音樂(lè)家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而

他從15歲到過(guò)世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至能

夠用代數(shù)程式來(lái)計(jì)算。

歷史學(xué)家梅爾?克朗茲勃呆在辦公室里的每個(gè)早上都寫10封信;

杰出的演說(shuō)學(xué)家喬?查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個(gè)星期

一、二都要打13個(gè)電話，星期三、四則是12個(gè)，星期五則是用來(lái)打

電話給這個(gè)禮拜沒(méi)有聯(lián)絡(luò)上的人。

很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前務(wù)必完成一定

的字?jǐn)?shù)。這個(gè)方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫1000字的習(xí)慣，連續(xù)一

個(gè)月后，寫1000字便易如反掌。接著你能夠增加字?jǐn)?shù)到大概1200字,

過(guò)十幾天后，或者許可再增加幾百字。

因此，我們說(shuō)，制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心要緊表達(dá)在下列三個(gè)

方面：

1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。

2、即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的

目標(biāo)。

3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提早與有關(guān)部門取

得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。

在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下

自己使用時(shí)間的方式與狀況。

3.2.1分析自己使用時(shí)間的方式與狀況

大多數(shù)人不喜歡好好地熟悉自己，躲避現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們的

行為更容易。面對(duì)自己并客觀地制定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的

勇氣。而若你愿意花一個(gè)星期做這種功夫，將毫無(wú)疑問(wèn)地發(fā)現(xiàn)，這是

一種有益的經(jīng)驗(yàn)。

下面的練習(xí)將顯示你以你的時(shí)間與生命真正去做的許多有關(guān)事

項(xiàng)。在本項(xiàng)練習(xí)中列有一個(gè)你在一星期內(nèi)花費(fèi)時(shí)間的清單。這里要強(qiáng)

調(diào)的這不是一個(gè)要你計(jì)算每一分鐘的“時(shí)間難題”練習(xí)，而是要求你

記錄下一星期每隔半小時(shí)的所有活動(dòng)。請(qǐng)記?。簳r(shí)間管理并沒(méi)有什么

高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。

接下來(lái)就請(qǐng)按部就班地完成如何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之

后，你會(huì)考慮到一些問(wèn)題，尋找指引你更適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用你的時(shí)間的答案。

請(qǐng)先看表一與表二：

表一：時(shí)間使用清單表時(shí)間統(tǒng)計(jì)

項(xiàng)目活動(dòng)每星期估計(jì)花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)）每星期實(shí)際花費(fèi)的時(shí)

間（小時(shí)）上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)）占每星期的總時(shí)間的百分比

(%)

一、公務(wù)活動(dòng)17雜務(wù)與家事

1上下班18賣雜物

2開(kāi)會(huì)19其它的逛街活動(dòng)

3打電話20繳款

4閱讀文件、整理通信21看孩子

5幫助下屬22宗教活動(dòng)

6接待賓客23家庭外出

7向上級(jí)匯報(bào)24家庭溝通

8公務(wù)出差25其它家庭活動(dòng)

9拜訪客戶小計(jì)

10其它工作上的活動(dòng)四、休閑活動(dòng)

小計(jì)26聽(tīng)廣播與音樂(lè)

二、個(gè)人活動(dòng)27看電視

11整理儀容28休閑閱讀

12飲食29嗜好

13睡覺(jué)30觀看比賽

小計(jì)31運(yùn)動(dòng)

三、家庭活動(dòng)32休閑旅游

14煮飯33聚會(huì)與社交

15洗熨衣服34其它休閑活動(dòng)

16打掃房屋35其它活動(dòng)

小計(jì)

時(shí)間統(tǒng)計(jì)（小時(shí)）

表二：一星期時(shí)間日志與簡(jiǎn)略分析表時(shí)間周一周二周三周四

周五周六周日活動(dòng)標(biāo)號(hào)時(shí)間小計(jì)

7:001上下班16:0019其它的逛街活動(dòng)

7:302開(kāi)會(huì)16:3020繳款

8:003打電話17:0021看孩子

8:304閱讀文件、整理通信17:3022宗教活動(dòng)

9:005幫助下屬18:0023家庭外出

9:306接待賓客18:3024家庭溝通

10:007向上級(jí)匯報(bào)19:0025其它家庭活動(dòng)

