BALIS原文傳遞系統(tǒng)培訓(xùn)

BALIS原文傳遞系統(tǒng)培訓(xùn)

BALIS原文傳遞中心中國人民大學(xué)圖書館電話：62511442陳雅捷

EMAIL：tsgbalis@2008年12月主要內(nèi)容1.BALIS原文傳遞服務(wù)總體介紹2.讀者系統(tǒng)構(gòu)成3.管理系統(tǒng)構(gòu)成及使用流程4.BALIS原文傳遞問題探討5.常用檢索工具1.BALIS原文傳遞服務(wù)總體介紹1.1原文傳遞服務(wù)簡介1.2原文傳遞服務(wù)機(jī)構(gòu)1.3原文傳遞系統(tǒng)構(gòu)成1.1原文傳遞服務(wù)簡介*原文傳遞服務(wù)是北京地區(qū)高校圖書館文獻(xiàn)資源保障體系(BALIS)的重要組成部分*原文傳遞系統(tǒng)將利用《全國期刊聯(lián)合目錄》、《CCC西文期刊目次庫》和《高校人文社科外文期刊目次數(shù)據(jù)庫》查找文獻(xiàn)收藏單位。并可利用《全國期刊聯(lián)合目錄》進(jìn)行連接，獲取文獻(xiàn)*

BALIS原文傳遞服務(wù)采用集中與分散結(jié)合的管理模式*原文傳遞系統(tǒng)支持BALIS成員館用戶的原文傳遞請求，完成原文傳遞事務(wù)處理

1.2原文傳遞系統(tǒng)的服務(wù)機(jī)構(gòu)成員館服務(wù)內(nèi)容63家利用本館文獻(xiàn)資源向其他成員館的讀者提供原文傳遞服務(wù)。時(shí)限2天，不包括休息日及節(jié)假日負(fù)責(zé)對本校讀者在BALIS原文傳遞系統(tǒng)中注冊的帳戶進(jìn)行確認(rèn)，并對本館所確認(rèn)的帳戶負(fù)責(zé)，包括所確認(rèn)帳戶產(chǎn)生的費(fèi)用學(xué)科服務(wù)館名稱服務(wù)內(nèi)容根據(jù)BALIS管理中心決定暫定為4家學(xué)科服務(wù)館中國人民大學(xué)、北京師范大學(xué)、北京郵電大學(xué)、首都師范大學(xué)接收讀者的委托請求—負(fù)責(zé)查找請求文獻(xiàn)的收藏地址—向收藏地申請用戶委托的文獻(xiàn)—將獲取的文獻(xiàn)傳遞給讀者。

