外貿(mào)跟單工作培訓(xùn)課件

外貿(mào)跟單工作培訓(xùn)課件外貿(mào)跟單概述訂單接收與評(píng)審生產(chǎn)計(jì)劃與進(jìn)度控制物料采購(gòu)與供應(yīng)商管理質(zhì)量檢驗(yàn)與出貨安排客戶關(guān)系維護(hù)與售后服務(wù)外貿(mào)跟單風(fēng)險(xiǎn)防范與應(yīng)對(duì)外貿(mào)跟單工作優(yōu)化與提升目錄01外貿(mào)跟單概述外貿(mào)跟單定義外貿(mào)跟單是指在國(guó)際貿(mào)易過程中，為確保合同順利執(zhí)行，對(duì)貨物的生產(chǎn)、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、報(bào)關(guān)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤、協(xié)調(diào)和監(jiān)督的一系列工作。外貿(mào)跟單員職責(zé)外貿(mào)跟單員是外貿(mào)企業(yè)中負(fù)責(zé)跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況的關(guān)鍵人員，他們需要確保訂單按照合同要求按時(shí)完成，并協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的各種問題。外貿(mào)跟單定義與職責(zé)

外貿(mào)跟單員角色定位溝通協(xié)調(diào)者外貿(mào)跟單員需要與生產(chǎn)、物流、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門保持密切溝通，確保訂單信息的準(zhǔn)確傳遞和問題的及時(shí)解決。風(fēng)險(xiǎn)控制者外貿(mào)跟單員需要對(duì)訂單執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)和控制，如生產(chǎn)延誤、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)、匯率波動(dòng)等?？蛻舴?wù)者外貿(mào)跟單員需要為客戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確的訂單執(zhí)行情況反饋，解答客戶疑問，確保客戶滿意度。安排生產(chǎn)根據(jù)訂單要求，外貿(mào)跟單員需要與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)安排生產(chǎn)計(jì)劃，確保生產(chǎn)進(jìn)度與交貨期相符。安排運(yùn)輸和保險(xiǎn)在貨物生產(chǎn)完成后，外貿(mào)跟單員需要安排貨物的運(yùn)輸和保險(xiǎn)事宜，確保貨物安全、準(zhǔn)時(shí)地運(yùn)抵目的地。跟蹤收款在貨物發(fā)出后，外貿(mào)跟單員需要跟蹤收款情況，確保貨款及時(shí)收回并處理相關(guān)財(cái)務(wù)事宜。接收訂單外貿(mào)跟單員在接收到客戶訂單后，需要對(duì)訂單信息進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度在生產(chǎn)過程中，外貿(mào)跟單員需要定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題。準(zhǔn)備報(bào)關(guān)文件外貿(mào)跟單員需要根據(jù)目的國(guó)的要求準(zhǔn)備相應(yīng)的報(bào)關(guān)文件，如發(fā)票、裝箱單、產(chǎn)地證等。010203040506外貿(mào)跟單工作流程02訂單接收與評(píng)審從客戶或銷售部門接收訂單，確保訂單信息完整、準(zhǔn)確。接收訂單登記訂單核對(duì)訂單將訂單信息錄入系統(tǒng)，包括訂單號(hào)、客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。核對(duì)訂單信息，確保與客戶或銷售部門提供的信息一致。030201訂單接收與登記訂單評(píng)審流程收集相關(guān)信息，如產(chǎn)品庫(kù)存、生產(chǎn)能力、原材料供應(yīng)等。對(duì)訂單進(jìn)行初步評(píng)審，包括交貨期、價(jià)格、付款方式等。組織相關(guān)部門進(jìn)行詳細(xì)評(píng)審，包括技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)、采購(gòu)等。匯總各部門的評(píng)審結(jié)果，形成綜合評(píng)審意見。評(píng)審準(zhǔn)備初步評(píng)審詳細(xì)評(píng)審評(píng)審結(jié)果匯總根據(jù)評(píng)審結(jié)果，與客戶或銷售部門協(xié)商解決問題，如調(diào)整交貨期、價(jià)格等。處理評(píng)審結(jié)果將評(píng)審結(jié)果及時(shí)反饋給客戶或銷售部門，確保雙方對(duì)訂單情況有充分了解。反饋評(píng)審結(jié)果在與客戶或銷售部門協(xié)商一致后，確認(rèn)訂單，并進(jìn)行后續(xù)處理工作。訂單確認(rèn)評(píng)審結(jié)果處理及反饋03生產(chǎn)計(jì)劃與進(jìn)度控制確定生產(chǎn)需求評(píng)估生產(chǎn)能力制定生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃制定及調(diào)整根據(jù)銷售訂單、預(yù)測(cè)需求或客戶要求，明確生產(chǎn)產(chǎn)品的種類、數(shù)量和交貨期。結(jié)合生產(chǎn)需求和資源評(píng)估結(jié)果，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，包括生產(chǎn)批次、時(shí)間表和資源配置。