辦公室實(shí)務(wù)（第2版）試題及答案 項(xiàng)目五 常規(guī)辦公室工作答案

項(xiàng)目五任務(wù)一：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對的填√，錯(cuò)的打×1．秘書應(yīng)在電話鈴響過兩聲后立即摘機(jī)接聽，即鈴響三聲之內(nèi)拿起話筒。（√）2．重要的內(nèi)容，應(yīng)主動(dòng)予以復(fù)述，以得到主叫方的確認(rèn)。（√）3.秘書對于接聽的電話內(nèi)容，除緊急情況隨時(shí)請示報(bào)告和及時(shí)處理解決外，其它內(nèi)容或項(xiàng)目不需要進(jìn)行分類歸檔。（×）4.所以拿起話筒時(shí)，就要保持愉快的心情，以確保聲音的甜美、柔和，使人從中感受到你熱誠有禮、親切近人的態(tài)度。（√）5.接聽電話時(shí)不要喝茶、吸煙、嚼口香糖等。（√）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，回答秘書小李接電話中出現(xiàn)的失誤有哪些？鈴鈴鈴，宏達(dá)公司的辦公室的電話響了三聲，秘書小李正在查找文件，又過了兩聲，小李才接起了電話，說到：“請問是哪位？”，在了解到對方是要找市場部的劉經(jīng)理時(shí)，小李不假思索地說：“對不起，劉經(jīng)理不在公司，在忙著準(zhǔn)備23號(hào)的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)”，說完，直接掛斷了電話。答案：未在響鈴三遍前接電話接起電話后未自報(bào)家門在電話中泄露了要召開新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)的事情未在對方掛斷電話再放下聽筒請為宏達(dá)公司設(shè)計(jì)一份電話記錄表表5-1宏達(dá)公司來電記錄單來電單位來電人來電時(shí)間年月日時(shí)分電話號(hào)碼內(nèi)容摘要：領(lǐng)導(dǎo)批示處理結(jié)果記錄人三、簡答題（一）撥打電話前，應(yīng)把內(nèi)容要點(diǎn)記下來，或者打好腹稿，以便在電話中講清楚，避免遺漏。內(nèi)容準(zhǔn)備通常包括六個(gè)方面，英語中簡稱“5W1H”，請解釋“5W1H”。Who………………誰（何人）When………………什么時(shí)候（何時(shí)）Where………………什么地方（何地）What………………什么事情（何事）Why………………為什么（何因）How………………如何做（方法）（二）請寫出接聽電話程序1.做好記錄準(zhǔn)備。秘書一定要養(yǎng)成隨時(shí)準(zhǔn)備記錄的職業(yè)習(xí)慣。在電話旁邊準(zhǔn)備好“電話記錄表”（或記事本）和筆等，電話鈴一響，左手摘機(jī)，右手馬上準(zhǔn)備記錄。2.響鈴不過三。一般情況下，秘書應(yīng)在電話鈴響過兩聲后立即摘機(jī)接聽，即鈴響三聲之內(nèi)拿起話筒。3，接聽電話禮貌應(yīng)答。接電話后，先問好，然后再作自我介紹（包括介紹自己的單位和自己），以便對方確認(rèn)自己所打的電話是否無誤，這是國際慣用的電話禮節(jié)。如果一接電話就能辨認(rèn)出對方，便可直接稱呼對方，給對方留下特別親切的印象。如要傳呼電話時(shí)，應(yīng)明白告訴對方，如果對方要找的人剛好不在時(shí)，應(yīng)彬彬有禮地告知對方并商議有關(guān)轉(zhuǎn)告事宜。4.認(rèn)真做好記錄。通話時(shí)，秘書應(yīng)用心傾聽，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)對方意圖，認(rèn)真做好記錄。5.禮貌結(jié)束通話結(jié)束通話的禮節(jié)要求與主叫方相類似，同時(shí)還要注意：一般應(yīng)讓主叫方先放下電話，如果對方是長輩或領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)如此。通話結(jié)束后，一般來說，應(yīng)貫徹“誰打出電話誰先掛斷”的原則。