公司調(diào)檔函范本

第頁共頁公司調(diào)檔函范本尊敬的XX公司：您好！根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，我們公司決定對我公司內(nèi)部檔案進行全面調(diào)檔工作，現(xiàn)函告貴公司協(xié)助提供相關(guān)檔案資料。為保證調(diào)檔工作的順利進行，特向貴公司提出以下要求：一、調(diào)檔目的和背景：我公司計劃進行全面的檔案整理和歸檔工作，旨在更好地保管和管理公司的歷史資料，提高工作效率和信息共享，確保公司的合規(guī)運營。調(diào)檔工作將涉及我公司各個部門和職能，需要貴公司協(xié)助提供涉及貴公司的相關(guān)檔案資料，以便完成整體調(diào)檔工作。二、調(diào)檔范圍和時間：調(diào)檔范圍涵蓋貴公司向我公司提供的所有相關(guān)檔案資料。調(diào)檔時間將根據(jù)實際調(diào)檔工作進度進行，預(yù)計為期3個月。屆時，我公司將指派專人與貴公司相關(guān)部門聯(lián)系，具體協(xié)商調(diào)整相關(guān)時間安排。三、協(xié)助方式和要求：1.提供檔案資料：貴公司應(yīng)積極協(xié)助我公司調(diào)檔工作，提供與我公司相關(guān)的檔案資料。包括但不限于合同、協(xié)議、報告、財務(wù)文件、人事檔案等。2.檔案整理和分類：貴公司提供的檔案資料應(yīng)按照約定的時間和方式提交至我公司特定的檔案管理區(qū)域。我公司將指派專人對接檔案整理和分類工作，以便完成整體調(diào)檔工作。3.保密要求：貴公司應(yīng)對提供的檔案資料嚴(yán)格保密，不得泄露給第三方或?qū)n案資料用于其他用途。我公司將對提供的檔案資料加強安全管理，確保檔案資料的保密性。4.協(xié)同配合：貴公司相關(guān)部門應(yīng)積極與我公司的調(diào)檔小組進行溝通和協(xié)作，提供必要的協(xié)助和支持，以確保調(diào)檔工作的順利進行。調(diào)檔小組將根據(jù)需要制定具體的溝通和協(xié)作計劃，貴公司應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)與我公司的調(diào)檔小組溝通和協(xié)作。四、檔案歸還和后續(xù)處理：調(diào)檔工作完成后，我公司將及時歸還貴公司提供的檔案資料。歸還前，我公司將對檔案資料進行詳細(xì)核對和清點，確保歸還的檔案資料準(zhǔn)確無誤。如有需要，我公司可以協(xié)助貴公司進行檔案的后續(xù)處理，包括整理歸檔、備份存儲等相關(guān)工作。五、遺失和損壞責(zé)任的約定：在檔案調(diào)取、傳遞和歸還過程中，如發(fā)生遺失或損壞，應(yīng)由負(fù)有責(zé)任的一方進行補償。負(fù)有責(zé)任的一方應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)損壞的檔案或賠償遺失的檔案的費用。若遺失或損壞的檔案無法修復(fù)或賠償，應(yīng)賠償對方相應(yīng)的價值。六、其他事項：如貴公司對以上要求有任何疑問或需要進一步協(xié)商，請及時與我公司聯(lián)系。我們將根據(jù)實際情況進行調(diào)整和協(xié)