GB-T 41473-2022 設(shè)施管理 辦公場所空間管理指南

設(shè)施管理辦公場所空間管理指南2022-04-15發(fā)布國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)GB/T41473—2022 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14總則 24.1空間管理目標(biāo) 24.2基本管理方法 24.3空間管理流程 25策劃 35.1空間規(guī)劃概述 35.2戰(zhàn)略性長期計(jì)劃 35.3戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃 45.4運(yùn)作性短期計(jì)劃 45.5適應(yīng)組織業(yè)務(wù)目標(biāo)的變化 55.6各個(gè)階段的利益相關(guān)方 56實(shí)施 66.1制定需求側(cè)的空間需求 66.2收集供給側(cè)的空間庫存和占用數(shù)據(jù) 66.3評估空間的匹配數(shù)據(jù) 76.4制定空間分配方案 7ⅡA.3空間管理系統(tǒng)的實(shí)施 參考文獻(xiàn) 圖1空間管理流程 圖2空間規(guī)劃的三個(gè)階段及其特征 3圖3空間匹配分析的基本流程 表1每個(gè)規(guī)劃階段對應(yīng)不同粒度級別的需求側(cè)需求 6Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由全國設(shè)施管理標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)(SAC/TC581)歸口。場所和過程的整合，而基于場所的空間管理則是整合中的核心工作。對于開始關(guān)注并啟動(dòng)空間管理的國內(nèi)組織來說，如何利用先進(jìn)的理念和方法并結(jié)合自身的實(shí)際情況建立并不斷完善自己的空間管理是已在全世界開始實(shí)施和認(rèn)證。本文件將作為ISO41001的重要支撐標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)設(shè)施管理的專業(yè)特點(diǎn)給IN1設(shè)施管理辦公場所空間管理指南1范圍本文件給出了組織在辦公場所實(shí)施空間管理的總體原則，并對策劃、實(shí)施、檢查和評價(jià)以及改進(jìn)過程給出了指南。本文件適用于組織在辦公場所的空間管理活動(dòng)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T36688設(shè)施管理術(shù)語3術(shù)語和定義GB/T36688界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。設(shè)施管理facilitymanagement;facilitiesmanagement;FM在建筑環(huán)境內(nèi)整合人員、場所、過程，并以改善人們生活質(zhì)量、提高核心業(yè)務(wù)生產(chǎn)力為目的的組織職能。為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，由職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系構(gòu)成自身功能的一個(gè)人或一組人。注：組織的概念包括但不限于代理商、公司、集團(tuán)、商行、企事業(yè)單位、行政機(jī)構(gòu)、合伙企業(yè)、慈善機(jī)構(gòu)或研究機(jī)構(gòu)，或上述組織的部分或組合，無論是否為法人組織，公有的或私有的。將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一組活動(dòng)?；顒?dòng)activity促成可交付成果完成的一項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)。工作場所內(nèi)從事具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的場地單元。24總則4.1空間管理目標(biāo)——提供滿足組織業(yè)務(wù)活動(dòng)需求的恰當(dāng)?shù)目臻g分配比例；——能夠很好地平衡功能性需求和可持續(xù)性(能源消耗)需求?！