如果內(nèi)容已講完，對方仍喋喋不休講些無關(guān)緊要的事，不能生硬地打斷對方，而應(yīng)找適當(dāng)?shù)慕杩诙Y貌地結(jié)束電話。任務(wù)二：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對的填√，錯(cuò)的打×1.單位具有法人資格，其印章是單位的標(biāo)志，按法定程序制發(fā)、用印后的公文和憑證就具有法律效力，在刑事訴訟和民事訴訟中負(fù)有法律責(zé)任和法律義務(wù)。（√）2.介紹信的保管應(yīng)與印章保管不一樣。（×）3.蓋用單位公章，用印人必須填寫“用印申請單”，經(jīng)本單位的主要負(fù)責(zé)人或經(jīng)主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)。（√）4.用印時(shí)，應(yīng)當(dāng)使實(shí)際蓋印的文件數(shù)量和“用印申請單”上的份數(shù)完全一致。（√）5.一份介紹信能同時(shí)用于兩個(gè)單位。（×）二、應(yīng)用題（一）黑龍江大學(xué)、哈爾濱理工大學(xué)、哈爾濱學(xué)院三所院校將在2021年5月12日就某份文件共同用印，請?jiān)谙旅姹砀駜?nèi)用?。ㄗⅲ罕砀竦膶挾葹槲募恼挾龋?。答案1.三個(gè)印章并行排列，不允許相切或相交2.印章上名稱寫法正確（宋體、自左而右環(huán)繞）3.右下方時(shí)間大寫（二）××學(xué)院機(jī)電工程系張良同學(xué)將到汽輪機(jī)廠進(jìn)行為期兩周的頂崗實(shí)習(xí)，請你以機(jī)電工程系的名義為其開一份介紹信。介紹信第××號(hào)汽輪機(jī)廠：茲介紹我院張良等一位同志前往你處聯(lián)系學(xué)生為期兩周的頂崗實(shí)習(xí)事宜，請予接洽。此致敬禮?。ㄓ≌拢痢痢痢聊辍猎隆寥眨ㄓ行凇撂欤┤?、簡答題（一）印章的作用有哪些？1.標(biāo)志作用。只有得到法律認(rèn)可的機(jī)構(gòu)或人員（亦具有法人資格）才備有印章，并在印章上以印文的形式標(biāo)明其法定名稱（全稱），對外聯(lián)系工作就以印章作為標(biāo)志。另外，印章還表現(xiàn)為密封的標(biāo)志。2.權(quán)威作用。人們習(xí)慣把“印把子”比做權(quán)力的象征。這是法律賦予的權(quán)力，具有相當(dāng)?shù)臋?quán)威性，而這種權(quán)威性則是以印章為鑒證的。3.法律作用。單位具有法人資格，其印章是單位的標(biāo)志，按法定程序制發(fā)、用印后的公文和憑證就具有法律效力，在刑事訴訟和民事訴訟中負(fù)有法律責(zé)任和法律義務(wù)。4.憑證作用。各種各樣的文件、憑證、證據(jù)等，不蓋章對外一律無效。（二）印章的種類有哪些？1.正式印章。正式印章通常指單位印章。單位印章是按照法定的規(guī)格、外形、尺寸和樣式刻制的標(biāo)明一個(gè)單位法定全稱的印章，是一個(gè)單位的標(biāo)志和象征，代表單位行使一定的職責(zé)、權(quán)力。2.專用印章。專用印章是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)為履行某一項(xiàng)專門職責(zé)，經(jīng)過一定批準(zhǔn)手續(xù)，頒發(fā)給所屬某一專門機(jī)構(gòu)使用的印章。這種印章不代表整個(gè)機(jī)關(guān)、單位，只反映某項(xiàng)專門業(yè)務(wù)內(nèi)容和一定的業(yè)務(wù)權(quán)力，包括財(cái)務(wù)專用章，合同專用章，業(yè)務(wù)專用章等。3.套印章。套印章是根據(jù)需要，按照正式印章或?qū)Ｓ糜≌碌脑瓨訌?fù)制而成、專供印刷用的模印。主要用于印刷需加蓋印章的文件、頒發(fā)的通知、布告以及經(jīng)縮微后在各種憑證的印刷品上使用。套印章用制版印刷的方式代替手工蓋印，適用于大宗公文憑證用印，或者用在稅務(wù)發(fā)票及其他專用票等小型票據(jù)上。4.鋼印。鋼印是用鋼材制作的印章。