公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作全文

PAGEPAGE38公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作具體內(nèi)容可參看《大學(xué)基礎(chǔ)寫(xiě)作》第六章《行政公文》，特別是其附錄的例文，湖南大學(xué)出版社，2008年2月第2版。具體內(nèi)容可參看《大學(xué)基礎(chǔ)寫(xiě)作》第六章《行政公文》，特別是其附錄的例文，湖南大學(xué)出版社，2008年2月第2版。目錄第一章公文的歷史、概念和特點(diǎn) 3一、公文的歷史 3二、公文的概念和特點(diǎn) 4第二章公文的分類(lèi)、格式和行文規(guī)則 10一、公文的分類(lèi) 10二、公文的格式 12三、公文的主要行文規(guī)則 17第三章通知通報(bào) 20一、通知 20二、通報(bào) 24第四章請(qǐng)示報(bào)告 27一、請(qǐng)示 27二、報(bào)告 30第五章函公告與通告 35一、函 35二、公告 38三、通告 39

第一章公文的歷史、概念和特點(diǎn)一、公文的歷史公文是隨著人類(lèi)社會(huì)的不斷演進(jìn)，在管理比較復(fù)雜公共事物的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的。斯大林說(shuō)：“生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展，階級(jí)的出現(xiàn)，文字的出現(xiàn)，國(guó)家的產(chǎn)生，國(guó)家進(jìn)行管理工作需要比較有條理的文書(shū)?！彼?，隨著生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，特別是氏族、部落，甚至階級(jí)、國(guó)家的逐漸形成，公文文書(shū)就成了管理公共事物、進(jìn)行政務(wù)活動(dòng)的重要工具。距今3500年的甲骨文是商代王室進(jìn)行占卜時(shí)所作的簡(jiǎn)短記錄，其中大多數(shù)是公牘文書(shū)片段?？鬃泳幱喌摹渡袝?shū)》無(wú)疑是我國(guó)最早的文章總集，其中多數(shù)都屬于公文?！渡袝?shū)》中的文章大體有六種體式，已基本顯現(xiàn)古代公文體系的雛形：典（記述典章制度）、謨（議政的策論）、訓(xùn)（教誨的論說(shuō)）、誥（訓(xùn)誡的文告）、誓（出征的誓詞）、命（君主的命令和詔書(shū)）。由此可見(jiàn)，在中國(guó)早期社會(huì)治理中，公文，作為最為古老的文體，就已經(jīng)顯示了其不可替代的巨大功用：“上古結(jié)繩而治，后世圣人易之以書(shū)契，百官以治，萬(wàn)民以察?！鼻貪h時(shí)期，隨著中央集權(quán)的國(guó)家政權(quán)的逐步建立和穩(wěn)固，公文的文類(lèi)和體式都得以進(jìn)一步發(fā)展和成熟，如皇帝使用的詔、制、策、赦，臣子使用的章、奏、表、議等，并正式出現(xiàn)了“公文”一詞。魏晉南北朝時(shí)期，公文的分類(lèi)更為明確。劉勰在《文心雕龍·章表》中說(shuō)：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異?！庇纱丝梢?jiàn)，同樣都是臣子對(duì)皇帝使用的文體，但其功用和側(cè)重點(diǎn)都有不同。這個(gè)時(shí)期的公文在寫(xiě)作理論上也獲得了很大的進(jìn)展。如曹丕不僅親自撰寫(xiě)公文，還推出有關(guān)公文寫(xiě)作的理論著作《典論·論文》。他把文章體式分為“四科八體”：“奏議宜雅，書(shū)論宜理，銘誄尚實(shí)，詩(shī)賦欲麗?！逼渲械淖?、議、書(shū)、論、銘、誄都是應(yīng)用文，多數(shù)都可作為公文體式。只有后兩種是文學(xué)作品的體裁。曹丕甚至把文章推舉到“蓋文章，經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之盛事”的高度，這里的文章自然包括公文一類(lèi)的應(yīng)用性文體。自唐宋至于明清，中國(guó)古代公文的體制日益完備，公文分類(lèi)也存在日趨繁雜的傾向。特別是唐宋，隨著散文創(chuàng)作高峰的到來(lái)，公文的撰寫(xiě)也涌現(xiàn)了一大批名篇佳作，如魏征的《諫太宗十思疏》、韓愈的《論佛骨表》、柳宗元的《上樞密韓太尉書(shū)》、歐陽(yáng)修的《朋黨論》、王安石的《上仁宗皇帝言事書(shū)》、蘇軾的《為政之寬嚴(yán)》等。辛亥革命以后，南京臨時(shí)政府在民國(guó)元年（1912）即頒布了第一個(gè)現(xiàn)代公文條例。其后的北洋軍閥政府和國(guó)民黨政府都相繼頒布了自己的公文條例。新中國(guó)成立后，中央人民政府政務(wù)院在1951年就發(fā)布了《公文暫行辦法》。半個(gè)多世紀(jì)以來(lái)，《公文暫行辦法》歷經(jīng)了1957、1981、1987、1993和2000年五次修改，最終發(fā)展成了目前所使用的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。二、公文的概念和特點(diǎn)我國(guó)的公文體系有自己的特點(diǎn)，包括了黨的機(jī)關(guān)公文和行政機(jī)關(guān)的公文。按中共中央辦公廳發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，目前黨的機(jī)關(guān)公文有14種：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。另外還有一些具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)色彩的文書(shū)體系，如軍隊(duì)公文、外交文書(shū)、司法文書(shū)等。而我們通常所說(shuō)的公文，一般是指國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文。為使國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，國(guó)務(wù)院辦公廳2000年8月24日制定了新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，并于2001年1月1日起《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》指出：“行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào)，下同)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具?！毙姓木哂邪l(fā)布政令、指導(dǎo)工作、溝通信息等重要功能。行政公文也為各社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位行使管理職權(quán)、處理日常工作提供了重要工具。因此，作為一名管理者，不論從事何種工作，通曉行政公文的相關(guān)知識(shí)，能寫(xiě)規(guī)范的行政公文，應(yīng)該是一項(xiàng)基本索質(zhì)。新頒布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文，共有13種：(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告；(4)通告；(5)通知；(6)通報(bào)；(7)議案；(8)報(bào)告；(9)請(qǐng)示；(10)批復(fù)；(11)意見(jiàn)；(12)函；(13)會(huì)議紀(jì)要。比較新舊《辦法》可以發(fā)現(xiàn)，原規(guī)定中的“指示”被取消，新增加了“意見(jiàn)”。公文作為具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，與其它應(yīng)用文相比，體現(xiàn)了如下四個(gè)方面的鮮明特點(diǎn)：法定的作者法定的作者是指依照法律和有關(guān)條例、章程成立，并能以自己的名義行使法定的職能和承擔(dān)一定義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位，凡是依法建立的，都是法定的作者，都可以根據(jù)自己的職能和權(quán)限制發(fā)公文。有些公文以機(jī)關(guān)首長(zhǎng)或單位領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布，是領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人行使職權(quán)的一種表現(xiàn)。