技術(shù)資料(文件)管理制度

技術(shù)資料制度編號(hào)：XXX-13-003-2013文件名稱：技術(shù)資料管理制度設(shè)計(jì)：校對(duì)：審核：2013年XX月XX日說(shuō)明1、為標(biāo)準(zhǔn)公司的施工、驗(yàn)收等工作的流程和制度，標(biāo)準(zhǔn)工程施工、驗(yàn)收、運(yùn)行等過(guò)程中形成的技術(shù)資料的存檔，標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)資料在生產(chǎn)中的留存及使用，制定此《技術(shù)資料管理制度》。2、為與總公司編寫、實(shí)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度保持一致性，故以總公司的一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度作為編寫依據(jù)。3、本公司保存對(duì)本制度的解釋和更改的權(quán)利。目錄1范圍 12需要技術(shù)管理的技術(shù)資料說(shuō)明 12.1技術(shù)資料的分類 12.2任務(wù)書 22.3技術(shù)圖紙 22.4技術(shù)單 22.5技術(shù)報(bào)告 32.6手冊(cè)類文件 32.7施工、驗(yàn)收資料 32.8協(xié)調(diào)單 33技術(shù)資料存檔 43.1技術(shù)資料存檔說(shuō)明 43.2文件存檔流程 43.3需要提交存檔的技術(shù)資料目錄 44技術(shù)資料編號(hào)規(guī)那么 54.1編號(hào)準(zhǔn)那么 54.2編號(hào)細(xì)那么 65存檔文件的根本要求 66圖紙文件在制造過(guò)程中的傳遞 77圖紙文件的更改 7技術(shù)資料管理制度范圍為標(biāo)準(zhǔn)公司的施工、驗(yàn)收等工作的流程和制度，標(biāo)準(zhǔn)工程施工、驗(yàn)收過(guò)程中形成的技術(shù)資料的存檔，標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)資料在生產(chǎn)中的留存及使用，制定此《技術(shù)資料管理制度》?！都夹g(shù)資料管理制度》對(duì)公司擔(dān)負(fù)工程生產(chǎn)的相關(guān)部門具有指導(dǎo)作用，對(duì)涉及到的技術(shù)資料的使用、更改的個(gè)人及行為具有約束作用。本制度適用于XXX的所有技術(shù)資料。需要技術(shù)管理的技術(shù)資料說(shuō)明技術(shù)資料的分類本公司主要是對(duì)總公司所研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)的產(chǎn)品〔機(jī)組〕的進(jìn)行批量化生產(chǎn)及特殊作業(yè)〔安裝施工、安裝指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)局部改造和驗(yàn)收相關(guān)工作〕。此管理制度是對(duì)本公司在工程開(kāi)工準(zhǔn)備、施工、驗(yàn)收和設(shè)備檢修等過(guò)程中所涉及到的相關(guān)技術(shù)資料進(jìn)行管理的規(guī)定。涉及到的技術(shù)資料有：工程施工任務(wù)說(shuō)明書、安裝技術(shù)圖紙、生產(chǎn)形成的生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書、施工工藝卡片等及其他工藝性資料，具體資料分類如表1所示。需歸檔技術(shù)資料的分類序號(hào)技術(shù)資料名稱說(shuō)明備注1任務(wù)書施工任務(wù)說(shuō)明書2技術(shù)圖紙安裝圖紙(裝配圖、零件圖)機(jī)組改造加工圖紙3技術(shù)單工程工程部在施工、驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)和設(shè)備檢修等過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題需向相關(guān)設(shè)計(jì)部門反映所編寫的技術(shù)資料4技術(shù)報(bào)告針對(duì)機(jī)組安裝、驗(yàn)收過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題進(jìn)行分析技術(shù)報(bào)告5手冊(cè)類文件有關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書,如《安裝手冊(cè)》、《設(shè)備安裝流程》、《設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)》等6施工、驗(yàn)收資料設(shè)備施工過(guò)程中實(shí)時(shí)填寫的技術(shù)資料，如《設(shè)備安裝工藝卡片》等7協(xié)調(diào)單針對(duì)工程的施工、改造等過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題需公司〔總公司或者兄弟單位〕其他部門協(xié)作的申請(qǐng)文件8任務(wù)書任務(wù)書是公司對(duì)工程施工的內(nèi)容、目標(biāo)、進(jìn)度等方面的文字確認(rèn)，并做為施工工作考核、現(xiàn)場(chǎng)過(guò)程管理的重要依據(jù)。