M織的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)是什么;——戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)如何分解為空間管理目標(biāo)；——實(shí)現(xiàn)空間管理目標(biāo)的真正需求——分析目前收集的數(shù)據(jù)是否足夠支持空間管理目標(biāo)；——還需要收集哪些數(shù)據(jù)才能進(jìn)行持續(xù)的準(zhǔn)確分析；——不同類別的信息之間的關(guān)聯(lián)性，如資產(chǎn)清單與組織結(jié)構(gòu)的關(guān)聯(lián)，出勤率與空間利用率的關(guān)——根據(jù)組織的特點(diǎn)確定適合的信息搜集及分析方法。4.2.3小型組織可以用簡單辦公工具來統(tǒng)計(jì)空間信息，但對于大型組織的空間管理，宜使用空間管理理軟件可與人力資源管理或資產(chǎn)管理等其他管理軟件相結(jié)合，提供進(jìn)一步地深入分析。關(guān)于空間管理3運(yùn)作性短期計(jì)劃■辦公場所近期改造■滿足業(yè)務(wù)部門需要■部門級分配■空間占用統(tǒng)籌■空間庫存/利用管理■員工人數(shù)近期變化■評估空間匹配數(shù)據(jù)■收集和更新空間分配數(shù)據(jù)■評估空間使用率■建立評估空間基準(zhǔn)■運(yùn)作性短期計(jì)劃對空間優(yōu)化的改進(jìn)■基丁空問使用數(shù)據(jù)對空間分配模式的圖1空間管理流程5策劃a)戰(zhàn)略性長期計(jì)劃(5年或以上)階段；b)戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃(2年～5年)階段；c)運(yùn)作性短期計(jì)劃(0年～2年)階段。戰(zhàn)略性長期計(jì)劃戰(zhàn)略性長期計(jì)劃■5年或以上■構(gòu)建/購買/租賃決策■組織宏觀需求預(yù)測■國家/公司級分配——組織不動(dòng)產(chǎn)計(jì)劃和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的協(xié)調(diào)程度；——宏觀經(jīng)濟(jì)和微觀經(jīng)濟(jì)條件的變化率；5.1.4三個(gè)階段是相互關(guān)聯(lián)的。長期計(jì)劃為中期計(jì)劃確定了背景和方向，而中期計(jì)劃又為短期計(jì)劃提5.2.1戰(zhàn)略性長期計(jì)劃展示了組織如何統(tǒng)籌空間資源以支持其業(yè)務(wù)目標(biāo)，概述了未來5年或更長時(shí)間45.2.2戰(zhàn)略性空間規(guī)劃宜考慮到具體項(xiàng)目的空間分配計(jì)劃對組織范圍的空間分配、利用、容量標(biāo)準(zhǔn)和5.2.3戰(zhàn)略性空間規(guī)劃可以被定義為明確具有特定組織文化的空間管理理念和愿景、確定滿足長期空確保空間規(guī)劃與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。不動(dòng)產(chǎn)投資組合決策和空間占用分配與戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致?！獞?zhàn)略性空間規(guī)劃傳達(dá)了組織在何處以及如何定位資產(chǎn)以幫助實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)。5.3.1戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃是從目前的位置進(jìn)展到長期設(shè)想目標(biāo)的2年～5年的計(jì)劃。投資組合和配置場景是根據(jù)已知的或預(yù)期的來開發(fā)和評估。場景是圍繞基于已知條件和可接受的假設(shè)選項(xiàng)創(chuàng)建的。目的5.3.2中期階段的規(guī)劃具有特殊的戰(zhàn)術(shù)性價(jià)值，不像長期計(jì)劃那樣的寬泛，設(shè)施管理部門宜著重于所5.4.1運(yùn)作性短期計(jì)劃著眼于未來2年的項(xiàng)目和運(yùn)營管理，短期的時(shí)間框架允許空間規(guī)劃項(xiàng)目的開5.4.2在運(yùn)作層面考慮更多的是交付和治理。例如，中期計(jì)劃中的搬遷項(xiàng)目可在短期計(jì)劃中細(xì)化為詳5.4.3關(guān)于空間庫存、利用率、績效報(bào)告等的詳細(xì)信息也是運(yùn)作性短期計(jì)劃中需要明確的。中期計(jì)劃的分配計(jì)劃指導(dǎo)部門或職能組一級的戰(zhàn)術(shù)戰(zhàn)略和決策。從本質(zhì)上說，短期計(jì)劃驗(yàn)證了長期和中期計(jì)劃55.5.1如果業(yè)務(wù)需求與先前的假設(shè)不同，則根據(jù)需要對長期和中期計(jì)劃進(jìn)行評審和修訂。