因此，他們也是法定的作者。文秘人員只是擬稿者，不能等同于法定的作者。任何單位或個(gè)人都不得偽造公文，偽造公文的單位或個(gè)人將被追究法律責(zé)任。（二）法定的效力法定的效力是公文的特殊功能——公文的這一特點(diǎn)是任何其它應(yīng)用文所不能具備的。法定作者在法定范圍內(nèi)制發(fā)公文是行使行政職權(quán)的表現(xiàn)，而它所制作的公文代表了制發(fā)機(jī)關(guān)或單位的意志，具有法定的效力和行政的制約力，有關(guān)單位或個(gè)人如果不執(zhí)行或違反公文的規(guī)定，就會(huì)受到法律的制裁或行政的處分。正因如此，公文的制發(fā)才需要特別慎重，不可等閑視之。（三）規(guī)范的體式為了維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)公文規(guī)范化體式的幾個(gè)方面都有明確的規(guī)定和嚴(yán)格的要求，它主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1、標(biāo)準(zhǔn)化的格式。2、一定的行文規(guī)則。3、約定俗成的語(yǔ)言。前兩個(gè)方面我們?cè)诤竺鏁?huì)專(zhuān)門(mén)講解，這里略談一談公文的語(yǔ)言。公文的語(yǔ)言特色主要有以下幾點(diǎn):（1）莊重公文代表著發(fā)文機(jī)關(guān)的意志，有著法定的效力和行政約束力，表現(xiàn)在語(yǔ)言上，就體現(xiàn)為語(yǔ)氣莊嚴(yán)、措辭鄭重，不容置疑。如公文下行文的轉(zhuǎn)折性詞語(yǔ)：“特發(fā)布如下命令”、“特命令如下”、“現(xiàn)予公告”。公文下行文的結(jié)尾詞語(yǔ)：“請(qǐng)即遵照?qǐng)?zhí)行”、“此復(fù)”、“此令”、“自公布之日起施行”、“特此通報(bào)”。公文語(yǔ)言一般排斥方言口語(yǔ)，如，它用“優(yōu)異、優(yōu)秀、優(yōu)良”這一類(lèi)詞語(yǔ)，而不用“棒”、“帥”、“蓋帽了”；用“積累資金”而不用“攢錢(qián)”；用“故意尋釁”而不用“有意找茬兒”；用“特此函達(dá)”而不說(shuō)“特寫(xiě)了這封公函寄發(fā)給你們”。當(dāng)然，一些口頭詞語(yǔ)，其特定含義盡人皆知，也并不有損行文的莊重，公文還是可以采用的。如：“小金庫(kù)”、“拳頭產(chǎn)品”、“大鍋飯”、“鐵飯碗”、“定心丸”、“絆腳石”、“開(kāi)綠燈”、“鉆空子”等。（2）平實(shí)公文在表達(dá)上要求樸實(shí)自然，明白曉暢。葉圣陶曾說(shuō)，公文不一定是好文章，但必須寫(xiě)得一清二楚，十分明確，句穩(wěn)詞妥，通體順暢，讓人家不折不扣地理解你說(shuō)的是什么。因此，公文寫(xiě)作忌用華麗的詞藻，不用渲染夸張（“氣貫長(zhǎng)虹”、“怒發(fā)沖冠”），一般不用描寫(xiě)（“笑容可掬”、“熱淚盈眶”）和抒情、感嘆（“啊”、“嘿”、“哎呀”）。也正因此，公文寫(xiě)作不用比喻、比擬、夸張、對(duì)偶、借代、排比、反復(fù)、設(shè)問(wèn)、反問(wèn)、反語(yǔ)、象征等修辭手法。（3）簡(jiǎn)明公文的語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔明快、言簡(jiǎn)意賅，讓人一目了然。它也體現(xiàn)了機(jī)關(guān)工作的作風(fēng)。公文忌拖泥帶水、雜沓累贅，也就是忌“冗章”、“冗句”、“冗字”。（4）準(zhǔn)確準(zhǔn)確是公文語(yǔ)言最重要的特點(diǎn)。它既包括公文要符合國(guó)家法規(guī)、政策上面的要求，也包括在公文行文的過(guò)程中遣詞造句要周密確切、無(wú)虛假錯(cuò)漏、界限清楚、不生歧義?！耙蛔秩牍?，九牛拔不出”。有時(shí)，字句上一個(gè)小小的失誤，就會(huì)造成難以估量的政治或經(jīng)濟(jì)損失。（四）特定的程序公文的處理指公文的辦理（包括發(fā)文辦理和收文辦理）、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。其中的每一道程序，都有其特定的嚴(yán)格要求，如審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合規(guī)定。收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。公文由文秘部門(mén)或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷(xiāo)毀。不具備歸檔價(jià)值和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。其中，銷(xiāo)毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。公文的運(yùn)轉(zhuǎn)流程就是由這些相互銜接的一系列特定的程序構(gòu)成。只有這樣，公文處理才能真正做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第二章公文的分類(lèi)、格式和行文規(guī)則一、公文的分類(lèi)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的13種公文可以按照不同的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，但最主要的是按照公文行文關(guān)系和性質(zhì)作用來(lái)劃分。（一）、按行文關(guān)系劃分行文是指以通報(bào)情況、請(qǐng)示問(wèn)題、商洽事務(wù)等為目的的文字往來(lái)過(guò)程。行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。而行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。黨政機(jī)關(guān)的行文分為上行文、平行文和下行文三種。1、上行文下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)呈送的公文，稱(chēng)為上行文。如報(bào)告、請(qǐng)示等。2、平行文平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，稱(chēng)為平行文。如函。另外，議案，適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)，被視為單向應(yīng)用的專(zhuān)用公文，屬非嚴(yán)格意義上的平行文一類(lèi)。3、下行文上級(jí)機(jī)關(guān)向下屬機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，稱(chēng)為下行文。如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見(jiàn)等。（二）、按性質(zhì)作用劃分1、政令性公文政令性公文是指國(guó)家和地方政府機(jī)關(guān)發(fā)布的具有鮮明的政治性、法令性和政策性的公文。它與黨和國(guó)家的方針、政策密切相關(guān)，具有很強(qiáng)的約束力和指導(dǎo)性。如主要用于依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施和嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員的命令（令）；如適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排等的決定；如對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行工作指導(dǎo)的批復(fù)、意見(jiàn)，甚至一些帶指示性質(zhì)的通知、函等，都屬于政令性公文一類(lèi)。2、知照性公文知照性公文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)或人民群眾告知相關(guān)事項(xiàng)、傳遞相關(guān)信息的公文。如通知、通報(bào)、公告、通告和某些帶通知性質(zhì)的函等。3、呈請(qǐng)性公文呈請(qǐng)性公文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)時(shí)使用的公文。如請(qǐng)示、報(bào)告和某些帶請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的函、議案等。4、商洽性公文商洽性公文是指平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。如函?？傊?