時(shí)間管理報(bào)告 黃正青

時(shí)間管理報(bào)告黃正青10電氣五班2011年12月時(shí)間管理的重要性最近這段時(shí)間，我越來越感覺到時(shí)間管理的重要性。因?yàn)樵谖胰粘５纳钪?，由于疏忽?duì)時(shí)間的管理利用，讓自己做一些事沒有頭緒，有時(shí)在電腦面前一呆就是幾個(gè)鐘頭，這對(duì)于自己的身體都是極為不利的。隨著事情的增多，學(xué)會(huì)時(shí)間管理是高效率地做好所有工作的關(guān)鍵。時(shí)間管理的幾點(diǎn)原則制定工作計(jì)劃大量的時(shí)間浪費(fèi)來源于工作缺乏計(jì)劃，比如：沒有考慮工作的可并行性，結(jié)果使并行的工作以串行的形式進(jìn)行；沒有考慮工作的后續(xù)性，結(jié)果工作做了一半，就發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置；沒有考慮對(duì)工作方法的選擇，結(jié)果長(zhǎng)期用低效率高耗時(shí)的方法工作。學(xué)會(huì)列清單把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當(dāng)你看到自己長(zhǎng)長(zhǎng)的list時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生緊迫感。做好時(shí)間日志你花了多少時(shí)間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時(shí)間，搭車花了多少時(shí)間，出去拜訪客戶花了多少時(shí)間……把每天花的時(shí)間一一記錄下來，你會(huì)清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。這和記賬是一個(gè)道理。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有辦法改變。同一類的事情最好一次把它做完假如你在做紙上作業(yè)，那段時(shí)間都做紙上作業(yè)；假如你是在思考，用一段時(shí)間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時(shí)間一次把它打完。當(dāng)你重復(fù)做一件事情時(shí)，你會(huì)熟能生巧，效率一定會(huì)提高。嚴(yán)格規(guī)定完成期限巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法則》(ParkinsonsLaw)中，.寫下這段話:“你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間。”如果你有一整天的時(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。安排“不被干擾”時(shí)間每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個(gè)小時(shí)可以抵過你一天單位時(shí)間的工作量，甚至有時(shí)候這一小時(shí)比你3天工作的效率還要好。遵循20比80定律生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理并不理想。成功者花最多時(shí)間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。不能事事完美并不是每件事情都是特別重要，所以沒必要事事做的完美。事實(shí)我們也不能事事完美，因?yàn)槿绻覀儼衙考露甲龅摹巴昝馈焙?，有些事就無法完成了。要具有靈活性一般來說，只將時(shí)間的50%計(jì)劃好，其余的50%應(yīng)當(dāng)屬于靈活時(shí)間，用來應(yīng)對(duì)各種打擾和無法預(yù)期的事情。浪費(fèi)時(shí)間的幾種做法及風(fēng)格1、做事目標(biāo)不明確。2、作風(fēng)拖拉。3、缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)。4、過于注重細(xì)節(jié)。5、做事有頭無尾。6、沒有條理，不簡(jiǎn)潔，簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化。7、事必躬親，不懂得授權(quán)。8、不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求。9、消極思考。時(shí)間管理的方法GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個(gè)inbox既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織。組織：個(gè)人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，而對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為：下一步行動(dòng)清單，等待清單和未來/某天清單。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計(jì)劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作回顧：回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來一周的工作計(jì)劃。執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境，時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來行動(dòng)時(shí)間管理四象限時(shí)間，是人類最珍貴的資源，每個(gè)人每天只有２４小時(shí)，而且還要吃飯睡覺，因此實(shí)際有效時(shí)間不超過１４小時(shí)，如何可以利用好時(shí)間就成為一個(gè)恒久的話題。下面收集整理了一些關(guān)于新的時(shí)間管理理念"四象限"方法的資料：傳統(tǒng)的時(shí)間管理觀念是以事件的緊急程序來劃分事件的優(yōu)先級(jí)，只要是"緊急"的事情，就要先處理，因此就會(huì)出現(xiàn)一種怪現(xiàn)象，管理者每天都忙于處理那些"急事"，天天在到處救火，一面忙得焦頭爛額，但一面卻因?yàn)槊ΧX得很有成就感，難道這種單純的、不分輕重的忙是越多越好？這種"忙"越多就表示收獲的結(jié)果越多？答案是否定的。緊急的事件有很多種，有重要的和不重要的，有能帶來創(chuàng)造價(jià)值的和不能的，還有可做的和可不做的，如果你都在忙一些不重要的、不能帶來價(jià)值事件，那你就算一天忙個(gè)２４小時(shí)，也會(huì)顆粒無收，因此，力應(yīng)該用在關(guān)節(jié)眼上。"四象限"法是美國(guó)的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，分為四個(gè)"象限"：既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等）、重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會(huì)議等）、既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等）。按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。"四象限"法的關(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價(jià)值，實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。以下是四個(gè)象限的具體說明：1、第一象限是重要又急迫的事。舉例：諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于"重要但不緊急"第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是"忙"。2、第二象限是重要但不緊急的事。案例：主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問題處理的建議等等事項(xiàng)。荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α浚员仨氈鲃?dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的"急"事無限變少，不再瞎"忙"。3、第三象限是緊急但不重要的事。舉例：電話、會(huì)議、突來訪客都屬于這一類。表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生"這件事很重要"的錯(cuò)覺--實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。4、第四象限屬于不緊急也不重要的事。舉例：閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開始時(shí)也許有滋有味，到后來你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。類別特征相關(guān)事宜第一象限“重要緊迫”的事件處理危機(jī)、完成有期限壓力的工作等。第二象限“重要但不緊迫”的事件防患于未然的改善、建立人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、發(fā)展新機(jī)會(huì)、長(zhǎng)期工作規(guī)劃、有效的休閑。第三象限“不重要但緊迫”的事件不速之客、某些電話、會(huì)議、信件。第四象限“不重要且不緊迫”的事件

或者是“浪費(fèi)時(shí)間”的事件閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價(jià)值的電視節(jié)目等。制定計(jì)劃的原則具體性（Specific）這是指目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的。比如，目標(biāo)“我要成為一個(gè)優(yōu)秀的‘華為人’”不是一個(gè)具體的目標(biāo)，但目標(biāo)“我要獲得今年的華為最佳員工獎(jiǎng)”就算得上是一個(gè)具體的目標(biāo)了?？珊饬啃裕∕easurable）是指目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)。比如上面這個(gè)“我要獲得今年的華為最佳員工獎(jiǎng)”目標(biāo)，它就對(duì)應(yīng)著許多量化的指標(biāo)——出勤、業(yè)務(wù)量等?？尚行裕ˋttainable）這里可行性有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該有能力范圍內(nèi)；二是目標(biāo)應(yīng)該有一定難度。一般人