既有相當(dāng)于正式印章的鋼印，又有相當(dāng)于專用印章的鋼印，鋼印是使用加壓設(shè)備，采用模壓方法加蓋無色印章，只顯出印章突出的字樣、式樣和圖樣，而不顯出圖樣、字樣的顏色。它用于加蓋各種證件，一般加蓋在貼有照片的證件上。5.領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。領(lǐng)導(dǎo)人簽名章是指刻有單位主要負(fù)責(zé)人姓名的圖章。它表示負(fù)責(zé)、信用，尊重和信任等，具有權(quán)威性。有些文書，例如銀行、財(cái)務(wù)報(bào)告、簽訂合同、布告通告等，除蓋公章和專用章外，還需蓋領(lǐng)導(dǎo)人簽名章才能生效。6.戳記。戳記是刻有一定字樣的，帶有標(biāo)志性質(zhì)的印章。這種印章字跡醒目，常加載在顯要的位置上，起著提示的作用。例如，財(cái)務(wù)單據(jù)上蓋的“現(xiàn)金收訖”，文書處理中所蓋的“急”、“特急”等。任務(wù)三：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對的填√，錯(cuò)的打×1.公務(wù)郵件，一般應(yīng)在收件當(dāng)天予以回復(fù)，以確保信息的及時(shí)交流和工作的順利開展。（√）2.秘書收到郵件后應(yīng)該按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分揀，一般按照郵件的重要性分揀，以保證重要信函得到優(yōu)先處理。（√）3.需要秘書部門自行處理的郵件，要及時(shí)處理。辦理結(jié)果需要讓上司知道。要將已處理的信函及處理結(jié)果放在一起供上司審核。（√）4.收到郵件要及時(shí)拆封，以免耽誤郵件中緊急事件的處理。（√）5.能拆開私人郵件；能拆開有“親啟”、“保密”等記號(hào)的郵件。（×）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面材料，請幫助見習(xí)秘書小毛正確簽收當(dāng)天的郵件。小毛剛畢業(yè)，被招聘到中信集團(tuán)辦公室任見習(xí)秘書。她不是秘書專業(yè)科班出身，因此，總經(jīng)理安排她跟著辦公室秘書王麗做事，讓王麗多帶帶她，使她早點(diǎn)熟悉工作。周二上午剛上班，王秘書拿了一個(gè)專用大文件袋來到辦公室，把小毛叫過來，對她說：“這是今天收到的郵件，現(xiàn)在我們一起來簽收郵件，你學(xué)著點(diǎn)。”小毛很高興，今天又有新工作做了。王秘書剛把郵件從袋子里倒出來，電話鈴就響了，是總經(jīng)理掛來的電話，讓王秘書馬上去他辦公室一下。王秘書放下電話對小毛說：“我得先去總經(jīng)理那兒一趟，你把郵件先收起來，放到柜子里鎖好，等我回來一起弄?！闭f完，就去總經(jīng)理辦公室了。王秘書走后，小毛想：郵件簽收有什么難的，我自己先做就是了，等王秘書回來說不定還會(huì)夸我一番呢。說干就干，只見她右手拿剪刀，左手拿信件，把信件一封一封從封口頂部剪開，拿出里面的文件，攤在辦公桌上。有好幾封信的信紙都剪破了。正當(dāng)她忙得不可開交的時(shí)候，王秘書回來了。她一進(jìn)門，被眼前的情景嚇壞了，趕緊喊：“小毛，你在干什么？快住手！”小毛被王秘書嚇了一跳，說：“我在拆信啊。你看，我都快拆完了?！闭f完，還一臉得意。王秘書很嚴(yán)肅地說：“小毛哇小毛，郵件不是這樣處理的。不是告訴你先收起來等我回來一起弄嗎？為什么不等我回來？”小毛不服氣地說：“不就是拆封嗎？”但王秘書那嚴(yán)肅的表情讓小毛心里忐忑不安，她不知道自己究竟哪兒錯(cuò)了。答案：對于當(dāng)天的郵件，見習(xí)秘書小毛可以這樣處理：（1）清點(diǎn)。首先清點(diǎn)一下郵件的數(shù)量。（2）將郵件進(jìn)行初步分揀。把私人信函、標(biāo)有密級的郵件放在一起，余下的郵件按部門分開。（3）及時(shí)拆封。郵件分揀后，秘書應(yīng)抓緊對屬于自己處理的郵件予以拆封。當(dāng)然，上述如私人信函、有密級的文件以及其他部門郵件小毛是不能拆封的。在拆封過程中，應(yīng)當(dāng)掌握一定的技巧和注意事項(xiàng)。1）拆郵件時(shí)，要小心別剪到里面的信紙?？