，公文按照不同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)有不同的劃分方法。而同一種公文完全可以用不同的分類(lèi)方法來(lái)描述它，如請(qǐng)示，按行文關(guān)系來(lái)劃分屬于上行文；按性質(zhì)作用來(lái)劃分屬于呈請(qǐng)性公文。二、公文的格式公文具有規(guī)范的體式，是公文完整性、權(quán)威性和規(guī)范性的體現(xiàn)，也有利于公文的制發(fā)、收文和歸檔?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)公文格式作了明確規(guī)定。國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（見(jiàn)本章附錄一）。根據(jù)組成公文的各要素，我們把公文劃分為眉首、主體、版記三部分。（一）眉首置于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首。它包括秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。1、秘密等級(jí)國(guó)家秘密關(guān)系國(guó)家的安全和利益。1988年9月5日第七屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第3次會(huì)議，通過(guò)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》。國(guó)家秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)表明份數(shù)序號(hào)。2010年10月1日，新修訂的《保守國(guó)家秘密法》開(kāi)始實(shí)施。保密期限有所修改，絕密不超過(guò)三十年，機(jī)密不超過(guò)二十年，秘密不超過(guò)十年。2、緊急程度緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”或“急件”?！疤丶薄币罅⒓崔k，“急件”要求提前辦。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3、發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)，是公文制發(fā)機(jī)關(guān)的標(biāo)記，是公文眉首的主要內(nèi)容。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”二字構(gòu)成。如“國(guó)務(wù)院文件”、“湖南省人民政府文件”。對(duì)一些特定的公文，可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前。4、發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)，是指發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。其作用是便于查找和對(duì)公文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。發(fā)文字號(hào)由“機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)”構(gòu)成，如“國(guó)辦發(fā)〔2006〕66號(hào)”。發(fā)文機(jī)關(guān)代字要簡(jiǎn)明、規(guī)范。一經(jīng)確定，應(yīng)固定使用。一件公文只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)。聯(lián)合行文時(shí)，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。5、簽發(fā)人簽發(fā)人，是指代表機(jī)關(guān)或部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人。簽發(fā)是形成文件的最后一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文件經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人核準(zhǔn)簽發(fā)即可生效。簽發(fā)人對(duì)文件從政治到文字都負(fù)有完全責(zé)任。會(huì)簽，是指兩個(gè)及兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人聯(lián)名簽署。上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人居右空一字。“簽發(fā)人”三字后標(biāo)冒號(hào)，冒號(hào)后標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（二）主體置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱(chēng)主體。它包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文日期、附注等。1、公文標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。所以，完整的公文標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)+發(fā)文事由+文種”構(gòu)成。如“國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知”。但有時(shí)標(biāo)題中的某些要素可以省略。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2、主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)，是指收受公文并對(duì)公文負(fù)主辦或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。一般而言，主送機(jī)關(guān)不應(yīng)寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人姓名。主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)冒號(hào)。除普發(fā)性文件外，一般一份文件只能選擇一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如果下行文主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別或慣例依次排列。如國(guó)務(wù)院公文，主送機(jī)關(guān)一般寫(xiě)成“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)關(guān)”。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。如果是周知性的公文，可以省略主送機(jī)關(guān)。3、正文公文正文，是公文的主體部分。其作用在于闡述公文的內(nèi)容，表達(dá)發(fā)文意圖。寫(xiě)好正文是公文寫(xiě)作的最基本、也最重要的任務(wù)。正文除簡(jiǎn)短公文外，大致分三個(gè)部分：開(kāi)頭部分，可以交代發(fā)文的目的、緣由或行文的依據(jù)，也可以概括全文主要觀點(diǎn)或結(jié)論，以引起發(fā)文對(duì)象的重視。中間部分，表述公文的主要內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，敘述簡(jiǎn)潔，要求明確。結(jié)尾部分，一般是根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的意見(jiàn)和要求，寫(xiě)一個(gè)簡(jiǎn)短的結(jié)語(yǔ)，既可以概括全文觀點(diǎn)，也可以提出希望，發(fā)出號(hào)召等；或者根據(jù)文種的程式要求，寫(xiě)一個(gè)常規(guī)的尾語(yǔ)。4、附件附件，是指隨文件發(fā)送的其他公文或材料。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時(shí)間之前，注明附件順序和名稱(chēng)。具體寫(xiě)法是在正文結(jié)束之后另起一行空兩格注明：“附件：《×××××××》”有一類(lèi)附件與公文正件具有同等效力，其作用在于進(jìn)一步補(bǔ)充和完善公文正件的內(nèi)容。