時(shí)限不確定原文傳遞委員館暫定5家名稱服務(wù)內(nèi)容中國人民大學(xué)承擔(dān)總的管理與協(xié)調(diào)工作：負(fù)責(zé)各成員館的帳號申請、審批、補(bǔ)貼費(fèi)用的申請及發(fā)放、各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及費(fèi)用結(jié)算等,負(fù)責(zé)組織服務(wù)評估等相關(guān)活動(dòng)北京理工大學(xué)、北京農(nóng)學(xué)院側(cè)重負(fù)責(zé)原文傳遞系統(tǒng)問題收集及與系統(tǒng)商聯(lián)系解決系統(tǒng)問題中央財(cái)經(jīng)大學(xué)、首都醫(yī)科大學(xué)側(cè)重負(fù)責(zé)原文傳遞宣傳與服務(wù)方面的問題1.3原文傳遞系統(tǒng)構(gòu)成Balis原文傳遞系統(tǒng)網(wǎng)址：6/ywcdwz/index.html構(gòu)成部分:原文傳遞讀者系統(tǒng)原文傳遞成員館管理系統(tǒng)原文傳遞中心館管理系統(tǒng)2.讀者系統(tǒng)構(gòu)成新用戶注冊本校管理員直接填寫原文傳遞申請1.審核認(rèn)證2.加入金額3.管理系統(tǒng)構(gòu)成及使用流程3.1管理系統(tǒng)構(gòu)成3.2管理系統(tǒng)使用流程3.1管理系統(tǒng)構(gòu)成3.1管理系統(tǒng)構(gòu)成（續(xù)）處理讀者提交的申請為本校讀者代填申請按申請時(shí)間、申請單號、讀者姓名、成員館事務(wù)號等查詢請求3.1管理系統(tǒng)構(gòu)成（續(xù)）確認(rèn)本校讀者注冊替本校讀者注冊修改本校讀者注冊信息對本校讀者進(jìn)行交款、退款及修改可透支額的操作向本校讀者發(fā)消息及郵件3.1管理系統(tǒng)構(gòu)成（續(xù)）按時(shí)間統(tǒng)計(jì)本校的收入、付出及帳戶余額情況按時(shí)間統(tǒng)計(jì)本校讀者發(fā)送請求情況?？砂醋x者姓名、請求類型、傳遞方式、服務(wù)性質(zhì)統(tǒng)計(jì)按時(shí)間統(tǒng)計(jì)本校接收讀者請求情況?？砂床僮鲉T等統(tǒng)計(jì)按時(shí)間統(tǒng)計(jì)本校開戶人數(shù)、用戶利用次數(shù)3.1管理系統(tǒng)構(gòu)成（續(xù)）記錄本校修改操作員的情況。包括新增、停用、修改密碼等記錄本校發(fā)出及接收請求情況。包括請求被接收、事務(wù)滿足等記錄修改本校讀者的情況記錄本校讀者收費(fèi)情況記錄本校發(fā)出及接收申請事務(wù)的金額情況3.1管理系統(tǒng)構(gòu)成（續(xù)）對本館信息設(shè)置對本館操作員設(shè)置對申請單及讀者注冊郵件提醒設(shè)置對節(jié)假日設(shè)置對系所設(shè)置添加公告設(shè)置委托代理服務(wù)條款設(shè)置啟動(dòng)暫停服務(wù)設(shè)置3.1管理系統(tǒng)構(gòu)成（續(xù)）對本館系統(tǒng)管理員信息設(shè)置修改系統(tǒng)管理員密碼3.2管理系統(tǒng)使用流程讀者管理流程事務(wù)處理流程參數(shù)管理流程統(tǒng)計(jì)分析流程

3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程成員館對新用戶進(jìn)行確認(rèn)的步驟

確認(rèn)及核實(shí)新用戶的注冊信息為新用戶注入保證金

3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）

3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）

輸入管理員帳號登錄，進(jìn)入成員館管理系統(tǒng)3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）

確認(rèn)及核實(shí)新用戶的注冊信息注：可對新注冊用戶按讀者姓名、登錄名檢索1.選擇”讀者管理”2.選擇”處理讀者注冊”3.點(diǎn)擊“讀者姓名或登錄名”

3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）

1查看確認(rèn)讀者信息3點(diǎn)擊”批準(zhǔn)”確認(rèn)及核實(shí)新用戶的注冊信息2*要對讀者使用時(shí)間進(jìn)行限定

3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）

確認(rèn)及核實(shí)新用戶的注冊信息新用戶收到的審批成功的電子郵件3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）

2.選擇框中打勾3.選擇交款方式4.輸入金額5.確定無誤后提交1.點(diǎn)擊”讀者財(cái)務(wù)管理”

在讀者帳號內(nèi)需加入金額，讀者才可提交原文傳遞請求

3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）可按讀者登錄名、讀者名稱、余額檢索，選擇讀者添加金額舉例:如何選擇讀者，加入金額檢索余額小于10元讀者

3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）

在讀者帳號內(nèi)需加入金額，讀者才可提交原文傳遞請求3.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）舉例:如何選擇讀者，加入金額檢索余額小于10元讀者輸入103.2管理系統(tǒng)使用流程

讀者管理流程（續(xù)）舉例:如何選擇讀者，加入金額,檢索余額小于10元讀者1.選擇框中打勾表示給該用戶加入100元2.輸入金額100

3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程成員館接收請求信息學(xué)科服務(wù)館接收請求信息檢索本館資源下載、復(fù)制、掃描文獻(xiàn)館藏提供發(fā)送文獻(xiàn)、系統(tǒng)處理讀者接受文獻(xiàn)結(jié)束發(fā)送不提供原因讀者通過Email或查詢獲得被拒原因繼續(xù)申請代查代檢向館藏地提交請求接收請求的文獻(xiàn)

3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程（續(xù)）管理員帳號登錄3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程（續(xù)）

點(diǎn)擊本館事務(wù)號,查看請求文獻(xiàn)信息

3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程（續(xù)）處理讀者提交的申請；為本校讀者代填申請；按申請時(shí)間、申請單號、讀者姓名、成員館事務(wù)號等查詢請求等

