XX集團(tuán)公司交運(yùn)管理制度

XX集團(tuán)公司交運(yùn)管理制度1交運(yùn)安排及理貨

2成品交運(yùn)

3「成品交運(yùn)單」窗體流程及管制

4「發(fā)票」窗體流程及管制

5計(jì)算機(jī)無法打印「成品交運(yùn)單」之處理

6交運(yùn)資料異常之處理

7客戶自運(yùn)

8成品補(bǔ)收差價(jià)

9交運(yùn)單回聯(lián)之控制

10運(yùn)費(fèi)計(jì)算及匯付處理 11運(yùn)費(fèi)計(jì)算及匯付處理

1交運(yùn)安排及理貨成品部門應(yīng)每日打印「成品交運(yùn)單」（附表三十四）或次日擬交運(yùn)之「交運(yùn)預(yù)定表」，據(jù)以連絡(luò)承運(yùn)車行開立「派車單」，調(diào)派車輛入廠裝運(yùn)。已實(shí)施「貨源資料傳送」計(jì)算機(jī)作業(yè)之成品，成品部門每日應(yīng)將擬交運(yùn)之貨源資料，透過計(jì)算機(jī)自動(dòng)傳送承運(yùn)車行，據(jù)以開立「派車單」，調(diào)派車輛入廠裝運(yùn)。為提高成品出貨時(shí)效及正確性，承運(yùn)車行派車入廠裝運(yùn)前需先行理貨之成品，成品部門應(yīng)將「交運(yùn)預(yù)定表」、「成品交運(yùn)單」交理貨人員理貨。2成品交運(yùn)可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)打印「成品交運(yùn)單」之成品，成品部門應(yīng)每日激活「自動(dòng)開單」計(jì)算機(jī)作業(yè)，由計(jì)算機(jī)依設(shè)定之開單條件，打印「成品交運(yùn)單」一式三聯(lián)，憑以發(fā)貨。需輸入「交運(yùn)指示」資料后再打印「成品交運(yùn)單」之成品，成品部門應(yīng)依「交運(yùn)預(yù)定表」輸入相關(guān)交運(yùn)資料后，由計(jì)算機(jī)打印「成品交運(yùn)單」一式三聯(lián)，憑以發(fā)貨。以槽車裝運(yùn)出廠并以出廠過磅凈重作為交運(yùn)量之成品，成品部門應(yīng)依「交運(yùn)預(yù)定表」輸入相關(guān)交運(yùn)資料及開立「提貨單」，待成品裝妥并至廠門過磅后，于廠門計(jì)算機(jī)打印「成品交運(yùn)單」一式三聯(lián)，憑以出廠。成品部門應(yīng)確保交運(yùn)憑證正確、完整，經(jīng)承運(yùn)人于「成品交運(yùn)單」之「承運(yùn)人」字段簽章，并經(jīng)廠門警衛(wèi)查核無誤后，簽章放行出廠。成品經(jīng)廠門警衛(wèi)查核若有異常發(fā)生(例如：磅差異常)時(shí)，廠門警衛(wèi)應(yīng)即通知成品部門處理，經(jīng)成品部門分析可放行并由部門主管以書面核簽后，廠門警衛(wèi)始可放行。3「成品交運(yùn)單」窗體流程及管制計(jì)算機(jī)打印之「成品交運(yùn)單」為一式三聯(lián)，以人工開單者為一式四聯(lián)，第一聯(lián)為成品部門自存聯(lián)(白色)，第二聯(lián)為客戶簽收回聯(lián)(紅色)，第三聯(lián)為客戶聯(lián)(黃色)，人工開單之第四聯(lián)為會(huì)計(jì)聯(lián)(綠色)?！