如用命令、決定發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，用通知轉(zhuǎn)發(fā)的文件，以及議案之后的具體方案等。另一類(lèi)附件不具備現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用，只為受文者正確理解和執(zhí)行公文正件提供參考。因此，“附件”只是一種處理形式，并不意味著附件不重要。5、印章（落款）印章是機(jī)關(guān)權(quán)力的象征，加蓋印章是公文生效的憑據(jù)。公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均需加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。務(wù)使印章與正文同處一面(頁(yè))，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。落款即俗稱(chēng)的署名。6、成文日期成文日期指公文生效的日期。公文成文日期一般以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。需值得注意的是，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的成文日期一般用漢字書(shū)寫(xiě)，且年、月、日必須標(biāo)全，缺一不可。7、附注附注指公文需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)。如文件的閱讀范圍、使用方法，公文中需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)等，都應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。（三）版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)版記。它包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等。1、主題詞公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。主題詞，是指用以揭示公文主要內(nèi)容和歸屬類(lèi)別并經(jīng)規(guī)范化處理的詞語(yǔ)。主題詞是為適應(yīng)辦公自動(dòng)化、信息化的需要而設(shè)立的。主題詞的作用在于高度概括公文主題的核心內(nèi)容，為主題檢索法的運(yùn)用提供檢索標(biāo)識(shí)。主題詞應(yīng)當(dāng)盡量從《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》中選取。該詞表共由15類(lèi)l049個(gè)主題詞組成，分為主表和附表兩大部分。一份文件的標(biāo)引，主題詞一般以4到5個(gè)為宜，詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；標(biāo)引順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞；在標(biāo)類(lèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞(即文種)。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類(lèi)別詞“農(nóng)業(yè)”．再標(biāo)類(lèi)屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類(lèi)屬詞時(shí)，可只在類(lèi)別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。2、抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。抄送機(jī)關(guān)不需要承辦公文、或負(fù)有答復(fù)公文的責(zé)任，其行文的目的是使這些機(jī)關(guān)了解公文內(nèi)容，在必要時(shí)給予指導(dǎo)和配合。如果需要抄送的機(jī)關(guān)比較多，在安排順序上應(yīng)當(dāng)上級(jí)機(jī)關(guān)在前，不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)在后。向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。但在向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告時(shí)，不得同時(shí)抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。3、印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)指加蓋印章、封發(fā)公文的機(jī)關(guān)或部門(mén)，一般為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公部門(mén)。4、印發(fā)時(shí)間印發(fā)時(shí)間指公文付印的日期。三、公文的主要行文規(guī)則根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，行政機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則主要有如下幾項(xiàng)：（一）、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。（二）、同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。（三）、政府各部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文；除以函的形式商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。（四）、屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門(mén)行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。（五）、向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。（六）、“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）、除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。（八）、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

第三章通知通報(bào)一、通知（一）通知的概念通知是指適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員的文種。由于使用范圍廣泛，運(yùn)用比較靈活、快捷，對(duì)工作的指導(dǎo)性強(qiáng)，且具有一定的權(quán)威性，通知是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中使用頻率最高的一種公文。（二）通知的種類(lèi)根據(jù)通知的適應(yīng)范圍，一般將通知分為五種類(lèi)型。1、指示性通知一般指用于要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和執(zhí)行相關(guān)工作事項(xiàng)的通知。2、發(fā)布性通知一般指用于發(fā)布法規(guī)、規(guī)章、制度等法規(guī)性文件的通知。3、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知一般指批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)公文的通知。4、周知性通知一般指需要有關(guān)單位周知相關(guān)事項(xiàng)的通知，如機(jī)構(gòu)調(diào)整、召開(kāi)會(huì)議等。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局（國(guó)家煤礦安全監(jiān)察局）機(jī)構(gòu)調(diào)整的通知》和《關(guān)于召開(kāi)2006北京國(guó)際保安研討會(huì)的通知》（見(jiàn)附錄二）5、任免通知一般指用于公布任免相關(guān)人員的通知。就嚴(yán)格意義上而言，任免通知也應(yīng)劃歸周知性通知一類(lèi)。