因?yàn)榻M織的如創(chuàng)建一個(gè)規(guī)劃框架來更好地服務(wù)于計(jì)劃制定者，該框架確定業(yè)務(wù)需求的變更將如何以及由誰來反映劃人員可審查和修訂當(dāng)前的計(jì)劃和戰(zhàn)略?？臻g規(guī)劃在所有級別(階段)都要?jiǎng)討B(tài)調(diào)整，以響應(yīng)不斷變化5.6.1空間規(guī)劃對于設(shè)施管理部門來說是高度組織化的過程，其涉及組織各個(gè)層面的利益相關(guān)方，并5.6.2不同階段有不同的利益相關(guān)方的介入才能讓空間管理的規(guī)劃更加符合組織業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，這是至關(guān)重要的。各個(gè)階段的利益相關(guān)方如下。a)戰(zhàn)略性長期計(jì)劃階段的利益相關(guān)方包括但不限于：b)戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃階段的利益相關(guān)方包括但不限于：c)運(yùn)作性短期計(jì)劃階段的利益相關(guān)方包括但不限于：5.6.3整個(gè)規(guī)劃團(tuán)隊(duì)對每個(gè)計(jì)劃階段的具體目標(biāo)的了解是十分必要的。在制定長期計(jì)劃階段，組織高級管理人員向團(tuán)隊(duì)成員傳播組織的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)成員吸收這些信息并將其輸入到計(jì)劃中。在制分制定分配方案。在制定短期計(jì)劃階段，屬地辦公場所規(guī)劃人員和設(shè)施管理人員從中期階段計(jì)劃中吸收信息，能夠根據(jù)個(gè)別部門和項(xiàng)目小組的具體需要調(diào)整分配的空間。當(dāng)計(jì)劃信息的吸收和傳播被很好66.1.1為特定空間規(guī)劃活動(dòng)制定的所有需求都被歸類為需求側(cè)需求。需求側(cè)需求是接下來兩個(gè)關(guān)鍵6.1.2需求側(cè)需求在每個(gè)計(jì)劃階段都宜被制定出來，各個(gè)階段有不同的粒度級別。表1列出了需求側(cè)需求的例子，以及每個(gè)計(jì)劃階段的粒度級別。空間管理規(guī)劃團(tuán)隊(duì)的所有成員都有必要很好地掌握其所表1每個(gè)規(guī)劃階段對應(yīng)不同粒度級別的需求側(cè)需求需求側(cè)的需求戰(zhàn)略性長期計(jì)劃戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃運(yùn)作性短期計(jì)劃空間規(guī)劃的出發(fā)點(diǎn)營收預(yù)測，兼并，收購，新業(yè)務(wù)計(jì)劃遠(yuǎn)景規(guī)劃中期計(jì)劃選址的顆粒度國家，省，市辦公場所，園區(qū)建筑物，樓層，房間，團(tuán)隊(duì)空間選址的考慮因數(shù)宏觀和微觀因素，適合的目的宏觀和微觀因素，適合的目的適合的目的空間分配的級別業(yè)務(wù)板塊業(yè)務(wù)板塊下的一級部門二級部門和職能組空間協(xié)同的級別業(yè)務(wù)板塊間的協(xié)同業(yè)務(wù)板塊下的一級部門協(xié)同二級部門和職能組協(xié)同人員總數(shù)預(yù)測的級別業(yè)務(wù)板塊業(yè)務(wù)板塊下的一級部門二級部門和職能組占用面積分配標(biāo)準(zhǔn)的級別國家、省或城市空間標(biāo)準(zhǔn)城市和區(qū)域空間標(biāo)準(zhǔn)針對特定業(yè)務(wù)功能的行業(yè)空間標(biāo)準(zhǔn)6.2.1與需求側(cè)需求的情況類似，分析空間的供給側(cè)空間庫存和占用數(shù)據(jù)集合，以創(chuàng)建并向規(guī)劃團(tuán)隊(duì)提供最佳的可能場景選項(xiàng)。供給側(cè)信息的集76.3評估空間的匹配數(shù)據(jù)6.3.1空間匹配分析為空間規(guī)劃人員提供了需求側(cè)空間需求和供給側(cè)空間庫存之間的匹配評估。分析可以在圖形化的時(shí)間尺度上進(jìn)行，顯示總空間容量、分配的空間百分比和分配的總面積的變化。6.3.2空間規(guī)劃人員可在規(guī)劃過程的不同階段進(jìn)行空間匹配分析，包括：——以項(xiàng)目中所考慮的區(qū)域、城市、園區(qū)或建筑創(chuàng)建由現(xiàn)有供應(yīng)側(cè)空間庫存和需求側(cè)需求清單組成的基線場景之后的比較；——對現(xiàn)有場景進(jìn)行測試優(yōu)化，以找到滿足需求側(cè)需求的最佳分配選項(xiàng)；——在為項(xiàng)目創(chuàng)建備選方案后，評估每個(gè)方案的空間差異，以及將花費(fèi)哪些成本和資源來填補(bǔ)每個(gè)方案的空間差異。