《秘書文檔管理》思考與實訓習題及答案匯總 第1-9章

《秘書文檔管理》習題參考答案第一章想一想第5頁：“中央文書”應為“中央文件”，“省委文書”應為“省委文件”第7頁：正本、副本和存本都是根據(jù)定稿繕印具有一定格式的正式文本，都具有法定效力。區(qū)別在于：正本送達主送機關；副本送達抄送機關或由本機關留存?zhèn)洳椤w檔，一般不需歸檔保存；存本由發(fā)文機關留底，與定稿一起歸檔保存。第22頁：不是。思考與實訓1.略。參加教材第4頁，有完整的分析。2.社會信息產(chǎn)生的主體并不局限于官方文書，檔案的來源是多元化的，比如照片、音視頻文件，只要它們是第一手的歷史記錄，符合檔案的概念特征就屬于檔案，它們也是檔案的來源。所以，文書只是檔案的來源之一。3.檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各個方面的利用的原則。（亦可見于《中華人民共和國檔案法》第四條）4.文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。文書是檔案的重要來源之一，檔案則是文書的主要歸宿，“今日之文書，明日之檔案”就是從這個角度講的。但要注意并不是所有的文書都會轉變?yōu)闄n案，只有其中有保存價值的經(jīng)過整理歸檔后方可成為檔案。文書是檔案的重要來源之一，檔案則是文書的主要歸宿。從一般意義上講，這種說法是可以的。不對。文書還需要有保存價值方可轉化為檔案。不對。檔案具有原始記錄性，是第一手材料。不對。圖書、報刊不是檔案，因為它們不是在社會活動中直接形成的，不具有原始記錄性。資料中的第一手資料如果具有保存價值就屬于檔案，如果不符合這個條件則不是。5.檔案具有憑證和參考價值，對于生產(chǎn)生活有重要作用。這則案例主要說明了檔案在城市基礎設施建設中的作用?！睹貢臋n管理》習題參考答案第二章想一想第37頁：1.小張啟封文件應認真查閱信封上的標識，以免誤拆秘書沒有閱讀權限的機密件。如果文件封套上沒有任何標識，拆封后發(fā)現(xiàn)文件普密混裝，則應將保密文件單獨暫存，在收文登記單上做好詳細記錄并及時向辦公室負責人匯報。2.辨別清楚該文件是錯發(fā)還是僅僅與普通文件混裝。如屬于錯發(fā)，要重新封裝，盡快退回發(fā)文單位，并說明原因。如果是本單位應收文件，則應按保密文件的辦法處理該文，同時告知發(fā)文單位，提醒對方是否還有類似情況并注意改進。3.小張不必顧慮退回文件會帶來“麻煩”，及時提醒和采取保密措施，是秘書人員應盡的職責，也是對發(fā)文單位負責。發(fā)文單位更應該從此事中從吸取教訓，嚴格發(fā)文制度，做好文件核發(fā)階段的封裝檢查工作，造成嚴重后果的必須依據(jù)制度追究當事人責任，避免并杜絕此類事情發(fā)生。第47頁：1.正確。沈小姐的收件工作每一個細節(jié)都做到了：正確分揀歸類，拆封不損毀文件，及時處理職權內(nèi)函件，盡到了秘書職責，其工作認真、細致、嫻熟。2.因為少了一份附件，沈小姐不知內(nèi)情，不宜自行處理，這封信有可能與總經(jīng)理的私務有關。3．手寫信函是對客戶的尊敬，以示誠意。第56頁：文件是否有歸檔價值，取決于該文件是否屬于歸檔范圍。文件為復印件，只要符合歸檔范圍，同樣可以歸檔。一般而言，主辦單位原件歸檔，協(xié)辦單位復印件可以不歸檔；兩個以上單位聯(lián)合辦文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。第62頁：重要的批復文件失蹤，是該公司文秘人員沒有嚴格執(zhí)行文件清退制度，違反文件整理歸檔要求，未認真履行檔案移交手續(xù)的結果。文件清退是文件整理歸檔的重要前提，是對失去現(xiàn)行效用但還有利用價值的文件做妥善處理，以保護文件及其相關機關單位的權益。沒有及時清退的文件在文件整理歸檔階段也同樣能發(fā)現(xiàn)問題，案例中批復和請示應該放在同一案卷內(nèi)。不符合歸檔整理要求的案卷不能移交，移交和接收案卷的雙方應做好必要檢查。以上措施如果都嚴格執(zhí)行到位，這樣的錯誤是完全可以避免的。思考與實訓1.行文制度是指文件在收文辦理和發(fā)文辦理過程中必須遵循的準則和規(guī)定。包括行文關系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等具體內(nèi)容和要求。2.行文方式主要有逐級行文、越級行文、多級行文、普發(fā)行文、聯(lián)合行文、平行行文。每種行文方式的規(guī)定如下：（1）逐級行文。逐級行文指有隸屬關系的直接上、下級機關單位或部門之間逐級向上或逐級向下傳遞文件的方式。逐級行文是最基本的行文方式，各級機關單位和部門在正常情況下都應當采用逐級行文方式行文。（2）越級行文。是指越過直接上級向間接上級或更高級別的上級主送文件，或是越過直接下級向間接下級或更低級別的下級主送文件的行文方式。越級行文只有在非正常情況下、不能采用逐級行文方式時方可使用，如自然災害、重大事故、公共事件等。越級行文還可以用于以下特殊情況：一是向直接上級多次請示但始終未得到答復或解決的問題；二是與直接上級有爭議，久拖不決而又務必解決的問題；三是對直接上級的舉報；四是不涉及直接上級職權范圍而與間接上級的職能有關的事項等。越級行文要特別慎重。《條例》第十四條規(guī)定“一般不得越級行文”?！稐l例》第十四條又同時規(guī)定，越級行文“應當同時抄送被越過的機關”。（3）多級行文。多級行文是將文件主送直接下級和間接下級。向下多級行文時，主送機關單位的寫法，是將直接下級排在前，間接下級排在后；同級之間用“、”分開，不同級或不同系統(tǒng)的用“，”分開。向上多級行文時，《條例》第十五條第一款規(guī)定：“原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關?！保?）普發(fā)行文。是將文件直接下達給各基層組織和群眾的行文方式。普發(fā)的文件除發(fā)文機關少量保存外，不再另外行文?！稐l例》第三十一條規(guī)定：“經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。”（5）聯(lián)合行文。是指兩個或兩個以上的機關單位對涉及各自職權范圍的事務以聯(lián)合的名義向下級或向上級發(fā)文的行文方式。