工作分析方法-觀察法

5.1觀察分析法5.1.1觀察分析法概述1.觀察分析法的含義觀察分析法就是工作分析人員在工作現(xiàn)場(chǎng).下，運(yùn)用感覺器官或在其他工具(如視聽器材:錄像機(jī)、照相機(jī)、錄音機(jī)等)的協(xié)助下，針對(duì)某些特定的作業(yè)活動(dòng)，通過觀察將有關(guān)工作的內(nèi)容、方法、程序、設(shè)備、工作環(huán)境等信息記錄下來，并在此根底上歸納分析有關(guān)的工作因素，到達(dá)分析目的的一種方法。2.觀察分析法的種類在實(shí)際情景中觀察時(shí)，可以根據(jù)觀察者所處的情景特點(diǎn)分為自然觀察和控制觀察兩種。自然觀察是在完全自然的情景下，工作分析人員對(duì)任職者工作的觀察。一般被觀察者并不知道自己正處于被觀察之中。如搬運(yùn)工的職位，他的T作根本上是以一天為一個(gè)周期，職位分析人員可以一整天跟隨著搬運(yùn)工進(jìn)行直接工作觀察?？刂朴^察是在限定條件下所進(jìn)行的觀察。例如，為了進(jìn)行時(shí)間一動(dòng)作分析，觀察者需要系統(tǒng)地觀察工作的操作模式。再如機(jī)場(chǎng)的平安檢查工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發(fā)事件需要處理，如盤問可疑人員、緊急事務(wù)處理等，職位分析人員可通過觀察機(jī)場(chǎng)安檢人員處理突發(fā)事件的演習(xí)過程，來收集該項(xiàng)工作的信息。根據(jù)觀察者和被觀察者之間的關(guān)系，還可以把觀察方法分為參與觀察和非參與觀察兩種。參與觀察是指觀察者直接參與被觀察者的活動(dòng)，并在共同活動(dòng)中進(jìn)行觀察的方法。而觀察者不參與被觀察者的活動(dòng)，以旁觀者的身份進(jìn)行觀察的方法稱為非參與觀察。觀察法一般適用于工作周期很短、工作任務(wù)單一、重復(fù)性強(qiáng)、易于觀察的生產(chǎn)性工作職位。對(duì)于某些工作周期較長(zhǎng)的工作，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進(jìn)行觀察。如籌辦大型會(huì)議的工作人員，該職位的工作從會(huì)議的立項(xiàng)開始到會(huì)議閉幕，往往歷時(shí)較長(zhǎng)，為了能夠觀察到任職者的各項(xiàng)工作任務(wù)，必須分階段進(jìn)行觀察，職位分析人員應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行記錄，必要時(shí)可以使用錄影設(shè)備，以便確保收集到的信息充分、可靠。5.1.2觀察分析法的設(shè)計(jì)與運(yùn)用1.觀察法的使用條件(1)所分析的職位工作任務(wù)應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，在一定時(shí)期內(nèi)，工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作程序、工作環(huán)境不會(huì)發(fā)生明顯變化。(2)一般來說，觀察分析法適用于外顯特征較明顯、工作標(biāo)準(zhǔn)化程度高、周期較短的崗位工作，如生產(chǎn)線上工人的工作、會(huì)計(jì)員的工作等。不適合心理素質(zhì)的分析及工作循環(huán)周期很長(zhǎng)的、腦力勞動(dòng)的工作。(3)工作分析人員要有豐富的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，善于從表象中發(fā)現(xiàn)和提煉工作的特征。2.觀察提綱的設(shè)計(jì)運(yùn)用觀察分析法，最根本的是要準(zhǔn)備一份觀察提綱。有了觀察提綱，才可以做到有的放矢。