基于SAP系統(tǒng)的集成化在企業(yè)財務管理中的應用

一、SAP系統(tǒng)及其優(yōu)勢SAP系統(tǒng)作為全球行業(yè)、企業(yè)的一種先進的企業(yè)管理工具，在優(yōu)化改進企業(yè)業(yè)務流程和提高企業(yè)運作的協(xié)調方面有明顯的優(yōu)勢，主要是因為SAP高度集成和兼容，一方面自身具有從前端業(yè)務到后端財務實現(xiàn)的集成化功能，另一方面能與各種外圍系統(tǒng)形成接口，使得企業(yè)資源相互補充，實現(xiàn)企業(yè)資源優(yōu)化配置。同時，SAP系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化，能為客戶設計適合企業(yè)需要的功能。其主要優(yōu)勢在于以下幾方面。（一）SAP系統(tǒng)應用廣泛性SAP系統(tǒng)被眾多知名大企業(yè)所青睞，基本上世界五百強86%的企業(yè)都在使用SAP系統(tǒng)，足以見其系統(tǒng)的廣泛性。正是因為SAP應用的廣泛性，這就使SAP應用功能更加全面，滿足企業(yè)日常管理需要。（二）SAP系統(tǒng)具有集成化SAP系統(tǒng)具有財務、物資、項目、設備、人力資源等功能，每個功能是大系統(tǒng)中的子功能，這些子功能緊密連接，實現(xiàn)銷售、資金及信息的集成化。SAP原始數(shù)據(jù)始于業(yè)務，通過各環(huán)節(jié)傳輸、交換將各子功能連接，實現(xiàn)無縫對接，提升企業(yè)的管理效率。（三）SAP系統(tǒng)具有提升內部管理職能功能SAP不但具有完善、高效、及時的核算、業(yè)務處理及信息更新能力，還具有內部流程管理和內部控制功能，為客戶提供翔實的資料和真實的信息，提升企業(yè)內部管控能力。二、SAP系統(tǒng)財務管理模塊的應用——以W公司為例（一）W公司基本情況與財務管理現(xiàn)狀W公司近年來高速發(fā)展，規(guī)模擴張，多元化業(yè)務經(jīng)營拓展迅速，導致財務工作與日俱增，企業(yè)內部迫切需要搭建更為完善、更加靈活、更加穩(wěn)健的業(yè)財一體化管理平臺及體系，使之能夠作為W公司戰(zhàn)略實施的有效管理工具，助力W公司繼續(xù)保持行業(yè)內的領軍地位，通過加強財務核算規(guī)范及管控力度，為企業(yè)管理層提供充足的管理決策信息支持。而原來財務管理系統(tǒng)存在明顯缺陷。在系統(tǒng)集成上，傳統(tǒng)財務軟件沒有與外圍系統(tǒng)的接口，導致與外圍系統(tǒng)無法實現(xiàn)連接。（二）W公司對集成化財務管理模式的需求基于傳統(tǒng)財務軟件各種弊端，為財務“提效減負”建設一個智能、高效的財務核算平臺，引入一個包含準確性、靈活性、高效性、綜合性、集成性等功能強大的SAP財務管理系統(tǒng)成為必然。1.企業(yè)對財務集成化的要求W公司原財務管理系統(tǒng)，由于數(shù)據(jù)無法共享，人工線下處理，增加財務人員工作量，同時，降低工作效率，在SAP系統(tǒng)集成化的管理不僅可以實現(xiàn)W公司財務管理信息的共享，還可以實現(xiàn)業(yè)財一體化的集成管理。2.企業(yè)對核算和預算相結合的全流程財務管理轉變的要求集成化財務管理有助于企業(yè)建立預算與核算相結合的全流程財務管理轉變，通過SAP系統(tǒng)，建立統(tǒng)一、規(guī)范的預算管理體系，加強對W公司財務全流程監(jiān)管，將核算和預算有機結合，不僅能對已有財務活動分析，還能對W公司未來的經(jīng)營活動預測。通過預算管理和數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)對W公司全流程管理。3.企業(yè)對子公司協(xié)同管理的要求W公司組織機構復雜，股權多元化。因此，通過集成化的財務管理方式，各組織下的資源投入到一個統(tǒng)一集團的目標、戰(zhàn)略和決策，協(xié)同發(fā)揮效應，通過集中管理實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟，通過管理結構優(yōu)化實現(xiàn)資源和管理協(xié)同效應。4.企業(yè)對經(jīng)營決策統(tǒng)一性的要求隨著市場競爭激烈化和企業(yè)發(fā)展需要，財務人員不僅局限于財務數(shù)據(jù)的查詢，更多側重財務數(shù)據(jù)的分析和處理，通過對財務信息標準化管理，實現(xiàn)集成化系統(tǒng)交互查詢、分析，在多角度、多層次、多維度分析的基礎，為企業(yè)經(jīng)營決策提供決策信息，同時，還能及時發(fā)現(xiàn)隱藏的財務問題，為企業(yè)管理層科學判斷和決策提供數(shù)據(jù)支持，提高企業(yè)財務管理水平。