《條例》第十七條規(guī)定：“同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文?！保?）平行行文。是指沒有隸屬關系的機關單位和部門之間以平行文種直接收、發(fā)文件的行文方式。除“函”以外，“意見”也可以平行方式在非隸屬機關單位和部門之間行用。3.隨意越級行文，一則會打亂正常的上下級關系；二則因為違反行文規(guī)則而會被間接上級退回，更貽誤工作時機；三則還可能造成上下級之間不必要的誤會。《條例》第十四條規(guī)定，越級行文“應當同時抄送被越過的機關”，這樣做的目的就是要保持上下級之間信息暢通，維護正常的工作關系。4.《條例》第十五條第六款規(guī)定，“受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一上級機關?！薄稐l例》第十六條第五款規(guī)定，“上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。”受雙重領導的下級向上級行文時應分別明確主送和抄送對象，主送與抄送對象要根據(jù)行文目的和送文對象的職權范圍來確定，不能簡單照搬黨政順序硬性規(guī)定。兩個上級領導同一下級，在職權上有分工，職責上也有各自范圍。向受雙重領導的上級、下級機關行文，必要時抄送另一上級機關，這樣做的目的，一是為了保證領導機關之間的溝通聯(lián)系，協(xié)同做好領導工作，二是為了工作中互相通氣、協(xié)調(diào)一致，防止出現(xiàn)不必要的誤解和矛盾。5.文件起草后要經(jīng)過審核方能交給領導人簽發(fā)?！稐l例》規(guī)定：“公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：（１）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。（２）內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。（３）涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。（４）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。（５）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。6.文件在內(nèi)部正確有效的傳遞方向應當是“縱向”傳遞，而不應是“橫向”傳遞?！翱v向”傳遞可使秘書部門控制文件辦理流程，通過每一個辦理流程的登記，文件辦到哪一個環(huán)節(jié)、辦理到什么程度，秘書部門都了如指掌，并能隨時調(diào)整文件辦理方向和進程，而“橫向”傳遞使得文件行走未處于秘書部門的控制之下，秘書人員不清楚文件辦到了哪一步，由誰在辦，辦得如何?！笆Э亍钡奈募苡锌赡芤蚰承┤藛T的不負責任而導致不知所蹤，也使得文件在“辦理時限”和“安全保密”上失控，使“急件”辦成“慢件”而耽誤工作，文件保密也難以保障。7.中國××保險有限公司某分公司依據(jù)總公司要求，在公司內(nèi)部發(fā)出開展工作活動的通知，該通知從無到有并發(fā)出的過程屬于內(nèi)部文件辦理，其中至少需要經(jīng)過起草、審核、簽發(fā)、復核、印制和核發(fā)這幾個程序，具體如下：場景一（1）交擬。分公司經(jīng)理將劉秘書叫到辦公室，向其做擬寫文件的口頭交代。經(jīng)理將發(fā)文目的意義、主要內(nèi)容、發(fā)文對象、發(fā)文依據(jù)、具體要求等等向劉秘書人員逐一交代，劉秘書逐項認真記錄。（2）起草。回到辦公室，劉秘書著手撰擬草稿。此文件為布置工作，應按工作通知的體例撰寫（標題可擬寫為《中國××保險有限公司某分公司關于開展“夯實基礎、提升品質”主題活動的通知》，（以下簡稱《通知》，內(nèi)容略）。初稿完成后，劉秘書在公司統(tǒng)一印制的《發(fā)文稿紙》（按公司辦文流程設計《發(fā)文稿紙》）“草擬”一欄內(nèi)填寫自己的姓名和完成日期場景二（3）審核。劉秘書將草擬的《通知》和《發(fā)文稿紙》夾在一起，送至辦公室主任，請主任審核。辦公室主任對文稿是否完整準確體現(xiàn)經(jīng)理意圖，是否從公司實際出發(fā)，措施和要求是否切實可行，是否內(nèi)容簡潔，主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精練、文種正確、格式規(guī)范等方面做了全面審核。辦公室主任指出文稿中個別地方表述不妥以及標點錯誤等問題，交代劉秘書修改。另外又關照劉秘書《發(fā)文稿紙》的經(jīng)過各個流程時均需用黑色水筆填寫。劉秘書修改后交辦公室主任再次過目，主任確認無誤后，在《發(fā)文稿紙》的“審核”一欄簽署姓名和日期，發(fā)還劉秘書。（4）簽發(fā)。劉秘書將《通知》和《發(fā)文稿紙》一起呈送經(jīng)理。經(jīng)理審閱文稿后沒有提出異議，即在《發(fā)文稿紙》的“簽發(fā)欄”寫上“同意”（或相關意見），簽署姓名，填寫簽發(fā)日期（年、月、日）。經(jīng)理使用黑色水筆簽發(fā)。場景三（5）復核（復審）。劉秘書在《通知》正式印發(fā)前對審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核。先檢查辦公室主任的審核、經(jīng)理的簽發(fā)手續(xù)是否準確無誤，是否都填寫了《發(fā)文稿紙》并做簽字。檢查無誤后，再次對審查文件的內(nèi)容、文種、格式是否準確規(guī)范等進行復核。復核（復審）完畢，劉秘書在《發(fā)文稿紙》的“復核”一欄簽署姓名和日期。（6）登記。劉秘書根據(jù)公司文件編號順序給《通知》編“發(fā)文字號”（注意發(fā)文字號的結構），將發(fā)文字號填寫于《發(fā)文稿紙》的“編號”欄目中。（7）印制。劉秘書在《發(fā)文稿紙》的“印制份數(shù)”欄中填寫了“30份”，在“印制完成日期”欄目中填寫了第二天的日期，然后將《通知》文稿連同《發(fā)文稿紙》一起拿到文印室，交給文印員小郭，并口頭關照一番。