辦公軟件實(shí)訓(xùn)教程案例之使用outlook2016收發(fā)電子郵件

辦公軟件實(shí)訓(xùn)教程案例之使用Outlook2016收發(fā)電子郵件目錄contentsOutlook2016簡介配置Outlook電子郵件賬戶收發(fā)電子郵件管理電子郵件Outlook其他功能應(yīng)用Outlook2016簡介01Outlook2016提供了強(qiáng)大的郵件管理功能，支持發(fā)送、接收、分類和標(biāo)記郵件，同時(shí)還能管理日歷和聯(lián)系人信息。高效管理郵件、日歷和聯(lián)系人Outlook2016支持與團(tuán)隊(duì)成員共享日歷、任務(wù)和電子郵件，方便團(tuán)隊(duì)協(xié)作。集成協(xié)作工具Outlook2016具備強(qiáng)大的搜索功能，可以幫助用戶快速找到所需郵件、日歷和聯(lián)系人。智能搜索與組織Outlook2016支持Windows、Mac、iOS和Android等多個(gè)平臺(tái)，方便用戶隨時(shí)隨地處理工作。多平臺(tái)支持特點(diǎn)與功能用戶可以從微軟官網(wǎng)下載并安裝Outlook2016軟件。安裝安裝完成后，用戶可以在開始菜單或桌面快捷方式中找到Outlook2016圖標(biāo)，雙擊即可啟動(dòng)軟件。啟動(dòng)安裝與啟動(dòng)菜單欄包括文件、編輯、查看、發(fā)送/接收等常用菜單項(xiàng)。收件箱顯示收到的郵件列表。發(fā)件箱顯示已發(fā)送的郵件列表。日歷用于安排日程和會(huì)議。聯(lián)系人用于管理聯(lián)系人信息。其他文件夾包括草稿、已刪除、已發(fā)送、已轉(zhuǎn)發(fā)等文件夾，方便用戶對郵件進(jìn)行分類管理。界面介紹配置Outlook電子郵件賬戶0201打開Outlook2016軟件，點(diǎn)擊“文件”菜單，選擇“信息”選項(xiàng)。02在“賬戶設(shè)置”中選擇“添加賬戶”，然后選擇“手動(dòng)配置服務(wù)器設(shè)置”。03填寫正確的電子郵件地址和密碼，然后點(diǎn)擊“下一步”。04在“賬戶類型”中選擇“POP3或IMAP”，然后點(diǎn)擊“下一步”。05填寫正確的服務(wù)器名稱和端口號(hào)，然后點(diǎn)擊“下一步”。06完成賬戶配置，點(diǎn)擊“完成”按鈕。添加電子郵件賬戶在Outlook2016中，選擇“文件”菜單，然后點(diǎn)擊“賬戶設(shè)置”。在“賬戶設(shè)置”窗口中，選擇要設(shè)置的賬戶，然后點(diǎn)擊“更改”。在“更改賬戶”窗口中，可以設(shè)置郵件的自動(dòng)接收、垃圾郵件過濾器、安全設(shè)置等選項(xiàng)。根據(jù)需要設(shè)置相關(guān)屬性，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。01020304設(shè)置賬戶屬性在“賬戶設(shè)置”窗口中，選擇要設(shè)置的賬戶，然后點(diǎn)擊“自動(dòng)配置”。在彈出的對話框中，選擇“是”，然后等待Outlook自動(dòng)配置電子郵件賬戶。在Outlook2016中，選擇“文件”菜單，然后點(diǎn)擊“賬戶設(shè)置”。自動(dòng)配置電子郵件賬戶收發(fā)電子郵件03撰寫郵件打開Outlook2016，點(diǎn)擊“新建電子郵件”按鈕，在彈出的窗口中輸入收件人地址、主題和郵件內(nèi)容。在郵件內(nèi)容中可以使用格式化文本、插入圖片、附件等操作。發(fā)送郵件在撰寫完郵件后，點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，Outlook2016會(huì)自動(dòng)將郵件發(fā)送到指定的收件人地址。如果需要同時(shí)發(fā)送給多個(gè)收件人，可以在收件人地址欄中輸入多個(gè)地址，用分號(hào)隔開。