會議室、接待室使用管理規(guī)定

PAGEPAGE4會議室、接待室使用管理規(guī)定為合理使用資源，規(guī)范辦公秩序，保證會議室、辦公室的有效利用，特制訂會議室、接待室使用管理規(guī)定如下：一、會議室管理責(zé)任部門：樓層房間名稱可容納人數(shù)管理責(zé)任部門二層（財務(wù)結(jié)算中心）培訓(xùn)教室64會務(wù)接待部報告廳18926人會議室26三層（銷售公司）會議室27銷售三辦四層（銷售公司）會議室27銷售二辦五層（銷售公司）會議室27銷售一辦七層(生產(chǎn)中心)會議室12生技部九層接待室(貴賓接待)8會務(wù)接待部小會議室8十層會議室18會務(wù)接待部接待室8十一層（行政管理中心）會議室12集團(tuán)辦十三層（接待中心）貴賓接待室130110會務(wù)接待部貴賓接待室13028貴賓接待室130310貴賓接待室130518高層會議室130634十九層(多功能)多功能廳20接待室24二、會議室、接待室的登記管理：1、會務(wù)接待部負(fù)責(zé)管理的公用會議室、接待室，使用時需至少提前半天登記，填寫《會議室、接待室使用申請單》，由所屬中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并說明會議或接待的相關(guān)情況及需準(zhǔn)備物品。2、會務(wù)、接待需制作會標(biāo)時，需填寫聯(lián)系單交由文化品牌宣傳部制作。3、各樓層使用非公共區(qū)域會議室由樓層會議室管理員批準(zhǔn)使用；4、9層會議、接待室非董事長參加的不得使用。5、會務(wù)接待部根據(jù)實際情況合理安排公共區(qū)域會議室、接待室，如遇特殊情況需進(jìn)行調(diào)整的，會務(wù)部應(yīng)及時告知申請部門。三、會議室的使用管理1、會議室內(nèi)電教、音響等設(shè)備由各責(zé)任部門負(fù)責(zé)管理，設(shè)備部、信息技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)支持；2、安裝電子顯示屏的會議室，由會務(wù)接待部按照會議組織部門編輯的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)布，會議狀態(tài)標(biāo)志由會議組織部門根據(jù)會議情況及時進(jìn)行調(diào)整。3、會議服務(wù)除會務(wù)接待部門負(fù)責(zé)的公共會議室、接待室外，由組織召開會議的中心、部門自行安排；4、除公共區(qū)域外的各會議室，原則上為各樓層人員使用，不得串用，如因特殊情況，必須經(jīng)集團(tuán)辦統(tǒng)籌安排。5、各樓層會議室不得改變、調(diào)整會議室的陳設(shè)，如需改變必須報經(jīng)集團(tuán)辦同意后方可辦理手續(xù)進(jìn)行調(diào)整。6、各中心管理的樓層會議室，使用部門使用后，必須確保各種投影、音響等設(shè)備全部關(guān)閉，門窗關(guān)閉、室內(nèi)衛(wèi)生整理干凈。相關(guān)部門使用后如不能按本規(guī)定執(zhí)行，管理責(zé)任部門可列入相關(guān)人員的月度考核；檢查兩次不合格者，記使用部門負(fù)責(zé)人觸星一次。四、會議室、接待室的費(fèi)用規(guī)定1、會務(wù)接待部負(fù)責(zé)的會議室、接待室費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)樓層名稱接待人數(shù)管理費(fèi)（元/場）燈光音響（元/場）空調(diào)（元/場）投影（元/場）茶水（元/杯）毛巾（元/條）二層培訓(xùn)教室642001002005052報告廳18930030030010052會議室261001002005052九層接待室81001002005052十層會議室181001002005052接待室81001002005052十三層貴賓接待室13011010010020052貴賓接待室1302810010020052貴賓接待室13031010010020052貴賓接待室13051810010020052貴賓接待室1306342001002005052十九層多功能廳2030030030010052接待室1010010020050522、會議室、接待室使用收費(fèi)以四小時為一場，不到四小時的按一場計算，超過四小時的以兩場計算。3、會議室、接待室使用完畢后，相關(guān)中心或部門的使用人應(yīng)主動到會務(wù)接待部簽字確認(rèn)相關(guān)費(fèi)用。4、已申請登記的中心或部門因故取消相關(guān)活動的，必須及時到會務(wù)接待部注銷，未注銷的按申請登記的項目進(jìn)行收費(fèi)。5、每月底會務(wù)接待部匯總編制各中心實際使用會議室、接待室的報表，經(jīng)各中心確認(rèn)并履行審批程序后交財務(wù)記賬。6、除會務(wù)接待部負(fù)責(zé)的其它會議室不收取費(fèi)用。

二○一○年五月

附件一：會議室使用申請單

年月日申請部門所屬中心會議時間參會人數(shù)參會對象會議名稱會議內(nèi)容電子屏標(biāo)語內(nèi)容電子屏顯示時間需準(zhǔn)備事項□茶水□毛巾□空調(diào)□音響□水果□香煙□其他：批準(zhǔn)人：申請人：接待室使用申請單申請部門所屬中心接待時間參加接待總?cè)藬?shù)接待對象公司參加接待人員電子屏標(biāo)語內(nèi)容電子屏顯示時間需準(zhǔn)備事項□茶水□毛巾□空調(diào)□音響□水果□香煙特殊要求批準(zhǔn)人：申請人：附件二:會議室使用評價表填表日期：年月日會議時間年月日時至年月日時會議名稱參會人員及人數(shù)組織部門使用設(shè)備□音響□空調(diào)□投影會后使用情況檢查□有無關(guān)閉門窗