赋善方贿\(yùn)單」由成品部門開立者，經(jīng)承運(yùn)人簽章后，第一聯(lián)由成品部門依序存盤備查(客戶自運(yùn)時(shí)第二聯(lián)應(yīng)同時(shí)留存)，第二、三聯(lián)交承運(yùn)人經(jīng)廠門警衛(wèi)核簽后，憑以出廠，由承運(yùn)人隨成品送交客戶簽收；第二聯(lián)經(jīng)客戶簽收后，由承運(yùn)車行攜回送成品部門據(jù)以核銷運(yùn)費(fèi)，第三聯(lián)由客戶留存?！赋善方贿\(yùn)單」由廠門警衛(wèi)開立者，經(jīng)承運(yùn)人及廠門警衛(wèi)簽章后，第一聯(lián)由廠門警衛(wèi)暫存(客戶自運(yùn)時(shí)第二聯(lián)應(yīng)同時(shí)留存)，并于翌日匯送成品部門，第二、三聯(lián)流程同3(2)規(guī)定?！赋善方贿\(yùn)單」以人工開單者，需依下述作業(yè)方式管制：A.「成品交運(yùn)單」統(tǒng)一由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)印制，成品部門依需要量以「事務(wù)用品領(lǐng)用單」辦理領(lǐng)用；「成品交運(yùn)單」應(yīng)有預(yù)印之流水號，供會(huì)計(jì)部門管制單據(jù)之使用情形。B.「成品交運(yùn)單」應(yīng)經(jīng)成品課長(XX、塑化公司應(yīng)經(jīng)倉儲主管)核簽后，始得出廠。成品部門應(yīng)將主管簽名式送廠門警衛(wèi)，警衛(wèi)人員應(yīng)確實(shí)核對主管簽名與留存之簽名式相符后，始予放行。C.「成品交運(yùn)單」前三聯(lián)流程同計(jì)算機(jī)打印之成品交運(yùn)單，第四聯(lián)于成品出廠時(shí)，由廠門警衛(wèi)暫存，翌日轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)部門憑以管制成品部門補(bǔ)立帳。D.成品部門應(yīng)于計(jì)算機(jī)恢復(fù)正常后，補(bǔ)入交運(yùn)資料并打印計(jì)算機(jī)聯(lián)之「成品交運(yùn)單」，第一聯(lián)并人工開立之「成品交運(yùn)單」第一聯(lián)歸檔備查，第二聯(lián)并客戶簽收回聯(lián)作為運(yùn)費(fèi)核銷之依據(jù)，第三聯(lián)送會(huì)計(jì)部門銷案。E.會(huì)計(jì)部門接到警衛(wèi)收轉(zhuǎn)之人工「成品交運(yùn)單」第四聯(lián)后，應(yīng)管制成品部門于人工單出廠后第三日前完成交運(yùn)資料補(bǔ)入(遇月底日時(shí)，應(yīng)于月底日補(bǔ)入，不得跨月)，逾期應(yīng)以書面跟催成品部門處理；會(huì)計(jì)部門接到成品部門補(bǔ)立帳之計(jì)算機(jī)交運(yùn)單，應(yīng)審核計(jì)算機(jī)單與人工單資料需正確一致，始可銷案歸檔?！赋善方贿\(yùn)單」有效出廠期限之規(guī)定：A.「成品交運(yùn)單」逾列表日十天交運(yùn)出廠者，應(yīng)經(jīng)成品課長或倉儲主管核簽后，始得憑以出廠；并管制出廠期限為列表日至次月十日(含)前有效，逾上述規(guī)定期限，不得憑以出廠(已發(fā)函呈準(zhǔn)可延后出廠之成品，依函文規(guī)定處理)。B.針對「成品交運(yùn)單」逾列表日十天延遲交運(yùn)之案件，成品主管應(yīng)依實(shí)際狀況檢討改善，以確保交運(yùn)時(shí)效。