小郭看了《發(fā)文稿紙》的簽署欄，確認《通知》文稿為定稿后，又將《通知》從文字內(nèi)容到文件格式做了一遍檢查，沒有發(fā)現(xiàn)任何內(nèi)在質量問題，然后開始印制文件。印制文件的設備可以自動裝訂，小郭先印制了一份文件，對文件的排版、頁數(shù)、裝訂等情況做了全面的外在質量檢查，沒有發(fā)現(xiàn)問題，然后正式印制全部文件。文件印制結束，小郭在《發(fā)文稿紙》“印制人”和“印制日期”兩個欄目分別簽字和填寫年、月、日。場景四（8）核發(fā)。第二天上午，劉秘書將從文印室取回印制好的３０份《通知》，抽取其中一份文件做最后一次檢查。確認沒有問題后，依據(jù)《通知》正本，在《發(fā)文登記表》上填寫相關內(nèi)容，隨后發(fā)送文件。因為是公司內(nèi)部發(fā)文，且不屬于保密文件，故而按照文件主送單位，直接將文件送達公司各個部門。經(jīng)過上述辦理流程，該《通知》具有了合法性，將作為公司各部門和廣大員工開展此項工作活動的重要依據(jù)，發(fā)揮指導、落實、檢查、監(jiān)督等作用?！睹貢臋n管理》習題參考答案第三章想一想第76頁：（１）2015年（２）2019年（３）2004年（４）2018年（５）2019年第77頁：不適合。高校文件與檔案分類的依據(jù)是《高等學校檔案實體分類法》，是按問題進行的分類。第80頁：不正確。全宗內(nèi)檔案分類方法有多種，但分類邏輯必須清楚，分類體系力求嚴密。本案例的統(tǒng)計報表是按“問題”進行的分類。“組織機構”和“問題”如果同位進行，將導致不同組織機構的檔案不完整，分類沒有邏輯。第94頁：肖揚在文書歸檔整理過程欠妥之處如下：（1）文件分類時應主要考慮時間、保管期限、來源或問題等因素，無需對文書進行文種的區(qū)分；（2）文件處理單是歸檔整理的重要材料，不能銷毀；（3）文書整理中密切聯(lián)系的一組文件看成“一件”文件，附件一般不單獨成件，而是和正文一起成一件；（4）訂書針對永久或長期保存的檔案不太合適，因為容易銹蝕，應采取適合文件長久保存的固定方法；（5）文件排列時，首先要考慮事由因素，同一事由的應排在一起，同一事由內(nèi)部按時間順序或重要程度排列，不同事由間按時間順序或重要程度排列。（6）文件排列好后要加蓋歸檔章，并填寫相應內(nèi)容。（7）不同保管期限的檔案不能裝入同一盒中。第118頁：不合適。科技攻關項目是項目文件。項目文件材料原則上應該在項目結束后及時歸檔，但考慮到其整理所花費的時間，歸檔時間做了一定程度的緩沖?？蒲许椖吭谄漤椖胯b定２～３個月內(nèi)歸檔。每年６月以前向綜合檔案室移交該項目前一年形成的檔案文件，是按文書檔案的歸檔要求，不適合項目文件的整理歸檔方法。思考與實訓1.（1）從整理工作的環(huán)節(jié)和程序來看主要包括：分類、組卷、卷（盒）內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒)。（2）從整理工作性質來看，可概括為系統(tǒng)化工作和基本編目工作兩個部分。2.（1）充分尊重和沿用原有的整理方法。不要輕易打破單位原有的整理規(guī)律，而應充分尊重和沿用原有的整理方法，從而使文檔整理工作保持延續(xù)性和穩(wěn)定性。（2）保持文件之間來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系。（3）便于保管和利用。便于保管和查找利用檔案，是文件與檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。3.凡是在機關工作活動中形成的，能反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌，在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值，需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料以及下級機關報送的重要文件材料等具有查考保存價值的文件材料，都需要整理歸檔。依據(jù)國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和13號令《機關檔案管理規(guī)定》，機關作為文書檔案保存的文件歸檔范圍如下：（1）本機關的文件。本機關的文件即反映本機關工作職能活動和基本情況的，在今后工作中需要查考的發(fā)文及內(nèi)部管理文件。本機關形成的文件是歸檔的重點，需要整理歸檔的文件主要有：一是“紅頭”文件及其輔助文件。指本機關制發(fā)的（包括轉發(fā)、合發(fā)、本單位上級的批復等）公文簽發(fā)稿（定稿）、正本、重要文件的歷次修改稿，以及公文處理單等。二是會議文件材料。指本單位黨、政、工、團等召開的各種會議，以及外出參加針對本單位主管業(yè)務的會議的文件材料。三是本機關單位內(nèi)部管理及業(yè)務文件。四是對外活動材料。指本單位對外交流活動中形成的文件。五是活動文件材料。包括機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的文件材料。六是撤銷機構形成的文件材料。機關所屬機構撤銷形成的文件材料。七是征集的文件材料。機關向社會和個人征集的與機關有關的文件材料等。八是反映本單位基本歷史面貌的文件。（2）上級機關的文件。上級機關的文件即上級針對本機關的工作情況所發(fā)的與本機關有密切聯(lián)系的文件。（3）下級機關的文件。下級機關的文件即下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件材料。（4）同級或不相隸屬機關來文。下級機關的文件即下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件材料。4.