6.3.3空間匹配分析在任何規(guī)劃階段都非常有用?！谥朴嗛L期計(jì)劃時(shí)，空間匹配分析可快速揭示出開發(fā)所需辦公場所時(shí)所面臨的挑戰(zhàn)。例如，一個(gè)匹配分析顯示，在一個(gè)租賃率較高的城市中，可用的自有空間較少，這有助于規(guī)劃團(tuán)隊(duì)理解，在該城市新增辦公場所需要增加投資?！谥衅谟?jì)劃階段進(jìn)行到一半時(shí)，預(yù)測人數(shù)的意外增加可能導(dǎo)致空間匹配的意外增加。空間匹配分析立即提醒空間規(guī)劃人員，現(xiàn)在可以預(yù)期供應(yīng)庫存的減少?！诙唐谟?jì)劃階段，空間匹配分析有助于空間規(guī)劃人員對園區(qū)、建筑或樓層的空間分配做出較小但必要的調(diào)整。6.3.4關(guān)于空間匹配分析的基本流程如圖3所示?？臻g匹配分析可以迭代進(jìn)行空間匹配分析可以迭代進(jìn)行制定設(shè)計(jì)方收集供給側(cè)空間庫存及占用數(shù)據(jù)是否滿足組織的業(yè)務(wù)日標(biāo)建立空間分配以組織的業(yè)務(wù)日標(biāo)為導(dǎo)向圖3空間匹配分析的基本流程6.4制定空間分配方案6.4.1空間分配考慮的因素空間分配宜考慮下列因素?！臻g所有權(quán)歸屬于組織：空間是一種高度寶貴的資源，將被有效地用于促進(jìn)組織的發(fā)展使命。因此，組織有時(shí)可能直接或間接地改變辦公場所的空間。組織根據(jù)需要分配空間，并經(jīng)常審查業(yè)務(wù)部門如何利用目前分配的空間。 空間分配指定專門部門：通常指定設(shè)施管理部門負(fù)責(zé)空間的規(guī)劃和分配，并對空間的分配和再分配具有最終決定權(quán)。8 空間被高效地使用：對于已分配到部門的空間，占用人宜決定如何最好地利用空間支持他們的工作，并尋求創(chuàng)造靈活的、有效率的空間使用，并鼓勵(lì)合作和共用空間，以提高空間的使用效率和降低成本。 空間占用宜定期審查：宜定期審查空間占用和利用情況，并可能重新分配空間，以求最大限度地利用和滿足組織發(fā)展的優(yōu)先事項(xiàng)?！臻g宜是共享資源：為避免重復(fù)使用空間、設(shè)備和服務(wù)，宜根據(jù)實(shí)際情況考慮共享空間。如有必要，可在多方使用同一空間時(shí)制定使用規(guī)則?！臻g分配決策宜透明：盡可能公開地討論空間分配要求，溝通包括所有相關(guān)各方。空間分配決策盡可能滿足相關(guān)各方的需求，但不是必須的。6.4.2空間分配基本步驟空間分配宜按照如下步驟：a)定義房間或工位；b)定義部門和員工；c)指定空間類別和類型；d)指定房間或工位標(biāo)準(zhǔn)；e)分配一級部門和二級部門；f)更新占用面積或工位。6.4.3空間分配數(shù)據(jù)報(bào)告宜明確下列內(nèi)容：——空間分配使用明細(xì)表：展示所有空間的明細(xì)數(shù)據(jù)，含空間基本信息、分配部門和使用人信息等；——工位分配使用統(tǒng)計(jì)表：支持按照地理位置、樓、樓層、部門等統(tǒng)計(jì)工位分配和實(shí)際使用情況；——員工工位信息表：展示所有員工綁定工位明細(xì)數(shù)據(jù)，包括是否綁定工位、綁定工位明細(xì)信息等。6.4.4空間分配的內(nèi)部結(jié)算無論一個(gè)組織自持或是租用空間，空間占用成本通常都是運(yùn)營預(yù)算中最大的部分。為確?？臻g的高效使用，大部分組織選擇內(nèi)部記賬、部門分?jǐn)偪臻g占用成本的方式(公共空間分?jǐn)?。當(dāng)業(yè)務(wù)部門主管需要對自己所占用的空間收費(fèi)時(shí)，其就會(huì)傾向于提高空間的利用率。通過整個(gè)組織各個(gè)部門空間利用率的提高，總的空間利用率也隨之提高，從而降低了運(yùn)營成本。數(shù)據(jù)和報(bào)表是內(nèi)部結(jié)算的基礎(chǔ)，如：房間級別的詳細(xì)分析、部門級別的財(cái)務(wù)報(bào)表。此外，可能對共享辦公場所進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算的定義和計(jì)算，例如多個(gè)業(yè)務(wù)部門共享同一個(gè)房間，在不同時(shí)間段內(nèi)對房間里的辦公區(qū)域占用這種情況的計(jì)算。