任務(wù)書可直接下達(dá)給工程負(fù)責(zé)人主管，也可下達(dá)給工程部各施工主要負(fù)責(zé)部門的部門主管。承當(dāng)施工工程的部門對(duì)工程工程有直接管理和支持的職責(zé)，對(duì)工程施工方案進(jìn)行審定，組織，由對(duì)研發(fā)過(guò)程中涉及到其他部門相關(guān)聯(lián)的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，保障工程工程施工的順利進(jìn)行。技術(shù)圖紙根據(jù)總公司方案對(duì)機(jī)組機(jī)型的規(guī)劃，整理總公司技術(shù)部門提供的機(jī)組安裝所需的裝配圖紙和各零部件圖紙，技術(shù)圖紙要求字跡清晰明了、內(nèi)容完整、編號(hào)規(guī)整，便于現(xiàn)場(chǎng)人員識(shí)圖。機(jī)組安裝圖紙要求電子版本1份，現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)部門根據(jù)安裝隊(duì)數(shù)量、及各部門的實(shí)際需求情況，打印或者復(fù)印相應(yīng)的份數(shù)，以滿足現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際需求。各機(jī)組技術(shù)圖紙應(yīng)由辦公室相應(yīng)的職能部門技術(shù)歸檔處理，便于日后查閱。各機(jī)組圖紙包括裝配圖、零件圖、電氣原理圖、接線圖、根底安裝圖等。對(duì)機(jī)組在安裝過(guò)程或者運(yùn)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，需技術(shù)改造的，由現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員或者公司研發(fā)部門設(shè)計(jì)的加工圖紙，須由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，并交由公司相應(yīng)職能部門存檔處理。技術(shù)單技術(shù)單是供公司各部門對(duì)內(nèi)、對(duì)外進(jìn)行技術(shù)交流、溝通時(shí)使用的一種技術(shù)文件。技術(shù)單的使用情況、編寫和發(fā)送流程、編號(hào)規(guī)那么等均應(yīng)符合總公司技術(shù)管理部下發(fā)的《通用技術(shù)單模板的說(shuō)明》〔2012年第3版〕的相關(guān)要求，不得自作主張，隨意編寫和發(fā)送。技術(shù)單在發(fā)送后應(yīng)有公司相關(guān)部門技術(shù)跟催、督辦，確保其的完成。每發(fā)送一張技術(shù)單均須有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)方可發(fā)送，在發(fā)送完成須將原件保存在相應(yīng)的職能部門處。技術(shù)報(bào)告技術(shù)報(bào)告是對(duì)公司的某些技術(shù)問(wèn)題、某一階段工程情況及遇到的困難、所需要研討和會(huì)議通過(guò)的技術(shù)問(wèn)題所編寫的報(bào)告。技術(shù)報(bào)告包括可行性分析報(bào)告，設(shè)計(jì)說(shuō)明書、評(píng)審報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、故障分析報(bào)告、機(jī)組問(wèn)題總結(jié)報(bào)告等。技術(shù)報(bào)告的編號(hào)原那么以總公司發(fā)布的《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件編號(hào)原那么》為準(zhǔn)。手冊(cè)類文件手冊(cè)類文件是標(biāo)準(zhǔn)機(jī)組各種操作的一種指導(dǎo)性技術(shù)文件。手冊(cè)類文件包括《產(chǎn)品說(shuō)明書》、《安裝手冊(cè)》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《運(yùn)行手冊(cè)》、《維護(hù)手冊(cè)》等。本類技術(shù)文件須由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、批準(zhǔn)方可推行使用，且編寫和審核人不可為同一人。