依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局１０號令），企業(yè)文件整理歸檔范圍包括以下１８大類：（１）本企業(yè)設立、變更、解散過程的文件材料；（２）本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會構成及變更等方面的文件材料；（３）本企業(yè)資本登記、資本變動、融資的文件材料；（４）本企業(yè)資產(chǎn)管理的文件材料；（５）本企業(yè)總經(jīng)理辦公會、黨政聯(lián)席會的文件材料；（６）本企業(yè)召開的工作會議、專題會議的文件材料；（７）本企業(yè)承辦的大型展覽會、博覽會、論壇、學術會議、國際性會議的文件材料；（８）有關機關和上級主管部門領導、社會知名人士檢查、視察、調(diào)研本企業(yè)工作時形成的文件、工作匯報、錄音錄像等文件材料；（９）本企業(yè)向有關機關、上級主管單位的請示、報告，以及有關機關、上級主管單位的批復、批示；（１０）本企業(yè)收到的有關機關、上級主管單位等相關機構制發(fā)的文件材料；（１１）本企業(yè)與金融機構、中介機構及其他組織和個人來往的文件材料；（１２）直屬單位、所屬和控股企業(yè)的請示、報告、函與本企業(yè)的批復、復函等文件材料；（１３）本企業(yè)經(jīng)營決策、建設項目（含境外項目）管理、企業(yè)管理、資本經(jīng)營、財務、物資管理、產(chǎn)品與服務業(yè)務管理、市場開發(fā)與營銷、產(chǎn)品與服務銷售管理、售后服務管理、客戶信息、信譽、統(tǒng)計等管理工作的文件材料；（１４）本企業(yè)生產(chǎn)組織、質量管理、能源管理、設備管理、安全、環(huán)保、計量管理、科技管理、信息化管理、標準、圖書情報等管理工作的文件材料；（１５）本企業(yè)組織機構設置、人力資源、文秘、機要、檔案、保密、保衛(wèi)、綜合治理、信訪、外事、風險管理、內(nèi)控與審計、社會責任、基本建設管理等管理工作的文件材料；（１６）本企業(yè)黨、團、工會等黨群工作的文件材料；（１７）本企業(yè)其他事務管理文件材料，如企業(yè)接待工作計劃、方案，重要來賓有關的照片、錄音、錄像、題詞、講話、批示等，企業(yè)住房出售、出租等文件材料，企業(yè)文化建設文件材料等；（１８）各種非紙質載體、介質及實物形式的文件材料。5.根據(jù)文件及檔案的時間、來源、內(nèi)容、形式和保管期限等特征，可以對常規(guī)性文件進行區(qū)分和分類。（1）時間分類法。按文件的產(chǎn)生時間分類，分年度分類法和時期分類法。年度分類法，即根據(jù)文件形成的年度將全宗內(nèi)檔案分成若干類別的方法；時期分類法，即把文件按照立檔單位在發(fā)展變化過程中形成的不同時期或階段分類，而在較長的階段內(nèi)又可按年度分類整理。（2）來源分類法。包括組織機構分類法、作者分類法和通訊者分類法。（3）內(nèi)容分類法，即按檔案的內(nèi)容進行分類。主要包括問題分類法、實物分類法和地區(qū)分類法。（4）形式分類法。即按文件檔案的形式、形態(tài)特征進行分類的方法。（5）保管期限分類法。根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。將文書材料按永久、定期（３０年、１０年）兩種不同的保管期限分開。在以上分類中，各級機構歸檔文件整理普遍采用的分類方法有：年度分類法，組織機構分類法（問題分類法），保管期限分類法。在實際工作中，單純采用一種分類方法是比較少的，多是兩種方法甚至是三種方法分級結合使用。一般而言，機關普遍采用的是“年度—機構—保管期限”復式分類法；企業(yè)普遍采用的是“問題—年度—保管期限”復式分類法。6.試比較案卷級整理和文件級整理的步驟和方法。（本題建議改為“試論述歸檔文件整理的步驟和方法?！保┘堎|歸檔文件整理的方法與步驟如下：（1）件的確定。以“件”為單位整理的檔案，就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理，其基本保管單位是件。歸檔文件一般以每份文件為一件。為了簡化整理流程，把密切相關的兩個或數(shù)個文件以“一件”文件來處理。（2）件的固定。件的固定是為了保證歸檔文件的完整、齊全、有序，以便于保管利用。包括文件修整、排序、裝訂、編寫頁碼等內(nèi)容。（3）文件分類。歸檔文件可以采用年度—機構（問題）—保管期限，保管期限—年度—機構（問題），年度—保管期限，保管期限—年度等方法。不管采取何種方案，同一全宗內(nèi)的文件和檔案都應保持分類方案的穩(wěn)定。（4）文件排列。文件排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。一般按事由，結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列。（5）文件蓋章編號。歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。根據(jù)排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋檔號章，并填寫有關欄目的內(nèi)容。（6）文件編目。歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。（7）填寫備考表。備考表是用來對盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明。（8）文件裝盒和填寫檔案盒。以“件”為單位整理的紙質文件最后要裝入檔案盒內(nèi)，按連續(xù)件號順序裝入檔案盒。歸檔電子文件整理的方法與步驟如下：歸檔電子文件的整理件的組織、分類、排列、編號、編目，與紙質歸檔文件的要求和方法基本相似，但電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章式樣或直接以條形碼等形式在歸檔文件上進行標識。此外，歸檔電子文件整理時，應遵循電子檔案的真實性、完整性和可讀性等管理原則，因此在對歸檔電子文件進行組件時，需要對電子文件進行格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織。對歸檔電子文件的存儲，根據(jù)歸檔電子文件重要程度以及整理和利用的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質和分級存儲等技術和方式，進行存儲時，應選擇安全性和穩(wěn)定性很好的存儲設備。具體可可參照《數(shù)字檔案室建設指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《基于ＸＭＬ的電子文件封裝規(guī)范》《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》等標準執(zhí)行。