辦公自動(dòng)化-第5次課：word長(zhǎng)文檔排版

計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教學(xué)研究中心授課人：李江華教授第五講：word長(zhǎng)文檔排版功能

Word高級(jí)排版操作

為了幫助用戶提高文檔的編輯效率，創(chuàng)建有特殊效果的文檔，Word提供了一些高級(jí)格式設(shè)置功能來優(yōu)化文檔的格式編排，如可以應(yīng)用模板對(duì)文檔進(jìn)行快速的格式應(yīng)用，可以利用“樣式”任務(wù)窗格創(chuàng)建、查看、選擇、應(yīng)用甚至清除文本中的格式，還可以利用特殊的排版方式設(shè)置文檔效果。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)插入頁(yè)碼

使用模板創(chuàng)建文檔在文本中應(yīng)用樣式修改樣式1頁(yè)碼

頁(yè)碼就是給文檔每頁(yè)所編的號(hào)碼，以便于讀者閱讀和查找。頁(yè)碼一般添加加在頁(yè)眉或頁(yè)腳中，當(dāng)然，也可以添加到其他地方。插入頁(yè)碼設(shè)置頁(yè)碼格式1.1插入頁(yè)碼

要在文檔中插入頁(yè)碼，可以選擇“插入”|“頁(yè)碼”命令，打開“頁(yè)碼”對(duì)話框。1.2設(shè)置頁(yè)碼格式在文檔中，如果需要使用不同于默認(rèn)格式的頁(yè)碼，例如i或a等，就需要對(duì)頁(yè)碼的格式進(jìn)行設(shè)置。要對(duì)頁(yè)碼進(jìn)行格式化設(shè)置，可以在“插入”|“頁(yè)碼”|“格式”對(duì)話框中，單擊“格式”按鈕，打開“頁(yè)碼格式”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。1.3

插入分頁(yè)符和分節(jié)符

使用正常模板編輯一個(gè)文檔時(shí)，Word是將整個(gè)文檔作為一個(gè)大章節(jié)來處理，但在一些特殊情況下，例如要求前后兩頁(yè)、一頁(yè)中兩部分之間有特殊格式時(shí)，操作起來相當(dāng)不便。此時(shí)可在其中插入分頁(yè)符或分節(jié)符。插入分頁(yè)符（掌握）插入分節(jié)符（掌握）1.3.1插入分頁(yè)符分頁(yè)符是用來標(biāo)記一頁(yè)終止并開始下一頁(yè)的點(diǎn)。在Word中，可以很方便地插入分頁(yè)符。插入|分隔符對(duì)話框進(jìn)行。1.3.2插入分節(jié)符如果把一個(gè)較長(zhǎng)的文檔分成幾節(jié)，就可以單獨(dú)設(shè)置每節(jié)的格式和版式，從而使文檔的排版和編輯更加靈活。插入|分隔符對(duì)話框|分節(jié)符類型

2.1使用模板

模板是一種帶有特定格式的擴(kuò)展名為.dot的文檔，它包括特定的字體格式、段落樣式、頁(yè)面設(shè)置、快捷鍵方案、宏等格式。在Word中，任何文檔都是以模板為基礎(chǔ)的，模板決定了文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置。當(dāng)要編輯多篇格式相同的文檔時(shí)，可以使用模板來統(tǒng)一文檔的風(fēng)格，還可以加快工作速度。了解模板使用模板創(chuàng)建文檔創(chuàng)建模板2.1.1了解模板任何Word文檔都是以模板為基礎(chǔ)的，模板決定文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置。在Word中，模板分為共用模板和文檔模板兩種。共用模板：就是Normal模板，其所含設(shè)置能夠適用于所有文檔的模板。例如，進(jìn)入Word時(shí)出現(xiàn)的空白文檔就是基于Normal模板的。文檔模板：就是所含設(shè)置僅適用于以該模板為基礎(chǔ)的文檔的模板。如備忘錄模板就是文檔模板。2.1.2使用模板創(chuàng)建文檔

Word自帶了一些常用的文檔模板，使用這些模板可以幫助用戶快速創(chuàng)建基于某種類型的文檔。要想通過模板創(chuàng)建文檔，選擇“文件”|“新建”命令，打開“新建文檔”任務(wù)窗格，并在“模板”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊“本機(jī)上的模板”鏈接，打開“模板”對(duì)話框。2.1.3創(chuàng)建模板

在文檔處理過程中，當(dāng)需要經(jīng)常用到同樣的文檔結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置時(shí)，就可以根據(jù)這些設(shè)置自定義并創(chuàng)建一個(gè)新的模板來進(jìn)行應(yīng)用。在創(chuàng)建新的模板時(shí)有根據(jù)現(xiàn)有文檔創(chuàng)建和根據(jù)現(xiàn)有模板創(chuàng)建兩種方法。

根據(jù)現(xiàn)有文檔創(chuàng)建模板打開已有文件|另存為|保存類型選擇“文檔類型”|dot根據(jù)現(xiàn)有模板創(chuàng)建模板文件|新建|本機(jī)上模版|選一個(gè)模版打開，另存為|保存類型選擇“文檔類型”|dot2.2使用樣式

所謂“樣式”就是應(yīng)用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改變文檔的外觀。當(dāng)Word提供的內(nèi)置樣式有部分格式定義和需要應(yīng)用的格式組合不相符，還可以修改該樣式，甚至可以重新定義樣式，以創(chuàng)建規(guī)定格式的文檔。