在設(shè)計(jì)觀察提綱時(shí)，應(yīng)從工作分析的目的出發(fā)，從工作過程的各個(gè)角度提示工作分析人員如何觀察，應(yīng)觀察哪些方面，觀察的重點(diǎn)在哪兒。只有這樣，收集的信息才會(huì)更全面、更準(zhǔn)確。如表5-7所示。5.1.3觀察分析法的根本程序一般說來進(jìn)行職位分析觀察主要包括五個(gè)操作階段，如圖5-4所示。圖5-4觀察法的實(shí)施流程1.確定觀察目標(biāo)針對(duì)不同的目的，將會(huì)有不同的觀察對(duì)象、觀察視角和內(nèi)容，因此必須首先明確觀察的根本目標(biāo)。一般來說觀察的對(duì)象主要有個(gè)體、部門和組織三個(gè)層面。應(yīng)根據(jù)目標(biāo)職位的影響范圍來確定觀察的層面，假設(shè)目標(biāo)職位涉及整個(gè)組織的運(yùn)行，那么將其置于組織層面，以此類推。2.掌握現(xiàn)有信息(1)檢查現(xiàn)有的文件資料，形成職位的總體概念，包括工作的目標(biāo)、工作主要職責(zé)、工作流程、工作關(guān)系等。(2)選擇一個(gè)管理人員或有經(jīng)驗(yàn)的員工進(jìn)行面談，以便了解工作的整體情況。(3)準(zhǔn)備一個(gè)初步的觀察任務(wù)清單，作為觀察的框架。(4)對(duì)現(xiàn)有資料和數(shù)據(jù)不清楚的工程作出重點(diǎn)的標(biāo)注。3.觀察方案的制訂由于所觀察的工作應(yīng)具有代表性，所以觀察前應(yīng)確定觀察方案工作，方案工作中應(yīng)含有觀察對(duì)象、觀察提綱、觀察內(nèi)容、觀察時(shí)刻、觀察位置等。1)確定觀察對(duì)象從目標(biāo)職位任職者中選擇適宜的觀察對(duì)象，一般選擇3-5位典型的任職者作為觀察對(duì)象，或者是選取工作表現(xiàn)和績(jī)效典型的任職者作為觀察對(duì)象。同時(shí)對(duì)于選定的對(duì)象，如果觀察時(shí)不可防止地會(huì)被被觀察者發(fā)現(xiàn)，那么進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)將是十分必要的。通過培訓(xùn)，應(yīng)向他們說明職位分析的目的、操作流程及最終的影響等，消除其戒備心理。2)設(shè)計(jì)觀察提綱明確觀察的具體內(nèi)容，開發(fā)便于記錄、分析信息的結(jié)構(gòu)化表格，記錄的問題應(yīng)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，并反映工作有關(guān)內(nèi)容，防止機(jī)械記錄。3)確定觀察時(shí)間地點(diǎn)為了不影響組織日常運(yùn)營(yíng)，觀察時(shí)間、地點(diǎn)應(yīng)事先確定。觀察的時(shí)間、地點(diǎn)應(yīng)為該職位的典型、常規(guī)的工作時(shí)間、地點(diǎn)。在選擇時(shí)間和地點(diǎn)時(shí)，應(yīng)考慮觀察法的經(jīng)濟(jì)性。同時(shí)在收集完整信息的前提下，盡量減少時(shí)間跨度和空間的轉(zhuǎn)移。同時(shí)，觀察的時(shí)間、地點(diǎn)盡可能全面、完整。對(duì)于周期性工作崗位，觀察的時(shí)間最好覆蓋某一典型的工作周期。4)設(shè)備工具確實(shí)定在觀察過程中，應(yīng)采用一些輔助的手段幫助觀察員進(jìn)行記錄，常用的設(shè)備包括錄音機(jī)、攝像機(jī)等。但是大量設(shè)備的運(yùn)用會(huì)給任職者造成t作壓力，從而不知不覺中改變自己慣常的行為方式，造成信息誤差。因此，各種記錄設(shè)備應(yīng)放置于較為隱蔽、任職者無法看到的位置。另外其他計(jì)時(shí)、度量的工具應(yīng)根據(jù)實(shí)際觀察的需要予以配備。4.