3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程（續(xù)）

1.根據(jù)請求文獻(xiàn)詳細(xì)信息查找文獻(xiàn)館藏位置2.下載、掃描或復(fù)制所需文獻(xiàn)3.向讀者發(fā)送文獻(xiàn)注意：*讀者申請信息可修改*如頁碼不對，實(shí)際費(fèi)用需計(jì)算修改4.點(diǎn)擊修改確定5.點(diǎn)擊返回

3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程（續(xù)）

選擇處理狀態(tài)字段有滿足、未滿足、讀者撤消滿足字段未滿足字段:裝訂/缺頁/出處有誤/缺藏/未到/其他讀者撤消字段:需征得讀者同意3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程（續(xù)）舉例1:申請如滿足1.處理狀態(tài)選擇滿足并在方框內(nèi)劃勾2點(diǎn)擊完成請求處理3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程（續(xù)）舉例2:申請如未滿足1.處理狀態(tài)如選擇缺藏2.點(diǎn)擊事務(wù)號進(jìn)入申請修改3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程（續(xù)）舉例2:申請如未滿足1.處理狀態(tài)選擇缺藏2.實(shí)際費(fèi)用修改為03.點(diǎn)擊修改確定4.點(diǎn)擊返回3.2管理系統(tǒng)使用流程

事務(wù)處理流程（續(xù)）舉例2:申請如未滿足1.選擇缺藏2.完成請求處理3.2管理系統(tǒng)使用流程

參數(shù)管理流程

對本館、本館操作員、節(jié)假日、注冊及事務(wù)提醒、系所、啟動(dòng)暫停服務(wù)等進(jìn)行設(shè)置3.2管理系統(tǒng)使用流程

參數(shù)管理流程(續(xù))注意1:成員館應(yīng)盡到義務(wù)啟動(dòng)服務(wù)3.2管理系統(tǒng)使用流程

參數(shù)管理流程（續(xù)）

注意2：要添加節(jié)假日及休息日,否則影響滿足時(shí)間“節(jié)假日設(shè)置”中應(yīng)添加節(jié)假日并對周末休息日進(jìn)行設(shè)置.因?yàn)闈M足時(shí)間休息日及節(jié)假日不算在內(nèi)*以后假期將通知啟用節(jié)假日設(shè)置功能，不在用暫停服務(wù)3.2管理系統(tǒng)使用流程

參數(shù)管理流程（續(xù)）注意2：添加節(jié)假日舉例如添加寒假放假時(shí)間2009年1月15日至2009年2月15日3.2管理系統(tǒng)使用流程

參數(shù)管理流程（續(xù)）注意2：添加節(jié)假日舉例如添加寒假放假時(shí)間2009年1月15日至2009年2月15日3.2管理系統(tǒng)使用流程

參數(shù)管理流程（續(xù)）

注意3：要開啟郵件功能，以便了解事務(wù)及注冊信息情況3.2管理系統(tǒng)使用流程

參數(shù)管理流程（續(xù)）注意4：成員館可添加公告,并等待中心審批.審批后的公告可在公告信息中看到添加的公告包括:標(biāo)題、內(nèi)容、性質(zhì)（普通、重要）、發(fā)布范圍（全部、管理員、讀者）等3.2管理系統(tǒng)使用流程

參數(shù)管理流程（續(xù)）注意5：根據(jù)學(xué)校院系設(shè)置可添加學(xué)院3.2管理系統(tǒng)使用流程

統(tǒng)計(jì)分析流程按時(shí)間統(tǒng)計(jì)本校的收入、付出及帳戶余額的費(fèi)用情況。并分別統(tǒng)計(jì)發(fā)送請求及接收請求的情況，以及統(tǒng)計(jì)開戶人數(shù)及用戶利用次數(shù)3.2管理系統(tǒng)使用流程

統(tǒng)計(jì)分析流程（續(xù)）按時(shí)間統(tǒng)計(jì)本校服務(wù)收入、服務(wù)付出、交納費(fèi)用及退款費(fèi)用3.2管理系統(tǒng)使用流程

統(tǒng)計(jì)分析流程（續(xù)）按時(shí)間統(tǒng)計(jì)發(fā)送請求情況。可按請求類型、處理情況、傳遞方式、服務(wù)性質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)3.2管理系統(tǒng)使用流程