但因其特點(diǎn)、寫(xiě)法都有別于其它類(lèi)型的通知，主要是以極其簡(jiǎn)明扼要的文字寫(xiě)明相關(guān)任免事項(xiàng)，如任免人員的姓名、職務(wù)、任職期限等，故在此仍把任免通知單列為一種類(lèi)型。如《上海市人民政府關(guān)于×××同志職務(wù)任免的通知》。（三）通知的寫(xiě)法通知由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文時(shí)間四部分組成。在發(fā)布性、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知中，還有附件。1、標(biāo)題通知標(biāo)題常用的寫(xiě)法有三種：（1）發(fā)布性通知的標(biāo)題發(fā)布性通知一般用來(lái)發(fā)布法規(guī)和印發(fā)文件。其標(biāo)題屬于三要素完整的完全式標(biāo)題，格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，其中“事由”一項(xiàng)由“關(guān)于頒布”、“關(guān)于發(fā)布”、“關(guān)于實(shí)施”、“關(guān)于印發(fā)”等詞與文件名稱(chēng)(不省略書(shū)名號(hào))組成，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>的通知》、《教育部關(guān)于印發(fā)<關(guān)于違反研究生入學(xué)考試規(guī)定行為的暫行處理辦法>的通知》等。（2）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題這類(lèi)通知一般也要寫(xiě)“發(fā)文機(jī)關(guān)十事由+文種”三要素，其中“事由”一般由“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”二字，與省略書(shū)名號(hào)的文件名稱(chēng)組成。其中，批轉(zhuǎn)性通知，如《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家藥品監(jiān)督管理局關(guān)于藥品監(jiān)督管理體制改革方案的通知》、《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)公安部關(guān)于推進(jìn)小城鎮(zhèn)戶籍管理制度改革意見(jiàn)的通知》等；轉(zhuǎn)發(fā)性通知，如《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部等部門(mén)關(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會(huì)化改革意見(jiàn)的通知》、《黑龍江省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步深化棉花流通體制改革意見(jiàn)的通知》等。(3)周知性通知的標(biāo)題一般只由“發(fā)文事由+文種”兩要素組成。另外，如屬緊急事項(xiàng)的通知，要在“通知”前冠以“緊急”字樣，如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)民用爆炸物品安全管理的緊急通知》、《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)當(dāng)前森林防火工作的緊急通知》；有的標(biāo)題在“通知”前加上“重要”字樣；有的通知是幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)出，因而在標(biāo)題上寫(xiě)明“聯(lián)合通知”字樣。正式行文的通知，其標(biāo)題不能只寫(xiě)“通知”二字。2．主送機(jī)關(guān)即被通知對(duì)象或主送單位。3．正文通知的正文一般是由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三個(gè)部分組成。其開(kāi)頭部分往往簡(jiǎn)明扼要地闡明制發(fā)通知的依據(jù)與目的，然后用承啟語(yǔ)過(guò)渡到主體部分。常用的承啟語(yǔ)有“現(xiàn)通知如下”、“特作如下通知”、“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”、“望按以下通知精神執(zhí)行”等，其后用冒號(hào)。通知的主體部分一般分段或分條敘述通知的具體事項(xiàng)，要盡量做到行文準(zhǔn)確，條理清楚，以便于主送機(jī)關(guān)迅速地理解和執(zhí)行。在通知結(jié)尾處一般寫(xiě)明要求，如“以上通知，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“特此通知，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“本通知自下發(fā)之日起實(shí)行”等語(yǔ)。但也有些通知不用上述結(jié)束詞語(yǔ)，對(duì)如何執(zhí)行提得十分具體，而且作為正文的最后一項(xiàng)，在撰寫(xiě)時(shí)另起一行單獨(dú)列出。但在實(shí)際寫(xiě)作中，人們往往通知事項(xiàng)和執(zhí)行要求合在一起寫(xiě)，從而使文字更加簡(jiǎn)練。如附錄三的例文，其正文由通知緣由和通知事項(xiàng)兩部分組成，而執(zhí)行要求就融合在具體的措施中。值得注意的是，發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文與上述通知寫(xiě)作要求有所不同。如發(fā)布性通知，用于發(fā)布（印發(fā)）行政法規(guī)和規(guī)章制度，一般都很簡(jiǎn)短，往往只有“現(xiàn)將《關(guān)于……》印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合本單位的實(shí)際貫徹執(zhí)行”一句話，前半句點(diǎn)明發(fā)布對(duì)象，后半句提出貫徹執(zhí)行的要求（見(jiàn)附錄四）。而批轉(zhuǎn)性通知一般由發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)被批轉(zhuǎn)公文的表態(tài)、執(zhí)行要求和發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)此項(xiàng)專(zhuān)門(mén)工作重要意義所作的進(jìn)一步闡發(fā)三個(gè)部分組成（見(jiàn)附錄五）。有時(shí)，如果沒(méi)有必要再作進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)，可以省略第三個(gè)部分內(nèi)容（見(jiàn)附錄六）。4．落款和成文時(shí)間在正文的右下方蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章，在公章下面寫(xiě)清發(fā)文的年月日。5．附件如果有附件，在正文下空一行左側(cè)標(biāo)識(shí)“附件”，其后加冒號(hào)和附件標(biāo)題。二、通報(bào)（一）通報(bào)的概念通報(bào)是指適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者狀況的文種。通報(bào)的首要特點(diǎn)是真實(shí)性。在這一點(diǎn)上它與新聞?dòng)邢嗨浦?。通?bào)所涉及的任何事實(shí)和情況都必須符合客觀實(shí)際，不能憑空捏造或有虛假錯(cuò)漏?？梢哉f(shuō)，真實(shí)性是通報(bào)的立“文”之本。通報(bào)的另一特點(diǎn)是典型性。通過(guò)被通報(bào)對(duì)象這一個(gè)“點(diǎn)”的深入剖析，帶動(dòng)相關(guān)的整個(gè)“面”上的工作，這是每一種通報(bào)的根本出發(fā)點(diǎn)。所以，不論是正面的典型，還是反面的典型，通報(bào)只有具備了典型性，才能達(dá)到廣泛的教育、激勵(lì)、鞭策的目的。最后，通報(bào)還具有實(shí)效性。通報(bào)行文的目的，在于盡快把情況傳達(dá)下去，以起到教育作用和告知作用，因此撰寫(xiě)通報(bào)除客觀真實(shí)外，還十分講求實(shí)效性，特別要求迅速及時(shí)。（二）通報(bào)的種類(lèi)根據(jù)通報(bào)的行文目的和適用范圍，通報(bào)大致可以分為三類(lèi)：1、表彰性通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)的人物和事跡，通過(guò)鮮明的價(jià)值導(dǎo)向來(lái)指導(dǎo)工作。