辦公室實務(wù)（第2版）試題及答案 項目一 概述 答案

項目一概述任務(wù)一：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．秘書工作的特點是輔助性、政策性、繁雜性、綜合性和事務(wù)性。（×）2．秘書工作的政策性要求秘書人員必須具有較高的理論水平和政策水平，善于把黨的方針政策和本地區(qū)、本部門、本單位的實際工作相結(jié)合，這樣才能做好秘書工作。（√）3.秘書工作的機要性，是由秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)中樞的輔助地位決定的。（√）4.秘書部門內(nèi)部的工作人員只需要做好自己的工作就可以了，不需要團結(jié)協(xié)作。（×）5.秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)部門之下、其他職能部門之間的樞紐位置，是領(lǐng)導(dǎo)管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構(gòu)。秘書工作具有樞紐作用。（√）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，從秘書工作的作用角度進行分析建平有限公司的小鄧，是一位剛從大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，畢業(yè)前他曾在該公司實習(xí)，他針對該公司管理方面撰寫的畢業(yè)論文獲得指導(dǎo)教師的贊賞，他本人也認為對公司改革有一定作用。進入該公司工作后，他對論文中的一些觀點和看法更加成熟，因此，小鄧很想找總經(jīng)理談?wù)?。但他去找?jīng)理那天，恰好經(jīng)理外出開會，只有經(jīng)理辦公司林秘書在看當天準備上報的統(tǒng)計表。林秘書很客氣地讓小鄧坐下，并告訴小鄧：“經(jīng)理不在，有何意見，我可以代為轉(zhuǎn)達。”于是，小鄧就滔滔不絕地講了起來。林秘書一邊看報表，一邊聽對方侃談，但精神卻集中在報表上。小鄧言談中常帶有“像我們這樣的小公司”的說法讓林秘書越聽越不高興，結(jié)果，沒等小鄧把話說完，林秘書便滿臉怒氣，說道：“公司小是否埋沒了你的才能？你是大學(xué)生，大材小用，何不去大公司呢？”林秘書的冷嘲熱諷，激怒了小鄧，導(dǎo)致雙方發(fā)生激烈爭吵。最后，小鄧非常氣憤地離開了辦公室。答案：秘書工作機構(gòu)不僅是整個單位的綜合辦事機構(gòu)，更是協(xié)調(diào)溝通機構(gòu)，它可以起到上情下達、下情上傳的樞紐作用。如果做得不好，不僅會影響其，更會使員工對其產(chǎn)生不信任感，從而影響全局工作。（二）閱讀下面材料，從秘書工作的原則入手，談?wù)勀愕目捶?？王曉倩是建平有限公司辦公室的秘書，今年剛剛?cè)肼?，王曉倩認為作為秘書就要不茍言笑，把自己的工作做好。所以，她只與領(lǐng)導(dǎo)、辦公室人員主動打招呼，對公司其他人視而不見，時間長了，公司里面好多人在背后說她架子大、不搭理人。答案：秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系群眾的橋梁，群眾的要求、意見等多通過秘書部門反映給領(lǐng)導(dǎo)，而領(lǐng)導(dǎo)的決策、意圖等也多通過秘書部門傳達給群眾，因而秘書人員應(yīng)責(zé)無旁貸地承擔(dān)起密切領(lǐng)導(dǎo)與群眾關(guān)系的重大責(zé)任。其次，秘書部門的許多工作，比如調(diào)查研究和信息工作等，必須依靠群眾的支持和配合，才能取得良好的效果。簡答題（一）秘書工作的作用1．助手作用秘書部門作為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦事機構(gòu)，是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。領(lǐng)導(dǎo)活動過程中，有許多繁雜而具體的行政事務(wù)，作為決策者的領(lǐng)導(dǎo)沒有時間和精力做到事必躬親。因此，大量日常行政事務(wù)的辦理，就自然落在了作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書人員身上。2．參謀作用領(lǐng)導(dǎo)者的決策活動離不開輔助力量的謀劃與支持。秘書的參謀作用主要體現(xiàn)在，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準確完整的高質(zhì)量信息和決策事項的備選方案上。