在文本中應(yīng)用樣式修改樣式創(chuàng)建樣式刪除樣式2.2.1在文本中應(yīng)用樣式

在Word中新建文檔都是基于一個(gè)模板，而Word默認(rèn)的模板是Normal模板，該模板中內(nèi)置了多種樣式，用戶可以將其應(yīng)用于文檔的文本中。同樣，用戶也可以打開已經(jīng)設(shè)置好樣式的文檔，將其應(yīng)用于文檔的文本中。格式|樣式和格式：右側(cè)出現(xiàn)樣式任務(wù)窗。輸入文字，用標(biāo)題1、標(biāo)題2…正文等進(jìn)行標(biāo)注。

2.2.2修改樣式

如果某些內(nèi)置樣式無法完全滿足某組格式設(shè)置的要求，則可以在內(nèi)置樣式的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改。這時(shí)可在“樣式”任務(wù)窗格中，單擊樣式選項(xiàng)的下拉列表框旁的箭頭按鈕，在彈出的卡中選擇“修改”命令，并在打開的“修改樣式”對(duì)話框中更改相應(yīng)的選項(xiàng)即可。2.2.3創(chuàng)建樣式

如果現(xiàn)有文檔的內(nèi)置樣式與所需格式設(shè)置相去甚遠(yuǎn)時(shí)，可以創(chuàng)建一個(gè)新樣式將會(huì)更有效率。選擇“格式”|“樣式和格式”命令，在打開的“樣式和格式”任務(wù)窗格中，單擊“新樣式”按鈕，打開“新建樣式”對(duì)話框。

2.2.4刪除樣式

在Word中，對(duì)于不需要使用的樣式，可以將其刪除。

刪除單個(gè)樣式刪除多個(gè)樣式2.3特殊排版方式

一般報(bào)刊雜志都需要?jiǎng)?chuàng)建帶有特殊效果的文檔，這就需要使用一些特殊的排版方式。Word提供了多種特殊的排版方式，例如，首字下沉、中文版式、分欄排版等。

首字下沉分欄排版2.3.1首字下沉

首字下沉是報(bào)刊雜志中較為常用的一種文本修飾方式，使用該方式可以很好地改善文檔的外觀。在Word中，首字下沉共有２種不同的方式，一個(gè)是普通的下沉、另外一個(gè)是懸掛下沉。兩種方式區(qū)別之處就在于：“下沉”方式設(shè)置的下沉字符緊靠其他的文字，而“懸掛”方式設(shè)置的字符可以隨意的移動(dòng)其位置。要設(shè)置首字下沉，可以選擇“格式”｜“首字下沉”命令，將打開“首字下沉”對(duì)話框。2.3.2分欄排版

在閱讀報(bào)刊雜志時(shí)，常常發(fā)現(xiàn)許多頁(yè)面被分成多個(gè)欄目。這些欄目有的是等寬的，有的是不等寬的，從而使得整個(gè)頁(yè)面布局顯示更加錯(cuò)落有致，更易于閱讀。Word具有分欄功能，可以把每一欄都作為一節(jié)對(duì)待，這樣就可以對(duì)每一欄單獨(dú)進(jìn)行格式化和版面設(shè)計(jì)。要給文檔設(shè)置分欄，可以選擇“格式”|“分欄”命令，將打開“分欄”對(duì)話框。2.4插入目錄

目錄的作用就是要列出文檔中各級(jí)標(biāo)題及每個(gè)標(biāo)題所在的頁(yè)碼，編制完目錄后，只需要單擊目錄中某個(gè)頁(yè)碼，就可以跳轉(zhuǎn)到該頁(yè)碼所對(duì)應(yīng)的標(biāo)題。因此目錄可以幫助用戶迅速了解整個(gè)文檔討論的內(nèi)容，并很快查找到自己感興趣的信息。

創(chuàng)建目錄更新目錄和刪除目錄2.4.1創(chuàng)建目錄在Word中，將常用命令以工具按鈕的形式表示出來。通過工具按鈕的操作，可以快速執(zhí)行使用頻率最高的選項(xiàng)卡命令，從而提高工作效率。

創(chuàng)建基于目錄項(xiàng)域的目錄：選中，Alt+Shift+O創(chuàng)建基于樣式的目錄：插入|引用|索引和目錄2.4.2更新目錄和刪除目錄

當(dāng)創(chuàng)建了一個(gè)目錄以后，如果再次對(duì)源文檔進(jìn)行編輯，那么目錄中標(biāo)題和頁(yè)碼都有可能發(fā)生變化，因此必須更新目錄.要更新目錄，可以先選擇整個(gè)目錄，按下Shift+F9快捷鍵，顯示出TOC域。再次按下F9功能鍵，則打開“更新目錄”對(duì)話框。或選中目錄，右擊快捷菜單出現(xiàn)2.4.3插入超鏈接使用Word提供的插入功能可以在文檔中直接插入一個(gè)超鏈接。將鼠標(biāo)指針定位在需要插入超鏈接的位置，選擇“插入”|“超鏈接”命令，打開“插入超鏈接”對(duì)話框。2.4.4取消超鏈接

在插入一個(gè)超鏈接后，可以隨時(shí)將超鏈接轉(zhuǎn)換為普通文本，其方法主要有以下兩種。

右擊該超鏈接，從彈出的快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令。選擇該超鏈接，按Shift+Ctrl+F9組合鍵。2.5安全性設(shè)置

在文檔傳遞的過程中，存在許多安全問題，Word提供了幾種文檔安全保護(hù)措施以提高文檔的安全性和保密性。工具|選項(xiàng)|安全性設(shè)置文檔權(quán)限密碼將Word文檔設(shè)為只讀2.5.1設(shè)置文檔權(quán)限密碼

保護(hù)文檔免受未經(jīng)授權(quán)的查看或更改的最好方法