業(yè)財融合在企業(yè)中的應(yīng)用研究-以采購業(yè)務(wù)為例

一、采購業(yè)務(wù)在企業(yè)管理過程中存在的問題（一）缺少采購整體規(guī)劃采購業(yè)務(wù)流程包括提出需求、編制采購計劃、請購、購買與驗收、付款、采購后評估等。同時需要制定采購策略、合格供應(yīng)商選擇、付款方式等配套措施。但很多企業(yè)在采購時比較隨意，對何時采購、每次采購數(shù)量多少沒有明確的采購計劃，同時缺少合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商的準(zhǔn)入程序及供應(yīng)商后續(xù)管理的機制。不同的付款方式影響采購價格、物資質(zhì)量，應(yīng)綜合考慮制定采購付款策略，但一些企業(yè)采用單一的付款方式或缺少對付款方式的規(guī)劃，對付款方式管理薄弱，導(dǎo)致有些企業(yè)出現(xiàn)采購物資質(zhì)次價高、庫存積壓或短缺等問題。（二）采購方式選擇不當(dāng)采購方式包括招標(biāo)采購、詢價、直接購買等方式，一些企業(yè)未對采購方式進行明確的分類，對大宗采購、一般采購和零星采購缺少劃分標(biāo)準(zhǔn)；有些企業(yè)雖然制定了劃分標(biāo)準(zhǔn)但缺乏管控手段，導(dǎo)致采購方式選擇比較隨意，要么不考慮成本與效益的原則全部采用招標(biāo)方式采購，要么通過分解采購等方式避開招標(biāo)采購。（三）合同管理薄弱合同是約束采購雙方責(zé)任履行、保護雙方合法權(quán)益的有效憑據(jù)；企業(yè)通過正確的采購方式與供應(yīng)商確定采購價格、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容后及時簽訂采購合同。但一些企業(yè)未及時簽訂合同甚至不簽訂合同，或者雖然簽訂了合同但合同約定不明確、缺少對合同跟蹤管理，導(dǎo)致供應(yīng)商未按約定的時間和品質(zhì)供貨、隨意終止合同執(zhí)行等現(xiàn)象，給企業(yè)造成了經(jīng)濟損失。（四）財務(wù)核算不準(zhǔn)確供應(yīng)商完成供貨，企業(yè)辦理完入庫后，財務(wù)部門應(yīng)及時入賬；一些企業(yè)因供應(yīng)商未提供發(fā)票、合同尚未簽訂等原因?qū)е仑攧?wù)部門未及時入賬，或者采購原始憑證未及時傳遞到財務(wù)部門，使財務(wù)無法及時入賬，最終導(dǎo)致財務(wù)核算不及時、不準(zhǔn)確，進而引發(fā)以下問題：一是賬實不符，財務(wù)存貨明細賬與倉庫實際數(shù)量不一致，甚至存貨明細賬出現(xiàn)紅字的現(xiàn)象；二是成本核算不準(zhǔn)確，無論企業(yè)采用那種存貨發(fā)出的計價方法，或者采用計劃成本法等核算方法，存貨入庫核算不準(zhǔn)確，將導(dǎo)致存貨發(fā)出成本計量不準(zhǔn)確，影響成本分配的準(zhǔn)確性；三是應(yīng)付賬款核算不準(zhǔn)確，增加與供應(yīng)商對賬難度，影響付款進度，甚至影響企業(yè)的信譽。（五）存在潛在的納稅風(fēng)險完成物資采購后，采購人員應(yīng)及時獲取發(fā)票并及時傳遞到財務(wù)部門進行納稅事項的處理；如果長時間未將發(fā)票傳遞到財務(wù)部門，可能會造成增值稅進項稅超過抵扣期限而未能抵扣，或者采取特殊程序申報抵扣，增加企業(yè)的成本；甚至有些企業(yè)發(fā)生過丟失發(fā)票的情況，給企業(yè)造成損失。印花稅法規(guī)定印花稅應(yīng)稅憑證為印花稅稅目稅率表列明的合同、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移書據(jù)和營業(yè)賬簿；企業(yè)簽訂了合同，無論合同是否執(zhí)行，都應(yīng)按規(guī)定申報繳納印花稅；如果簽訂合同的信息未傳遞或未及時傳遞到財務(wù)部門進行申報納稅，將導(dǎo)致遲交或未交印花稅的涉稅風(fēng)險。二、采購業(yè)務(wù)管理問題的原因分析導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)管理問題的原因主要是企業(yè)缺少對采購業(yè)務(wù)的規(guī)范和監(jiān)督，財務(wù)監(jiān)督職能未能有效發(fā)揮，具體原因有以下幾點。（一）數(shù)據(jù)管理意識淡薄首先是管理層缺乏利用財務(wù)信息進行管理的觀念，在管理過程中重業(yè)務(wù)、輕財務(wù)，認為財務(wù)數(shù)據(jù)僅是對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的反映，忽略財務(wù)信息的綜合性，導(dǎo)致管理具有片面性。