工程資料管理制度

工程資料管理制度1目的1.1為了建立健全集團公司開發(fā)工程工程資料管理，完整、準確、系統(tǒng)地管理好工程資料檔案，充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開發(fā)工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的效勞。1.2工程資料是指整個建設工程從前期、開工、施工、竣工及驗收、備案全過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括在此過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。2工程資料的歸檔范圍2.1對與工程建設有關(guān)的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的資料，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。2.2工程資料的具體歸檔范圍應符合《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》的要求。3工程文件材料的質(zhì)量要求3.1工程資料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備〔不能代簽或打印〕。3.2復印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應符合規(guī)定的質(zhì)量要求。3.3工程資料應為原件，復印件必須注明原件的存放地，經(jīng)辦人并加蓋原件存放單位的公章。3.4工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)標準、標準和規(guī)程。3.5工程資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。4工程施工過程中的資料檢查：工程部資料員在工程施工過程中不定期檢查〔每月必檢一次〕施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗收和平安資料，及時檢查資料是否按國家質(zhì)量/平安驗收標準、地方主管部門相關(guān)文件要求編制，與施工現(xiàn)場是否同步，原材料、試件等是否按標準留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的，列出缺漏清單，催促施工、監(jiān)理單位及時補齊。必須檢查的施工階段：工程開工前；根底、主體等各分部工程驗收前；竣工驗收前二個月。5工程資料的接收：5.1遞件單位提供應工程部的工程資料〔工程技術(shù)文件、來文、圖紙、資料〕由部門資料員統(tǒng)一接收，并應填寫《工程資料接收記錄》和《收文登記表》。5.2工程部或其它部門從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交資料員，并應登記。5.3對接收的工程資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。5.4對接收的工程資料應及時建立工程資料接收總登記臺賬和分類臺賬〔簿式臺帳和電子臺帳〕。5.5對各單位提供的不符合規(guī)定的檔案資料文件，資料室有權(quán)退回歸檔單位，歸檔單位應按資料室的有關(guān)要求進行整改，直至提交符合規(guī)定要求的歸檔資料。5.6凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者，不能進行工程決算、工程款支付，各項工程款的付款必須由資料室對竣工資料簽收合格后支付。5.7工程檔案在工程工程竣工驗收后一個半月內(nèi)由施工單位向建設方提交完整、準確、并經(jīng)各參建方有關(guān)負責人簽章的工程技術(shù)檔案資料。5.8施工方要按合同約定的份數(shù)移交工程竣工資料到公司資料室，在取得資料室資料員接收資料確實認簽字后，才能與公司本錢部、財務部進行結(jié)算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存查。5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關(guān)規(guī)定和標準的，資料室有權(quán)不接收。5.10凡不按歸檔范圍、時間、要求歸檔的，資料室有權(quán)追查。6工程資料的發(fā)放6.1分發(fā)外單位和部門的工程資料〔工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資料〕由部門資料員統(tǒng)一辦理。6.2呈送上級單位的工程資料由工程部〔工程部〕確定發(fā)放單位、部門及份數(shù)。6.3工程局部發(fā)的圖紙資料應編制《圖紙資料分發(fā)清單》，分發(fā)的圖紙資料至少預留一份，連同《圖紙資料分發(fā)清單》原件存檔。6.4為防止工程資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應指定專人領(lǐng)取，并或書面通知部門資料員，剖門資料員填寫《圖紙資料發(fā)放領(lǐng)取登記表》。7設計變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定7.1設計變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門資料員按設計變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時分發(fā)并建立簽收記錄。7.2設計變更、工程聯(lián)系單原件一律及時歸檔保存。8工程資料的保管8.1及時將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。8.2歸檔的資料要完整、系統(tǒng)、準確。8.3資料按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵〞工作，檔案柜必須加鎖。8.5保存的工程資料每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理。9聲像資料管理方法9.1工程施工聲像資料主要是指施工過程管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、影片、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。9.2公司應向城建檔案管理機構(gòu)報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。9.3照片檔案要求技術(shù)要求建設工程聲像檔案歸檔內(nèi)容是指整個工程建設過程，從原貌、施工到竣工驗收等一系列活動中，用照片、錄像等形式現(xiàn)場采集的有保持價值的工程聲像素材以及后期整理成果。錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實、準確、完整，與實際工程相符。應按照工程施工順序進行拍攝，保持畫面之間的有機聯(lián)系。工程工程如果為多個單位工程，各單位工程的名稱必須標示清楚，各單位工程的內(nèi)容應保持完整和連續(xù)。工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品?！?〕照片應當主題明確，畫面清晰完整，色彩復原準確，無污染，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象?！?〕照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片，無需過塑，同時附照片對應的元數(shù)據(jù)光盤和文字說明。照片文字說明包括拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者?！?〕數(shù)碼照片應當使用不低于800萬像素的數(shù)碼相機拍攝，圖像格式為JPEG格式，不能進行壓縮、修改、添加、合成、挖補等編輯處理〔為提高畫面質(zhì)量、增強畫面效果所做的技術(shù)后期處理除外〕。。拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。編制要求分類：同一工程工程內(nèi)按照建設程序、問題等進行分類。排列：按照分類方案，結(jié)合時間和重要程度等進行排列。編號：照片號是固定和反映每張照片在整個工程工程照片中的代碼，同一個工程工程的照片應連續(xù)編號，從“1〞開始按順序編號。入冊：應按照分類、排列順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?，組成照片冊。應使用國家規(guī)定的標準照片冊。說明：分單張照片說明和組合照片說明兩種。(1)單張照片說明的格式：每張照片要對應填寫一張著錄卡片，采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：

