工作分析方法-觀察法

5.1觀察分析法5.1.1觀察分析法概述1.觀察分析法的含義觀察分析法就是工作分析人員在工作現(xiàn)場.下，運用感覺器官或在其他工具(如視聽器材:錄像機、照相機、錄音機等)的協(xié)助下，針對某些特定的作業(yè)活動，通過觀察將有關工作的內(nèi)容、方法、程序、設備、工作環(huán)境等信息記錄下來，并在此根底上歸納分析有關的工作因素，到達分析目的的一種方法。2.觀察分析法的種類在實際情景中觀察時，可以根據(jù)觀察者所處的情景特點分為自然觀察和控制觀察兩種。自然觀察是在完全自然的情景下，工作分析人員對任職者工作的觀察。一般被觀察者并不知道自己正處于被觀察之中。如搬運工的職位，他的T作根本上是以一天為一個周期，職位分析人員可以一整天跟隨著搬運工進行直接工作觀察?？刂朴^察是在限定條件下所進行的觀察。例如，為了進行時間一動作分析，觀察者需要系統(tǒng)地觀察工作的操作模式。再如機場的平安檢查工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發(fā)事件需要處理，如盤問可疑人員、緊急事務處理等，職位分析人員可通過觀察機場安檢人員處理突發(fā)事件的演習過程，來收集該項工作的信息。根據(jù)觀察者和被觀察者之間的關系，還可以把觀察方法分為參與觀察和非參與觀察兩種。參與觀察是指觀察者直接參與被觀察者的活動，并在共同活動中進行觀察的方法。而觀察者不參與被觀察者的活動，以旁觀者的身份進行觀察的方法稱為非參與觀察。觀察法一般適用于工作周期很短、工作任務單一、重復性強、易于觀察的生產(chǎn)性工作職位。對于某些工作周期較長的工作，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進行觀察。如籌辦大型會議的工作人員，該職位的工作從會議的立項開始到會議閉幕，往往歷時較長，為了能夠觀察到任職者的各項工作任務，必須分階段進行觀察，職位分析人員應隨時進行記錄，必要時可以使用錄影設備，以便確保收集到的信息充分、可靠。5.1.2觀察分析法的設計與運用1.觀察法的使用條件(1)所分析的職位工作任務應相對穩(wěn)定，在一定時期內(nèi)，工作職責、工作內(nèi)容、工作程序、工作環(huán)境不會發(fā)生明顯變化。(2)一般來說，觀察分析法適用于外顯特征較明顯、工作標準化程度高、周期較短的崗位工作，如生產(chǎn)線上工人的工作、會計員的工作等。不適合心理素質的分析及工作循環(huán)周期很長的、腦力勞動的工作。(3)工作分析人員要有豐富的實際操作經(jīng)驗，善于從表象中發(fā)現(xiàn)和提煉工作的特征。2.觀察提綱的設計運用觀察分析法，最根本的是要準備一份觀察提綱。有了觀察提綱，才可以做到有的放矢。在設計觀察提綱時，應從工作分析的目的出發(fā)，從工作過程的各個角度提示工作分析人員如何觀察，應觀察哪些方面，觀察的重點在哪兒。只有這樣，收集的信息才會更全面、更準確。如表5-7所示。5.1.3觀察分析法的根本程序一般說來進行職位分析觀察主要包括五個操作階段，如圖5-4所示。圖5-4觀察法的實施流程1.確定觀察目標針對不同的目的，將會有不同的觀察對象、觀察視角和內(nèi)容，因此必須首先明確觀察的根本目標。一般來說觀察的對象主要有個體、部門和組織三個層面。應根據(jù)目標職位的影響范圍來確定觀察的層面，假設目標職位涉及整個組織的運行，那么將其置于組織層面，以此類推。2.掌握現(xiàn)有信息(1)檢查現(xiàn)有的文件資料，形成職位的總體概念，包括工作的目標、工作主要職責、工作流程、工作關系等。(2)選擇一個管理人員或有經(jīng)驗的員工進行面談，以便了解工作的整體情況。(3)準備一個初步的觀察任務清單，作為觀察的框架。(4)對現(xiàn)有資料和數(shù)據(jù)不清楚的工程作出重點的標注。3.觀察方案的制訂由于所觀察的工作應具有代表性，所以觀察前應確定觀察方案工作，方案工作中應含有觀察對象、觀察提綱、觀察內(nèi)容、觀察時刻、觀察位置等。