通過空間成本分?jǐn)倲?shù)據(jù)可獲得以下價(jià)值：——空間管理人員將能夠訪問所有的空間計(jì)費(fèi)報(bào)告，幫助他們與他人共享關(guān)鍵的成本信息，做出戰(zhàn)略性決策，例如跨部門合并業(yè)務(wù)，并為未來的需求制定計(jì)劃；——業(yè)務(wù)部門主管能夠訪問他們部門的內(nèi)部結(jié)算報(bào)表，幫助他們分析關(guān)鍵的成本信息，做出戰(zhàn)略決策，如合并他們的業(yè)務(wù)，并為未來的需求計(jì)劃； 財(cái)務(wù)主管能夠通過內(nèi)部結(jié)算報(bào)表向各個(gè)空間使用部門分配空間成本，并能夠在預(yù)算和決策中考慮空間成本；——業(yè)務(wù)流程所有者能夠通過內(nèi)部結(jié)算報(bào)表定義空間公共區(qū)域和成本，并創(chuàng)建個(gè)性化的報(bào)告，顯示特定用途所需的空間信息。91)明確支持部門工位費(fèi)由需求部門承擔(dān)；2)獨(dú)立辦公室折合工位(5個(gè)/10個(gè)兩檔)進(jìn)行分?jǐn)偅?)項(xiàng)目費(fèi)用由需求部門承擔(dān)或者按照工位需求進(jìn)行分?jǐn)偅l受益誰分?jǐn)傇瓌t；4)入住之前的房租裝修攤銷費(fèi)用折算到入住后的剩余合同期工位費(fèi)中，使工位費(fèi)更合理；5)長期占用會(huì)議室按照一定標(biāo)準(zhǔn)(10人以內(nèi)4萬/(月·間),以10人為計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)升級)進(jìn)行收取，以便資源合理利用。歸總分類費(fèi)用明細(xì)分?jǐn)偰Ｊ接?jì)算方法行政費(fèi)用工位費(fèi)房租每工位面積房租=每平方米每天房租×天數(shù)×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米房租裝修每平方米裝修裝修=每平方米裝修×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米家具每平方米其他費(fèi)用保安保潔保安保潔人數(shù)保安保潔=每平方米保安保潔×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米保安保潔水電及維護(hù)每平方米水電空調(diào)水電及維護(hù)=每平方米水電及維護(hù)×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米維修費(fèi)用每平方米空氣治理辦公室供應(yīng)每工位低值易耗品辦公室供應(yīng)=每工位辦公室供應(yīng)×工位數(shù)每工位衛(wèi)生費(fèi)每工位飲用水每工位綠植每工位辦公家具租賃一次性費(fèi)用房租/裝修攤銷/行政項(xiàng)目一次性費(fèi)用=入住之前房租+裝修攤銷+行政項(xiàng)目日常費(fèi)用辦公用品人均領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)辦公用品=領(lǐng)用人數(shù)×人均領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)快遞費(fèi)用每件標(biāo)準(zhǔn)快遞費(fèi)=郵遞件數(shù)×每件標(biāo)準(zhǔn)打印費(fèi)用人均打印標(biāo)準(zhǔn)打印費(fèi)用=打印人數(shù)×人均打印標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)空間分配方案被跨職能的規(guī)劃團(tuán)隊(duì)批準(zhǔn)之后，接下來就是實(shí)施團(tuán)隊(duì)的介入。這在所有規(guī)劃階段詳細(xì)的中期計(jì)劃交給場地主管和空間規(guī)劃人員執(zhí)行。本地規(guī)劃團(tuán)隊(duì)根據(jù)中期計(jì)劃的基于時(shí)間的階段性6.6空間的庫存管理6.6.1空間的庫存管理包括創(chuàng)建空間庫存、維護(hù)空間庫存和統(tǒng)計(jì)空間庫存報(bào)表等三個(gè)方面的工作，這三個(gè)方面的工作可以協(xié)助管理者對組織當(dāng)前和未來的空間需求做出有效規(guī)劃，并通過業(yè)務(wù)板塊及部門6.6.2空間庫存通常由組織的不動(dòng)產(chǎn)或設(shè)施管理部門負(fù)責(zé)，然后與組織其他部門分享信息。財(cái)務(wù)部門6.6.3精準(zhǔn)的空間庫存可便于管理者掌握和跟蹤報(bào)表中可以對比各個(gè)樓層的垂直穿透型區(qū)域、部門間的協(xié)同狀況和公共空間的分布。對空間庫存的掌握可以幫助組織高效利用現(xiàn)有的空間，做出合理的空間管理決定，從而實(shí)現(xiàn)組織運(yùn)營預(yù)算的降低。