人事保管檔案協(xié)議

第頁共頁人事保管檔案協(xié)議為了規(guī)范公司人事檔案的管理工作，保證員工的人事信息安全和隱私，特制定本人事保管檔案協(xié)議。本協(xié)議適用于公司的所有員工，包括在職員工、離職員工和退休員工等。一、檔案管理的目的和原則1.目的：本檔案管理制度的目的是確保公司員工人事檔案的合法、規(guī)范、安全和可控，為公司提供員工人事發(fā)展、管理和決策的依據(jù)。2.原則：本檔案管理制度遵循以下原則：a.合法合規(guī)：遵守國家和地方有關(guān)法律法規(guī)、政策規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。b.規(guī)范操作：確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免人為因素對檔案信息的損失和破壞。c.信息安全：保護(hù)員工的檔案信息安全，避免泄露和濫用。d.數(shù)據(jù)完整：確保員工檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和及時性。e.定期審查：定期對員工檔案進(jìn)行審核和清理，保持檔案的及時性和有效性。f.訪問權(quán)限：控制員工檔案的訪問權(quán)限，確保檔案信息的隱私和保密。二、檔案管理的責(zé)任和權(quán)限1.公司人力資源部為檔案管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制定和實(shí)施檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門和員工的檔案管理工作。2.所有員工對自己個人檔案的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)有責(zé)任，應(yīng)主動提供檔案所需的相關(guān)材料和信息。3.各部門的管理人員負(fù)責(zé)本部門員工檔案的管理，包括檔案的整理、存儲、歸檔和調(diào)閱等工作。三、檔案文件的分類和歸檔1.按照檔案信息的性質(zhì)和用途，將檔案文件分為以下幾類：入職檔案、在職檔案、離職檔案和退休檔案等。2.檔案文件應(yīng)按照員工姓名、工號和日期等標(biāo)識進(jìn)行編目和整理，并按照一定的時間周期進(jìn)行歸檔和存儲。3.檔案存儲庫應(yīng)設(shè)有專門的存儲設(shè)施，保證檔案文件的安全性和可檢索性。四、檔案文件的保密和安全1.檔案文件的保密：所有員工檔案信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意透露、泄露或復(fù)制給未經(jīng)授權(quán)的人員。2.檔案文件的安全：公司應(yīng)設(shè)立完善的安全措施，包括物理安全和電子安全，確保檔案文件的安全存儲和傳輸。3.檔案的備份和恢復(fù)：公司應(yīng)定期對檔案文件進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的完整和可恢復(fù)性。五、檔案調(diào)閱和使用權(quán)限1.檔案調(diào)閱申請：員工需要調(diào)閱自己的檔案文件，必須向人力資源部門提出書面申請，并提供相關(guān)身份證明材料。2.檔案調(diào)閱權(quán)限：根據(jù)員工的崗位和需要，公司可以分配相應(yīng)的檔案調(diào)閱權(quán)限，不同權(quán)限的員工可以查閱不同級別的檔案信息。3.檔案信息的使用：員工在使用檔案信息時，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得利用檔案信息從事非法活動或損害他人利益。六、檔案清理和銷毀1.檔案清理：公司應(yīng)定期對員工檔案進(jìn)行審核和清理，刪除過期和無效的檔案信息，保持檔案的及時性和有效性。2.檔案銷毀：公司對于符合銷毀條件的檔案文件，應(yīng)采取安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底刪除和銷毀，避免泄露和濫用。七、協(xié)議的生效和修改1.本協(xié)議自簽訂之日起生效，有效期為三年，屆滿可根據(jù)需要進(jìn)行續(xù)簽。2.在協(xié)議有效期內(nèi)，如有需要修改協(xié)議內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過公司人力資源部門的審批和員工的同意，方可生效。八、協(xié)議的解除和終止1.在協(xié)議有效期內(nèi)，如員工違反協(xié)議約定，嚴(yán)重?fù)p害公司利益和員工檔案信息安全的，公司有權(quán)解除協(xié)議，追究相關(guān)責(zé)任。2.在協(xié)議有效期內(nèi)，如公司解散、合并、整改等情況下，協(xié)議將自動終止。九、其他事項1.本協(xié)議未盡事宜，由公司人力資源部和員工共同協(xié)商決定。2.本協(xié)議附帶的附件為人事檔案管理細(xì)則，作為本協(xié)議的一部分，同樣具有法律效力。以上為人事保管檔案協(xié)議