7.試述歸檔制度的內(nèi)容。（1）歸檔范圍。歸檔范圍是指文書部門或業(yè)務部門哪些文件應當歸檔，哪些文件不應歸檔的劃分。（2）歸檔時間。歸檔時間是指文件處理部門或有關業(yè)務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間。文書檔案的歸檔時間一般是在文件形成后第二年的上半年，即在次年６月底以前向檔案部門移交。（3）歸檔案卷的質量要求。歸檔案卷的質量基本要求是：應歸檔文件要收集齊全，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件的歷史聯(lián)系、文件特征和價值分類立卷，使案卷能正確地反映機關活動的基本面貌，以便于保管和利用。（4）歸檔手續(xù)。文件處理部門或業(yè)務部門向檔案部門移交檔案時，交接雙方應根據(jù)案卷目錄詳細清點案卷，確認無誤后，可履行簽字手續(xù)，并將一份由檔案部門簽字的案卷目錄交還移交單位妥善保存。８．（1）檔號改為：“Z109-WS·2018-Y-BGS-0001”。（2）文號不規(guī)范，一般由發(fā)文機關代字、年份代碼和發(fā)文順序號組成。年份代碼用六角符號括起來。（3）責任者不規(guī)范，應該是單位全稱或規(guī)范的簡稱。（4）題名不規(guī)范，一般包括機構、事由、文種三要素。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”（5）日期不規(guī)范，一般是文件的形成時間，以國際標準日期8位阿拉伯數(shù)字表示法標注年月日，應該為“20000309”（6）頁碼不規(guī)范。頁碼是每一件歸檔文件的頁面總數(shù)，這里應改為“8”。（7）填寫歸檔文件需要補充和說明情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀情況。“張三借走未還”，不能寫在備注中。９．改正如下：（1）按件裝訂文件，不用每一份文件加封面和封底。（2）將其全部歸檔文件分為永久、和定期，定期分為30年和10年。（3）不能按照本部門、上級領導指導單位、下級單位、平級單位的文件，依次分類排列。依據(jù)文書檔案常用分類方法年度、機構（問題）和保管期限進行分類。（4）按照排列順序，對每份文件編寫頁碼。（5）每份文件應加蓋歸檔章。（6）填寫一式三份的歸檔文件目錄，不用裝訂成冊，一份放入檔案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。一份檢索用，一份保存。（7）將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒?！睹貢臋n管理》習題參考答案第四章想一想第128頁：后者思考與實訓１．簡述檔案收集工作的內(nèi)容。（1）檔案室收集工作。一是單位內(nèi)歸檔文件的接收。檔案室對本單位文書部門或業(yè)務部門歸檔文件的接收工作。文件的歸檔是檔案室檔案收集的主要途徑。二是對少數(shù)零散文件的收集。零散文件的收集是正常歸檔工作的一種補充，是對單位內(nèi)散存文件的一種突擊性的收集，是單位檔案室收集檔案的一種輔助途徑。（2）檔案館的收集工作。檔案館對現(xiàn)行機關具有長遠保存價值檔案的接收；檔案館對撤銷機關檔案的全部接收；檔案館對社會散存檔案的接收和征集；對歷史檔案的接收和征集工作;檔案館之間相互交接與交換檔案的工作。２．檔案館對現(xiàn)行單位檔案的接收方法有哪些？（1）逐年接收。就是現(xiàn)行機關將保管期滿的檔案每年向檔案館移交一次；（2）定期接收是指現(xiàn)行機關將保管期滿的檔案每隔一段時間向檔案館移交一次。３．簡述全宗的概念及含義。全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的全部檔案的有機整體。其具體含義如下：（１）全宗是一個有機整體。全宗具有不可分割性，全宗是組成國家檔案和進行分類、管理的基本單位，除個別情況外，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。（２）全宗是在一定歷史活動中形成的。（3）全宗是以一定的社會單位為基礎構成的。４．全宗的補充形式有哪些？包括聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集。５．立檔單位的構成條件有哪些？（1）可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文；（2）設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編制預算或財務計劃；（3）設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。６．閱讀下面的材料，然后回答提出的問題。中國物資儲運××公司組織人員開發(fā)研制的“吊車、礦車二功能安全定位器”（以下簡稱“定位器”），經(jīng)公司組織現(xiàn)場應用試制鑒定成功。但該公司不重視檔案尤其是科研檔案的管理，使該項成果長期存放在項目設計人劉××個人手中。２０１５年４月１６日，劉××采取偷梁換柱的手法，以其愛人隋××個人的名義向國家專利局申報，獲得了“定位器”的專利。這起專利侵權行為，使公司蒙受了很大損失。后經(jīng)市中級人民法院裁決，該公司獲得了“定位器”的專利權，但教訓非常深刻。（１）從檔案收集的角度，分析一下造成公司損失的主要原因。答：主要原因有：一是公司的檔案收集不齊全、不完整；二是檔案歸檔制度未有效落實；三是公司缺乏對違規(guī)人員的處罰制度與措施。（２）請問公司如何避免類似問題再次出現(xiàn)？答：一是嚴格落實歸檔制度；二是各部門應指定專人負責歸檔文件的整理工作；三是檔案室工作人員對業(yè)務部門加強文件整理與歸檔的監(jiān)督與指導?！睹貢臋n管理》習題參考答案第五章想一想提示：“以防為主、防治結合”是檔案保管工作的基本原則。在“防”和“治”兩個方面中，防是檔案保管工作中的根本問題，“無損先防”是積極的治本方法；但只防不治也不行，檔案文件遭到破壞后，不治就不能挽回損失。