10:308公務(wù)出差19:3026聽(tīng)廣播與音樂(lè)

11:009拜訪客戶20:0027看電視

11:3010其它工作上的活動(dòng)20:3028休閑閱讀

12:0011整理儀容21:0029嗜好

12:3012飲食21:3030觀看比賽

13:0013睡覺(jué)22:0031運(yùn)動(dòng)

13:3014煮飯22:3032休閑旅游

14:0015洗熨衣服23:0033聚會(huì)與社交

14:3016打掃房屋23:3034其它休閑活動(dòng)

15:0017雜務(wù)與家事24:0035其它活動(dòng)

15:3018賣雜物

實(shí)施步驟:

1、熟悉并準(zhǔn)備一份“時(shí)間使用清單表”（如表一）。這份假設(shè)的清單

是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個(gè)孩子，太太也是職

業(yè)婦女，因此效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。

2、在表一中效率先生列出約30項(xiàng)每星期中的要緊活動(dòng)，并分成五或

者六類。希望你按表一的要求類似地列出公務(wù)活動(dòng)、個(gè)人活動(dòng)、家庭活動(dòng)

與休閑及其它活動(dòng)等類30余項(xiàng)，但你的分類與活動(dòng)可能與效率先生很不一

樣。

3、在列出在所有活動(dòng)并予以分類后，將每一活動(dòng)按順序編號(hào)，如表一。

4、準(zhǔn)備一份的“一星期日志與簡(jiǎn)略分析表”（如表二），將表一中的

活動(dòng)對(duì)應(yīng)地列在表二中。

5、在下周一開(kāi)始的時(shí)候，請(qǐng)注意隨時(shí)攜帶你的表二，每半小時(shí)在表二

的適當(dāng)位置記上該活動(dòng)的號(hào)碼。比如效率先生星期一上午7點(diǎn)到7點(diǎn)半穿

衣服去上班，他就把編號(hào)11記在星期一上午7點(diǎn)的空格里。

6、該星期結(jié)束時(shí)，表二的所有空格都應(yīng)該有一個(gè)號(hào)碼。現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)每一

項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)的次數(shù)。比如效率先生在時(shí)間表上第二項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)了15次，即

表示他花了7個(gè)半小時(shí)在工作時(shí)打電話。因此效率先生要在打電話這一欄

的“時(shí)間小計(jì)”中記上7.5。依上述方法填滿表二，直到“時(shí)間小計(jì)”中都

有一個(gè)數(shù)目字（可能是零）。

7、然后把表二中的“時(shí)間小計(jì)”填到表一的“每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間”

上。

8、將“每星期估計(jì)花費(fèi)時(shí)間”減“每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間”的余數(shù)填在

表一的“上兩項(xiàng)時(shí)間的差額”上。假如是負(fù)數(shù)，表示你花費(fèi)在該活動(dòng)上的

時(shí)間多于你的估計(jì)；假如是正數(shù)，則正好相反。

9、為每項(xiàng)活動(dòng)算出“占每星期總時(shí)間的百分比”，公式如下：

百分比（％）=（每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間+168）X100

10、檢查數(shù)目字?！懊啃瞧趯?shí)際花費(fèi)時(shí)間”的總計(jì)應(yīng)該等于168,而“占

每星期總時(shí)間的百分比”的總計(jì)應(yīng)該是100%。若有些微差異，不必?fù)?dān)心。

本項(xiàng)練習(xí)的目的在于顯示你的時(shí)間去處，而不是一項(xiàng)講精確的練習(xí)。

11、再把每一類所有活動(dòng)的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對(duì)

你如何使用時(shí)間有更明顯的印象。效率先生的總結(jié)清單如表三：

表三一星期時(shí)間總結(jié)表時(shí)間統(tǒng)計(jì)

項(xiàng)目活動(dòng)每星期估計(jì)花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)）每星期實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間（小

時(shí)）上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)）占每星期的總時(shí)間的百分比（%）