稍卩]件的底部輕輕敲擊幾下，使郵件內(nèi)的物件落到下部，然后使用開封刀進(jìn)行開封，以避免出現(xiàn)剪破信紙的問題。2）郵件拆封后，應(yīng)把每封信里面的文件都拿出來，然后按順序疊好，連同信封一起用回形針或曲別針別好，而不能在拆封后隨意把文件攤在桌子上，以免把文件給弄亂了。3）對于已經(jīng)誤拆的信件，應(yīng)在郵件上注上“誤拆”字樣，并封好。秘書應(yīng)及時(shí)向收信人道歉或予以說明，如果無法直接見到收信人，要將信件連同信封裝入本單位的信封里，在上面注明“對不起，誤拆”字樣，并注上自己的姓名，轉(zhuǎn)呈收件人。（4）如實(shí)登記。秘書處理的所有文件都應(yīng)進(jìn)行登記。登記時(shí)，應(yīng)按接收文登記簿中所列內(nèi)容逐項(xiàng)登記。收文登記的目的在于便于秘書掌握重要的、需要辦理的信件的去向、辦理結(jié)果及辦妥后的歸檔。（5）分送處理。上司親收郵件應(yīng)立即呈送；不同部門的文件、信函要及時(shí)送交相關(guān)部門；對于同事的私人信件可放入指定信袋或順便送交；報(bào)刊雜志則分別上夾或上架。（6）閱辦。秘書應(yīng)仔細(xì)、認(rèn)真地閱看已經(jīng)拆封文件、信函，以便進(jìn)一步做好郵件的分發(fā)傳閱工作。（二）說明秘書小李工作失誤之處并闡述原因秘書小李是剛畢業(yè)的大學(xué)生，剛剛上班2天，工作非常積極。上午10點(diǎn)，收發(fā)室送信人送來一些信件，此時(shí)，他正忙著接待客人，就告訴送信人把信件直接放到了辦公桌上。送走客人后，小李翻看了郵件，看到有幾封信是發(fā)給公司的和發(fā)給經(jīng)理本人的，他就直接把這幾封信放到了經(jīng)理的辦公桌上。答案：收發(fā)郵件應(yīng)嚴(yán)格按照流程處理，對收到的郵件應(yīng)進(jìn)行簽收，然后按類進(jìn)行分揀，根據(jù)信件性質(zhì)進(jìn)行拆封，然后登記在收件登記薄上，最后進(jìn)行分送，小李收到郵件沒有進(jìn)行這一系列的程序，直接送到了經(jīng)理辦公桌上，也沒有進(jìn)行標(biāo)識(shí)說明，小李對文件接收工作基本要求還知之甚少。簡答題（一）發(fā)送郵件的程序有哪些？1.內(nèi)容校核。信函起草完畢后，秘書應(yīng)該按照規(guī)范的格式進(jìn)行打印，并檢查字、詞、句及標(biāo)點(diǎn)的使用是否正確。信函的內(nèi)容要完整、清楚，防止疏漏。2.上司簽發(fā)。有的郵件需要上司簽發(fā)，上司的親筆簽名會(huì)引起對方對郵件內(nèi)容的重視，秘書在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)把信函呈交上司簽字。除緊急的信件必須立即請上司簽字之外，一船的信件可以集中在一起，找一個(gè)方便的時(shí)間請上司統(tǒng)一簽字。3.復(fù)印存檔。重要的信函發(fā)出前應(yīng)復(fù)印一一份。做好登記存人檔案。4.查核郵件。在郵件封裝寄發(fā)之前。還要仔細(xì)核查郵件。一是核查附件，要注意全部附件是否齊全、正確。二是核查信封或外包裝，檢查收件人姓名、地址與信箋上的收件人姓名地址是否一致，標(biāo)記是否注明，如“絕密”、“保密”、“親啟”等。三是核查必須由上司簽名寄發(fā)的信函是否經(jīng)過了上司的簽署。5.裝封登記。郵件裝封之前，秘書應(yīng)該注意將信紙上的小夾子或其他裝訂用具取下。6.分類寄發(fā)。秘書要了解郵政方面的規(guī)章制度和寄發(fā)時(shí)間，選擇適當(dāng)?shù)泥]寄方式。將郵件按境內(nèi)平信、國際航空、特快專遞、大件包裹等分類。因?yàn)椋煌泥]件類型往往意味著不同的寄發(fā)要求，分類能夠幫助秘書人員很好地按要求處理郵件。（二）接收與回復(fù)電子郵件的程序有哪些？1.及時(shí)回復(fù)。每天規(guī)定一個(gè)具體的時(shí)間來查閱郵件。凡公務(wù)郵件，一般應(yīng)在收件當(dāng)天予以回復(fù)，以確保信息的及時(shí)交流和工作的順利開展。理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急、重要的郵件。