因此，在保管工作中，應該貫徹“以防為主，防治結合”的方針，這樣才能切實維護好檔案的完整和安全。思考與實訓檔案價值鑒定標準主要包括有：檔案來源標準、檔案內(nèi)容標準、檔案形式特征標準和相對價值標準。檔案保管期限表指的是用表冊的形式，列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的指導性、標準性文件。檔案保管期限表是單位判定檔案價值，確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。有統(tǒng)一的鑒定檔案的標準，才可以在一定程度上使檔案鑒定者避免陷入到主觀判斷中，從而提高檔案鑒定的質量和效率。檔案鑒定工作通常包含如下程序：一是確定歸檔文件范圍，同時剔除部分沒有保存價值的文件，由文書部門或者業(yè)務主管部門保存一兩年后銷毀。二是確定歸檔文件的保管期限。三是對保管期限已滿的檔案進行復審?！耙苑罏橹鳌⒎乐谓Y合”是檔案保管工作的基本原則。防，就是要預防檔案的損壞和丟失，防止人為或自然對檔案的污染和損毀。治，就是對已經(jīng)損壞的檔案進行治理，對破損的檔案進行復制和修補。在“防”和“治”兩個方面中，防是檔案保管工作中的根本問題，是問題的主導方面。對于檔案文件來說，“無損先防”才是積極的治本方法，但只防不治也不行，檔案文件遭到破壞后，不治就不能挽回損失。抓好“治”對“防”也有促進作用。因此，在保管工作中，應該貫徹“以防為主，防治結合”的方針，這樣才能切實維護好檔案的完整和安全。檔案庫房的日常管理工作包括檔案庫房編號、檔案架（柜）的排放和編號、檔案存放等工作，是檔案管理工作的主要內(nèi)容和基礎。只有做好這一工作，才能為整個檔案工作順利進行創(chuàng)造必要條件。檔案保管中，還要做到“九防”，即防水、防光、防火、防塵、防蟲、防霉、濕溫度調(diào)節(jié)、防潮、防盜等，利用科學常識，不斷改進檔案載體與記錄材料本身性能，提高檔案制成材料抵抗外界不利因素的影響，從而保護并延長檔案的壽命。（略）（1）該案例反映出該單位沒有重視檔案保管工作，制定嚴格的檔案管理與保管工作制度等現(xiàn)象。只有制定檔案保管制度，做好檔案分類，明確檔案的保管價值和期限，才能更好地保管、查找、利用檔案。檔案管理制度一經(jīng)制定，就必須嚴格遵守。檔案的保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)，需要專人管理，從而杜絕檔案無故遺失、人為損害的現(xiàn)象。檔案庫房要嚴格按照有關規(guī)定來選址、建造。為保證檔案的保存，庫房要注意“九防”，即防水、防光、防火、防塵、防蟲、防霉、濕溫度調(diào)節(jié)、防潮、防盜；配備的檔案工作人員要具備相應的專業(yè)技術知識，不能管理不當、玩忽職守?！睹貢臋n管理》習題參考答案第六章想一想機構大事記材料的選擇應該從哪幾個方面入手？一般來說，凡是涉及以下內(nèi)容的事件，應當被納入到大事記的編寫范圍內(nèi)：（1）組織的各種重要會議、重大活動情況；（2）組織領導人的各種重要活動情況；（3）以組織名義制定的方針政策，發(fā)布規(guī)定，做出的重要決定、決議、規(guī)劃；（4）本組織的成立、撤銷，以及隸屬關系、職權范圍、內(nèi)部機構的變動情況；（5）本組織主要領導成員的任免、獎勵情況；（6）本組織工作中出現(xiàn)的典型事件、事故；（7）上級組織或上級領導對本組織的重要指示，以及上級領導到本組織檢查工作的重要活動情況；（8）報紙、刊物發(fā)表的關于本組織的經(jīng)驗、事故和批評的報道和重要新聞等。（9）重大成果（生產(chǎn)上的重大突破、科研上的重大發(fā)明創(chuàng)造、重要產(chǎn)品等），經(jīng)濟建設、文化建設、科學技術的重大變革和成就，以及重大公共設施的建設。思考與實訓１．簡述檔案檢索工具的種類及編寫要求。（1）按編制方式分，可分為目錄、索引、指南。（2）按載體形式分，可分為書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機讀式檢索工具。（3）按檢索范圍分，可分為全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、若干館范圍檢索工具。（4）按功能分，可分為館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具。２．試述大事記的功能及作用。（1）可以提供有關某一問題的歷史梗概，便于利用者系統(tǒng)扼要地了解、研究歷史的演變及發(fā)展規(guī)律。（2）可以幫助機構負責人和職能工作人員回憶過去的工作，了解本地區(qū)、本單位工作活動和發(fā)展的歷史概況，便于總結經(jīng)驗和研究問題。（3）可以作為檔案匯編、歷史著作、地方志的輔助性參考資料，為史學研究提供方便。（4）大事記是對社會公眾宣傳的良好素材，通過大事記提供的系統(tǒng)資料，人們可以透視歷史發(fā)展的脈絡，從歷史發(fā)展的事實中總結經(jīng)驗教訓，提高認識。３．組織沿革主要包括哪幾個方面的內(nèi)容？（1）機構的歷史發(fā)展概況、行政區(qū)劃、建制等情況；（2）機構的性質、任務、職權范圍和隸屬關系；（3）機構內(nèi)部組織機構的設置和人員編制的變化情況；（4）機構主要負責人和相關責任人的任免情況；（5）機構名稱變更、印信的啟用與廢止、機構辦公地點的遷移等情況。４．制發(fā)檔案復制件應當注意哪些事項？（1）檔案要經(jīng)過檢查后才能復制。（2）檔案復制件的幅面要清晰、準確、完整，能夠突出顯現(xiàn)檔案利用者所需要的那部分信息。（3）復印件一般只限一份，并加蓋檔案管理機構的查閱章。檔案復制件經(jīng)管理機構蓋章，注明原件檔號，具有檔案原件的效力。（4）在進行電子檔案的復制過程中，檔案管理人員應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。（5）能夠被利用者復制的檔案應當符合國家有關檔案、保密和保護知識產(chǎn)權的規(guī)定。（6）檔案的復制要嚴格履行登記制度，凡是使用完畢后需交回檔案館（室）的復制件，檔案管理人員要進行催還，同時對收回的檔案復制件要進行集中的銷毀。（7）經(jīng)檔案管理機構復制的檔案，使用單位和個人均不得以任何形式公布、陳列展出或再行復制，如確有需要，應當與檔案保管機構、檔案形成機構達成一致。