3．協(xié)調(diào)作用秘書部門和秘書人員還承擔(dān)著授權(quán)調(diào)整和改善部門關(guān)系、工作關(guān)系和人際關(guān)系的任務(wù)，發(fā)揮著其他職能部門不能替代的功能。4．督查作用督查即督促檢查。作為秘書部門的一項重要職責(zé)，就是秘書部門要將在工作中看到的、聽到的、查到的那些無人過問或解決不力的重大問題從上至下地進行檢查督促，使之不斷落實和辦理。5．信息作用秘書部門處于一個組織的信息中心位置。它不但要為領(lǐng)導(dǎo)的決策活動提供全方位的信息，而且在整個組織系統(tǒng)中還起著信息交換站的作用。秘書能否及時地獲取信息，迅速地處理信息，大量地貯存信息，準確地提供信息，既是領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化的需要，也是秘書人員的基本職責(zé)。6．樞紐作用秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)部門之下、其他職能部門之間的樞紐位置，是領(lǐng)導(dǎo)管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)的決策、意圖、要求、計劃和部署要通過這里下達，下級的情況、問題、愿望、要求、請示和報告要通過這里上報，本單位與外界的信息和聯(lián)絡(luò)要在這里傳遞和實現(xiàn)。7．窗口作用秘書部門是一個組織與外界各方面聯(lián)絡(luò)、接洽的窗口和門面，它反映了一個組織工作作風(fēng)和領(lǐng)導(dǎo)水平的高低優(yōu)劣，它對于一個組織良好形象和精神風(fēng)貌的樹立影響很大。（二）秘書工作的原則1.遵紀守法原則遵紀守法，是秘書人員必須遵循的首要原則。秘書人員身居要害部門，充當領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須具有很強的政策觀念。2.求真務(wù)實原則實事求是是一切工作必須遵循的基本準則。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的，更應(yīng)堅持這一原則，否則將會妨礙和影響領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，甚至造成領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤，以至給本單位、本部門乃至黨和國家的利益造成損害。3.聯(lián)系群眾原則秘書部門通過為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，把自己的勞動價值融入到單位管理的整體效益之中，從而體現(xiàn)了社會價值，進而實現(xiàn)了為人民服務(wù)的理想。4.維護大局原則秘書部門是整個組織系統(tǒng)的一個組成部分，如果脫離了這個組織，它的存在也就失去了意義，這就要求秘書部門要時刻站在組織整體利益的高度去審視局部與全局的關(guān)系。5.團結(jié)協(xié)作原則團結(jié)就是力量，協(xié)作才有效率。對于任何一個組織來說，只有部門之間、人員之間的團結(jié)協(xié)作，工作目標才能順利實現(xiàn)。任務(wù)二：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動能夠正常進行的重要保證。（√）2.辦事公道是指秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)、對群眾都要一視同仁、秉公辦事、平等相待，切忌因人而異、親疏有別，更不能看來頭辦事情。（√）3.秘書的悟性主要表現(xiàn)在：觀察能力、認知能力、抗壓能力。（×）4.提高秘書工作的悟性要做到以下三點，熟悉領(lǐng)導(dǎo)、理解領(lǐng)導(dǎo)、輔助領(lǐng)導(dǎo)。（√）5.秘書工作頭緒繁多、涉及面廣，要求秘書人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。（√）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，通過總裁的話語談?wù)劽貢蛐缘哪芰σ?？一位普通的大學(xué)生到一家著名的國外大公司求職，很快被錄用了。公司的員工對此很詫異，問公司的總裁為什么?？