撰寫與發(fā)送郵件在Outlook2016中，點(diǎn)擊“接收所有郵件”按鈕，Outlook2016會(huì)自動(dòng)從郵件服務(wù)器上下載所有新收到的郵件。在“收件箱”文件夾中可以看到新收到的郵件列表。接收郵件雙擊要閱讀的郵件，Outlook2016會(huì)自動(dòng)打開該郵件并顯示其內(nèi)容。在閱讀郵件時(shí)，可以使用預(yù)覽窗格查看郵件的詳細(xì)信息，如發(fā)件人、主題、日期等。閱讀郵件接收與閱讀郵件回復(fù)郵件在閱讀完郵件后，點(diǎn)擊“回復(fù)”按鈕，Outlook2016會(huì)自動(dòng)將回復(fù)的郵件發(fā)送到原發(fā)件人地址。在回復(fù)郵件中，可以添加或修改內(nèi)容，以表達(dá)自己的意見或回答問題。轉(zhuǎn)發(fā)郵件在閱讀完郵件后，點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕，Outlook2016會(huì)自動(dòng)打開一個(gè)新的郵件窗口。在轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，可以添加新的收件人地址、修改主題或添加自己的注釋，然后發(fā)送出去?；貜?fù)與轉(zhuǎn)發(fā)郵件管理電子郵件04創(chuàng)建郵件文件夾可以幫助用戶更好地組織和管理郵件?？偨Y(jié)詞在Outlook2016中，用戶可以根據(jù)自己的需求創(chuàng)建自定義的郵件文件夾，以便將不同類型的郵件歸類存儲(chǔ)。例如，可以創(chuàng)建“工作郵件”、“私人郵件”和“垃圾郵件”等文件夾，以便更方便地查找和管理郵件。詳細(xì)描述創(chuàng)建郵件文件夾總結(jié)詞移動(dòng)和復(fù)制功能可以幫助用戶快速轉(zhuǎn)移郵件到其他文件夾或位置。詳細(xì)描述在Outlook2016中，用戶可以使用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊郵件，選擇“移動(dòng)到”或“復(fù)制到”來將郵件移動(dòng)或復(fù)制到其他文件夾。此外，還可以使用快捷鍵Ctrl+X和Ctrl+C進(jìn)行復(fù)制和剪切操作，提高工作效率。移動(dòng)與復(fù)制郵件VS刪除和恢復(fù)功能可以幫助用戶清理無用的郵件并恢復(fù)誤刪除的郵件。詳細(xì)描述在Outlook2016中，用戶可以使用“刪除”按鈕或快捷鍵Ctrl+D來刪除不需要的郵件。如果誤刪除了重要郵件，可以使用“恢復(fù)”功能從已刪除文件夾中恢復(fù)。此外，還可以設(shè)置自動(dòng)刪除規(guī)則來定期清理無用的郵件?？偨Y(jié)詞刪除與恢復(fù)郵件Outlook其他功能應(yīng)用05使用日歷安排會(huì)議在日歷中選定日期，創(chuàng)建新的會(huì)議，輸入會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參與者。通過電子郵件發(fā)送會(huì)議邀請，參與者將收到包含會(huì)議詳細(xì)信息的電子郵件。參與者回復(fù)會(huì)議邀請，確認(rèn)參加、拒絕或提供其他建議。設(shè)置會(huì)議提醒，確保參與者不會(huì)錯(cuò)過會(huì)議。創(chuàng)建會(huì)議發(fā)送會(huì)議邀請會(huì)議回復(fù)和確認(rèn)會(huì)議提醒添加聯(lián)系人聯(lián)系人分組快速查找導(dǎo)出通訊錄使用聯(lián)系人管理通訊錄01020304在通訊錄中添加新聯(lián)系人，包括姓名、電子郵件地址、電話號(hào)碼和其他詳細(xì)信息。將相關(guān)聯(lián)系人分組，方便管理和查找。使用查找功能快速找到特定聯(lián)系人或分組。將通訊錄導(dǎo)出為CSV或Excel文件，方便在其他應(yīng)用程序中使用。在任務(wù)列表中創(chuàng)建新任務(wù)，輸入任務(wù)名稱、描述、截止日期和優(yōu)