2、批評(píng)性通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)批評(píng)錯(cuò)誤的傾向和行為，通過(guò)剖析反面的典型來(lái)指導(dǎo)工作。3、情況通報(bào)用于互通情況，傳遞信息，或?qū)ぷ髦写嬖诘耐怀鰡?wèn)題提出指導(dǎo)性意見(jiàn)或要求。（三）通報(bào)的寫(xiě)法任何一個(gè)通報(bào)，都必須以真實(shí)、典型的事實(shí)為依據(jù)，在此基礎(chǔ)上再做出實(shí)事求是的分析和評(píng)價(jià)。但不同類(lèi)型的通報(bào)，如表彰性和批判性通報(bào)都屬于獎(jiǎng)懲性通報(bào)，它們與情況性通報(bào)在具體寫(xiě)作上還是稍有差異。現(xiàn)略述如下。1、獎(jiǎng)懲性通報(bào)獎(jiǎng)懲性通報(bào)主要包括了以下四個(gè)部分：（1）基本事實(shí)不論是表彰性還是批評(píng)性通報(bào)，都要在通報(bào)的開(kāi)頭部分?jǐn)⑹銮宄煌▓?bào)對(duì)象的基本事實(shí)和情況——要么是先進(jìn)性事跡，要么是嚴(yán)重違紀(jì)或重大事故，包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、單位或人物、經(jīng)過(guò)、結(jié)果和影響等。這里主要以敘述、說(shuō)明為主，盡量做到既脈絡(luò)清晰又簡(jiǎn)明扼要。（2）分析、評(píng)價(jià)這是一個(gè)對(duì)材料進(jìn)行研究、分析、定性的階段。表彰性通報(bào)側(cè)重于分析材料的重要經(jīng)驗(yàn)或重大意義；批評(píng)性通報(bào)側(cè)重于分析嚴(yán)重違紀(jì)行為或重大事故的危害、影響和教訓(xùn)。這個(gè)部分應(yīng)當(dāng)在事實(shí)清楚的基礎(chǔ)上予以精辟的議論、分析，透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，從而深刻揭示出被通報(bào)對(duì)象的典型性、教育性意義。（3）表態(tài)、決定這是一個(gè)由上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人表明態(tài)度或做出決定的階段。它是建立在前面事實(shí)清楚、分析精到的基礎(chǔ)之上的。表彰性通報(bào)可以做出給予表?yè)P(yáng)、嘉獎(jiǎng)等的決定；批評(píng)性通報(bào)可以給予黨紀(jì)、政紀(jì)等各種處分。這個(gè)部分很重要，如果沒(méi)有上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的首肯和表態(tài)，通報(bào)的價(jià)值和意義就會(huì)大打折扣，它的權(quán)威性和嚴(yán)肅性都會(huì)受到很大影響。（4）希望、要求通報(bào)的最終目的并不在于被通報(bào)對(duì)象本身，而在于通過(guò)深入剖析這個(gè)具有代表性的個(gè)案，以“點(diǎn)”帶“面”，推動(dòng)整個(gè)工作局面的順利開(kāi)展。所以，或者是學(xué)習(xí)先進(jìn)，或者是吸取經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，不論怎樣，在第四個(gè)部分對(duì)受文對(duì)象提出希望、要求是通報(bào)寫(xiě)作中必不可少的階段。2、情況通報(bào)寫(xiě)好情況通報(bào)的關(guān)鍵是對(duì)情況有一個(gè)全面、充分的掌握。它一般也需要具體介紹基本情況，對(duì)情況進(jìn)行分析，指出其意義或性質(zhì)，并提出指導(dǎo)性意見(jiàn)——或者是對(duì)將來(lái)工作的安排和設(shè)想，或者是針對(duì)有關(guān)責(zé)任事故而提出的整改措施和整改要求。第四章請(qǐng)示報(bào)告一、請(qǐng)示（一）請(qǐng)示的概念請(qǐng)示是指適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的文種。請(qǐng)示是呈請(qǐng)性公文，就行文關(guān)系而言屬于上行文，并且是上級(jí)機(jī)關(guān)必須及時(shí)予以批復(fù)的文種。正因?yàn)樾枰?qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)，請(qǐng)示必須在事前行文，不能先斬后奏。而為了請(qǐng)示事項(xiàng)的順利批復(fù)，請(qǐng)示的寫(xiě)作必須遵循一文一事的原則。（二）請(qǐng)示的種類(lèi)根據(jù)請(qǐng)示的行文目的和適用范圍，請(qǐng)示可分為兩類(lèi)：1、指示性請(qǐng)示這一類(lèi)請(qǐng)示主要指下級(jí)機(jī)關(guān)大多涉及政策上、認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題。如對(duì)上級(jí)有關(guān)方針、政策、指示或法規(guī)不夠明確或存在著不同理解；在工作中遇到了新情況、新問(wèn)題需要處理而無(wú)章可循、無(wú)法可依——下級(jí)機(jī)關(guān)在面對(duì)諸如此類(lèi)的政策上、認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題時(shí)，毫無(wú)疑問(wèn)，都需要上級(jí)機(jī)關(guān)做出明確指示。如《湖南省人民政府法制辦公室關(guān)于1998年征地、1999年發(fā)生的補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)爭(zhēng)議能否適用裁決程序的請(qǐng)示》即屬于指示性請(qǐng)示一類(lèi)。2、批準(zhǔn)性請(qǐng)示這一類(lèi)請(qǐng)示主要指下級(jí)機(jī)關(guān)在權(quán)限、能力上存在困難。如人事權(quán)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、重大決策和安排等；根據(jù)本地區(qū)（本單位）的實(shí)際情況，需要對(duì)上級(jí)的某項(xiàng)政策、規(guī)定做出變通處理；在工作中遇到人力、物力、財(cái)力等方面的困難，需請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)予以幫助、支持等。總之，凡按上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)政策規(guī)定，不經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)，無(wú)權(quán)自行處理的一類(lèi)，都屬于批準(zhǔn)性請(qǐng)示。如《關(guān)于報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)<天津市城市總體規(guī)劃（2004－2020年）>的請(qǐng)示》、《關(guān)于在國(guó)家版圖意識(shí)教育宣傳畫(huà)上使用國(guó)徽、國(guó)旗圖案的請(qǐng)示》、《關(guān)于召開(kāi)共青團(tuán)廣州市第十三次代表大會(huì)的請(qǐng)示》、《××市人民政府關(guān)于解決水利建設(shè)資金的請(qǐng)示》等即屬于批準(zhǔn)性請(qǐng)示一類(lèi)。（三）請(qǐng)示的寫(xiě)法1、標(biāo)題請(qǐng)示的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種三要素組成，如《××省人民政府關(guān)于增撥防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)用油的\o""請(qǐng)示》。有時(shí)可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)，但一般不能省略發(fā)文事由。在標(biāo)題中盡量不出現(xiàn)與“請(qǐng)示”近義的詞語(yǔ)，如“請(qǐng)求”、“申請(qǐng)”之類(lèi)，以免語(yǔ)義重復(fù)。請(qǐng)示也不能與報(bào)告連用，如過(guò)去常見(jiàn)的“請(qǐng)示報(bào)告”一類(lèi)都是不正確的。2、主送機(jī)關(guān)請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)一般只有一個(gè)，不能同時(shí)主送兩個(gè)或兩個(gè)以上的上級(jí)機(jī)關(guān)。