酒店管理學(xué)院行政管理工作規(guī)范

酒店管理學(xué)院行政管理工作規(guī)范目錄一、辦公秩序 1二、辦公室衛(wèi)生制度 1三、辦公室用電安全 2四、用印管理 2五、檔案管理 3六、會議及考勤管理 3七、工作溝通及任務(wù)提交規(guī)定 4八、行政人員辦事制度 4九、辦公用品管理 5十、固定資產(chǎn)管理 5十一、部門基礎(chǔ)經(jīng)費財務(wù)報銷管理 6為加強酒店管理學(xué)院日常行政管理，維護正常的辦公秩序，樹立良好的學(xué)院形象，提高辦公效率，特制定本制度。本制度適用酒店管理學(xué)院全體教職工。辦公秩序1、辦公室內(nèi)禁止大聲喧嘩、打鬧，禁止高聲播放音樂影響他人工作。2、如需在公共區(qū)域進行工作交流，需降低音量，以免打擾其他同事工作。3、工作時間不得隨意串崗。辦公室衛(wèi)生制度1、教職工要講究衛(wèi)生，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，保持辦公室內(nèi)外清潔美觀，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。不隨地吐痰，亂扔垃圾；不在室內(nèi)和走廊堆放物品、燃燒廢紙、亂貼亂畫；辦公室門口及窗外不得丟棄廢紙、傾倒剩茶。2、員工工位衛(wèi)生由員工自己負責清理干凈，自己的辦公用品和各種用具存放整齊有序，辦公桌面要保持表面無污垢、灰塵、蜘蛛網(wǎng)等。3、辦公室公共區(qū)域由值日人員每日負責打掃、清理。衛(wèi)生工具用后及時清潔整理，保持清潔、擺放整齊；垃圾簍及時清理，無溢滿現(xiàn)象。4、教師備課室衛(wèi)生由使用人負責，誰用誰清掃，并注意保持清潔。5、推行“月掃除制度”，每月末的周五下午，大家共同對各辦公室進行徹底清理。6、每學(xué)期最后一周進行紙品清理，個人物品不得長時間占用公共空間（如備課室、會議室等），不能及時帶走的，學(xué)院將酌情清理。7、行政秘書每周從收發(fā)室收取報刊、信件。書報放于辦公室書架供集體閱讀，信件通知收件人及時領(lǐng)取，若長時間不領(lǐng)取，學(xué)院將酌情清理。8、辦公室人員有義務(wù)提醒外來人員，不準隨地吐痰，亂扔紙屑、瓜果、皮核及其他雜物。辦公室用電安全1、所有用電場所必須執(zhí)行“人走電關(guān)”的規(guī)定。個人工位電器需由員工本人在離開前關(guān)閉。最后一個離開辦公室的人員應(yīng)關(guān)閉公共區(qū)域所有公用物品電源，如：飲水機、電燈、空調(diào)等，關(guān)好門窗，檢查完畢方可離開。2、辦公區(qū)內(nèi)嚴禁焚燒雜物或使用明火，不能自行安裝或亂拉電線，防止失火。3、教師備課室、會議室等公共環(huán)境維護和設(shè)備安全使用，由學(xué)院統(tǒng)一安排，每一位使用人員都有責保證設(shè)備的安全高效使用，如果出現(xiàn)故障請及時報告行政秘書。由于個人疏忽等原因造成辦公室財物損壞或丟失，要追究相關(guān)責任人的恢復(fù)或者賠償責任。用印管理1、學(xué)院學(xué)生申請使用學(xué)院公章，需先聯(lián)系相應(yīng)輔導(dǎo)員，由輔導(dǎo)員先征得分管院長同意，之后由輔導(dǎo)員告知行政秘書某某同學(xué)因某某事需用印，學(xué)生方可進行用印登記。學(xué)生本人直接聯(lián)系行政秘書用印的，行政秘書有權(quán)拒絕。2、學(xué)院教職工使用學(xué)院公章，需先征得分管院長同意，之后聯(lián)系行政秘書進行用印登記。3、學(xué)院教職工使用院長簽名章，需先征得院長書面授權(quán)（微信），之后持書面授權(quán)聯(lián)系行政秘書進行用印登記。