對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一個(gè)特定時(shí)間里處理，但一般不要超過24小時(shí)。如果涉及較難處理的問題，可先告知發(fā)件人已經(jīng)收到郵件，再擇時(shí)另發(fā)郵件予以具體回復(fù)。如果由于因公出差或其他原因而未能及時(shí)回復(fù)，回復(fù)時(shí)要向?qū)Ψ街虑浮?.分批處理。進(jìn)入郵箱后要對郵件進(jìn)行分批處理，保證每天下班前收件箱里的新郵件數(shù)為零。分批處理前，創(chuàng)建分類的郵件文件夾，如公務(wù)郵件、個(gè)人郵件、群郵件等，對其進(jìn)行歸檔。也可合并郵件，把某個(gè)文件夾中或某標(biāo)簽的郵件生成一個(gè)單一的RTF或PDF文件，以備以后再讀。還可通過全選和單選的快速方法，以及分類垃圾和清除全部垃圾的操作進(jìn)行分批處理。3.郵箱文件管理。息材料秘書人員要保管好自己的收件箱。要定期整理收件箱，把郵件按照優(yōu)先級、主題、日期、發(fā)件人及其他選項(xiàng)進(jìn)行分類，該保存到其他位置的郵件要選擇其他的保存位置，重要的內(nèi)容應(yīng)該打印出書面形式予以保存。及時(shí)刪除垃圾郵件。4.郵件保密。發(fā)送重要文件或機(jī)密信件，可以采取在電子郵件中添加數(shù)字簽名和附件加密的措施。如果是在公共計(jì)算機(jī)上收發(fā)信件，還要注意保密的問題?？梢酝ㄟ^“Internet選項(xiàng)”的“常規(guī)”選項(xiàng)卡刪除文件、清除歷史記錄及刪除Cookie。也可以到“內(nèi)容”選項(xiàng)卡的“個(gè)人信息”欄進(jìn)行自動(dòng)完成設(shè)置，清除表單及密碼等。5.對誤發(fā)的電子郵件要回復(fù)。當(dāng)收到他人誤發(fā)的郵件時(shí)，盡可能代為傳遞或通知原寄送人。如果能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認(rèn)，也應(yīng)及時(shí)回復(fù)發(fā)信人。在網(wǎng)際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯(cuò)誤并給予熱心協(xié)助。6.整理保管通訊簿。秘書要妥善管理大量的電子通訊地址，需要分類建立通訊簿，每次發(fā)送文件時(shí)要在“收件人”或“抄送”“密件抄送”等欄中輸入該聯(lián)系人的姓名或在通訊簿上點(diǎn)該聯(lián)系人的姓名即可，這樣既可以避免輸入錯(cuò)誤，也能提高工作效率。同時(shí)秘書也要妥善保管收到的電子郵件地址，不要泄漏給他人，甚至家人或朋友。更不能貼在互聯(lián)網(wǎng)論壇或公告板上、新聞組系統(tǒng)里、聊天室中，或者其他公共區(qū)域內(nèi)。任務(wù)四：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對的填√，錯(cuò)的打×1.公司企業(yè)付款，一般都是通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算，或使用支票、匯票等結(jié)算。（√）2.內(nèi)部工作人員需要領(lǐng)取小額現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫小額現(xiàn)金憑單，提交開銷的項(xiàng)目和用途、日期、金額。（√）3.秘書人員在管理辦公室的零用現(xiàn)金時(shí)，不應(yīng)該自己或者協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”，而是應(yīng)該嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，依照國家法律以及相應(yīng)的財(cái)會(huì)管理制進(jìn)行現(xiàn)金管理。