檔案保管工作

第四章檔案保管工作第一節(jié)檔案保管工作概述所謂的檔案保管工作，指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理與保護(hù)，以便維護(hù)檔案的完整與平安，最大限度延長(zhǎng)檔案壽命的工作。具體內(nèi)容：1.檔案的庫(kù)房管理2.檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)3.保護(hù)檔案的專門(mén)措施一、檔案保管工作的意義檔案保管工作質(zhì)量的上下，對(duì)提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個(gè)檔案工作有機(jī)組成局部之一，它與其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開(kāi)其他環(huán)節(jié)而單獨(dú)存在和孤立進(jìn)行。檔案保管工作不是單純?yōu)楸９芏９?，其最終目的是為了保證黨和國(guó)家各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用。檔案的保管和便于提供利用根本上是一致的?！惨弧硻n案保管工作是開(kāi)展檔案工作的重要根底；〔二〕檔案保管工作是開(kāi)展檔案工作的必要條件；〔三〕檔案保管工作是延長(zhǎng)檔案壽命的必要手段。二、檔案保管工作的任務(wù)為了解決平安留存的要求和檔案可能損壞之間的鋒利矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會(huì)原因或自然原因，或者說(shuō)是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務(wù)，就是了解和檔案損壞規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性工作，采取專門(mén)的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的政治平安。簡(jiǎn)言之，檔案保管工作應(yīng)該做到四不：不散〔不使檔案分散〕、不亂〔不使檔案互相混亂〕、不丟〔檔案不喪失不泄密〕、不壞〔不使檔案遭到損壞〕。

檔案保管工作的具體任務(wù)是：

〔一〕防治檔案的損壞

要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性的具體工作，采取專門(mén)的有的放矢技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。

〔二〕延長(zhǎng)檔案的壽命

檔案保管工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，或者說(shuō)，盡可能延長(zhǎng)檔案被自然損壞的時(shí)間。

〔三〕維護(hù)檔案的平安

維護(hù)檔案的平安，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其平安存在下去；另一方面是指檔案作為一種社會(huì)現(xiàn)象，要在整個(gè)政治斗爭(zhēng)范圍內(nèi)，不致因?yàn)楸９艿牟划?dāng)或條件的低劣使檔案喪失而發(fā)生泄密，造成政治上的不平安。

三、檔案保管工作的原那么和根本要求〔一〕以防為主、防治結(jié)合〔二〕加強(qiáng)重點(diǎn)、兼顧一般〔三〕相互協(xié)調(diào)、密切配合〔四〕立足長(zhǎng)遠(yuǎn)、保證當(dāng)前第二節(jié)與保管工作密切相關(guān)的群體一、檔案形成者與檔案保管工作檔案形成者對(duì)文件制成材料質(zhì)量的關(guān)注程度，對(duì)文件有序排放的關(guān)注程度，都會(huì)影響保管工作的水平。1.使用耐久的紙張、字跡材料；2.管理過(guò)程中減少機(jī)械磨損和污染，防光、防有害氣體等。二、檔案利用者與檔案保管工作1.不能自如使用檢索工具2.涂抹勾畫(huà)3.污染檔案4.任意拆裝、復(fù)印檔案5.隨意撕毀、剪裁檔案三、檔案管理者與檔案保管工作1.進(jìn)一步提高對(duì)檔案保管工作的認(rèn)識(shí)。2.進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)水平。3.運(yùn)用法律手段，切實(shí)負(fù)責(zé)地做好保管工作。4.積極宣傳、傳播檔案保護(hù)的知識(shí)和利用檔案的有關(guān)規(guī)定、要求。第三節(jié)保管工作的技術(shù)與方法一、檔案庫(kù)房〔一〕檔案庫(kù)房的建設(shè)1.遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染、腐蝕、高壓輸電線。2.防止“頂天立地〞。3.交通方便，公共設(shè)施完備。4.與檔案工作人員辦公室、生活間分設(shè)，防盜、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體等。〔二〕檔案庫(kù)房的設(shè)置1.檔案庫(kù)房溫濕度的標(biāo)準(zhǔn)〔見(jiàn)下表〕用房名稱溫度（℃）相對(duì)濕度（%）紙質(zhì)檔案庫(kù)14~2445～60拷貝片庫(kù)14～2440～60母片庫(kù)13～1535～45磁帶庫(kù)14～2440～60聲像庫(kù)20～2550～602.檔案庫(kù)房應(yīng)配備的根本設(shè)備①空氣調(diào)節(jié)裝備；②防火設(shè)備、如自動(dòng)報(bào)警器、滅火器具；③檔案裝具。3.檔案庫(kù)房的防光、防塵、防有害氣體的措施防光的措施有：①庫(kù)房窗子要少，東西方不宜有窗、南北向的窗子應(yīng)小而窄，并加設(shè)遮陽(yáng)措施。②庫(kù)房的窗玻璃應(yīng)采取一定的防紫外線措施。③庫(kù)房照明應(yīng)使用白熾燈。④存放檔案應(yīng)使用檔案裝具，檔案文件不宜長(zhǎng)時(shí)間放在近窗處。防塵、防有害氣體的措施有：①正確選擇檔案庫(kù)房的地址。②注意檔案的密閉保存。③庫(kù)房周圍留有綠化地帶。④庫(kù)房維護(hù)結(jié)構(gòu)外表應(yīng)選擇質(zhì)地堅(jiān)強(qiáng)、光滑、易清潔的財(cái)料。⑤檔案材料入庫(kù)前要做除塵處理、進(jìn)入庫(kù)房的工作人員應(yīng)換工作服和拖鞋。⑥注意庫(kù)房清潔衛(wèi)生工作。4.如何進(jìn)行害蟲(chóng)的預(yù)防？①搞好庫(kù)房?jī)?nèi)外的清潔衛(wèi)生；②對(duì)入庫(kù)前的檔案和檔案庫(kù)房嚴(yán)格消毒；③使用驅(qū)蟲(chóng)劑；④控制溫濕度；⑤定期檢查檔案?！踩硻n案庫(kù)房的類型1.綜合檔案庫(kù)房2.專門(mén)檔案庫(kù)房3.圖書(shū)資料庫(kù)房〔四〕檔案庫(kù)房的編號(hào)1.統(tǒng)一編順序號(hào)2.根據(jù)庫(kù)房位置和特征進(jìn)行編號(hào)二、檔案裝具〔一〕檔案裝具的種類常用的檔案裝具包括檔案櫥、檔案柜、檔案密集架和檔案資料架等；專用檔案裝具包括防磁櫥、底圖柜、會(huì)計(jì)檔案櫥和照片檔案櫥等?！捕硻n案裝具的排放與編號(hào)1.整齊一致2.避光通風(fēng)3.空間利用4.統(tǒng)一編號(hào)三、檔案包裝材料〔一〕卷皮〔二〕卷盒〔三〕包裝紙

