淺析文秘工作者如何扮演參謀角色

淺析文秘工作者如何扮演參謀角色摘要：文秘工作者的參謀活動對領(lǐng)導(dǎo)活動有著重要的作用，正確扮演好參謀角色有著重要的現(xiàn)實意義。本文從秘書參謀角色的概念出發(fā)，對秘書扮演參謀角色的特點和原則做了說明，并對提高秘書的參謀活動提出了建議。關(guān)鍵詞：秘書；參謀活動；參謀角色；1、秘書參謀角色的概念參謀首先是指一種行為過程，是為決策者在抉擇過程中提供謀劃、建議的一種智力輔助性的社會活動。其次，也常常使且其名詞詞義，指稱從事智力輔助性參謀咨詢活動的主體，即一般所指的參謀者或參謀。秘書的參謀活動，是以秘書部門和秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對象，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策為目標(biāo)，以秘書事務(wù)為中介，以出謀獻策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策行為的過程。秘書的參謀活動是客觀存在的，既不能否定也不能夸大，正確認識秘書的參謀活動，對輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策和提高秘書的素質(zhì)有著十分重要的意義“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術(shù)中的概念。上世紀初,由喬治?米德引入到社會心理學(xué)的領(lǐng)域中,意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范?！保?）那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當(dāng)一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范”，而“秘書的參謀角色”就可以這樣理解：當(dāng)一個人處于秘書這一社會地位上時，進行參謀活動時所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。2、秘書參謀角色的特點（1）隨機性。秘書與領(lǐng)導(dǎo)人工作在一起，彼此熟悉，相互了解，有共同的時間基礎(chǔ)。在共同的工作中，可以隨時發(fā)現(xiàn)問題，隨時提出參謀建議；領(lǐng)導(dǎo)人也可以征求意見，提出咨詢，不必通過一定的程序也不必舉行正式的會議。這種隨機性參謀咨詢靈活及時，領(lǐng)導(dǎo)者不必為征求意見和建議花費更多的精力去組織、啟發(fā)介紹情況，不必考慮參謀咨詢費用和人力；秘書也不必按照固定的程序和方式提出建議和意見。這種隨機性的參謀咨詢，便于解決組織運轉(zhuǎn)中隨時可能出現(xiàn)的偶發(fā)事件或局部問題，有利于抓住苗頭和趨勢，幾乎是協(xié)調(diào)矛盾，解決問題，對于重大問題，也可以及時尋求解決問題的途徑和方法（2）綜合性。秘書部門兼具辦文辦會辦事等職能活動，信息來源廣，信息量大，掌握的綜合情況多，便于全方位多觸角地發(fā)揮參謀作用，及時、準確、全面、有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息依據(jù)。（3）受制性。它是從秘書部門的地位來說的，是由秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)集體的辦公部門的職責(zé)決定的。一方面受制于領(lǐng)導(dǎo)者，包括，受制于領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)限、管理意向、領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)者信任程度、領(lǐng)導(dǎo)者的認知狀況、領(lǐng)導(dǎo)者的心理情緒等。一方面受制于組織環(huán)境，在管理民主程度較高的組織內(nèi)，秘書較能發(fā)揮參謀輔助作用，反之則會制約秘書發(fā)揮參謀輔助作用。另一方面受制于秘書自身，自身的思想素質(zhì)、認識水平、經(jīng)驗與態(tài)度、對領(lǐng)導(dǎo)意圖的認知程度、文字水平等主觀因素對其參謀活動的制約，是起決定作用的內(nèi)因。3、秘書扮演參謀角色的原則在現(xiàn)代管理工作中，秘書的參謀對于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率有重要作用。為了有效地發(fā)揮參謀作用，秘書人員在扮演參謀角色時必須堅持以下原則：（1）“謀”而有“度”。所謂“度”，具體地說就是秘書在參與決策中首先應(yīng)考慮如何向領(lǐng)導(dǎo)提意見、何時向領(lǐng)導(dǎo)提出意見。因為秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，因此一定要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖提供有價值的信息、資料和建議，切不可不顧領(lǐng)導(dǎo)的意圖把自己的意見或觀點強加給領(lǐng)導(dǎo)。向領(lǐng)導(dǎo)提建議還要講究方法和藝術(shù)，有時候明明是一條好的建議，但由于秘書在提供時不講方法和藝術(shù)，結(jié)果不僅沒有收到應(yīng)有的效果，反而讓領(lǐng)導(dǎo)對你產(chǎn)生了反感。實踐證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已經(jīng)基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。