（√）公司車輛由辦公室統(tǒng)一管理、調(diào)度，公司車輛調(diào)度實(shí)行派車制度，各部門公務(wù)用車，由部門負(fù)責(zé)人先向辦公室申請，填寫《申請單》，說明用車事由、地點(diǎn)、時(shí)間，辦公室根據(jù)需要統(tǒng)籌安排派車。（√）5.車輛使用按先下級、后上級；先一般事、后急事；先滿足工作任務(wù)、接待任務(wù)，后其他事的原則安排。（×）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，請幫助秘書小賈正確進(jìn)行小額現(xiàn)金管理宏利公司行政辦的秘書小賈是一名大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生。一天辦公室的電腦出了問題，無法正常使用。行政辦于主任讓秘書小賈聯(lián)系公司技術(shù)部來修理一下，而技術(shù)部忙于新產(chǎn)品開發(fā)，抽不出人來，只能等忙過這一陣再說。秘書小賈把聯(lián)系的情況向于主任匯報(bào)后，于主任很著急，因?yàn)樽罱姓k的事務(wù)非常多，離了電腦可不行。這時(shí)，于主任猛然想起公司新來的業(yè)務(wù)員小馬在學(xué)校學(xué)的就是計(jì)算機(jī)專業(yè)，他讓秘書小賈找小馬來修電腦。小馬對電腦檢查之后表示，修好沒問題，但是必須要換一些配件，需幾百元錢，而秘書小賈負(fù)責(zé)辦公室的小額現(xiàn)金管理，她就從自己辦公抽屜里的零用現(xiàn)金中拿出了五百元，、交給業(yè)務(wù)員小馬去購件，第二天計(jì)算機(jī)就修好了。第二天上班，復(fù)印室的小趙來找秘書小賈，說幾天前購買了一些A4紙，她把發(fā)票給了秘書小賈，小賈接過發(fā)票，看了看金額就把錢支付給了小趙。十點(diǎn)多，行政辦于主任找秘書小賈說，他明天要去杭州出差兩天，讓秘書小賈去財(cái)務(wù)部借款。小賈說，正好辦公室的小額現(xiàn)金還有幾千元，便讓主任先拿去，回來再報(bào)銷。主任走后，秘書小賈這才想起辦公室支出的費(fèi)用已達(dá)到一定數(shù)額，需到財(cái)務(wù)報(bào)銷以備周轉(zhuǎn)。她清理了抽屜里的一堆發(fā)票，發(fā)現(xiàn)有些票據(jù)她已經(jīng)想不起來經(jīng)手人是誰了，甚至發(fā)票里還夾雜了幾張購貨收據(jù)。秘書小賈到財(cái)務(wù)后，遇到了麻煩，她受到財(cái)務(wù)部部長的嚴(yán)厲批評。答案：秘書小賈在對小額現(xiàn)金管理中存在很多問題，他應(yīng)從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：1.辦公室的小額現(xiàn)金不能隨便放在辦公抽屜里，這樣存在很大的安全隱患；應(yīng)將錢鎖在保險(xiǎn)柜里，如數(shù)額大，最好存入銀行，辦公室不能留存太多現(xiàn)金。2.讓小馬去購買計(jì)算機(jī)配件，應(yīng)該進(jìn)行小額現(xiàn)金申請，并向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請示。3.秘書小賈在支付小趙辦公費(fèi)時(shí)的做法違反了小額現(xiàn)金管理操作程序；應(yīng)該先由小趙向領(lǐng)導(dǎo)提出購買申請，填寫相關(guān)憑單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，秘書小賈予以認(rèn)真審核后，才能支付給小趙。另外小趙把發(fā)票交回后，秘書小賈應(yīng)在小額現(xiàn)金賬簿上進(jìn)行登記。4.秘書小賈將小額現(xiàn)金當(dāng)做差旅費(fèi)借給主任是不正確的，小額現(xiàn)金不能等同于差旅費(fèi)，二者用途是不同的。秘書小賈應(yīng)按相關(guān)規(guī)定到財(cái)務(wù)部門為主任預(yù)支差旅費(fèi)。5.每次上交的票據(jù)，應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行簽字并進(jìn)行分類歸檔，否則容易導(dǎo)致賬目混亂。6.