對(duì)現(xiàn)有設(shè)備、人員、原材料等生產(chǎn)資源進(jìn)行評(píng)估，確保生產(chǎn)計(jì)劃的可行性。根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度和異常情況，及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。通過定期收集生產(chǎn)數(shù)據(jù)、現(xiàn)場(chǎng)巡查等方式，實(shí)時(shí)監(jiān)控生產(chǎn)進(jìn)度，確保按計(jì)劃進(jìn)行。進(jìn)度監(jiān)控及時(shí)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中的異常情況，如設(shè)備故障、原材料短缺、質(zhì)量問題等。異常識(shí)別針對(duì)識(shí)別出的異常情況，迅速采取應(yīng)對(duì)措施，如維修設(shè)備、采購(gòu)原材料、進(jìn)行質(zhì)量整改等，以確保生產(chǎn)恢復(fù)正常。異常處理根據(jù)異常處理結(jié)果和生產(chǎn)實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，保證交貨期的準(zhǔn)確性。進(jìn)度調(diào)整進(jìn)度監(jiān)控與異常處理根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度和異常情況，預(yù)測(cè)產(chǎn)品的交貨期，為客戶提供準(zhǔn)確的信息。交貨期預(yù)測(cè)分析可能影響交貨期的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)鏈問題、生產(chǎn)波動(dòng)、不可抗力等，并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在與客戶充分溝通的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)交貨期進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以維護(hù)良好的客戶關(guān)系和企業(yè)信譽(yù)。交貨期調(diào)整不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化生產(chǎn)計(jì)劃和進(jìn)度控制流程，提高交貨期的穩(wěn)定性和準(zhǔn)確性。持續(xù)改進(jìn)交貨期預(yù)測(cè)及調(diào)整04物料采購(gòu)與供應(yīng)商管理分析銷售預(yù)測(cè)和訂單數(shù)據(jù)，確定產(chǎn)品需求評(píng)估庫(kù)存水平，識(shí)別需要補(bǔ)充的物料制定物料需求計(jì)劃，明確所需物料的種類、數(shù)量和預(yù)計(jì)到貨時(shí)間物料需求計(jì)劃制定010204供應(yīng)商選擇及評(píng)估調(diào)研市場(chǎng)，了解潛在供應(yīng)商的背景、能力和信譽(yù)制定供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等方面對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評(píng)估，確定合作意向與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂合同并明確雙方的權(quán)利和義務(wù)03根據(jù)采購(gòu)合同，下達(dá)采購(gòu)訂單并明確交貨期和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)跟進(jìn)供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨計(jì)劃，確保按時(shí)交貨對(duì)到貨的物料進(jìn)行驗(yàn)收，確保質(zhì)量和數(shù)量符合要求處理采購(gòu)過程中的問題和糾紛，維護(hù)公司利益01020304采購(gòu)合同執(zhí)行與跟進(jìn)05質(zhì)量檢驗(yàn)與出貨安排根據(jù)產(chǎn)品特性和客戶要求，制定詳細(xì)的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，包括外觀、尺寸、性能等方面。檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)采用抽樣檢驗(yàn)、全數(shù)檢驗(yàn)等不同的檢驗(yàn)方法，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。檢驗(yàn)方法使用專業(yè)的檢驗(yàn)工具和設(shè)備，如卡尺、千分尺、顯微鏡等，提高檢驗(yàn)的準(zhǔn)確性和效率。檢驗(yàn)工具質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法標(biāo)識(shí)與隔離原因分析處理措施預(yù)防措施不合格品處理流程01020304對(duì)不合格品進(jìn)行明顯標(biāo)識(shí)，并將其與合格品隔離，防止誤用或混裝。對(duì)不合格品進(jìn)行原因分析，找出問題根源，以便采取針對(duì)性措施。根據(jù)不合格品的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處理措施，如返工、返修、報(bào)廢等。針對(duì)不合格品產(chǎn)生的原因，制定相應(yīng)的預(yù)防措施，避免類似問題再次發(fā)生。根據(jù)訂單要求和交貨期，制定合理的出貨計(jì)劃，包括出貨時(shí)間、數(shù)量、批次等。