如果是屬于受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，另一上級(jí)機(jī)關(guān)用抄送的形式送達(dá)。請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)是發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上一級(jí)機(jī)關(guān)，一般不越級(jí)請(qǐng)示。如確需越級(jí)請(qǐng)示，除檢舉、控告上一級(jí)機(jī)關(guān)的越級(jí)行文外，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示一般不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。3、正文請(qǐng)示的正文一般由三部分組成：（1）請(qǐng)示緣由請(qǐng)示的緣由是指提出請(qǐng)示事項(xiàng)的根據(jù)、理由。請(qǐng)示的根據(jù)符不符合實(shí)際，理由充不充分，都是寫(xiě)作請(qǐng)示的關(guān)鍵。在具體的寫(xiě)作中，不但要實(shí)事求是，做到有理有據(jù)，甚至要以情動(dòng)人，以取得上級(jí)的理解和支持。（2）請(qǐng)示事項(xiàng)請(qǐng)示事項(xiàng)是指發(fā)文機(jī)關(guān)希望上級(jí)機(jī)關(guān)予以批示、批準(zhǔn)，予以幫助解決的問(wèn)題，所寫(xiě)的事項(xiàng)、要求要盡量明確、具體。這里不但要闡述清楚請(qǐng)示事項(xiàng)本身所具備的成熟條件和現(xiàn)實(shí)可行性，有時(shí)甚至還要提供多個(gè)可供上級(jí)機(jī)關(guān)參考、選擇的解決方案，并說(shuō)明清楚發(fā)文機(jī)關(guān)自身的選擇傾向。（3）結(jié)語(yǔ)作為上行文，請(qǐng)示必須有請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)的結(jié)束語(yǔ)。結(jié)語(yǔ)要簡(jiǎn)短、規(guī)范，不能有命令的語(yǔ)氣。約定俗成的結(jié)束語(yǔ)有：“妥否，請(qǐng)批示”、“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，或“以上意見(jiàn)妥否(當(dāng)否)，請(qǐng)批示”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”。4、落款與成文日期二、報(bào)告（一）報(bào)告的概念報(bào)告是指適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)的文種。就行文關(guān)系而言，報(bào)告屬于上行文。正因?yàn)閳?bào)告的主要功能是匯報(bào)工作，反映情況，所以，運(yùn)用敘述的手法來(lái)敘述工作事實(shí)，說(shuō)明情況，使上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)、準(zhǔn)確地了解下情，是報(bào)告的主要方式。（二）請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別請(qǐng)示和報(bào)告雖然都是上行文，過(guò)去甚至常常把“請(qǐng)示”和“報(bào)告”連用，寫(xiě)成“請(qǐng)示報(bào)告”，但在適用范圍和性質(zhì)上，它們都有很大的區(qū)別。1、行文目的不同請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，都是下級(jí)機(jī)關(guān)主動(dòng)行文。報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢(xún)問(wèn)，有時(shí)屬于被動(dòng)性行文。2、行文性質(zhì)不同請(qǐng)示屬于“辦件”，上級(jí)機(jī)關(guān)有責(zé)任及時(shí)予以批復(fù)。報(bào)告屬于“閱件”，上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況就可以，一般不需要予以答復(fù)。3、行文時(shí)間不同請(qǐng)示必須在事前行文，經(jīng)過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)后方可行動(dòng)，不得先斬后奏。報(bào)告一般是在事中、事后行文，以使上級(jí)機(jī)關(guān)了解工作情況或備案待查。4、行文要求不同請(qǐng)示必須是一文一事，內(nèi)容單一，寫(xiě)清請(qǐng)示的原因和內(nèi)容即可，篇幅短小。報(bào)告，尤其是匯報(bào)性報(bào)告，涉及方面多，寫(xiě)法又詳盡，篇幅自然長(zhǎng)。即使是一事一報(bào)的專(zhuān)題報(bào)告，篇幅也比請(qǐng)示長(zhǎng)得多。特別值得注意的是，報(bào)告內(nèi)容中，一定不可夾帶請(qǐng)示的內(nèi)容。5、結(jié)尾語(yǔ)言不同請(qǐng)示的尾語(yǔ)一般為“當(dāng)（妥）否，請(qǐng)批示”，或“以上意見(jiàn)妥否(當(dāng)否)，請(qǐng)批示”。報(bào)告的尾語(yǔ)一般為“特此報(bào)告”，或“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示”。要求上級(jí)予以批轉(zhuǎn)的報(bào)告，尾語(yǔ)為“以上報(bào)告如無(wú)不妥(不當(dāng))，請(qǐng)批轉(zhuǎn)……貫徹執(zhí)行”。（三）報(bào)告的分類(lèi)按照不同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)告可以被分成不同的類(lèi)型。1、根據(jù)性質(zhì)的不同，報(bào)告可分為綜合性和專(zhuān)題性?xún)煞N。綜合性報(bào)告是綜合反映某一特定時(shí)間段內(nèi)全局工作狀況、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、以及未來(lái)趨勢(shì)的報(bào)告。如政府工作報(bào)告一般屬于此種類(lèi)型。專(zhuān)題性報(bào)告是專(zhuān)門(mén)就某一問(wèn)題、情況等向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的匯報(bào)。各部門(mén)機(jī)關(guān)工作中常用的報(bào)告，多屬于專(zhuān)題性報(bào)告。當(dāng)然，有些政府工作報(bào)告也屬于專(zhuān)題性報(bào)告一類(lèi)。2、根據(jù)行文目的的不同，報(bào)告可分為呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告呈報(bào)性報(bào)告是匯報(bào)性報(bào)告，其行文目的在于讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況，并無(wú)批轉(zhuǎn)要求。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告是建議性報(bào)告，其行文目的不僅僅在于讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解有關(guān)情況，而是希望上級(jí)機(jī)關(guān)將其建議或要求批轉(zhuǎn)給各有關(guān)單位貫徹執(zhí)行。3、根據(jù)內(nèi)容和適用范圍的不同，報(bào)告可以分為三種。（1）工作報(bào)告工作報(bào)告是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)一定時(shí)期內(nèi)全面工作或?qū)ｍ?xiàng)工作的報(bào)告，以便上級(jí)機(jī)關(guān)了解進(jìn)展并予以指導(dǎo)。從報(bào)告性質(zhì)來(lái)看，工作報(bào)告往往側(cè)重于常規(guī)性工作的匯報(bào)。（2）情況報(bào)告情況報(bào)告是指向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)情況的報(bào)告。它主要用于匯報(bào)本地區(qū)、本部門(mén)所發(fā)生的重大緊急情況，如重大事故、嚴(yán)重災(zāi)害、各種重大突發(fā)性事件、社會(huì)上出現(xiàn)的新傾向等，以便上級(jí)機(jī)關(guān)準(zhǔn)確、及時(shí)掌握事態(tài)發(fā)展動(dòng)向，作出正確的處理。