５．簡述檔案咨詢服務的一般步驟。（1）接受咨詢。檔案館（室）一般專門設立檔案參考咨詢的專用電話或郵箱，檔案管理人員要首先了解利用者此次咨詢的目的、內(nèi)容和具體要求。（2）查找信息。對于一些專門詢問檔案館（室）藏資源的利用者，檔案管理人員可利用館（室）的檢索工具迅速的查找利用者需要的檔案是否為本館（室）所藏，如確為所藏，應與利用者商洽如何提供其需要的檔案，并介紹檔案利用服務的相關流程，約定檔案利用服務的時間。（3）回復咨詢。對利用者提出的一般性問題，檔案管理人員可以給予當面直接的回答，回答問題要詳細具體，言之有據(jù)；對一些需要進一步處理后回復的問題，檔案管理人員一定要明確告知利用者在多長時間內(nèi)給予回復，并在問題處理完畢后直接回復利用者。（4）建立記錄。在對檔案利用者的咨詢服務過程中，檔案管理人員要在檔案咨詢服務登記簿中進行詳細完整的記錄，其中包括利用者提出的問題、問題解決的措施、問題需要處理后回復等內(nèi)容。（5）反饋跟蹤。檔案信息服務人員可以定期的向那些可以聯(lián)系到的檔案利用者進行針對參考咨詢工作的反饋調(diào)查。６．試論檔案網(wǎng)站服務主要內(nèi)容。（1）提供檔案在線瀏覽服務檔案館（室）將經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案以可視化的格式通過檔案館（室）網(wǎng)站展現(xiàn)在利用者面前，使利用者能夠足不出戶便能瀏覽到所需要的檔案信息。（2）提供檔案檢索服務檔案館（室）將館藏目錄以數(shù)據(jù)庫的形式嵌入到檔案館（室）的網(wǎng)站上，供檔案利用者檢索。（3）檔案展覽檔案館（室）將本館（室）極具特色的檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后在檔案網(wǎng)站上專門開設平臺用于展示和宣傳這部分檔案。（4）在線咨詢與預約服務檔案館（室）通過網(wǎng)站建立利用者與檔案管理人員的溝通平臺，用于回答和解決利用者提出的問題，并對其提出的利用需求給予咨詢，同時也可用于為利用者安排入館（室）利用檔案的預約服務。（5）遠程檔案信息服務檔案館（室）網(wǎng)站的優(yōu)勢在于能夠隨時隨地為檔案利用者服務，解決了利用者因為時間或地點的限制而無法到館（室）利用檔案的情況。７．根據(jù)下列給定素材，對該件檔案進行著錄。KY4324124032-4-31-12中國檔案學會關于召開“數(shù)字檔案館建設研討會”的通知：中檔學會發(fā)〔2010113號/中國檔案學會+“數(shù)字檔案館建設研討會”回執(zhí).—正本：通知.—秘密：永久.—2010XXXX.—A4.中國檔案學會擬于2012年12月中旬在哈爾濱召開“數(shù)字檔案館建設研討會”，文件中說明了此次研討會的會議議題、參會人員、會議日程、會務費等相關事宜中國檔案學會數(shù)字檔案館研討會通知第八章聲像檔案管理概述思考與實訓如何做好照片檔案的文字說明？參考答案：照片檔案的文字說明材料主要是指照片的題名與文字說明。照片和文字說明是相輔相成的，是互不可分的整體。照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六個要素，在編寫文字說明的時候概括地揭示照片影像所反映的以上全部信息。具體來說：單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側或左側書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。你在個人照片檔案的整理中有什么好的經(jīng)驗？參考答案：（1）及時儲存，避免丟失。（2）儲存在計算機中時，建立不同文件夾進行分類，并賦予名稱，同時給每個文件夾附以一份文字說明，標明何時何地拍攝的照片。（3）定期轉存。照片儲存在計算機中一方面占用內(nèi)存，另一方面計算機意外風險也會導致照片的丟失，定期轉存在移動硬盤或者大容量的U盤中是不錯的選擇。找一家剛成立的企業(yè)，嘗試用你學過的數(shù)碼照片的整理方法為其整理數(shù)碼照片檔案。參考答案：由于剛成立的新公司在數(shù)碼照片管理上存在制度不完善和管理方法不健全等問題，所以為新成立的公司提供數(shù)碼照片檔案整理的方法具有現(xiàn)實意義。首先通過調(diào)查走訪了解本地新成立的公司數(shù)碼照片檔案整理的需要，然后根據(jù)所學知識輔助其整理。整理過程中一是要根據(jù)數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范進行整理，二是要根據(jù)其實際情況，具體問題具體分析。通過這個整理過程，一方面鞏固所學知識，另一方面增強實踐技能。光盤檔案保存時需要注意哪些問題？參考答案：光盤檔案的保管與保存和磁性載體檔案類似，都比紙質檔案的保管更加的嚴格。光盤檔案的保護具體要注意以下幾個方面：（1）控制好溫濕度。要控制好溫濕度，避免溫濕度的急劇變化，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定：溫度選定的范圍為17℃-20℃，相對濕度選定范圍：35％-45％。（2）防止有害氣體與灰塵。空氣中的有害氣體對于光盤的危害極大。光盤對臭氧等氧化氣體的抵抗力較差，這類氧化物會氧化光盤的記錄層，造成記錄染料褪色、反射層氧化引起反射能力降低，導致信噪比下降、誤碼率增高等。因此，檔案庫房的應遠離有機溶劑工廠和實驗室等污染源，改善環(huán)境，做好密封防塵、凈化空氣工作。（3）避免損傷盤面。劃痕會導致信息被破壞，甚至永久性的損失。因此，要注意：①避免讀取面損傷。光盤的信息讀取面包括記錄層和反射層，它們很薄也很脆弱，如果光盤面有灰塵或受到堅硬的物體劃傷，使所存的信息遭到損壞。因此，在使用和保管的過程中要避免讀取面被劃傷，注意搞好衛(wèi)生。②防止標記面的機械損傷。標記面主要有保護層和反射層，如果反射層受到破壞，激光將不能被反射，記錄信息無法讀取。因此，不要再光盤上做標記，一方面做標記可能會劃傷反射層，另一方面字跡材料可能會對盤片產(chǎn)生污染。（4）日常的維護工作。除了注意以上幾個方面的因素之外，還要做好日常的維護工作。具體來說主要包括：①光盤的存放要求。