檔案管理1、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、行政管理等各口管理人員需及時歸檔重要紙質(zhì)或電子文件。若需調(diào)取相關(guān)文件，能快速找到。2、年度結(jié)束時對歸檔文件進行必要的整理或清理。會議及考勤管理1、學(xué)院非例會會議的召開以有事宣告或議事為原則，因此不定期。周五為學(xué)校規(guī)定例會時間，所有教師都應(yīng)盡量避免在這個時段安排私人事情。因特殊原因，需要召開的緊急會議，將根據(jù)情形，隨時召開。2、學(xué)院會議要求全體教職員工參加，凡因故不能參加者必須向院長或者書記請假。凡一年內(nèi)因私請假1/3次（以全年實際召開的會議數(shù)為主）以上者，將不做學(xué)院推優(yōu)推薦。因公不能參加者，需出示相關(guān)公務(wù)工作證明。3、學(xué)院會議精神將以微信私信形式發(fā)到未參會教師，或微信群里發(fā)布，發(fā)送后視為送達。該類教師不得以不知為由拒絕整體安排。4、學(xué)期正常工作時段也是教師的工作時間，專任教師外出（因公或因私）離開北京，即便不占用上課時間，均需要向教研室主任報備請假。坐班人員因各種原因不能按時上班，需及時告知行政副院長做重要事情的工作交接。涿州當班人員因工作需要臨時調(diào)整的，要自行安排好替班人員并告知行政副院長，涿州在教學(xué)時段（周一早8:00--周五17:00），須有在校區(qū)駐勤人員。工作溝通及任務(wù)提交規(guī)定1、學(xué)院所有教職工應(yīng)保持良好的溝通，工作時間內(nèi)對各項工作能夠做出快速、及時的反饋。2、學(xué)院日常工作通知和交流以微信為主，信息發(fā)出即視為送達，特別要求回復(fù)確認的，請及時確認。3、工作任務(wù)若需教師配合的，請務(wù)必在通知要求的時間界限內(nèi)完成。行政人員辦事制度1、行政工作人員包括：行政秘書、教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員和部分承擔行政事務(wù)的教師。2、首聽負責制度。對于學(xué)生和教師的問詢以及需要溝通解決的問題，誰在接待或接聽現(xiàn)場，誰負責進行先期處理，能直接解決的直接解決，需要轉(zhuǎn)交的轉(zhuǎn)交給其它責任人，不能以不知道不清楚為由，拒絕協(xié)助問題解決或直接拋給相關(guān)職能部門。3、耐心細致原則。行政工作是承接學(xué)校各個職能部門任務(wù)和要求的第一環(huán)節(jié)，同時負責對外傳遞學(xué)院信息，承擔著上傳下達的重要溝通工作。因此，從事行政工作的人員，務(wù)必要仔細，不能疏漏，務(wù)必要耐心解釋、溝通。辦公用品管理1、行政秘書負責日常辦公用品（各類筆、橡皮、訂書機、訂書針、票夾、剪刀、計算器等）的采購、報銷、保管、發(fā)放等管理工作。打印紙及硒鼓由行政秘書對接采購辦集中采購。2、若員工需購買日常辦公用品以外的其他辦公用品，需先征得行政副院長同意，之后由員工本人自行采購及報銷。3、采購人本著實用原則進行采購，除了紙、筆等常用物品，其它不做儲備，即用即采。固定資產(chǎn)管理1、固定資產(chǎn)執(zhí)行使用負責制，誰使用誰負責。2、未經(jīng)行政副院長同意，禁止私自調(diào)換工作位置或挪動固定資產(chǎn)，如桌椅、文件柜、電腦等家具、設(shè)備等。若確因工作需要，需將固定資產(chǎn)更換存放地點或更換使用人，需先征得行政副院長同意，之后聯(lián)系行政秘書在資產(chǎn)系統(tǒng)做資產(chǎn)變更手續(xù)，手續(xù)操作完成后方可挪動相應(yīng)固定資產(chǎn)。3、借用某個房間的固定資產(chǎn)后，使用完畢需及時歸還到原房間。