1)確定觀察對象從目標職位任職者中選擇適宜的觀察對象，一般選擇3-5位典型的任職者作為觀察對象，或者是選取工作表現(xiàn)和績效典型的任職者作為觀察對象。同時對于選定的對象，如果觀察時不可防止地會被被觀察者發(fā)現(xiàn)，那么進行相關培訓將是十分必要的。通過培訓，應向他們說明職位分析的目的、操作流程及最終的影響等，消除其戒備心理。2)設計觀察提綱明確觀察的具體內(nèi)容，開發(fā)便于記錄、分析信息的結構化表格，記錄的問題應結構簡單，并反映工作有關內(nèi)容，防止機械記錄。3)確定觀察時間地點為了不影響組織日常運營，觀察時間、地點應事先確定。觀察的時間、地點應為該職位的典型、常規(guī)的工作時間、地點。在選擇時間和地點時，應考慮觀察法的經(jīng)濟性。同時在收集完整信息的前提下，盡量減少時間跨度和空間的轉移。同時，觀察的時間、地點盡可能全面、完整。對于周期性工作崗位，觀察的時間最好覆蓋某一典型的工作周期。4)設備工具確實定在觀察過程中，應采用一些輔助的手段幫助觀察員進行記錄，常用的設備包括錄音機、攝像機等。但是大量設備的運用會給任職者造成t作壓力，從而不知不覺中改變自己慣常的行為方式，造成信息誤差。因此，各種記錄設備應放置于較為隱蔽、任職者無法看到的位置。另外其他計時、度量的工具應根據(jù)實際觀察的需要予以配備。4.觀察實施1〕觀察分析人員的選拔與培訓觀察分析人員的選拔和培訓是整個觀察法操作過程中最重要的環(huán)節(jié)，培訓質量的上下將直接影響職位分析的成敗。一般來說，選拔的觀察人員需要具備公正客觀的態(tài)度、較強的語言和文字表達能力以及對行為理解把握的能力。對于某些特殊的工作，還需要有較強的體力等。對觀察人員進行培訓的主要日的是增強觀察過程的可信度，使信息收集更加準確o因此，培訓的內(nèi)容應包括職位分析的目的和特點、研究設計的解釋說明、觀察法的操作方法及要點，以及如何較少或防止觀察過程中的誤差和錯誤。2)觀察過程觀察記錄質量的好壞更是直接影響工作分析的結果，因此在觀察記錄的過程中，工作分析人員一定要嚴格遵守觀察記錄的流程要求，完成對目標職位每個環(huán)節(jié)的記錄工作。觀察過程中要注意以下事項。(1)盡量不要影響員工的工作。這是最根本的原那么。如果不能保證觀察者的隱秘性，可以用適當?shù)姆绞浇榻B給員工，使影響減到最小。(2)工作分析人員應與工作者保持一定距離，應選擇便于觀察且不影響工作的位置。(3)觀察后的溝通是十分必要的，工作分析人員可以在工作間歇(如喝水、簡短休息)時，與工作者就觀察過程中的某些疑問進行探討。(4)與任職者建立良好的相互信任關系是觀察工作能否順利開展的根底。為了保證任職者積極主動地配合觀察工作，工作分析人員應承諾尊重隱私權并保證信息的匿名性。5.數(shù)據(jù)的整理與分析(1)觀察結束后應對收集的信息數(shù)據(jù)進行歸類整理，檢查最初的任務和問題清單，確保每一項均己被觀察到和得到確認。(2)對于結構化的觀察結果，進行編碼，錄入計算機，進行數(shù)據(jù)分析;對于非結構化調查，那么應按照一定的邏輯順序進行整理排列，形成一份描述性的報告。(3)進行信息的合并，把收集到的各種工作信息合并為一個綜合的工作描述，可以加上個人意見。(4)把工作描述分發(fā)給工作承當者及其主管，并附上反應意見表。(5)根據(jù)反應意見表，進一步分析觀察數(shù)據(jù)，補充遺漏、明確模糊的地方，形成完整的工作描述。5.1.4觀察分析法的特點1.優(yōu)點(1)觀察法收集到的信息多為第一手資料，根本上排除了主觀因素的影響，比擬客觀和準確。(2)收集信息非常廣泛，在觀察過程中，除了能有效了解工作內(nèi)容、工作特征外，還能發(fā)現(xiàn)工作中的正式行為和非正式行為、工作人員的工作態(tài)度及影響高績效的因素等，從而提供工作外在特征方面最有深度的信息，為獲得工作情景資料提供有效的途徑。(3)觀察法在收集信息目的性方面有較大的靈活性，可以根據(jù)職位分析的實際需要，有選擇地收集各種不同的信息。2.缺點(1)適用范圍較窄，對于需要運用分析能力和帶有創(chuàng)造性的智力工作，以及需處理緊急情況的工作不適用。(2)觀察法的工作