公務(wù)活動(dòng)小時(shí)4550-529.8%

個(gè)人活動(dòng)小時(shí)4540523.8%

家庭活動(dòng)小時(shí)3246-1427.4%

休閑活動(dòng)小時(shí)4027.512.516.4%

其它活動(dòng)64.51.52.6%

時(shí)間總計(jì)1681680100%

一旦你完成了時(shí)間使用清單，并對(duì)資料完成通曉，下一步就是應(yīng)用這

份信息、，幫助你在未來(lái)把時(shí)間使用得更好。毫無(wú)疑問(wèn)地，你確實(shí)會(huì)有一些

驚訝，可能它們并不全讓你愉快。

現(xiàn)在，請(qǐng)你完成誠(chéng)實(shí)地做到下列練習(xí)。拿出幾張紙、你的時(shí)間使用清

單與你寫下來(lái)的目標(biāo)，全面考慮后，寫出你對(duì)下列問(wèn)題的答案：

1、我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來(lái)有何算途徑可預(yù)防或者減低時(shí)間的浪

費(fèi)？

2、我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰(shuí)的時(shí)間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其

發(fā)生?

3、什么活動(dòng)我現(xiàn)在能夠減少、不予考慮或者交給別人做？

4、別人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來(lái)是否具有方法減少或者排除其發(fā)生?

假如有的話，是什么方法？

5、我做的什么事既重要又緊急？

6、我做的什么事對(duì)我的目標(biāo)很重要？

7、我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？假如沒(méi)有，原因何在？

假如有，是什么事？

這些問(wèn)題的答案應(yīng)能提供許多使你將時(shí)間使用得更理想的構(gòu)想。每6

個(gè)月做一份一星期時(shí)間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時(shí)候就輕

松多了。你明白如何做，就不可能感到吃驚。在努力擬定計(jì)劃與設(shè)定目標(biāo)

之后，你大概會(huì)發(fā)現(xiàn)你的時(shí)間管理技巧有了進(jìn)展。

新的壞習(xí)慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆

爾?約翰生所言：“習(xí)慣的束縛平常是感受不出來(lái)的，等到發(fā)現(xiàn)時(shí)又已經(jīng)

變得難以破除了。”定期使用清單，使你有一個(gè)更好的機(jī)會(huì)打破那些束縛。

第七章、如何制定計(jì)劃］

在我們對(duì)自己時(shí)間使用的方式與狀況有了一個(gè)初步的熟悉后，就能夠根據(jù)

部門/個(gè)人的工作/生活目標(biāo)來(lái)制訂計(jì)劃了。首先，讓我們對(duì)計(jì)劃的基礎(chǔ)概

念有一些認(rèn)識(shí)：

3.2.1計(jì)劃的類型

分類標(biāo)準(zhǔn)類型

按廣度分

戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃

按時(shí)間框架分

短期計(jì)劃、長(zhǎng)期計(jì)劃

按明確性分

具體性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃

應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標(biāo)與尋求組織在環(huán)境中地位的計(jì)劃成為

戰(zhàn)略計(jì)劃；而規(guī)定目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的細(xì)節(jié)的計(jì)劃稱之作業(yè)計(jì)劃。戰(zhàn)略計(jì)劃趨

向于覆蓋較久的時(shí)間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域與不規(guī)定具

體的目標(biāo)；作業(yè)計(jì)劃趨向于覆蓋較短的時(shí)間間隔，如月度計(jì)劃、周計(jì)劃、

日計(jì)劃，要緊偏重于實(shí)現(xiàn)的方法。

短期計(jì)劃與長(zhǎng)期計(jì)劃

短期是指一年以內(nèi)的期間；長(zhǎng)期通常超過(guò)5年以上；而中期界于兩者

之間。

具體計(jì)劃與指導(dǎo)性計(jì)劃

具體的計(jì)劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在容易引起誤解的問(wèn)題；指導(dǎo)

性計(jì)劃只規(guī)定一些通常的方針，指出重點(diǎn)而不限定在特定的行動(dòng)方案上。

比如一個(gè)增加利潤(rùn)的具體計(jì)劃，可能具體規(guī)定在未來(lái)6個(gè)月中，成本要降

低4%,銷售額增加6%；而指導(dǎo)性計(jì)劃也許只提出未來(lái)6個(gè)月使利潤(rùn)增加

5%-10%o顯然，指導(dǎo)性計(jì)劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計(jì)劃則更具有明確性。

剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標(biāo)，實(shí)際上目標(biāo)是計(jì)劃的基礎(chǔ)，確定

了方向，怎么走就清晰多了。

3.2.2注意事項(xiàng)

1、事先的熟悉：

1、所在部門的業(yè)務(wù)定位

2、所在崗位的業(yè)務(wù)定位

3、上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)

4、上級(jí)主管對(duì)你的期望與要求

5、與其它有關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系

2、遵循5W2H原則

Why:為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持

What：任務(wù)的內(nèi)容與達(dá)成的目標(biāo)

When：在什么時(shí)間段進(jìn)行

Where：任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)

Who：什么人員參加此任務(wù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)

Howto：用什么方法進(jìn)行

Howmuch：需要多少成本

3、設(shè)置操縱點(diǎn)(milestone)

1、在目標(biāo)或者任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過(guò)檢查，可與時(shí)發(fā)現(xiàn)

問(wèn)題，對(duì)自己難以解決的，還能夠獲得同事或者領(lǐng)導(dǎo)的支持。比方說(shuō)，我

們計(jì)劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立操縱點(diǎn),

假如不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能

保證任務(wù)最后的如期完成。

2、堅(jiān)持工作周記與工作日記，對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)與

糾正各類偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整與滾動(dòng)。另外，還能夠?qū)η捌诘墓ぷ?/p>

時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。

3.2.3利用計(jì)劃工具

3.2.3.1計(jì)劃管理——WBS

1、定義

WBS(工作任務(wù)分解)是制造出產(chǎn)品所務(wù)必進(jìn)行的全部活動(dòng)的清單，它

是PERT、GANTT分層計(jì)劃與預(yù)算與人員分配的基礎(chǔ)。

2、WBS基本構(gòu)架

階段、步驟、任務(wù)、活動(dòng)

3、衡量標(biāo)準(zhǔn)

v是否全部分解完畢

vWBS分解的所有活動(dòng)是否全部定義了項(xiàng)目的工作

v所分解的活動(dòng)是否可行

V是否包含臨時(shí)的里程碑與監(jiān)控點(diǎn)

VWBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適

v分解后的活動(dòng)在邏輯上是否能形成一個(gè)大的活動(dòng)

V是否集成了所有的關(guān)鍵因素

V邏輯上是否合理、清晰與簡(jiǎn)單

3.2計(jì)劃管理一一PERT

1、定義

PERT(網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù))是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的

最優(yōu)方案，并據(jù)以組織與操縱開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方

法。

具體來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)表達(dá)一項(xiàng)開(kāi)發(fā)計(jì)

劃中各工作(階段、模塊等)的先后順序與相互關(guān)系；然后，通過(guò)計(jì)算找

出計(jì)劃中關(guān)鍵工序與關(guān)鍵路線；第三，通過(guò)不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)

方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行有效的操縱與監(jiān)督，保證

合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。

2、計(jì)劃要素

(1)PERT要緊反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、操縱等。

(2)WBS要緊反映任務(wù)的層次。

建議：

(1)先畫WBS,標(biāo)明milestone(里程碑)時(shí)間及deadtime(截止時(shí)間)

(2)標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系

(3)再畫PERT

2、計(jì)劃要素

步驟一：先畫圖

首先不必注重美觀，要緊弄清晰任務(wù)之間的相互關(guān)系。

步驟二：估計(jì)時(shí)間

v工序時(shí)間=(a+4b+c)/6

(a：最樂(lè)觀時(shí)間；b：期待時(shí)間；c：最悲觀時(shí)間)

v倒推法：通常確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。

v留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)

步驟三：確定關(guān)鍵路徑

1、時(shí)間上的關(guān)鍵路徑

繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，能夠很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，能夠?qū)?/p>

整個(gè)開(kāi)發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線(路線、路徑)，每一條流水線都

能夠算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑TMAX,我們稱之關(guān)鍵

路徑。

2、技術(shù)上的關(guān)鍵路徑

某項(xiàng)任務(wù)使用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間,

則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。

3、關(guān)鍵路徑是能夠變化的

3.2計(jì)劃管