其次是財務(wù)人員缺少履行財務(wù)監(jiān)督職能的自信，一方面受制于專業(yè)知識，另一方面受主觀上的認識，其重點工作放在財務(wù)核算和資金管理上，很少參與業(yè)務(wù)的管理過程。最后是業(yè)務(wù)人員缺少接受被監(jiān)督的意愿，在業(yè)務(wù)管理過程中存在抵觸情緒，部門之間配合度較低。（二）缺乏制度約束缺少制度的約束，使管理者和員工缺乏責(zé)任意識，部門之間難以形成合力，導(dǎo)致問題發(fā)生。缺少制度約束主要表現(xiàn)在三個方面，一是制度缺失，對一些業(yè)務(wù)或業(yè)務(wù)的某些環(huán)節(jié)缺少制度的管理；二是制度不合理，雖然制定了制度，但制度的內(nèi)容與實際不符，難以發(fā)揮作用；三是制度形同虛設(shè)，雖然制定了合理的制度，但缺少對制度執(zhí)行的監(jiān)督，導(dǎo)致實際執(zhí)行與制度出現(xiàn)偏離。（三）缺少信息傳遞機制業(yè)務(wù)信息在不同部門之間傳遞不及時，傳遞信息不準(zhǔn)確，是問題產(chǎn)生的直接原因。而信息傳遞不及時、不準(zhǔn)確的原因主要是企業(yè)對傳遞的內(nèi)容不明確或者不全面，缺少對信息的審核和相關(guān)的考核機制。（四）信息技術(shù)利用程度低企業(yè)在信息化方面投入不足，未借助現(xiàn)代信息技術(shù)處理業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間信息傳遞及相關(guān)控制措施；財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員計算機水平較低，對excel、word等辦公軟件使用僅限于基礎(chǔ)功能，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和處理跨部門數(shù)據(jù)。三、業(yè)財融合在采購業(yè)務(wù)中的應(yīng)用（一）轉(zhuǎn)變觀念統(tǒng)一思想首先管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理觀念，充分認識到財務(wù)部門是企業(yè)管理的信息樞紐的作用；以財務(wù)信息為抓手，加強企業(yè)經(jīng)營管理；給予財務(wù)部門充分的授權(quán)，參與到業(yè)務(wù)管理中。其次財務(wù)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，不能將財務(wù)管理工作局限在資金管理上面，應(yīng)深入到業(yè)務(wù)當(dāng)中，通過業(yè)務(wù)管理，提高財務(wù)核算準(zhǔn)確性，提升財務(wù)管理水平，更好地發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督職能。再次企業(yè)應(yīng)通過培訓(xùn)、宣傳等手段，提高業(yè)務(wù)人員對業(yè)財融合的認知，接受財務(wù)人員融入業(yè)務(wù)當(dāng)中，及時提供有效的業(yè)務(wù)信息；最后業(yè)務(wù)人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，反向利用財務(wù)部門提供的信息和數(shù)據(jù)，改進工作流程和工作方法，提高業(yè)務(wù)管理水平。（二）建立健全內(nèi)部控制體系內(nèi)部控制有助于提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，提升企業(yè)風(fēng)險防范能力；企業(yè)實現(xiàn)業(yè)財融合，應(yīng)以建立健全內(nèi)部控制體系為基礎(chǔ)，收集內(nèi)部和外部信息、理順內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)、全面梳理業(yè)務(wù)流程、進行風(fēng)險評估并制定風(fēng)險管理策略，按照內(nèi)控管理制度化、制度流程化的原則，明確管理流程，完善管理制度。在明確各項業(yè)務(wù)流程控制節(jié)點、完善管理制度時，實施流程再造，在相關(guān)節(jié)點中融入財務(wù)管理工作，通過制度明確財務(wù)部門在業(yè)務(wù)辦理過程中的監(jiān)督職責(zé)，將財務(wù)的監(jiān)督職能由事后檢查變?yōu)槭轮袑彶?。與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的控制活動主要有以下幾個方面。1.全面預(yù)算管理全面預(yù)算管理是企業(yè)加強經(jīng)營管理、實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的有效方法，包括業(yè)務(wù)預(yù)算、專項預(yù)算及財務(wù)預(yù)算的管理。