所以，情況報(bào)告往往側(cè)重于突發(fā)性重大情況的報(bào)告。（3）答復(fù)報(bào)告答復(fù)報(bào)告是指答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)的報(bào)告。答復(fù)報(bào)告是一種被動(dòng)行文，專(zhuān)門(mén)就上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文進(jìn)行具體回復(fù)，一般不節(jié)外生枝。因此，答復(fù)報(bào)告寫(xiě)法都比較簡(jiǎn)單。（四）報(bào)告的寫(xiě)法1、標(biāo)題報(bào)告的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種三要素組成，有時(shí)可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)，但一般不能省略發(fā)文事由。2、主送機(jī)關(guān)就行文關(guān)系而言，報(bào)告屬于上行文，其主送機(jī)關(guān)一般只有一個(gè)，不能同時(shí)主送兩個(gè)或兩個(gè)以上的上級(jí)機(jī)關(guān)。如果是屬于受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，另一上級(jí)機(jī)關(guān)用抄送的形式送達(dá)。3、正文報(bào)告的正文一般由開(kāi)頭語(yǔ)、報(bào)告事項(xiàng)和結(jié)束語(yǔ)三部分組成。但不同類(lèi)型的報(bào)告，其寫(xiě)法并不完全相同。而在實(shí)際工作中最為常用的是工作報(bào)告和情況報(bào)告，現(xiàn)分別予以簡(jiǎn)要介紹。（1）工作報(bào)告工作報(bào)告主要用于匯報(bào)某一特定時(shí)間段內(nèi)常規(guī)性的工作，一般工作報(bào)告的正文內(nèi)容主要由以下幾個(gè)部分組成：首先是開(kāi)頭語(yǔ)部分，交代報(bào)告的寫(xiě)作背景，概括工作的基本情況；其次是介紹工作的進(jìn)展情況；再次是介紹開(kāi)展工作的主要做法、所取得的成績(jī)以及經(jīng)驗(yàn)體會(huì)；最后是總結(jié)工作中所存在的問(wèn)題、教訓(xùn)以及對(duì)今后工作的意見(jiàn)等。（2）情況報(bào)告情況報(bào)告一般強(qiáng)調(diào)工作匯報(bào)時(shí)間的非常態(tài)性和匯報(bào)內(nèi)容的單一性。因此，情況報(bào)告的正文內(nèi)容主要由以下幾個(gè)部分組成：首先，是交代清楚事件發(fā)生的基本情況，如時(shí)間、地點(diǎn)、單位（人物）、經(jīng)過(guò)及其所造成的后果；其次，深入剖析該事件發(fā)生的前因后果、事件的性質(zhì)及其嚴(yán)重影響；最后，提出對(duì)事件有關(guān)單位（人物）的處理情況或處理意見(jiàn)，有針對(duì)性地強(qiáng)調(diào)預(yù)防措施、執(zhí)行要求等。特別值得提出來(lái)的是，報(bào)告中的呈轉(zhuǎn)性報(bào)告，多出自政府中的具體業(yè)務(wù)部門(mén)。其寫(xiě)法往往突出兩點(diǎn)：首先，是某一工作中所存在的問(wèn)題、原因及其嚴(yán)重影響；其次，提出解決這一問(wèn)題的建議或辦法，并希望上級(jí)機(jī)關(guān)將其建議或辦法批轉(zhuǎn)相關(guān)部門(mén)、單位貫徹執(zhí)行。在這里，報(bào)告體現(xiàn)了其“提出建議和辦法”的職能。但是，在新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，報(bào)告的這一職能并沒(méi)有顯現(xiàn)出來(lái)，取而代之的是“適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和辦法”的“意見(jiàn)”。由此可見(jiàn)，雖然性報(bào)告在實(shí)際工作中依然頻繁地被使用，但其作為呈轉(zhuǎn)性文件的功能正在弱化。報(bào)告的結(jié)尾語(yǔ)言一般為“特此報(bào)告”，或“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示”。如果屬于呈轉(zhuǎn)性報(bào)告，其結(jié)尾語(yǔ)言一般為“以上報(bào)告如無(wú)不妥(不當(dāng))，請(qǐng)批轉(zhuǎn)……貫徹執(zhí)行”。4、落款與成文日期第五章函公告與通告一、函（一）函的概念函是指適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的文種。就行文關(guān)系而言，函屬于比較嚴(yán)格意義上的平行文。“不相隸屬機(jī)關(guān)”是指與發(fā)文機(jī)關(guān)沒(méi)有直接上下級(jí)關(guān)系的機(jī)關(guān)，它既包括非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，也包括同一系統(tǒng)的同級(jí)單位之間。所以，函的適用范圍廣泛，使用起來(lái)十分方便、靈活。（二）函的種類(lèi)按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，函可以有不同的分類(lèi)。如根據(jù)函的行文方向，函有來(lái)函和復(fù)函之分：來(lái)函指為了商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題和請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)等而主動(dòng)給其它單位發(fā)出的函；復(fù)函主要用來(lái)具體、明確回復(fù)來(lái)函所提出的有關(guān)事項(xiàng)。根據(jù)函的格式，函有公函和便函之分。便函是一般性事物文書(shū)，使用方便、靈活，但不屬于正式公文；公函是具有法定效力的正式公文，一般應(yīng)有發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、加蓋印章等各種要素。按照內(nèi)容和適用范圍，函可以分為以下三種：1、商洽函商洽函主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作中的某些具體事宜，如干部調(diào)動(dòng)、參觀學(xué)習(xí)、請(qǐng)求幫助等。另外，告知對(duì)方某一工作事項(xiàng)、邀請(qǐng)參加某活動(dòng)等近似通知的函，也可歸入商洽函一類(lèi)。如《關(guān)于組織參加2006北京國(guó)際保安研討會(huì)的函》。2、詢(xún)問(wèn)函詢(xún)問(wèn)函是指不相隸屬機(jī)關(guān)之間詢(xún)問(wèn)相關(guān)工作事項(xiàng)的函，如了解情況、征求意見(jiàn)等。如《國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局教科文衛(wèi)專(zhuān)家司教育部科學(xué)技術(shù)司關(guān)于對(duì)<高等學(xué)校學(xué)科創(chuàng)新引智基地管理辦法>征求意見(jiàn)的函》。3、答復(fù)函答復(fù)函用于針對(duì)來(lái)函所提出的具體問(wèn)題或請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)等作出明確答復(fù)的函。如《教育部關(guān)于上海交通大學(xué)與上海第二醫(yī)科大學(xué)合并有關(guān)事宜的復(fù)函》。4、請(qǐng)批函請(qǐng)批函是指向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)的函。這類(lèi)函與請(qǐng)示的功能大致相同，只是函的發(fā)文對(duì)象與發(fā)文機(jī)關(guān)之間不存在直接的上下級(jí)關(guān)系，而是屬于不相隸屬機(jī)關(guān)，因此，相關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)只能用函的形式辦理。如《關(guān)于申請(qǐng)批準(zhǔn)第二代身份證快證工本費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的函》。（三）函的寫(xiě)法1、標(biāo)題函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、