出貨計(jì)劃運(yùn)輸方式選擇運(yùn)輸文件準(zhǔn)備貨物跟蹤與反饋根據(jù)貨物的性質(zhì)、數(shù)量和交貨期要求，選擇合適的運(yùn)輸方式，如海運(yùn)、空運(yùn)、陸運(yùn)等。準(zhǔn)備必要的運(yùn)輸文件，如提單、裝箱單、發(fā)票等，確保貨物順利清關(guān)和運(yùn)輸。在貨物運(yùn)輸過程中，保持與運(yùn)輸公司和客戶的溝通，及時(shí)跟蹤貨物狀態(tài)并提供必要的反饋。出貨安排和運(yùn)輸方式選擇06客戶關(guān)系維護(hù)與售后服務(wù)了解客戶需求通過與客戶溝通，了解客戶的采購(gòu)需求、產(chǎn)品偏好、價(jià)格敏感度等，為后續(xù)的產(chǎn)品推薦和談判提供依據(jù)。收集客戶基本信息包括公司名稱、地址、聯(lián)系人、電話、郵箱等，建立客戶檔案。跟蹤客戶動(dòng)態(tài)定期關(guān)注客戶的采購(gòu)情況、市場(chǎng)變化、行業(yè)動(dòng)態(tài)等，及時(shí)調(diào)整銷售策略和方案?？蛻粜畔⑹占c整理ABCD客戶投訴處理流程接收客戶投訴認(rèn)真傾聽客戶投訴，記錄投訴內(nèi)容和相關(guān)信息。制定解決方案根據(jù)投訴原因，制定相應(yīng)的解決方案和措施，積極與客戶溝通協(xié)商。分析投訴原因?qū)ν对V進(jìn)行深入分析，找出問題根源和責(zé)任歸屬。跟蹤處理結(jié)果對(duì)解決方案的實(shí)施進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保問題得到妥善解決，并及時(shí)向客戶反饋處理結(jié)果。針對(duì)公司的產(chǎn)品和服務(wù)，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的滿意度調(diào)查問卷。設(shè)計(jì)滿意度調(diào)查問卷通過郵件、電話、在線調(diào)查等方式，對(duì)客戶進(jìn)行滿意度調(diào)查。實(shí)施滿意度調(diào)查對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，找出客戶滿意度的關(guān)鍵因素和不足之處。分析調(diào)查結(jié)果根據(jù)調(diào)查結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施和計(jì)劃，提高客戶滿意度和忠誠(chéng)度。制定改進(jìn)措施客戶滿意度調(diào)查及改進(jìn)方向07外貿(mào)跟單風(fēng)險(xiǎn)防范與應(yīng)對(duì)03違約責(zé)任明確違約責(zé)任和賠償方式，以便在發(fā)生違約情況時(shí)能夠迅速解決問題，降低損失。01合同條款審查仔細(xì)審查合同條款，確保內(nèi)容明確、具體，避免模糊不清或存在歧義的情況。02交貨期與付款方式明確交貨期和付款方式，確保雙方權(quán)益得到保障，減少因交貨或付款問題產(chǎn)生的糾紛。合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及規(guī)避措施信用評(píng)估對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，了解其信用記錄和支付歷史，以便制定合理的收款策略。多樣化收款方式提供多種收款方式，如電匯、信用證、托收等，以滿足客戶不同需求，降低收款風(fēng)險(xiǎn)。及時(shí)跟進(jìn)在合同執(zhí)行過程中，及時(shí)跟進(jìn)貨款回收情況，與客戶保持溝通，確保貨款按時(shí)回收。貨款回收風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略關(guān)注匯率波動(dòng)情況，采取相應(yīng)措施如鎖定匯率、使用金融工具等降低匯率風(fēng)險(xiǎn)。匯率風(fēng)險(xiǎn)了解目標(biāo)市場(chǎng)的政治穩(wěn)定性及政策變化，評(píng)估可能對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的影響，并制定應(yīng)對(duì)策略。政治風(fēng)險(xiǎn)選擇可靠的物流合作伙伴，確保貨物在運(yùn)輸過程中的安全與時(shí)效性。同時(shí)，購(gòu)買相關(guān)保險(xiǎn)以降低物流風(fēng)險(xiǎn)。物流風(fēng)險(xiǎn)其他潛在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施08外貿(mào)跟單工作優(yōu)化與提升引入信息化管理系統(tǒng)通過外貿(mào)跟單軟件或ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享和流程自動(dòng)化，減少人工操作，降低出錯(cuò)率。制定標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范明確各個(gè)流程環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保工作的一致性和準(zhǔn)確性。精簡(jiǎn)流程環(huán)節(jié)去除不必要的審批和簽字環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化流程，提高工作效率。工作流程優(yōu)化建議學(xué)會(huì)時(shí)間管理合理安排時(shí)間，避免拖延和浪費(fèi)時(shí)間，提高工作效率。善于利用工具運(yùn)用各種辦公軟件和工具，如Excel、Word、PPT等，提高數(shù)據(jù)處理和文檔編輯效率。制定合理的工作計(jì)劃根據(jù)訂單緊急程度和交貨期合理安排工作計(jì)劃，確保工作有序進(jìn)行