最6.6.4統(tǒng)計(jì)空間庫存報(bào)表，組織或業(yè)務(wù)部門管理者需要對本部門的空間庫存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，無論是樓宇的6.6.6基于樓宇空間的效率評估對于管理者在租和購買一個(gè)樓宇的情況下是非常關(guān)鍵的判斷因素，同6.6.7空間的未來規(guī)劃是基于當(dāng)前的空間庫存和已規(guī)劃的未來增長，精確的空間庫存對關(guān)鍵業(yè)務(wù)的決某企業(yè)辦公場所的空間分類辦公工位四合院辦公待用單間部門特需會(huì)議室工位其他辦公開放區(qū)工位會(huì)務(wù)會(huì)議室培訓(xùn)教室項(xiàng)目室報(bào)告廳部門會(huì)議室辦公支持茶水間檔案室儲(chǔ)藏間服務(wù)臺(tái)吸煙室孕婦休息室備奶室衛(wèi)生間前廳展廳親友接待室政府接待室投訴接待室其他辦公支持文印室休閑吧———7.1.1占用水平是指建筑物中存在的占用人數(shù)，通常用一個(gè)工作周來7.1.2使用水平是指建筑物的平均使用時(shí)間，可以針對建筑物內(nèi)可以按不同部門或級別的人員如何使用這些空間進(jìn)行細(xì)分。間使用情況，因此通常比占用水平提供了更為精細(xì)的具體使用信息。示例：提供一處可容納100名員工但只有80人定期使用的辦公場所，其占用率將達(dá)到80%;如果所有80個(gè)人在辦7.2檢查和評價(jià)方法7.2.1常用的評價(jià)指標(biāo)實(shí)現(xiàn)空間管理檢查和評價(jià)的基礎(chǔ)是對量化指標(biāo)的測量，空間管理最根本的方法是通過提升空間使用效率來降低空間占用成本。常用的評價(jià)指標(biāo)包括：——容量：可以占用的辦公室或工位數(shù)量；——人均面積：平均到每個(gè)人的面積；——空缺：尚未分配的容量；——空置率：空置的工位與工位總數(shù)之比；——占用率：已經(jīng)分配的工位與工位總數(shù)之比；——使用率：實(shí)際使用工位的時(shí)間與總的工作時(shí)長之比； 空間密度；通過將總面積除以人數(shù)或容量來計(jì)算效率的度量，詳細(xì)的占用指標(biāo)可讓組織快速了解部門如何利用空間以及投資組合的效率。通過相關(guān)指標(biāo)的監(jiān)測，組織的房地產(chǎn)部門可以為如何使用當(dāng)前空間制定明確的指導(dǎo)方針，以及符合未來空間規(guī)劃的目標(biāo)。通過基準(zhǔn)比較，占用指標(biāo)還允許組織將自己與其行業(yè)、地區(qū)或其他類別中的其他人進(jìn)行對比，最終揭示改進(jìn)的機(jī)會(huì)。7.2.2空間使用監(jiān)測方法監(jiān)測空間使用率是實(shí)現(xiàn)空間管理價(jià)值的重要一步，即能夠從專注于空置工位提供的機(jī)會(huì)，到尋找隱藏在未充分利用空間背后的真正空缺。監(jiān)測空間使用率的基本步驟如下：a)考慮為什么需要收集利用率數(shù)據(jù)，如何收集數(shù)據(jù)以及能夠負(fù)擔(dān)得起的數(shù)據(jù)；b)確定對組織最有意義的辦公場所利用率監(jiān)控級別；c)使解決方案的范圍與組織的需求相匹配；d)評估所需要的工具的復(fù)雜程度。使用率跟蹤方法主要有兩類：——視覺觀察：每天多次穿行工作區(qū)以跟蹤員工的進(jìn)/出/在位和其他行為觀察；——自動(dòng)化數(shù)據(jù)收集：包括刷卡/旋轉(zhuǎn)門數(shù)據(jù)、人員計(jì)數(shù)器、IP監(jiān)測、傳感器系統(tǒng)等。7.3收集并更新空間分配數(shù)據(jù)7.3.1收集和更新空間分配數(shù)據(jù)涉及對已分配空間的盤點(diǎn)。此管理過程的輸入是為組織中每個(gè)部門和/或員工分配的空間列表，輸出是組織中所有已分配空間的清單，以及可生成的空間報(bào)告列表，以報(bào)告組織當(dāng)前和將來的空間需求。7.3.2過程可分為三個(gè)部分。a)標(biāo)識(shí)分配的空間：標(biāo)識(shí)和收集特定建筑物所在的分配空間的數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)構(gòu)成設(shè)施資產(chǎn)的重要組成部分，資產(chǎn)登記冊中標(biāo)識(shí)的其他數(shù)據(jù)項(xiàng)可能包括資產(chǎn)名稱、標(biāo)識(shí)符和位置。b)記錄分配空間的區(qū)域：此數(shù)據(jù)用于記錄分配空間的區(qū)域。分配空間的區(qū)域可以包括房間的區(qū)域以及公共空間的區(qū)域。