偛谜f：“你們沒有注意到嗎？他在門口蹭掉腳上的土，進門后隨手關(guān)上了門，說明他做事小心仔細。當他看到一位殘疾人時，他立即起身讓座，表明他既有禮貌又有素養(yǎng)。”“其他人都從我故意放在地上的那本書上邁過去，而他卻俯身撿起那本書，并放在桌上。當我和他交談時，我發(fā)現(xiàn)他衣著整齊，頭發(fā)梳得整整齊齊，指甲修得干干凈凈。有這樣小節(jié)的人難道不該用？”答案：良好的悟性，是秘書能力的綜合體現(xiàn)，具體表現(xiàn)在秘書的觀察能力、認知能力、表達能力、應(yīng)變能力、辦事能力等方面。這些都需要秘書在工作實踐中加以培養(yǎng)和提高。觀察能力是指秘書在工作中有意識地進行信息捕捉的能力，具體表現(xiàn)為觀察的目的、觀察的對象、觀察的重點、觀察的敏銳性和觀察力的升華。秘書部門的特定地位和工作性質(zhì)決定了秘書人員具有較強觀察能力的重要性和特殊性。良好的觀察能力包括明確的目的、寬闊的視野、敏銳的思想和深刻的認識。二、閱讀下面內(nèi)容，談?wù)勀銓γ貢ぷ鞯恼J識？某保安服務(wù)中心年度總結(jié)暨表彰大會召開之前，經(jīng)理看了各保安部上報的材料，發(fā)現(xiàn)上報的材料都只報喜不報憂。為落實材料，派秘書調(diào)查落實。秘書接到任務(wù)后，只是根據(jù)各保安部所記載的材料和上報材料進行比較核對，然后據(jù)此寫了一個報告呈送經(jīng)理會議，作為年終總結(jié)評比的主要依據(jù)。結(jié)果貢獻大、成績突出的沒有評上，而個別虛報數(shù)字寫假材料的，反被評為年度先進單位，挫傷了群眾的積極性，影響了年終評比的質(zhì)量。

答案：

造成評價不準的原因，在于秘書寫的報告所依據(jù)的事實沒有經(jīng)過深入的調(diào)查研究。調(diào)查研究，實事求是，給領(lǐng)導(dǎo)提供翔實的材料，是一個秘書樂業(yè)敬業(yè)的表現(xiàn)，是秘書職業(yè)道德的要求。經(jīng)理已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了上報的材料只報喜不報憂，派秘書調(diào)查落實，領(lǐng)導(dǎo)意圖是很明確的，而秘書卻依據(jù)只報喜不報憂的材料寫了一個報告，反映出浮夸不務(wù)實的工作作風(fēng)。三、簡答題（一）秘書的職業(yè)道德1．忠于職守，自覺履行各項職責(zé)2．服從領(lǐng)導(dǎo)，當好參謀3．兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄4．謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務(wù)5．遵紀守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私6.恪守信用，嚴守機密7．實事求是，勇于創(chuàng)新8．刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)9．鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項技能（二）秘書悟性如何能養(yǎng)成秘書悟性的養(yǎng)成，主要體現(xiàn)在如下幾個方面關(guān)系的處理過程中。閱歷與經(jīng)驗人們常說“熟能生巧”。其實，“熟”是一個量的積累，是變“巧”的重要過程，“巧”則是一種質(zhì)的飛躍，是在“熟”的基礎(chǔ)上摸索出規(guī)律，認識到竅門，總結(jié)成經(jīng)驗。這個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)可以稱為“慧”，是“慧能生巧”。（2）意志與品位秘書的悟性主要表現(xiàn)在其對領(lǐng)導(dǎo)工作中的難處、痛處的認識和理解。秘書處理的一切事務(wù)，蘊涵著很強的原則性、政策性、法規(guī)性，也有很強的靈活性、機動性。一個優(yōu)秀的秘書，在原則問題上，應(yīng)當有堅強的意志、執(zhí)著的追求、百折不撓的勇氣、不達目的不罷休的毅力。在達到目標的過程中，應(yīng)當有高超的工作藝術(shù)和工作策略，既追求目的也講究手段。解決問題時，秘書工作的品位就表現(xiàn)在方法和過程的選擇上。（3）品質(zhì)與技能悟性就是秘書能在工作中主動領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的難處在哪兒，在關(guān)鍵的時候