照片號〔底片號〕：即照片的編號

參見號：由檔案保管單位填寫

題

名：簡明概括、準確反映照片的根本內(nèi)容

時

間：用8位阿拉伯數(shù)字表示，如20231013

地

點：工程所在地點

攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位(2)每張照片要對應填寫一張著錄卡片，題名的正確書寫：

工程名稱＋〔棟、標段〕十部位〔詳細施工內(nèi)容〕(3)組合照片說明的填寫:一組〔假設干張〕聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片總說明。

組合照片總說明應概括揭示該組照片所反映的主要信息內(nèi)容及其他需要說明的事項?？傉f明中應指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。組合照片一般不宜越冊。(4)照片冊卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。(5)照片冊脊背卷盒封面無須填寫，照片夾脊背的“案卷號〞欄留空?！邦}名〞欄填寫業(yè)主和工程名稱，“年度〞填寫移交時所屬年份，脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。裝具：使用符合GB/T11821-1989/2000標準的6英寸照片檔案冊。

照片說明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊脊背統(tǒng)一用黑白激光打印機打印。9.4視頻檔案要求技術(shù)要求工程錄像檔案資料應當主題明確，主題明確、內(nèi)容真實、連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。專題片一般按整個工程時間順序制作。〔1〕工程錄像檔案資料應當使用專業(yè)級別攝像機，配以適宜穩(wěn)固的腳架，記錄信號為數(shù)字方式，清晰度在2k〔1920×1080像素〕以上?！?〕錄像檔案資料應配有相應的文字說明，反映錄制時間、地點、內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。建設工程聲像檔案素材全部做完后，應填寫聲像檔案卷內(nèi)目錄。錄像資料需剪輯，根據(jù)工程工程等級制作成工程簡介視頻短片或?qū)ｎ}片，視頻短片配解說字幕、背景音樂，專題片還須人工配音。字幕、圖像畫面要同步準確。視頻短片或?qū)ｎ}片輸出格式為高清格式，像素1920×1080，編碼格式為HDH.264MPEG-4AVCVIDEO或HDH264QUICKTIMEVIDEO，總比特率不能低于30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。需提交工程工程簡介的Word文檔，簡明、系統(tǒng)、完整介紹工程工程所在的地理位置〔原址、原貌〕、前期工作、重要工序、主體結(jié)構(gòu)、施工工藝、竣工后外觀、周圍環(huán)境、建筑、設計等特色以及建設、施工、管理活動中的重大事宜。編制要求目錄著錄。采集的視頻素材電子文件格式應采用AVI格式，刻錄成數(shù)據(jù)光盤，在光盤標簽面和光盤盒正面噴打標簽，標簽內(nèi)容包括：公司名稱、工程名稱、編制日期等。卷內(nèi)目錄。視頻素材光盤應根據(jù)錄制內(nèi)容制作卷內(nèi)目錄，將不同時段錄制的內(nèi)容逐段反映到卷內(nèi)目錄中。卷內(nèi)目錄由序號、錄制時間、內(nèi)容、錄制者、備注組成。

附表：工程等級劃分〔房建〕工程

等級拍攝內(nèi)容及數(shù)量歸檔內(nèi)容備注一級拍攝工程全過程。

照片≥90張，錄像素材帶拍攝時間≥120分鐘，并制作工程專題片一部。照片及說明、照片光盤；

錄像素材帶、視頻光盤；

專題片。房建：建筑面積≥10萬㎡

市政：工程造價≥1000萬元二級拍攝工程全過程。

照片數(shù)量≥60張，錄像素材帶拍攝時間≥60分鐘。照片及說明、照片光盤；

錄像素材帶、視頻光盤房建：10萬㎡＞建筑面積≥1萬㎡

市政：1000萬元＞工程造價≥100萬元三級重點拍攝竣工以后的工程現(xiàn)狀，每個單位工程拍攝不少于10張照片。照片及說明、照片光盤房建：建筑面積＜1萬㎡

市政：工程造價＜100萬元10工程資料借閱制度10.1借閱技術(shù)資料，須填寫借閱申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導簽字同意前方可借閱，借閱時要填寫借閱登記表，歸還時部門資料員要對其檢查之前方可歸檔。10.2絕密文書、技術(shù)資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門領(lǐng)導同意，剖門資料員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。10.3外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管領(lǐng)導同意方能借閱。10.4借閱的資料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等，借閱人必須妥善保管，防止喪失和泄密，未經(jīng)同意，不得復印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能將檔案內(nèi)容公開，如遇喪失，要及時寫出喪失報告，在沒有做出處理前停止借閱。10.5借閱時間在一周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)，對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)主管領(lǐng)導批準，但年末要將所借資料交回，進行清點、核對后重新借出。對長期借閱不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，部門資料員要通知借閱部門負責人負責人催還。10.6凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回，否那么不能辦理調(diào)離手續(xù)。11工程資料的歸檔移交11.1工程資料移交前按工程所在地檔案管理機構(gòu)要求分類裝訂成冊。11.2工程前期規(guī)劃審批資料在審批階段完成后交公司檔案室歸檔管理。11.3工程資料在工程竣工驗收備案后，交公司檔案室歸檔管理。12本制度由公司工程部負責解釋。13附表《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》《工程檔案接收記錄》《發(fā)文登記表》《收文登記表》《工程檔案借閱登記表》《工程檔案借閱申請表》《圖紙資料發(fā)放領(lǐng)用登記表》工程檔案接收記錄序號接收文件名稱份數(shù)原〔復印〕件經(jīng)辦人接收日期備注發(fā)文登記本日期發(fā)文標題收文單位發(fā)送日期歸檔卷號備注字號收文登記本日期收文標題發(fā)文單位收