文件的編寫規(guī)那么應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。施工、驗(yàn)收資料施工、驗(yàn)收技術(shù)資料是機(jī)組在施工、驗(yàn)收、運(yùn)行等操作過(guò)程中所產(chǎn)生的技術(shù)資料。施工、驗(yàn)收技術(shù)資料包括《工藝卡片》、《施工日志記錄》等。施工、驗(yàn)收技術(shù)資料要求實(shí)時(shí)填寫，字跡清晰、公正，須有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，必要時(shí)須蓋有相關(guān)單位公章。此類技術(shù)資料較為重要，填寫完成后須有相關(guān)管理部門妥善保管，便于日后查閱、作為驗(yàn)收和數(shù)據(jù)積累的原始資料。協(xié)調(diào)單針對(duì)機(jī)組的施工、改造、運(yùn)行、修復(fù)等過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題需其他公司〔總公司或者其他兄弟單位〕、其他部門協(xié)作的一種技術(shù)文件。協(xié)調(diào)單編寫需根據(jù)總公司下發(fā)的相關(guān)表格格式，認(rèn)真填寫，寫清協(xié)作原因和協(xié)作具體事宜。協(xié)調(diào)單填寫完成后需公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)前方可發(fā)送至需配合協(xié)作的部門或單位。技術(shù)資料存檔技術(shù)資料存檔說(shuō)明工程主管應(yīng)當(dāng)按照任務(wù)書的進(jìn)度要求，及時(shí)對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行存檔。工程過(guò)程形成的技術(shù)文件交由檔案管理部進(jìn)行存檔。檔案管理部出具技術(shù)文件的存檔回執(zhí)，做為方案開(kāi)展部對(duì)工程進(jìn)度和完成程度督導(dǎo)的判定依據(jù)。收到的技術(shù)單，無(wú)論是電子檔還是紙質(zhì)文件，在相關(guān)人員完成“簽收”簽字程序后，應(yīng)首先保存至公司檔案管理部門，為本部門工作方便可使用復(fù)印件。外發(fā)、內(nèi)部保存的技術(shù)單完成簽字程序后，應(yīng)首先保存至公司檔案管理部門，由檔案管理部門進(jìn)行外發(fā)〔一般以方式〕，如實(shí)際工作需要，可外發(fā)pdf電子文檔〔防止更改〕，電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔保持一致。外部人員借閱技術(shù)單，無(wú)論是電子檔還是紙質(zhì)文件，均須經(jīng)過(guò)撰寫人或公司頂層管理人員的同意，由檔案管理部門借出。文件存檔流程技術(shù)文件發(fā)送完成后，將此文件原件交由檔案管理部門，待其確認(rèn)此文件沒(méi)有問(wèn)題并確認(rèn)接收。檔案管理部在完全接收完存檔的資料文件后，出具收文回執(zhí)，做為技術(shù)資料存檔完成的依據(jù)。本公司所涉及到的技術(shù)資料目錄具體目錄見(jiàn)表2所示。技術(shù)資料序號(hào)分類代碼名稱文件遞交人存檔備注1工作任務(wù)書方案部2BG變更通知單有技術(shù)更改時(shí)，由更改人填寫，技術(shù)管理部備案3GJ變更記錄表4SY原理性示意圖工程主管5DL電路圖工程主管6JX接線圖工程主管7FT其他附圖工程主管8JC安裝根底圖工程主管9ZX裝箱圖工程主管10SM產(chǎn)品使用說(shuō)明書工程主管用戶手冊(cè)11GY工藝手冊(cè)12ZY作業(yè)指導(dǎo)書工程主管13JD技術(shù)單用于技術(shù)協(xié)調(diào)，現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)問(wèn)題的反應(yīng)14JB技術(shù)報(bào)告實(shí)驗(yàn)報(bào)告，總結(jié)報(bào)告15AZ安裝手冊(cè)16WH維護(hù)手冊(cè)17技術(shù)資料編號(hào)規(guī)那么編號(hào)準(zhǔn)那么0~9阿拉伯?dāng)?shù)字。A~Z拉丁字母〔O，I〕除外。短橫線，圓點(diǎn)“.”，斜線“/”。科學(xué)性選擇事物或概念的最穩(wěn)定的本質(zhì)屬性或特征作為信息分類的根底和依據(jù)。系統(tǒng)性將選定的事物、概念的屬性或特征按一定排列順序予以系統(tǒng)化，并形成一個(gè)合理的科學(xué)分類體系。唯一性，一個(gè)代碼只能唯一的標(biāo)識(shí)一個(gè)分類對(duì)象?？裳有裕O(shè)置收容類目，以便保證增加新的事物和概念時(shí)，不致打亂已建立的分類體系，同時(shí)，還應(yīng)為下級(jí)信息管理系統(tǒng)在原有根底上的延拓、細(xì)化創(chuàng)造條件。