（三）W公司集成化財務管理系統(tǒng)的應用情況1.RCS系統(tǒng)與SAP集成在SAP實現(xiàn)上線后，與RCS形成接口，實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)一體化，依據(jù)成本、采購推送的業(yè)務數(shù)據(jù)，財務自動生成憑證；竣工備案之后根據(jù)前端業(yè)務集成的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，自動結轉開發(fā)產(chǎn)品和投資性房地產(chǎn)。從前端業(yè)務部門取數(shù)，成本付款全集成，實現(xiàn)100%憑證自動生成。2.營銷系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的集成在SAP系統(tǒng)上線后，與營銷系統(tǒng)形成接口，從前端到案場收銀再到會計核算實現(xiàn)無縫對接，實現(xiàn)100%憑證自動生成。減輕財務人員對賬及憑證處理工作量；每筆憑證可跟蹤追溯前端業(yè)務單據(jù)。控制收入確認標準，降低收入確認風險；集成銷售房源信息，實現(xiàn)收入成本自動結轉；動態(tài)單方調整系統(tǒng)可自動計算差額，及時調整賬務處理；實現(xiàn)收入、成本一鍵結轉，系統(tǒng)可下載底稿。3.收款認領平臺與SAP集成在SAP系統(tǒng)上線后，與收款認領平臺形成接口，從業(yè)務前端發(fā)起收款業(yè)務，再到財務會計核算無縫對接，通過標準化定制會計憑證，實現(xiàn)憑證自動集成化。同時，業(yè)務人員也能通過收款認領平臺查詢業(yè)務收款情況，減少與財務線下口頭溝通成本。4.費用報銷系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的集成通過智慧報賬平臺與SAP系統(tǒng)對接，實現(xiàn)企業(yè)報銷業(yè)務處理的自動化、程序化、集成化，為實現(xiàn)集團范圍內企業(yè)內報銷制度統(tǒng)一和報銷業(yè)務標準化創(chuàng)造了條件，通過費用報銷系統(tǒng)提取各類報表，提高財務人員工作效率，減輕財務人員的工作負擔。5.資金管理SAP標準功能能整合企業(yè)內部流程，規(guī)范信息流轉，保證部門間協(xié)同工作，通過SAP系統(tǒng)資金計劃標準化提報功能，從傳統(tǒng)方式下業(yè)務部門線下提報，財務人員通過Excel手工匯總方式，轉變?yōu)镾AP系統(tǒng)提報，SAP系統(tǒng)匯總方式，形成無縫對接。6.合并報表和預算編制全流程管理W公司SAP財務管理集成化實施耗時兩年，主要分為三階段：第一階段SAP財務期初數(shù)據(jù)初始化和遷移階段；第二階段外圍系統(tǒng)與SAP對接及完成合并報表線上化開發(fā)階段；第三階段建立全公司統(tǒng)一的經(jīng)營分析平臺和工具。因此，在經(jīng)歷前兩個階段的基礎上，公司以“數(shù)據(jù)倉庫”為基礎，支持外圍系統(tǒng)數(shù)據(jù)導入，借助數(shù)據(jù)倉庫平臺獲取及時、準確、全面的企業(yè)運營基礎數(shù)據(jù)，對財務綜合數(shù)據(jù)多維度挖掘分析出具各類管理報表。三、W公司應用SAP集成化進程中存在的主要問題（一）業(yè)財系統(tǒng)整合度低由于W公司行業(yè)特性，未完全使用SAP全部標準功能，采取與外圍形成接口連接，而外圍系統(tǒng)的生產(chǎn)商和設計理念與SAP系統(tǒng)不一致，SAP系統(tǒng)項目實施時間緊，導致項目實施團隊在初期并未完全考慮到整個信息系統(tǒng)中標準化的問題。因此，SAP財務模塊在與周邊系統(tǒng)配合運行初期，不同部門之間的系統(tǒng)在流程和接口上未執(zhí)行統(tǒng)一的標準化，非標準化給部門系統(tǒng)間協(xié)調帶來困難，業(yè)務流程不能形成串聯(lián)，增加實施過程中的管控難度。（二）財務人員認識偏差W公司在SAP財務模塊實施前，使用NC財務系統(tǒng)對公司財務工作進行管理。隨著財務人員對NC財務系統(tǒng)運用的不斷加深，已經(jīng)逐漸形成了固有的工作模式和工作習慣，難于在短期內接受新的財務管理系統(tǒng)，他們對SAP缺乏全面深入的宏觀的理解和認識，導致沒有意識到SAP對企業(yè)的作用。在運行初期，SAP系統(tǒng)與NC系統(tǒng)兩套系統(tǒng)并行，短期內甚至會增加財務人員的工作量。