光盤應放在光盤盒內(nèi)垂直置于光盤架內(nèi)存放，保持光盤盤片的平直，嚴禁彎折；手拿光盤時用兩個手指捏住光盤的中心孔和外緣，不能用手直接接觸光盤盤面。②光盤的整理要求。定期對光盤記錄的信息進行轉存，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定，每四年轉存一次。③光盤的清潔要求。擦拭光盤去除光盤上灰塵、異物、污斑、指紋和液體，應使用干凈的棉布從光盤的中心沿半徑方向朝光盤的外緣擦拭，禁止沿光盤的圓周方向擦拭光盤。應使用3級水清潔光盤，對實在難以清潔的，可使用稀釋的異丙醇。用無絨布或擦鏡紙做濕的擦洗和拭干。調(diào)查你所在的學校的檔案部門是如何管理聲像檔案的？參考答案：本次調(diào)查活動依據(jù)你所在學校檔案館的實際情況進行，首先做好調(diào)研方案的寫作，包括調(diào)研目標、調(diào)研內(nèi)容、調(diào)研方式、調(diào)研組成員、分工合作等內(nèi)容。然后依據(jù)調(diào)研方案開展調(diào)研，一方面做好與檔案館老師的溝通工作以及請求其協(xié)助調(diào)研工作的完成。另一方面調(diào)研過程中做好記錄，以備后續(xù)總結之用。最后根據(jù)掌握的基本情況撰寫調(diào)研報告?！睹貢臋n管理》習題參考答案第九章思考與實訓1.人事檔案有何特點？人事檔案是以人為核心的一種專門性檔案，因此，人事檔案在具有一般檔案屬性和特點的同時，還具有其自身的屬性及特征。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）專屬性人事檔案是以個人為單位，按照一定原則和方法組成的文件材料的專卷，卷內(nèi)材料必須反映的是某個體在不同時期或不同單位的經(jīng)歷、思想面貌、工作業(yè)績等情況。每一份材料都具有鮮明的專指性，即反映某個體的狀況，不得夾雜混入他人的材料。同時，該份材料只能作為反映此個體的專屬檔案，不得作為他人檔案材料的替代物。（2）真實性建立人事檔案的目的就是為了真實準確地反映個人的基本情況。如果違背了真實性原則就失去了檔案的價值，甚至造成損失或嚴重后果。因此，凡歸檔的材料必須實事求是，如實反映個人情況。（3）認可性有人認為，凡是真實地記錄一個人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的個人材料都屬于人事檔案的內(nèi)容，其實這是認識上的一個誤區(qū)，其忽略了一點，即人事檔案必須是經(jīng)組織、人事部門認可的個人材料。有時，有些記錄個人情況的材料還須經(jīng)過鑒別、認可后才能成為人事檔案。（4）動態(tài)性人事檔案不是一經(jīng)形成就永久不變的材料匯合體，而是隨著人的社會實踐活動的調(diào)整、轉移而不斷豐富，始終處在“動態(tài)”之中。如：隨著工作中調(diào)動、晉升、免職、學習、出國（境）等情況的發(fā)生，其人事檔案的內(nèi)容也將不斷得到充實和豐富。（5）機密性人事檔案記錄了個人的自然情況、學習經(jīng)歷、身體健康、婚姻狀況、工資標準、政治面貌、專業(yè)特長、獎懲情況、職務職稱等多方面內(nèi)容，大多數(shù)信息是無須特別保密的，但有些內(nèi)容涉及到個人隱私，有些個人檔案內(nèi)容還涉及單位或國家的某些敏感問題，在一定時期內(nèi)是保密的，不能對外開放，否則侵犯個人權益或損害國家利益，就會構成違法或犯罪行為?！胺彩钦鎸嵉赜涗浺粋€人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的個人材料都屬于人事檔案”，這句話對嗎？請聯(lián)系人事檔案的特點說明理由。人事檔案是在組織、人事工作關系中形成的有歸檔保存價值的文件材料。由于現(xiàn)實中文件材料復雜多樣，在收集中須區(qū)分鑒別、去取存毀。人事檔案的鑒別就是檔案管理部門根據(jù)一定的原則和標準，對收集起來的人事檔案材料進行審查，以甄別材料的真?zhèn)?，判斷材料的保存價值，確定是否歸入檔案的過程。以干部檔案材料為例，在鑒別中可參照如下原則：（1）判斷是否屬于干部人事檔案材料。其范疇以上文所列收集內(nèi)容為依據(jù)，把非專屬性和不屬于人事檔案的材料挑揀或剔除出去。（2）審查材料是否屬于辦畢材料。歸入干部人事檔案的文件材料必須確保所涉事務已處理完畢，否則不得歸檔。（3）審查材料是否齊全、完整。一份材料必須有始有終、條理連貫，能夠全面反映事務的基本過程，既不能略去其中某個環(huán)節(jié)，也不能缺張少頁。以干部政審材料為例，一份政審材料一般包括審查結論、調(diào)查報告、上級批復、證明材料、個人陳述等內(nèi)容，構成完整、嚴密的材料鏈條，缺一不可。（4）審查材料是否手續(xù)完備。凡材料中須簽字、蓋章部分要履行相關手續(xù)。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批注日期與文號。出國、出境審批表須注明出去的任務、目的及去、返日期。凡不符合歸檔要求、手續(xù)不完備的材料須補辦手續(xù)后才能歸檔。3．人事檔案的裝訂可分為幾個步驟？《干部檔案整理工作細則》第二十一條規(guī)定：每個干部的檔案材料必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在前，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用。裝訂人事檔案的步驟如下：一是拆除檔案材料的回形針、大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥?；二是按目錄順序將材料理齊，做到四面整齊。如材料實物形態(tài)存在事實差異，應保證裝訂線一邊和下邊兩面齊整；三是在沿材料左側豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔；四是使用標準檔案卷皮，檔案卷皮須填寫人事檔案針對人的姓名、籍貫、檔案號。4.聯(lián)系實際談談“棄檔族”現(xiàn)象。棄檔族是指一些改革開放初期下海經(jīng)商者、跳槽的打工人員和一些非戶口所在地工作的大學畢業(yè)生們，由于種種原因，使得他們對自己的檔案未采取檔案移交手續(xù)而導致對檔案漠視