第四節(jié)保管工作技能訓(xùn)練一、溫度的控制與調(diào)節(jié)二、防光、防塵、防微生物等技能三、檔案庫(kù)房的日常管理1.檔案柜架編制順序號(hào)2.繪制檔案存放平面圖3.設(shè)置“代卷卡〞4.入庫(kù)前消毒5.分清交接責(zé)任6.保持衛(wèi)生7.控制水電四、建立健全平安檢查和保密制度〔一〕平安檢查制度要建立健全定期和不定期檢查制度，內(nèi)容有：1.檔案有無(wú)缺少和霉變蟲(chóng)蛀等情況；2.有無(wú)失密、泄密的漏洞和水火災(zāi)的潛在因素；3.有無(wú)超期不歸還的的出借檔案?！捕潮Ｃ苤贫葯n案庫(kù)房一定要有嚴(yán)密的管理制度。庫(kù)房管理人員首先應(yīng)做好防盜工作，必須堵塞一切可能失竊的漏洞。還必須杜絕一切失密的可能性。五、存放秩序確實(shí)定和保持〔一〕檔案的存放與全宗排列1.檔案館檔案的存放應(yīng)以全宗為單位進(jìn)行，力求一個(gè)全宗的檔案集中存放在一起；一個(gè)全宗內(nèi)的特殊載體的檔案，如照片、錄音、錄像等可以分別存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)。2.機(jī)關(guān)檔案是一般只保存本單位檔案全宗，其存放方法可以按檔案門(mén)類、保管期限，結(jié)合檔案產(chǎn)生的時(shí)間，分庫(kù)分櫥具存放。3.全宗排列，根本上依照進(jìn)館檔案的先后順序，按全宗群排列。4.檔案有平放與豎放兩種。〔二〕檔案存放位置的索引1.標(biāo)明檔案的存放位置?！睵86表1〕2.標(biāo)明檔案庫(kù)房保存檔案的情況?！睵86表2〕〔三〕檔案的檢查1.檔案的實(shí)有數(shù)量和登記數(shù)量是否一致；2.遺失、損壞文件的數(shù)量；3.檔案防護(hù)措施和庫(kù)房設(shè)備的平安情況；4.案卷歸入的全宗、類別及排放順序是否正確；5.案卷的收進(jìn)、移出是否登記和有無(wú)影響檔案平安的因素。第五節(jié)全宗卷全宗卷是檔案室在管理某一全宗過(guò)程中形成的、能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門(mén)案卷，即“檔案的檔案〞。一、全宗卷的作用〔一〕有助于全宗的連續(xù)管理；〔二〕有助于檔案管理人員熟悉檔案情況，進(jìn)一步提高工作效率；〔三〕有助于綜合利用檔案材料；〔四〕便于澄清事實(shí)，明確責(zé)任。二、全宗卷的內(nèi)容1.檔案收集工作中材料，包括檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收、征集記錄、檔案來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等。2.檔案整理工作中的材料，包括整理工作方案，分類方案、案卷目錄說(shuō)明、整理工作小結(jié)等。3.檔案鑒定工作中材料，包括鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案清冊(cè)等。4.檔案保管工作中的材料，包括檔案檢查記錄、報(bào)告、重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。5.檔案統(tǒng)計(jì)工作中的文件材料，包括檔