觀察實(shí)施1〕觀察分析人員的選拔與培訓(xùn)觀察分析人員的選拔和培訓(xùn)是整個(gè)觀察法操作過程中最重要的環(huán)節(jié)，培訓(xùn)質(zhì)量的上下將直接影響職位分析的成敗。一般來說，選拔的觀察人員需要具備公正客觀的態(tài)度、較強(qiáng)的語言和文字表達(dá)能力以及對(duì)行為理解把握的能力。對(duì)于某些特殊的工作，還需要有較強(qiáng)的體力等。對(duì)觀察人員進(jìn)行培訓(xùn)的主要日的是增強(qiáng)觀察過程的可信度，使信息收集更加準(zhǔn)確o因此，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括職位分析的目的和特點(diǎn)、研究設(shè)計(jì)的解釋說明、觀察法的操作方法及要點(diǎn)，以及如何較少或防止觀察過程中的誤差和錯(cuò)誤。2)觀察過程觀察記錄質(zhì)量的好壞更是直接影響工作分析的結(jié)果，因此在觀察記錄的過程中，工作分析人員一定要嚴(yán)格遵守觀察記錄的流程要求，完成對(duì)目標(biāo)職位每個(gè)環(huán)節(jié)的記錄工作。觀察過程中要注意以下事項(xiàng)。(1)盡量不要影響員工的工作。這是最根本的原那么。如果不能保證觀察者的隱秘性，可以用適當(dāng)?shù)姆绞浇榻B給員工，使影響減到最小。(2)工作分析人員應(yīng)與工作者保持一定距離，應(yīng)選擇便于觀察且不影響工作的位置。(3)觀察后的溝通是十分必要的，工作分析人員可以在工作間歇(如喝水、簡(jiǎn)短休息)時(shí)，與工作者就觀察過程中的某些疑問進(jìn)行探討。(4)與任職者建立良好的相互信任關(guān)系是觀察工作能否順利開展的根底。為了保證任職者積極主動(dòng)地配合觀察工作，工作分析人員應(yīng)承諾尊重隱私權(quán)并保證信息的匿名性。5.數(shù)據(jù)的整理與分析(1)觀察結(jié)束后應(yīng)對(duì)收集的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類整理，檢查最初的任務(wù)和問題清單，確保每一項(xiàng)均己被觀察到和得到確認(rèn)。(2)對(duì)于結(jié)構(gòu)化的觀察結(jié)果，進(jìn)行編碼，錄入計(jì)算機(jī)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析;對(duì)于非結(jié)構(gòu)化調(diào)查，那么應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行整理排列，形成一份描述性的報(bào)告。(3)進(jìn)行信息的合并，把收集到的各種工作信息合并為一個(gè)綜合的工作描述，可以加上個(gè)人意見。(4)把工作描述分發(fā)給工作承當(dāng)者及其主管，并附上反應(yīng)意見表。(5)根據(jù)反應(yīng)意見表，進(jìn)一步分析觀察數(shù)據(jù)，補(bǔ)充遺漏、明確模糊的地方，形成完整的工作描述。5.1.4觀察分析法的特點(diǎn)1.優(yōu)點(diǎn)(1)觀察法收集到的信息多為第一手資料，根本上排除了主觀因素的影響，比擬客觀和準(zhǔn)確。(2)收集信息非常廣泛，在觀察過程中，除了能有效了解工作內(nèi)容、工作特征外，還能發(fā)現(xiàn)工作中的正式行為和非正式行為、工作人員的工作態(tài)度及影響高績(jī)效的因素等，從而提供工作外在特征方面最有深度的信息，為獲得工作情景資料提供有效的途徑。(3)觀察法在收集信息目的性方面有較大的靈活性，可以根據(jù)職位分析的實(shí)際需要，有選擇地收集各種不同的信息。2.缺點(diǎn)(1)適用范圍較窄，對(duì)于需要運(yùn)用分析能力和帶有創(chuàng)造性的智力工作，以及需處理緊急情況的工作不適用。(2)觀察法的工作