全面預(yù)算管理中與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的要素包括采購種類、采購數(shù)量、采購價格的預(yù)測，財務(wù)部門可以依據(jù)預(yù)算管理，定期分析實際采購價格與預(yù)算采購價格偏離情況，計算價格偏離對經(jīng)營目標(biāo)影響程度，協(xié)助管理層及時調(diào)整經(jīng)營策略。財務(wù)部門還可依據(jù)預(yù)算管理監(jiān)督采購策略的制定過程，檢查預(yù)計采購頻率、單次采購數(shù)量、資金需求是否符合成本管控和資金管理的要求。2.采購申請管理企業(yè)應(yīng)設(shè)置采購申請歸口管理部門，對各部門提出的采購需求根據(jù)年度采購計劃、生產(chǎn)計劃和庫存消耗定額編制月度采購計劃進行審核，并進行分類匯總；對于可以在各部門之間調(diào)配的物資或資產(chǎn)，通過劃轉(zhuǎn)的方式滿足需求部門的使用，避免重復(fù)購買；對于無可調(diào)配的物資或資產(chǎn)，申請部門編制采購計劃，經(jīng)審批后提交采購部門進行采購。提交采購部門進行采購前，在審核流程中設(shè)置財務(wù)部門審核的節(jié)點，由財務(wù)部門審核采購申請是否與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，是否屬于預(yù)算內(nèi)采購項目且適應(yīng)市場變化；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，是否履行了預(yù)算調(diào)整程序。3.采購控制采購部門收到請購部門提出的采購計劃后，結(jié)合存貨的結(jié)存情況確定采購時間及每次采購的數(shù)量；采購部門應(yīng)該選擇合格的供應(yīng)商，采用恰當(dāng)?shù)牟少彿绞剑ㄟ^招標(biāo)或進行充分的詢價比價后，選擇最終供應(yīng)商簽訂采購合同。首先企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合格供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)，制定合格供應(yīng)商評價程序，收集供應(yīng)商公開的資質(zhì)、財務(wù)、經(jīng)營風(fēng)險等相關(guān)信息，并通過綜合分析與評價確定合格供應(yīng)商；對于已準(zhǔn)入的供應(yīng)商，收集以往物資或勞務(wù)的供應(yīng)的時間、價格及質(zhì)量等信息，結(jié)合供應(yīng)商公開信息的變化情況進行綜合評價，對供應(yīng)商的管理做出相應(yīng)的調(diào)整。其次企業(yè)應(yīng)根據(jù)預(yù)算管理、采購計劃及采購策略，結(jié)合市場情況確定各類物資或服務(wù)的采購方式，對采購數(shù)量較大或采購價格較高的物資或服務(wù)采用招標(biāo)方式采購；對采購數(shù)量較小、價格較低的物資或服務(wù)采用詢比價等方式采購；對小額零星的物資或服務(wù)可采用直接購買的方式進行采購。在確定合格供應(yīng)商環(huán)節(jié)中，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購部門收集的供應(yīng)商信息進行分析，評價供應(yīng)商資信和經(jīng)營狀況，結(jié)合存貨的明細賬、預(yù)算執(zhí)行管理等信息，綜合評價并復(fù)核準(zhǔn)入的供應(yīng)商是否符合合格供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)，對不合格的供應(yīng)商要求采購部門進行更換。在采購合同審核流程中設(shè)置財務(wù)部門審核的節(jié)點，重點對采購方式是否正確，采購價格是否合理，詢價程序是否適當(dāng)進行審核。4.付款管理企業(yè)面對不同的供應(yīng)商，采購議價能力不同，在購買方式上也不相同，主要分為預(yù)付款方式購買、賒銷方式購買。對于預(yù)付款方式采購，在預(yù)付款時，財務(wù)部門應(yīng)重點檢查合同簽訂情況，檢查供應(yīng)商是否屬于企業(yè)確定的合格供應(yīng)商，簽訂合同前是否按照規(guī)定程序進行審批，付款申請是否經(jīng)過審批，審核無誤后方可辦理付款；預(yù)付款后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立定期追蹤核查制度，采購部門按照合同約定的發(fā)貨時間督促供應(yīng)商按時發(fā)貨，財務(wù)部門建立預(yù)付款管理臺賬，并定期清理與采購部門互通信息，對于超過約定發(fā)貨時間仍未發(fā)貨的，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的措施，財務(wù)部門可通過經(jīng)營分析會等方式，向管理層通報。