要及時(shí)進(jìn)行小額現(xiàn)金賬目登記，清楚顯示小額現(xiàn)金支出額與現(xiàn)存額，當(dāng)小額現(xiàn)金支出達(dá)到一定額度，或現(xiàn)金存量不足時(shí)，能夠及時(shí)提示進(jìn)行報(bào)銷和申請補(bǔ)足小額現(xiàn)金，保證單位工作順利開展。（二）閱讀下面內(nèi)容，然后回答后面的思考問題新利液壓銷售有限公司的2臺(tái)計(jì)算機(jī)總死機(jī)，經(jīng)理讓桑秘書找人修電腦。桑秘書開始打電話，找到一位長期為公司服務(wù)的小劉。打電話時(shí)她環(huán)視辦公室，想起打印機(jī)沒墨了，純凈水也剩的不多了，又分別給辦公設(shè)備供應(yīng)商和送水工打電話。上午，技術(shù)人員來檢修電腦，發(fā)現(xiàn)有主機(jī)配件壞了，要買新的，需要幾百元，桑秘書有點(diǎn)拿不定主意，自言自語：“誰去買呢？我也不懂，這樣吧，你自己去買，多退少補(bǔ)，要票據(jù)哦?！彪S手從抽屜拿了500元遞給小劉。很快，墨盒送來了，桑秘書用辦公室小額現(xiàn)金付了帳；水也到了，正好有幾位客戶來了，桑秘書忙著招待客人，隨手從自己兜里掏10元錢，也忘了讓對方在辦公用品消耗單上簽字。第二天，公司業(yè)務(wù)員張楠出差回來了，還順便要回3筆欠賬（這是經(jīng)理交代過的），共5250元，會(huì)計(jì)沒在家，張楠不愿意保管現(xiàn)金，他對桑秘書說：“也沒多少錢，你就收著做辦公室小額現(xiàn)金吧。”桑秘書于是收下了。幾天后，桑秘書在支付一筆公司電話費(fèi)時(shí)，被告知其中一張是假鈔，桑秘書不知所措。思考問題：1．桑秘書把錢直接交給小劉合適嗎？桑秘書付水費(fèi)方式對嗎？2．你認(rèn)為桑秘書能順利報(bào)銷票據(jù)嗎？3．秘書應(yīng)如何管理辦公室的小額現(xiàn)金？4．桑秘書直接收張楠討回的欠款做辦公室小額現(xiàn)金的方式對嗎？怎樣處理比較合適？答案：1.桑秘書把錢直接交給小劉是不合適的。小劉不屬于公司員工，是配件供應(yīng)商，正確程序應(yīng)該是桑秘書應(yīng)將此情況向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到同意之后，桑秘書得到電腦維修費(fèi)用，小劉可以先把配件及配件發(fā)票拿到單位，桑秘書付費(fèi)。之后桑秘書填寫《小額現(xiàn)金憑單》，報(bào)得電腦維修費(fèi)用。桑秘書付水費(fèi)的方式也是不正確的。水送到以后，小桑付水費(fèi)的同時(shí)要讓送水師傅在辦公用品消耗單上簽字，然后付錢給送水師傅，事后補(bǔ)辦水費(fèi)報(bào)銷手續(xù)。2.按照案例中的情形，秘書小桑不能順利報(bào)銷。原因?yàn)椋阂皇菦]有請示上級領(lǐng)導(dǎo)；二是配件、水、墨盒沒有簽訂相關(guān)單據(jù)，單據(jù)不全無法報(bào)銷。3.秘書管理辦公室小額現(xiàn)金要做好以下幾點(diǎn)：（1）控制好小額現(xiàn)金的使用范圍，各單位因性質(zhì)和工作內(nèi)容不同，小額現(xiàn)金報(bào)銷的范圍也會(huì)有所不同，秘書要根據(jù)實(shí)際情況，具體把握。（2）小額現(xiàn)金使用程序要規(guī)范。先申請，得到批準(zhǔn)，然后填寫小額現(xiàn)金申請單，得到資金，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，然后取得相關(guān)各種票據(jù)，相關(guān)辦理人簽字，交秘書處進(jìn)行報(bào)賬，進(jìn)行票據(jù)備案。4.桑秘書直接收張楠討回的欠款做辦公室小額現(xiàn)金，這個(gè)做法是不對的。小額現(xiàn)金只是為應(yīng)對辦公室常規(guī)、數(shù)額微少、內(nèi)容繁雜的小事務(wù)時(shí)使用的，其來源是領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，從財(cái)務(wù)處直接領(lǐng)回的小額資金。