公共空間為組織內(nèi)的幾個(gè)或所有部門服務(wù)，這些公共空間通常是由不受任何人特別管理或控制來標(biāo)識(shí)的。c)記錄分配空間：此數(shù)據(jù)用于記錄分配空間的數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)用于編制分配給組織中每個(gè)部門和/7.4.1實(shí)現(xiàn)更高效的辦公場所，首先要了解員工目前如何使用他們的空間。然后，設(shè)施管理團(tuán)隊(duì)可以——通過更好地利用現(xiàn)有設(shè)施改善用戶體驗(yàn)；——消除過度擁擠或未充分利用空間的風(fēng)險(xiǎn)和對消費(fèi)者體驗(yàn)產(chǎn)生負(fù)面影響；——指出變更管理實(shí)踐是否通過分析空間與團(tuán)隊(duì)行為之間的一致有效；——通過了解建筑物或樓層的未使用容量來降低超額成本。7.5.1建立空間基準(zhǔn)的目的是制定統(tǒng)一的空間分配規(guī)則。空間基準(zhǔn)是指用于度量或分配空間數(shù)量或質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，是最大化空間利用率的基礎(chǔ)?？臻g基準(zhǔn)可以理解為分配給組織中作為工作區(qū)的每示例：總裁辦公室規(guī)格為35m2,副總裁辦公室規(guī)格為25m2~30m2,總監(jiān)辦公室規(guī)格為20m2等。7.5.2這項(xiàng)工作的先決條件是對組織中進(jìn)行的特定工作流程以更有效和更具成本效益的方式計(jì)劃和分配空間。8.1.1從小型獨(dú)立的聯(lián)合辦公空間到大型組織，越來越多各種類型的辦公空間，都在通過各種途徑收利用的決策。空間使用過程中的監(jiān)測數(shù)據(jù)往往可以用來審視空間規(guī)劃設(shè)計(jì)的不足和改進(jìn)的地方，通過8.1.2在最佳的工作環(huán)境中，使用者能在其工作時(shí)間匹配到最合適的工作空間，組織需要考慮將空間用最有利于他們工作的空間。當(dāng)組織努力用更少的資源做更多的事情時(shí)，編纂這些標(biāo)準(zhǔn)可以支持組合8.1.3該管理過程涉及對現(xiàn)有空間的當(dāng)前利用率水平進(jìn)行評估。在此過程中，空間管理員旨在確保使用正確的空間種類和數(shù)量?？臻g評估是一種占用后評估，可用于調(diào)查建筑物的物理狀況。占用后評估可以為參與設(shè)施規(guī)劃、設(shè)計(jì)和運(yùn)營的空間規(guī)劃人員、設(shè)計(jì)專業(yè)人員和設(shè)施經(jīng)理提供有價(jià)值的反饋。它是系統(tǒng)性地評估設(shè)施空間在被占用的時(shí)間內(nèi)，能夠滿足組織目標(biāo)和用戶需求的程度的過程。對于空間管理者而言，占用后評估也是一個(gè)使能過程，可用于持續(xù)改善為組織的部門和/或員工提供的空間的質(zhì)量。示例：某企業(yè)通過收集和分析工位占用數(shù)據(jù)來驅(qū)動(dòng)辦公空間的優(yōu)化：工位利用最人化工位利用最人化空間規(guī)劃數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)運(yùn)營(占用舉)有多少(陣薦)運(yùn)營持結(jié)改進(jìn)用了多少(使用率)8.2對空間分配模式的改進(jìn)8.2.1組織宜采用綜合方法來衡量利用率研究結(jié)果，將測量技術(shù)解決方案、占用規(guī)劃數(shù)據(jù)分析和辦公場所戰(zhàn)略結(jié)合起來，以實(shí)施正確的解決方案組合。8.2.2組織宜提供更靈活的環(huán)境，以配合員工的工作習(xí)慣，并培養(yǎng)員工的工作能力和創(chuàng)新文化，使員工能夠更自由地在辦公室內(nèi)和遠(yuǎn)程工作。全面的移動(dòng)辦公策略可以增強(qiáng)這種能力，讓員工在最高效的地方工作，同時(shí)幫助減少未充分利用的空間，適應(yīng)增長和降低整體房地產(chǎn)成本。8.2.3組織選擇移動(dòng)辦公策略通常有三個(gè)主要原因：a)創(chuàng)造更靈活的工作文化，同時(shí)提供更多協(xié)作，創(chuàng)新的空間；b)減少經(jīng)營費(fèi)用和房產(chǎn)成本，這通常是大多數(shù)組織的第二大支出費(fèi)用；c)優(yōu)化現(xiàn)有房產(chǎn)并更有效地利用空間。8.2.4移動(dòng)辦公策略主要包含以下幾個(gè)方面。a)移動(dòng)計(jì)劃：將特定的員工群體標(biāo)識(shí)為不需要指定工作空間的計(jì)劃，辦公場所的一部分工作空間被指定為“移動(dòng)/免費(fèi)”,員工可以在一天中以先到先得的方式使用這些空間。