淺談中學(xué)電子學(xué)籍檔案的管理

淺談中學(xué)電子學(xué)籍檔案的管理

中學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案信息的重要內(nèi)容。隨著吉林省中小學(xué)和幼兒園學(xué)生電子學(xué)籍系統(tǒng)管理的實(shí)施，怎樣認(rèn)真認(rèn)識(shí)和思考中學(xué)生電子學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理，使學(xué)校檔案管理工作更好地為學(xué)生服務(wù)，已成為學(xué)校檔案室的重要工作內(nèi)容之一。一、中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理的意義

學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)繁雜而又事務(wù)性很強(qiáng)的工作，隨著許多中學(xué)辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、學(xué)生人數(shù)的逐年增加，有關(guān)學(xué)生的各種信息也成倍增長(zhǎng)，原來(lái)基于小型數(shù)據(jù)庫(kù)的、半手工操作的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)已難以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。面對(duì)龐大的信息量，有必要開(kāi)發(fā)學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)來(lái)提高學(xué)生管理工作的效率。因此，運(yùn)用先進(jìn)的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料，利用計(jì)算機(jī)管理學(xué)籍檔案，以便快捷地錄入、統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索學(xué)生的各類信息，及時(shí)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，使各級(jí)管理達(dá)到資源共享，協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化就顯得尤為重要。

檔案不是歷來(lái)就有的一種社會(huì)現(xiàn)象，它是隨著社會(huì)的發(fā)展、文字的發(fā)明和運(yùn)用而產(chǎn)生的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息的儲(chǔ)存進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，已由“有紙檔案”向“無(wú)紙檔案”發(fā)展?！盁o(wú)紙檔案”通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)以及光盤(pán)技術(shù)等組合成綜合性系統(tǒng)設(shè)備的應(yīng)用，把各種文件以磁盤(pán)、光盤(pán)的形式呈現(xiàn)，并且通過(guò)配套的顯示器顯現(xiàn)其內(nèi)容，從而顯著改變工作環(huán)境，極大地提高工作效率與工作質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式跟不上時(shí)代的步伐，在這種背景下推進(jìn)中學(xué)學(xué)籍管理的信息化勢(shì)在必行。實(shí)行學(xué)籍電子管理，不僅能避免頭緒多、操作難、手續(xù)復(fù)雜等諸多問(wèn)題，更重要的是能排除人為因素，及時(shí)、客觀、準(zhǔn)確地為教育質(zhì)量評(píng)價(jià)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)。二、學(xué)生電子檔案形成過(guò)程的問(wèn)題

在大多數(shù)高中生不了解學(xué)生檔案的組成內(nèi)容和學(xué)生檔案的重要性。在我國(guó)目前的人事制度里，現(xiàn)行的檔案管理制度在比較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)還不會(huì)取消，學(xué)生檔案今后將會(huì)涉及很多方面的問(wèn)題，諸如高校招生，社會(huì)保險(xiǎn)等國(guó)家推行的福利政策。我們檔案管理人員和任課教師、班主任老師都有責(zé)任利用學(xué)校集會(huì)，校園廣播、校園網(wǎng)、宣傳窗等對(duì)高中學(xué)生進(jìn)行檔案意識(shí)的教育，教育每個(gè)學(xué)生日常行為習(xí)慣養(yǎng)成，提醒每個(gè)學(xué)生慎待自己的檔案。提醒每個(gè)學(xué)生在個(gè)人電子學(xué)籍檔案形成過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題，我們還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立人本管理，擴(kuò)大學(xué)生檔案的利用范圍來(lái)顯示它的價(jià)值，而檔案價(jià)值發(fā)揮越大，人們對(duì)檔案也就必然會(huì)越加重視。（三）做好中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方中學(xué)普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。中學(xué)必須緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)代發(fā)展新要求，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。中學(xué)必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識(shí)和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺(jué)地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高工作能力。（四）做好中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理的具體工作環(huán)節(jié)電子學(xué)籍檔案管理工作主要包括四項(xiàng)內(nèi)容：歸檔管理、檔案申請(qǐng)、檔案借閱、檔案歸還。歸檔管理：檔案管理員根據(jù)文檔類別可創(chuàng)建、刪除、添加、重命名文檔文件。檔案申請(qǐng)：由借閱人提出申請(qǐng)，提交的申請(qǐng)信息經(jīng)辦公室同意后用戶方有權(quán)限在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)借閱。檔案借閱：用戶需要察看某檔案詳細(xì)內(nèi)容或借閱檔案時(shí)，可以進(jìn)行“借閱”操作，進(jìn)入檔案借閱流程。檔案歸還：用戶可以自己歸還檔案也可以到期后由系統(tǒng)自動(dòng)取消該用戶瀏覽此公文檔案的權(quán)限。普通用戶和檔案管理員的權(quán)限不同，普通用戶只可以借閱已封卷的檔案文件。而檔案管理員擁有檔案管理模塊的全部權(quán)限。如圖1所示。圖1檔案借閱流程業(yè)務(wù)流程圖電子化學(xué)籍管理是一個(gè)新鮮的事物，對(duì)于負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的老師們來(lái)說(shuō)，在