張楠收回欠款，是屬于公司經(jīng)營款，要入賬財(cái)務(wù)處，不能私自作為小額現(xiàn)金，如果把欠款交到秘書手里作為小額現(xiàn)金，其性質(zhì)容易被認(rèn)定為“小金庫”，私設(shè)“小金庫”是違規(guī)的。三、簡答題（一）用車原則有哪些車輛使用按先上級、后下級；先急事、后一般事；先滿足工作任務(wù)、接待任務(wù)，后其他事的原則安排。除公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門到有關(guān)單位、各地辦事外，單獨(dú)一人在城區(qū)辦事，原則上不安排車輛。公司員工外出辦理公務(wù)，應(yīng)乘公共汽車。特殊緊急事情需用車時(shí)，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用車。公車不得私自借予私人使用。外單位借車，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可安排。（二）說明小額現(xiàn)金的用途、申請和保管1．用途。小額現(xiàn)金主要用來支付小額費(fèi)用，如本市交通費(fèi)、郵資、接待茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)及添置少量辦公用品。2．申請。設(shè)立小額現(xiàn)金，要部門提出申請，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，到財(cái)務(wù)部門開出一張支票并取得現(xiàn)金，它的數(shù)額根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和平時(shí)小額支出的數(shù)額來確定。3．保管。秘書領(lǐng)取小額現(xiàn)金后，應(yīng)將其鎖在辦公室的保險(xiǎn)柜內(nèi)并負(fù)責(zé)保管和支付。任務(wù)五：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對的填√，錯(cuò)的打×1.接待來訪者有一視同仁，禮貌待人。（√）2.高規(guī)格接待即主要陪同人員比主要來賓的職位要高的接待。高規(guī)格接待表明對被接待一方的重視和友好。（√）在辦公室內(nèi)，秘書面對已經(jīng)預(yù)約的來訪者，應(yīng)該停下手頭的工作，抬頭，行注目禮；如果正在打電話，可用手勢示意，請來訪者稍候。與此同時(shí)，臉上應(yīng)報(bào)以真誠的微笑，并迅速辨認(rèn)來訪者是誰，給以適當(dāng)?shù)姆Q呼。隨后是說迎接詞：“你好，請問你找誰？”（√）當(dāng)不熟悉的人來訪時(shí)，秘書應(yīng)對雙方進(jìn)行介紹，介紹的順序應(yīng)該是先介紹領(lǐng)導(dǎo)，后介紹來訪者。（√）5.接待的類型包括內(nèi)賓接待、外賓接待、有約接待。（×）二、應(yīng)用題（一）分析下面內(nèi)容，談?wù)剟⒚貢倪@種處理方法是否合理？一天上午，科研部辦公室秘書劉依依正忙著打印一份重要的研發(fā)報(bào)告，這是下午楊部長要向總經(jīng)理匯報(bào)的。她想集中精力趕緊把報(bào)告打完，誰知道，一會(huì)兒一個(gè)電話，叫她通知這通知那；一會(huì)兒來一個(gè)人，讓她解決這事那事。劉秘書恨不得變成哪吒，生出三頭六臂，把這些雜無頭緒的事情都搞定。正在劉秘書懊惱忙亂之際，忽聽有人敲門，心想：又是誰呀？但嘴里忙說：“請進(jìn)。”推門而進(jìn)的是一個(gè)四十幾歲的中年男人。劉秘書見他進(jìn)來，只好強(qiáng)打笑臉致意：“您好！請問您有什么需要幫忙的？”來人說：“我是泰達(dá)公司的洪金龍，想見你們楊部長，今天早上約好十點(diǎn)鐘見面。”劉秘書看了一眼墻上的掛鐘，還差十分鐘才到十點(diǎn)，就說：“那您先坐會(huì)兒吧?！闭f完，就又低頭忙碌起來。緊接著，劉秘書又聽見有人敲門，她頭也沒抬就高聲說：“請進(jìn)?！边@次推門而進(jìn)的是科研部的?？?，也是楊部長的老同學(xué)——市政府科技處的張?zhí)庨L。劉秘書馬上熱情地迎上去，說道：“張?zhí)庨L您好！您是來找我們