標(biāo)準(zhǔn)性同一層級(jí)代碼的編寫格式必須統(tǒng)一。編號(hào)細(xì)那么任務(wù)書編號(hào)任務(wù)書編號(hào)由六局部組成，每局部之間用“-”隔開(kāi)。第一局部:表示公司名稱本公司XXX用“XXX”第二局部:表示發(fā)文部門XX部用“XX”第三局部：說(shuō)明文件是第幾季度或者第幾月份第四局部：說(shuō)明文件當(dāng)季或當(dāng)月的順序號(hào)第五局部：說(shuō)明文件的年份例如：任務(wù)書的編號(hào)為：XXX-XX-02-04-2012，說(shuō)明是XXX公司XX部2012年第二季度的第四號(hào)任務(wù)書。技術(shù)圖紙編號(hào)檔案管理部只給出總圖號(hào)，圖紙資料的其他子圖號(hào)由工程主管分配，設(shè)計(jì)人員參照《技術(shù)資料編號(hào)規(guī)那么》編制，編制的圖號(hào)要合理、標(biāo)準(zhǔn)，并滿足存檔要求。技術(shù)單編號(hào)參照《通用技術(shù)單模板的說(shuō)明》〔2012年第3版〕中關(guān)于技術(shù)單的編號(hào)要求執(zhí)行。技術(shù)報(bào)告編號(hào)、協(xié)調(diào)單編號(hào)、施工、驗(yàn)收資料編號(hào)參照總公司發(fā)布的《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件編號(hào)原那么》的標(biāo)號(hào)要求執(zhí)行。存檔文件的根本要求存檔文件一般采用紙質(zhì)留存，電子版為輔。紙質(zhì)文件和電子版共同存檔的，紙質(zhì)文件的效力大于電子版。技術(shù)圖紙根本要求參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T14689-2008。存檔的技術(shù)圖紙標(biāo)題欄采用統(tǒng)一標(biāo)題欄。為便于圖紙裝訂，圖紙應(yīng)在左側(cè)留有裝訂邊，標(biāo)準(zhǔn)圖幅優(yōu)先采用以下幾種：幅面代號(hào)尺寸B×LA0841×1189A1594×841A2420×594A3297×420A4210×297加長(zhǎng)的圖紙，優(yōu)先采用以下列圖幅：幅面代號(hào)尺寸B×L幅面代號(hào)尺寸B×LA4×3297×630A4×8297×1582A4×4297×841A4×9297×1892A4×5297×1051A3×3420×891A4×6297×1261A3×4420×1189A4×7297×1471A3×5420×1486為便于裝訂，A4圖幅選擇豎版格式，A3圖幅選擇橫版格式。存檔的紙質(zhì)文件需履行完整的簽字程序，簽字前方可存檔。簽字流程按照以下規(guī)定：所有的圖紙文件，設(shè)計(jì)后須經(jīng)過(guò)校對(duì)，并有必要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化檢查和工藝檢查；所有圖紙須有設(shè)計(jì)和校對(duì)簽字確認(rèn)，設(shè)計(jì)者與校對(duì)者不能為同一人；部件圖及總圖還需要經(jīng)過(guò)工程主管審核，并由工程主管簽字確認(rèn)；總圖和重要的部件圖紙，由公司技術(shù)主管〔總工程師〕簽字確認(rèn)。圖紙文件在制造過(guò)程中的傳遞生產(chǎn)過(guò)程中對(duì)需改造構(gòu)件的設(shè)計(jì)圖紙由技術(shù)部設(shè)計(jì)出圖，部門負(fù)責(zé)人審核后，公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。將復(fù)印件隨協(xié)調(diào)單下發(fā)至協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門加工生產(chǎn)。圖紙?jiān)蛥f(xié)調(diào)單存檔，進(jìn)入有效文件流程。圖紙加工完成后，由公司質(zhì)檢部門驗(yàn)收合格后，在圖紙上標(biāo)明完成加工日期。工程圖紙變更為無(wú)效文件。圖紙文件的更改圖紙資料的更改應(yīng)首先保障生產(chǎn)，應(yīng)具有及時(shí)性、可行性和可追溯性。更改先從工程圖紙進(jìn)行，然后是存檔圖紙。工程圖紙〔或稱生產(chǎn)用圖〕是存檔圖紙的復(fù)印件。處于有效文件狀態(tài)的工程圖紙需要更改時(shí)，工程主管設(shè)計(jì)人員應(yīng)首先更改工程圖紙，在確認(rèn)可更改及更改有效后，在更改的文件或圖紙上做更改記錄并簽名。更改只允許劃改，應(yīng)保存更改前的數(shù)據(jù)和內(nèi)容，不允許刮改〔刮掉以前的內(nèi)容〕或涂覆〔涂覆遮蓋以前的內(nèi)容〕改動(dòng)。在存檔的紙質(zhì)文件上進(jìn)行更改，要做更改記錄并簽名。更改只允許劃改。每次圖紙資料的更改，均要在更改記錄表上記錄更改內(nèi)容、日期，