4「發(fā)票」窗體流程及管制成品部門于「成品交運(yùn)單」開單后，需依規(guī)定自計(jì)算機(jī)打印「發(fā)票」（附表三十五）一式二聯(lián)(客戶扣抵聯(lián)及收執(zhí)聯(lián))，除指定直接寄送客戶外，其余交由承運(yùn)人隨成品送客戶收執(zhí)登帳?！赴l(fā)票」開立后，存根聯(lián)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)轉(zhuǎn)入光盤供會(huì)計(jì)部門存查。外銷訂單屬零稅率者，依稅法規(guī)定得免開立「發(fā)票」。5計(jì)算機(jī)無法打印「成品交運(yùn)單」之處理遇停電、計(jì)算機(jī)故障或電傳作業(yè)異常等無法打印「成品交運(yùn)單」時(shí)，成品部門應(yīng)即洽請營業(yè)部門提供需緊急交運(yùn)之訂單資料，避免延誤交期。營業(yè)部門接到成品部門無法使用計(jì)算機(jī)辦理交運(yùn)作業(yè)之通知時(shí)，應(yīng)將急于交運(yùn)之訂單資料匯總呈營業(yè)處長核簽后（屬交運(yùn)管制或超授信者，需先依規(guī)定呈準(zhǔn)），傳真成品部門憑以用人工開單辦理交運(yùn)。成品部門接獲經(jīng)營業(yè)部門主管核簽可交運(yùn)之訂單資料后，需依3(4)辦理交運(yùn)。6交運(yùn)資料異常之處理「成品交運(yùn)單」及「發(fā)票」資料異常需作廢時(shí)，成品部門需于原「成品交運(yùn)單」上注明原因，呈部門主管核簽后始得輸入計(jì)算機(jī)?！赋善方贿\(yùn)單」需以整張為單位作廢，不論是否出廠，由成品部門于「成品交運(yùn)單」各聯(lián)均加蓋上「作廢章」，第一聯(lián)由成品部門歸檔備查，第二、三聯(lián)送會(huì)計(jì)部門，由會(huì)計(jì)部門依「作廢單據(jù)查核清單」內(nèi)容查核銷案后，再將第二聯(lián)寄回成品部門歸檔。當(dāng)月份開立之「成品交運(yùn)單」及「發(fā)票」資料異常需作廢時(shí)，成品部門需于月底日前處理完成；未于當(dāng)月份作廢而需于跨月作廢時(shí)，成品部門需以書面通知會(huì)計(jì)部門，并依下列方式處理：A.「發(fā)票」尚未向稅捐稽征機(jī)關(guān)申報(bào)者，經(jīng)會(huì)計(jì)部門同意后，成品部門始可輸入計(jì)算機(jī)，將「成品交運(yùn)單」及「發(fā)票」依6(2)規(guī)定作廢。B.「發(fā)票」已向稅捐稽征機(jī)關(guān)申報(bào)者，原「成品交運(yùn)單」及「發(fā)票」不得作廢，經(jīng)會(huì)計(jì)部門同意辦理取消或申退營業(yè)稅時(shí)，成品部門需依「成品收貨作業(yè)」程序，以空退方式辦理(收貨原因代號以「CV」注明)。C.計(jì)算機(jī)作業(yè)有規(guī)定「發(fā)票」不得隔月作廢之成品，比照6(3)B之規(guī)定辦理。「成品交運(yùn)單」及「發(fā)票」需作廢重開時(shí)，成品部門應(yīng)通知有關(guān)部門更正相關(guān)檔案資料后，依成品交運(yùn)開單作業(yè)程序，重新開立「成品交運(yùn)單」及「發(fā)票」。相關(guān)作廢程序比照6(2)之規(guī)定辦理，但若無法收回原「成品交運(yùn)單」二、三聯(lián)時(shí)，則改以原「成品交運(yùn)單」第一聯(lián)復(fù)印件并同重開之二、三聯(lián)(須蓋不得出廠章)送會(huì)計(jì)核銷。7客戶自運(yùn)