統(tǒng)計(jì)分析流程（續(xù)）舉例：發(fā)送請求統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2008年1月1日至2008年12月11日，我校發(fā)出的普通請求情況3.2管理系統(tǒng)使用流程

統(tǒng)計(jì)分析流程（續(xù)）舉例：發(fā)送請求統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2008年1月1日至2008年12月11日，我校發(fā)出的普通請求情況點(diǎn)擊詳細(xì)3.2管理系統(tǒng)使用流程

統(tǒng)計(jì)分析流程（續(xù)）舉例：發(fā)送請求統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2008年1月1日至2008年12月11日，我校發(fā)出的普通請求情況統(tǒng)計(jì)數(shù)量及金額3.2管理系統(tǒng)使用流程

統(tǒng)計(jì)分析流程（續(xù)）按時(shí)間統(tǒng)計(jì)開戶人數(shù)和用戶利用次數(shù)3.2管理系統(tǒng)使用流程

統(tǒng)計(jì)分析流程（續(xù)）舉例：用戶統(tǒng)計(jì)---開戶統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2008年1月1日至2008年12月11日，我校按用戶學(xué)歷顯示開戶人數(shù)3.2管理系統(tǒng)使用流程

統(tǒng)計(jì)分析流程（續(xù)）舉例：用戶統(tǒng)計(jì)---開戶統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2008年1月1日至2008年12月11日，我校按用戶學(xué)歷顯示開戶人數(shù)按用戶學(xué)歷顯示的開戶人數(shù)3.2管理系統(tǒng)使用流程

日志查詢流程記錄修改本校操作員的信息，讀者交付款的情況及金額，發(fā)出及接收請求的事務(wù)情況及金額4.BALIS原文傳遞問題探討4.1系統(tǒng)問題探討4.2其他問題探討4.1系統(tǒng)問題探討問題一檢索系統(tǒng)需完善《CCC西文期刊目次數(shù)據(jù)庫》目前還不能建立接口直接發(fā)送請求《高校人文社科外文期刊目次數(shù)據(jù)庫》結(jié)果顯示有問題，還需要解決4.1系統(tǒng)問題探討問題二:請求處理費(fèi)用有待細(xì)化1.應(yīng)把費(fèi)用細(xì)化（如加上復(fù)制費(fèi)、BALIS補(bǔ)貼，加急費(fèi)、郵寄費(fèi)，委托費(fèi)、其他費(fèi)用等）2.費(fèi)用提供自動(dòng)計(jì)算功能4.1系統(tǒng)問題探討問題三：讀者財(cái)務(wù)管理功能有待實(shí)現(xiàn)比如：有讀者多次申請，但其費(fèi)用卻沒有發(fā)生變化，系統(tǒng)應(yīng)該動(dòng)態(tài)反映金額的變化4.1系統(tǒng)問題探討問題四：統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果不準(zhǔn)確如：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)“發(fā)送請求統(tǒng)計(jì)”與“接收請求統(tǒng)計(jì)”與“費(fèi)用統(tǒng)計(jì)”有不符的情況。4.2其他問題探討問題一：資源服務(wù)1對成員館的館藏揭示要更加深入，更準(zhǔn)確，讓讀者更清晰的了解成員館的館藏2建議中心結(jié)合北京各大高校市級重點(diǎn)學(xué)科、實(shí)驗(yàn)室的設(shè)置籌集經(jīng)費(fèi)購買或建立特色資源或數(shù)據(jù)庫3建議建立BALIS成員館的學(xué)位論文目次庫4建議考慮與首都圖書館、北京社科院、中科院圖書館實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共享，擴(kuò)大資源范圍4.2其他問題探討問題二服務(wù)質(zhì)量與效率1加快網(wǎng)速，方便使用2建立與其他原文傳遞系統(tǒng)的對接，不用把大量時(shí)間花在不同系統(tǒng)的事務(wù)填寫上3增加轉(zhuǎn)發(fā)申請功能4強(qiáng)調(diào)掃描時(shí)間與掃描質(zhì)量4.2其他問題探討問題三：服務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制1中心加大對學(xué)科服務(wù)館的年度經(jīng)費(fèi)支持，以方便開展工作2對沒有按期完成請求的成員館，建議有一些懲罰措施3希望通過完備的“原文傳遞系統(tǒng)服務(wù)數(shù)量統(tǒng)計(jì)”，作為獎(jiǎng)懲依據(jù)

5.常用檢索工具Cashl

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