4、新采購的物品，若為：家具（不受單價限制）、單價300元以上1000元以下的低值耐用品、單價1000元以上的資產(chǎn)，均需采購人在資產(chǎn)系統(tǒng)做資產(chǎn)登記入賬手續(xù)。單價1000元及以上新采購物品，采購人另需填寫《中國勞動關(guān)系學(xué)院貨物驗收單》。系統(tǒng)登記入賬網(wǎng)址：08:8000/asset/用戶名：員工工號，初始密碼：123450，采購人在系統(tǒng)中做入賬手續(xù)后，由部門資產(chǎn)管理員（行政秘書）進行初審，之后資產(chǎn)處進行終審，終審?fù)ㄟ^后采購人可打印入賬單和條形碼,入賬單除報銷使用外，需發(fā)資產(chǎn)管理員存檔。資產(chǎn)采購人或使用人需及時在新購資產(chǎn)上粘貼資產(chǎn)條形碼。新購資產(chǎn)入賬流程圖：5、資產(chǎn)使用人需妥善使用資產(chǎn)，確保資產(chǎn)的安全、明確存放地點，并確保資產(chǎn)條形碼的完整性，若條形碼丟失或破損，需及時聯(lián)系行政秘書補打條形碼并重新粘貼。6、若資產(chǎn)處相關(guān)規(guī)定進行調(diào)整，本規(guī)定將以資產(chǎn)處最新規(guī)定執(zhí)行。部門基礎(chǔ)經(jīng)費財務(wù)報銷管理1、部門基礎(chǔ)經(jīng)費包括：日常教學(xué)經(jīng)費、實踐教學(xué)費、課程建設(shè)費、專業(yè)綜合建設(shè)費、體育活動費、就業(yè)經(jīng)費、學(xué)生活動費等。前四項項目負責人為學(xué)院院長；后三項項目負責人為學(xué)院總支書記。2、報銷流程：報銷需業(yè)務(wù)經(jīng)手的老師確定使用的經(jīng)費項目類型并獲項目負責人授權(quán)后，登錄網(wǎng)上報銷平臺制單，打印報銷單并在“報銷人”處簽字，之后持報銷單、票據(jù)（票據(jù)背面需經(jīng)手人簽字并粘貼在A4紙上）及財務(wù)要求的相關(guān)材料先找業(yè)務(wù)分管院長簽字，之后再找項目負責人簽字。一次性支出金額在5萬元（含）以上、20萬元以下，由部門負責人、主管部門校領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)簽審批。一次性支出金額在20萬元（含）以上、50萬元以下，由校長辦公會討論決定，資金支付時，需提交“大額資金支付申請表”。一次性支出金額在50萬元（含）以上，先經(jīng)校長辦公會審議通過后，再提交校黨委常委會討論決定，資金支付時，需提交“大額資金支付申請表”。簽字完畢后，經(jīng)手人先將領(lǐng)導(dǎo)簽字的報銷單拍照或復(fù)印件發(fā)行政秘書，留檔備份，之后將報銷所有材料裝入文件袋，送至財務(wù)處指定收單窗口，送單后即可離開，無需等候，財務(wù)處將后臺進行報銷。3、新采購的家具、單價300元以上1000元以下的低值耐用品、單價1000元以上的資產(chǎn)，均需采購人在資產(chǎn)系統(tǒng)做資產(chǎn)入賬手續(xù)并打印入賬單（詳見本文第十項第4條），隨報銷材料一起交財務(wù)報銷。4、除發(fā)票外，網(wǎng)購物品需附顯示物品圖片、金額的交易截圖。200元以上需用公務(wù)卡結(jié)算，附交易憑條或截圖及商品明細清單。報銷流程圖：5、因?qū)W院集體性事務(wù)如舉辦會議等產(chǎn)生的費用，經(jīng)手人在取得合規(guī)發(fā)票和其他相關(guān)材料后，在背面簽字，交行政秘書，由行政秘書統(tǒng)一報銷。6、公務(wù)用車報銷票據(jù)應(yīng)為2個月內(nèi)的正規(guī)合法票據(jù)。學(xué)院