b)移動(dòng)員工：移動(dòng)計(jì)劃將定義哪些員工符合條件，通常是每周使用工作空間不超過三天或在家工c)移動(dòng)目標(biāo)：用于衡量移動(dòng)計(jì)劃績效基準(zhǔn)的指標(biāo)，通常顯示為工位與人員的比率。這通常計(jì)算為空間中的員工人數(shù)或?qū)Ｓ糜谝苿?dòng)計(jì)劃的總面積/平方米。例如，移動(dòng)目標(biāo)可能是2:1(2人共享1個(gè)工位)或人均5m2。d)移動(dòng)工位；已經(jīng)分配給團(tuán)隊(duì)或部門，但未分配到具體員工的工位，員工都可以先到先用。e)項(xiàng)目區(qū)：指定給部門、小組、工作任務(wù)或團(tuán)隊(duì)的工作區(qū)的定義區(qū)域，項(xiàng)目區(qū)也可以包括指定的辦f)開放式協(xié)作區(qū)：員工在開放式辦公環(huán)境中開會(huì)的墻壁或隔板內(nèi)未封閉的會(huì)議空間。開放式協(xié)作空間具有各種家具配置，包括但不限于軟座椅(沙發(fā)和椅子)、會(huì)議桌和可升降辦公桌。(資料性)A.1空間管理系統(tǒng)的價(jià)值建筑物以及建筑物中的層和房間?？臻g管理是一個(gè)需要數(shù)據(jù)收集、分析、預(yù)測和制定戰(zhàn)略的多步驟過A.1.1.2空間管理系統(tǒng)是一種技術(shù)解決方案，組織可以使用它來跟蹤和管理其房地產(chǎn)資產(chǎn)和空間利用且更加復(fù)雜，如果沒有合適的信息化系統(tǒng)，試圖計(jì)劃將多個(gè)部門搬遷到多個(gè)地點(diǎn)/建性成為一種必要?？臻g管理系統(tǒng)可讓被授權(quán)用戶隨時(shí)隨地地對數(shù)據(jù)、報(bào)告和樓層平面圖進(jìn)行A.1.2識(shí)別空間和降低組合成本的能力A.1.2.1人員和不動(dòng)產(chǎn)是組織最大的兩個(gè)費(fèi)用，有效的空間管理對兩個(gè)成本中心都有直接影響，使其成為可以直接影響業(yè)務(wù)底線的關(guān)鍵組成部分。用空間來降低成本。這意味著組織可以重新分配未充分利用的空間以便更合適地使用，甚至可以根據(jù)A.1.3基于空間使用數(shù)據(jù)改進(jìn)工作環(huán)境A.1.3.1空間管理的重點(diǎn)正在從僅僅減少空間成本轉(zhuǎn)向創(chuàng)造有助于吸引人的工作環(huán)境并留住有才能A.1.3.2為讓員工滿意和參與，設(shè)施和空間經(jīng)理需要為員工提供滿足其需求的工作空間。這意味著提供足夠的物理空間，以便能夠以舒適有效的方式完成日常任務(wù)，但并不意味著組織為不需要的空間付A.1.3.3空間管理系統(tǒng)提供有關(guān)空間占用和空間利用的清晰見解，這些數(shù)據(jù)可以幫助空間管理團(tuán)隊(duì)得A.1.4生成報(bào)告以制定戰(zhàn)略空間計(jì)劃空間管理人員可以通過分析如占用數(shù)據(jù)等報(bào)告，及使用方案規(guī)劃來進(jìn)行未來的空間分配。根據(jù)這些報(bào)A.1.4.2空間管理系統(tǒng)還可以提高管理的透明度，利益相關(guān)方都可以通過系統(tǒng)自動(dòng)獲得數(shù)據(jù)，讓每個(gè)建立基于地圖可視化的組織不動(dòng)產(chǎn)分布的臺(tái)賬信息庫，隨時(shí)準(zhǔn)確了解組織內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)使用情況、收A.2.3空間規(guī)劃通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)圖樣可視化的方式確定最佳的空間規(guī)劃方案，測量空間效率并快速識(shí)A.2.4工位管理工位是辦公場所管理中最重要的基本單位，建立工位類別、工位庫存、工位分配和工位記賬的全閉環(huán)管理流程，依托CAD可視化技術(shù)可以方便迅捷地線上編輯和操作，跟蹤工位的使用人和部門，自動(dòng)按部門及按樓宇統(tǒng)計(jì)工位占用情況，確定工位的最優(yōu)化使用以與組織的業(yè)務(wù)需求相一致。A.2.5預(yù)定管理預(yù)定管理可有效地管理空間和資源的預(yù)定使用，包括便捷地查詢、設(shè)定和取消預(yù)訂時(shí)間，用戶在預(yù)定空間的同時(shí)還可以預(yù)定配套的設(shè)備、餐飲和其他特定服務(wù)，并且自動(dòng)鏈接相關(guān)的內(nèi)部或外部服務(wù)供應(yīng)商，以工單流程完成設(shè)備及