客戶要求自運(yùn)時(shí)，需經(jīng)營業(yè)部門確認(rèn)及同意后，成品部門始得辦理交運(yùn)事宜。成品裝妥并經(jīng)承運(yùn)人于「成品交運(yùn)單」簽收完整后，依3款規(guī)定辦理。8成品補(bǔ)收差價(jià)

成品銷售后需補(bǔ)收差價(jià)時(shí)，營業(yè)部門應(yīng)通知成品部門開立「發(fā)票」一式二聯(lián)，并依4規(guī)定辦理。9交運(yùn)單回聯(lián)之控制成品交運(yùn)后應(yīng)收回交運(yùn)單客戶簽收回聯(lián)，以做為收貨之債權(quán)憑證，因此，回聯(lián)之客戶簽收欄內(nèi)須加蓋客戶收貨章為原則，如無法加蓋收貨章時(shí)，則以簽名代替，若有下列情形者，應(yīng)即由營業(yè)人員或承運(yùn)車行轉(zhuǎn)請客戶補(bǔ)簽。A.未蓋「收貨章」及簽名者。B.簽收回聯(lián)逾期未回收者需管制跟催收回，如因故無法收回者，成品部門應(yīng)要求承運(yùn)車行切結(jié)，以確保債權(quán)。如在運(yùn)輸中發(fā)生短交或破損時(shí)，應(yīng)要求客戶在簽收回聯(lián)上簽注異常狀況，并即由成品部門查明處理。為督促承運(yùn)車行在規(guī)定期限內(nèi)將成品送達(dá)客戶，成品部門可就簽收回聯(lián)上客戶實(shí)際收貨日期與交運(yùn)單開單日期(或出廠日期)比較，依遲延日數(shù)罰扣運(yùn)費(fèi)。10運(yùn)費(fèi)計(jì)算及匯付處理由計(jì)算機(jī)依據(jù)各成品交運(yùn)單承載重量、交貨地點(diǎn)及運(yùn)費(fèi)基準(zhǔn)建文件資料，自動(dòng)計(jì)算運(yùn)費(fèi)?，F(xiàn)行運(yùn)費(fèi)支付采「先付后審」方式處理，每旬由計(jì)算機(jī)就成品部門已辦理提運(yùn)之交運(yùn)資料，及經(jīng)會(huì)計(jì)審核入文件之運(yùn)費(fèi)調(diào)整資料，整理出當(dāng)旬應(yīng)付運(yùn)費(fèi)，并打印「運(yùn)費(fèi)明細(xì)表」（附表三十六），由計(jì)算機(jī)將運(yùn)費(fèi)自動(dòng)匯付予承運(yùn)車行。成品部門應(yīng)核對「運(yùn)費(fèi)明細(xì)表」之車行、運(yùn)費(fèi)金額是否正確，并應(yīng)即通知承運(yùn)車行依「運(yùn)費(fèi)明細(xì)表」金額開立「發(fā)票」及檢附成品交運(yùn)單簽收回聯(lián)，送成品部門辦理運(yùn)費(fèi)報(bào)銷。成品部門收到承運(yùn)車行檢附之運(yùn)費(fèi)核銷資料，應(yīng)查核簽收回聯(lián)簽收內(nèi)容是否完整及張數(shù)是否正確，如有異常應(yīng)即反應(yīng)承運(yùn)車行處理后，再送會(huì)計(jì)部門辦理運(yùn)費(fèi)核銷作業(yè)。

11以柜代倉為提升外銷交運(yùn)時(shí)效，由營業(yè)及出口相關(guān)部門依呈準(zhǔn)之國內(nèi)港口貨柜場或海外保稅倉洽借空柜，將預(yù)定出口之成品裝柜出廠運(yùn)至國內(nèi)港口貨柜場或海外保稅倉，俟與客戶洽妥訂單后，直接辦理報(bào)關(guān)交運(yùn)，以縮短交運(yùn)時(shí)程，其相關(guān)料帳管理依下列方式辦理。庫存管制：A.營業(yè)與成品倉儲部門應(yīng)隨時(shí)注意其庫存情形，可依以柜代倉專用庫存查詢屏幕查詢庫存資料。B.銷售出貨時(shí)，須依先進(jìn)先出原則辦理，并注意個(gè)別庫位之存放期限，俾避免倉租費(fèi)用支出。國內(nèi)港口貨柜場管理：A.移庫時(shí)，憑「成品交運(yùn)單(廠間庫位移轉(zhuǎn))」辦理出廠，移庫運(yùn)費(fèi)依10規(guī)定辦理。B.銷售時(shí)，依一般外銷報(bào)價(jià)、銷售確認(rèn)書(S/C)、訂單輸入、裝運(yùn)資料輸入、選船、報(bào)關(guān)出口方式辦理，并將出貨資料輸入計(jì)算機(jī)，供計(jì)算機(jī)自動(dòng)查核屆預(yù)定結(jié)關(guān)日后轉(zhuǎn)立銷售收入與應(yīng)收帳款帳項(xiàng)。海外保稅倉管理：A.移庫時(shí)：a.憑「成品交運(yùn)單(廠間庫位移轉(zhuǎn))」辦理出廠，移庫運(yùn)費(fèi)依10規(guī)定辦理。b.打印「裝運(yùn)通知單」辦理出口相關(guān)事宜。c.會(huì)計(jì)部門需辦理零稅率申報(bào)與外銷費(fèi)用暫估，營業(yè)部門辦理相關(guān)出口費(fèi)用申請與支付。d.因尚未銷