參謀工作的這種規(guī)律性要求提供參謀意見，要把握好時機，做到言當(dāng)其時，不失良機。所謂"機"，通常是指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認識和利用。在參謀活動中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的參謀成果（2）“謀”而有備。所謂“備”，就是秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見時要掌握充分的資料，要做到有理有據(jù)。這些資料來源于調(diào)查。調(diào)查研究是參謀決策的重要前提，領(lǐng)導(dǎo)就某項工作或問題做出正確決策的依據(jù)是秘書部門對實際情況的調(diào)查。調(diào)查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是參謀的基礎(chǔ)，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關(guān)參謀的調(diào)查研究應(yīng)是高層次、高水平的，特別講究深入實際的調(diào)查研究。它要求調(diào)研講究實效出成果；應(yīng)從宏觀、政策、對策上想全局，議大事，求上策，對客觀事物進行全面的調(diào)查研究，在把握了事物發(fā)展的脈絡(luò)、認識了事物發(fā)展過程之后，只有這樣，才能提出有價值的建議，這種建議才能被領(lǐng)導(dǎo)采納。因此，秘書要當(dāng)好參謀就一定要做好調(diào)查研究。（3）“謀”而有理。秘書向領(lǐng)導(dǎo)提出的建議必須有足夠的道理。因此，秘書必須堅持理論聯(lián)系實際。其一，作為一名合格的秘書，原則性要強，品質(zhì)要好，思想作風(fēng)要正；其二，要具備一定的政治、哲學(xué)、市場經(jīng)濟等基本理論知識和獨立的科學(xué)思維能力；其三，要具備超前的、活躍的創(chuàng)新意識，要有對事業(yè)高度負責(zé)的精神。只有這樣，才能保證理論與實際的融會貫通，才能拿出有道理的建議。為此，秘書就要扮演好“關(guān)起門來當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”的角色，站在領(lǐng)導(dǎo)角度思考問題，只有這樣才能真正在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮好參謀助手作用。（4）“謀”而有據(jù)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，只有深入領(lǐng)會和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，才能在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮有效的作用。同時，秘書的作用發(fā)揮得如何，還直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的工作質(zhì)量、效率及形象。因此，秘書能否做到“謀”而有據(jù)至關(guān)重要。5、參謀咨詢工作的作用秘書的參謀咨詢工作，是秘書參謀職能的具體化，具有其他工作無法替代的作用。首先，對領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實完善的作用。秘書工作者的新鮮思想、觀點、認識，通過參謀咨詢工作與領(lǐng)導(dǎo)思想溶為一體，就會對領(lǐng)導(dǎo)者的思想有所幫助。其次，對領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用。參謀工作往往體現(xiàn)在工作建議、預(yù)案等若干方面。提出參謀意見，有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的形成。就一個問題提出幾個參謀意見，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的優(yōu)選；提出決策方案的優(yōu)選意見，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的確定。再次，對領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒警策的作用。在完成領(lǐng)導(dǎo)者交辦工作的同時，主動考慮并提出那些領(lǐng)導(dǎo)者暫時沒有想到而需要提出的問題以及秘書部門每天報送領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)過精選的有用信息，這些都能提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意某種傾向、解決某一問題，或啟發(fā)、警策領(lǐng)導(dǎo)者避免某些失誤，促使領(lǐng)導(dǎo)者不斷校正工作的運行軌跡。參謀咨詢工作的這三種作用，有時是獨立發(fā)揮，更多的時候是同時發(fā)揮。參謀咨詢工作作用的大小，取決于問題的難易程度、解決辦法的優(yōu)劣、提供方式時機是否得當(dāng)。5、提高我國秘書參謀活動的必要性（1）經(jīng)濟全球化要求提高秘書的參謀活動。隨著改革開放的深入和中國加入WTO，秘書參與對外事務(wù)的工作將愈來愈多，秘書人員應(yīng)同樣起到重要的參謀作用。在對外談判、洽商、接待外賓和出外考察，引進外資和境外投資，對外合作與外事糾紛的處理等等不再僅限于