對于賒銷方式采購，在付款時財務(wù)部門除檢查供應(yīng)商選擇、合同簽訂、付款申請等是否按規(guī)定程序進行審批外，重點檢查是否正確履行了驗收程序，是否辦理入庫，入庫單、采購發(fā)票是否以及時提交給財務(wù)部門；財務(wù)部門還應(yīng)對采購發(fā)票的真實性和時效性進行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.采購分析與評價企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)定期通過財務(wù)數(shù)據(jù)和收集的采購業(yè)務(wù)信息對采購業(yè)務(wù)進行綜合分析與評價；查找采購各環(huán)節(jié)存在的問題，并及時反饋給業(yè)務(wù)部門進行整改；企業(yè)還應(yīng)建立考核評價機制，依據(jù)對采購工作的評價結(jié)果，對相關(guān)人員進行考核，督促其不斷地提高采購業(yè)務(wù)管理水平。（三）建立有效的信息傳遞機制企業(yè)建立健全內(nèi)控體系時，應(yīng)按流程表單化原則，以表單為載體，將有效地管理信息在財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間進行傳遞。根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型，表單具有多樣性，如用于合同評審的審批表單，用于存貨流轉(zhuǎn)的入庫單和出庫單，用于付款的付款申請單，用于采購計劃的采購明細表等。企業(yè)根據(jù)實際情況綜合評估企業(yè)經(jīng)營管理所需要的信息并設(shè)計相應(yīng)的表單，表單內(nèi)容應(yīng)涵蓋所有需要傳遞的有效信息，避免過多的無效信息增加管理成本。表單確定后企業(yè)應(yīng)規(guī)定表單傳遞的時效，表單傳遞不能過遲，過遲傳遞表單會使信息價值降低，甚至影響經(jīng)營決策；表單傳遞也不能提前，提前傳遞表單可能使信息缺失，同樣影響經(jīng)營決策。企業(yè)還應(yīng)建立信息傳遞考核機制，對信息傳遞時效性、傳遞內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性進行考核，保障信息在財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間及時準(zhǔn)確的傳遞。（四）積極探索信息技術(shù)在業(yè)財融合中的應(yīng)用實現(xiàn)業(yè)財融合需要嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程進行管理，同時存在大量的數(shù)據(jù)在財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間進行傳遞，完全按手工方式進行流程管控、處理業(yè)務(wù)信息，很容易遺漏或輸出錯誤的信息。利用信息化技術(shù)可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流等數(shù)據(jù)源的及時共享，提高效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。在企業(yè)建立健全內(nèi)控體系時，按照表單信息化的原則，將管理流程和表單嵌入到系統(tǒng)中，將數(shù)據(jù)計算和分析及審批流轉(zhuǎn)工作交由計算機處理，提高效率和準(zhǔn)確性。同時可利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)自動管理功能，一是在系統(tǒng)中建立自動預(yù)警機制，如在系統(tǒng)中設(shè)置采購價格偏離預(yù)算的預(yù)警值，當(dāng)采購價格高于設(shè)定的預(yù)警值，系統(tǒng)自動提示預(yù)警，企業(yè)根據(jù)提示檢查價格偏離是否符合市場變化，并采取相應(yīng)的管理措施；二是在系統(tǒng)中建立自動控制機制，如對賒銷采購的業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)中設(shè)置獲取發(fā)票前置的規(guī)則，如果未獲取發(fā)票，當(dāng)采購人員申請付款時，系統(tǒng)自動攔截禁止付款申請，實現(xiàn)自動控制；三是實現(xiàn)業(yè)務(wù)