（三）業(yè)務人員對SAP系統(tǒng)上線的抵觸傳統(tǒng)的財務軟件業(yè)務部門根本不涉及在系統(tǒng)中進行操作，部分人員會認為系統(tǒng)操作都是財務部門的工作，然而，在SAP系統(tǒng)上線后，需要各個部門共同配合，從前端協(xié)同到最終財務終端，這就要求業(yè)務部門人員全程參與到SAP上線實施過程中，導致業(yè)務部門對SAP上線存在抵觸心理，甚至認為SAP上線給業(yè)務部門增加工作量。（四）業(yè)財部門分工邊界不清晰企業(yè)長期以來形成的社會分工，導致部門間界限清晰，業(yè)務和財務之間對雙方工作缺乏了解，溝通不順暢，降低相互溝通主動性，因此大部分業(yè)財人員還是依賴原有的工作模式，業(yè)財融合意思淡薄，不利于信息變動溝通和傳遞。在SAP在實施過程中，對會計政策、操作方式、業(yè)務流程缺乏集中歸口部門管理，內部運行系統(tǒng)過多，某個業(yè)務流程涉及多個業(yè)務系統(tǒng)，業(yè)財人員碰到問題后，無法及時區(qū)分哪個環(huán)節(jié)變動影響，無法及時聯(lián)系相關部門溝通，不利于業(yè)務與財務融合的順利開展。（五）上線初期系統(tǒng)運行不穩(wěn)定完整的SAP實施建設，主要包括前期準備、中期運行和后期維護三階段。SAP上線初期，員工操作不熟練，系統(tǒng)頻繁故障、導致SAP系統(tǒng)運維問題較多，不僅增加運維的難度，還影響報表出具的準確性和及時性。這主要是系統(tǒng)實施初期，系統(tǒng)有一個過渡磨合期。除日常運維問題外，評估機制處于探索階段，并存在很多問題。誰來評估應用過程，如何設定評估的標準，建立一個基于SAP系統(tǒng)高效應用評估機制成為W公司需要解決的問題之一。四、W公司應用SAP集成化存在問題解決措施（一）提前籌劃，精心準備，找準科學的實施方法SAP上線是一項系統(tǒng)工程，選擇優(yōu)秀的第三方實施顧問是重中之重，優(yōu)秀的第三方實施顧問公司的選擇一定要選擇經(jīng)驗豐富，實施過不同行業(yè)、不同經(jīng)營模式的企業(yè)，因為他們能憑借過往的經(jīng)驗，為企業(yè)找準實施SAP的科學方法。在藍圖設計之初，實施團隊需要提前布局外圍系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)兼容問題。藍圖設計是決定企業(yè)實施SAP成功的關鍵，它決定企業(yè)未來業(yè)務流程和系統(tǒng)配置，也決定公司日后實施上線的質量和項目效益。（二）加強引導財務人員對新系統(tǒng)的認識為了讓財務人員更快了解SAP系統(tǒng)，企業(yè)應當引導財務人員轉變固有的財務思維，引導他們學習并掌握SAP設計理念和系統(tǒng)功能，使財務人員對SAP系統(tǒng)有一個全面的認識，提高財務人員的工作效率和綜合素質。同時，通過增強SAP體驗感，讓財務人員理解和認識SAP系統(tǒng)的功能能給財務人員減負帶來的幫助，讓SAP更好更快的發(fā)揮其應有的優(yōu)勢，從而達到企業(yè)當初選擇使用SAP系統(tǒng)的目的。（三）領導加強SAP系統(tǒng)對業(yè)務部門的宣貫SAP成功上線的關鍵是高層領導重視，企業(yè)領導成立由多業(yè)務部組成的SAP項目專項領導小組和工作小組，對項目實施進行全程參與和監(jiān)督，同時，對實施顧問和項目組關鍵用戶成員給予信心和支持，定期組織SAP階段總結會議，協(xié)調SAP項目組需要解決的問題。公司還需要定期組織SAP上線宣貫會議，加強對業(yè)務人員的培訓，一方面，讓業(yè)務部門人員充分認識SAP系統(tǒng)是為企業(yè)發(fā)展所需，改變固有排斥思維，另一方面，讓業(yè)務人員掌握和熟練使用先進企業(yè)管理軟件。（四）構建業(yè)務和財務的溝通交流平臺SAP上線完成之后，搭建專門的業(yè)財交流平臺及時共享業(yè)務流程和業(yè)務工作變化等信息，方便相關人員及時了解信息，更快開展工作，遇到問題后，業(yè)財人員借助平臺溝通和交流，提供解決問題的方案，針對共性的問題，提供規(guī)范化的操作手冊和知識庫，讓每一位員工更快熟悉SAP系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)。業(yè)務和財務的溝通交流平臺的建立，不僅能加強雙方的了解，熟悉對方工作流程，還能為財務人員開展工作提供便利，提高員工的工作熱情和工作效率。此外，還需要對業(yè)財融合實施激勵機制，打破跨部門間的邊界，推動財務人員主動參與到業(yè)務中。（五）加強流程管理，加強SAP運維推廣，建立SAP應用評估機制為保證SAP高質量運行，企業(yè)必須建立科學、客觀合理的運維機制和應用評估機制，評估SAP系統(tǒng)應用的效益性。首先，結合企業(yè)特點，制定相關的運維機制和應用評估體系；其次，在執(zhí)行過程中，企業(yè)應當落實責任，制定獎懲制度，發(fā)揮評估機制作用，切實規(guī)避風險，保證SAP系統(tǒng)穩(wěn)定運