《應(yīng)用文寫作》 課件 第四章：會(huì)務(wù)文書寫作

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REPORT第四章：

會(huì)務(wù)文書寫作應(yīng)用文寫作【情景導(dǎo)入】

年末來臨，為了豐富文化生活，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，公司準(zhǔn)備召開表彰會(huì)議，表達(dá)對員工過去一年辛勤付出的感謝。同時(shí)，對過去一年的工作進(jìn)行總結(jié)表彰，激勵(lì)員工在新的一年里再創(chuàng)佳績。為了確保會(huì)議順利召開，公司安排趙德?lián)螘?huì)議組織的總負(fù)責(zé)人，成立會(huì)議籌備小組開展工作。你知道趙德在會(huì)議前要做什么準(zhǔn)備工作，會(huì)后撰寫什么會(huì)務(wù)文書嗎？

會(huì)務(wù)CONTENTS目錄12會(huì)議籌備方案會(huì)議記錄3會(huì)議紀(jì)要【拓展閱讀】

丁謂施工

課本P87（資料來源：教育資訊網(wǎng)）

清理垃圾、搬運(yùn)新土和建筑材料01.第一節(jié)會(huì)議籌備方案

【學(xué)習(xí)目標(biāo)】1.了解會(huì)議籌備方案的概念、特點(diǎn)和基本格式。2.能根據(jù)實(shí)際要求擬寫會(huì)議籌備方案。3.培養(yǎng)提前籌備的工作意識和多角度分析問題的思維習(xí)慣。知識儲備“籌備”一詞最早出現(xiàn)在《清史稿·高宗紀(jì)一》中，源自“命西北兩路籌備邊防”一句，“籌”指謀劃，“備”指事先安排好，意思是指事先把一切事情都先準(zhǔn)備落實(shí)好。因此，為順利召開一次高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率的會(huì)議，會(huì)務(wù)工作人員需要對相關(guān)人員、會(huì)議事務(wù)和文件物資等方面提前進(jìn)行系統(tǒng)周密的籌備，細(xì)心撰寫會(huì)議籌備方案。

一、會(huì)議籌備方案的概念和作用知識必備（一）概念

會(huì)議籌備方案是在會(huì)議召開之前對會(huì)議組成的各個(gè)要素進(jìn)行系統(tǒng)全面有條理的書面安排的一種會(huì)議文書，它是為各種重要的會(huì)議所提前安排的會(huì)議預(yù)演方案。一般來說，若是小型的企業(yè)組織內(nèi)部召開的會(huì)議則不需要準(zhǔn)備會(huì)議籌備方案，通過會(huì)議通知或會(huì)議計(jì)劃來準(zhǔn)備會(huì)議事務(wù)即可。一、會(huì)議籌備方案的概念和作用知識必備（二）作用

會(huì)議籌備方案對一次會(huì)議的順利進(jìn)行、圓滿完成具有重要的意義。其作用主要有：1.確保會(huì)議的系統(tǒng)周密性。2.提高會(huì)議的服務(wù)質(zhì)量。3.促進(jìn)各方協(xié)調(diào)溝通。知識必備（一）計(jì)劃的特點(diǎn)

1.預(yù)演性

2.周密性。

3.指導(dǎo)性。（二）種類根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)劃分，可將會(huì)議籌備方案分為商務(wù)會(huì)議籌備方案和政府機(jī)關(guān)會(huì)議籌備方案兩種。二、會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)和種類知識鏈接一個(gè)完整會(huì)議的基本流程一、會(huì)議前準(zhǔn)備工作（P85-87詳批）（一）會(huì)前所需準(zhǔn)備的文件；（二）會(huì)議的計(jì)劃；（三）確定會(huì)議日程；（四）會(huì)議成本預(yù)算；（五）發(fā)送會(huì)議通知及接受回執(zhí)；（六）會(huì)場布置；（七）其他準(zhǔn)備。二、會(huì)議期間工作流程

1.做好來賓接待工作，確認(rèn)和分配房間，確認(rèn)重要與會(huì)人員用房。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。

2.確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

3.在機(jī)場、高鐵站、火車站、汽車站等處，派專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。

4.會(huì)議現(xiàn)場安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)，簽到，分發(fā)會(huì)議資料。

5.專人負(fù)責(zé)會(huì)場的協(xié)調(diào)事務(wù)工作(包括飲用水的準(zhǔn)備、投影儀的準(zhǔn)備、會(huì)場溫度控制以及禮金的發(fā)放等)。

6.確認(rèn)并保障會(huì)議期間消防、盜竊、人身安全等安保工作。

7.會(huì)議接待人員應(yīng)全程跟蹤會(huì)議，以便及時(shí)和與會(huì)者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時(shí)間解決。

8.協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。知識鏈接三、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、會(huì)議總結(jié)、簡報(bào)、會(huì)議證明、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)銷憑證、新聞稿、返程票登記表等。

2.會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

3.會(huì)議的評估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作。

4.歡送代表工作。

5.會(huì)議費(fèi)用的結(jié)算工作。

6.代辦與會(huì)人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。四、人員職責(zé)（一）會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人；（二）會(huì)務(wù)助理；（三）應(yīng)急人員。知識必備三、會(huì)議籌備方案的基本格式

（一）標(biāo)題（二）開頭（三）主體（會(huì)議基本信息）（四）籌備事項(xiàng)（五）附件（六）落款知識必備（一）系統(tǒng)全面、科學(xué)合理。（二）內(nèi)容清晰、考慮細(xì)致。（三）機(jī)動(dòng)靈活、彈性安排。（四）用語簡潔，條理清晰。四、會(huì)議籌備方案寫作的注意事項(xiàng)任務(wù)演練1.學(xué)校即將召開一年一度的團(tuán)支書培訓(xùn)會(huì)議，規(guī)模約50人，請為本次培訓(xùn)會(huì)議擬定籌備方案。2.xx公司將召開年終總結(jié)暨表彰大會(huì)，公司規(guī)模300人，選擇晚會(huì)形式，請為公司擬定會(huì)議籌備方案。二選一，參照會(huì)議籌備方案的模板見教材（P80-81），寫一篇會(huì)議籌備方案。02.第二節(jié)會(huì)議記錄【學(xué)習(xí)目標(biāo)】1.了解會(huì)議記錄的概念、特點(diǎn)和基本格式。2.能根據(jù)實(shí)際需要書寫會(huì)議記錄。3.培養(yǎng)如實(shí)記錄、備存資料的工作意識。

知識儲備

上古無文字，結(jié)繩以記事?！兑拙偶已浴罚骸笆麓?，大結(jié)其繩；事小，小結(jié)其繩，之多少，隨物眾寡?！闭f的是古時(shí)候的人類，在產(chǎn)生語言但未出現(xiàn)文字的時(shí)期，通過繩結(jié)的形式反映客觀經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其數(shù)量關(guān)系的記錄方式。記錄是非常重要的信息憑證材料，而會(huì)議記錄在會(huì)務(wù)工作中發(fā)揮著不可缺少的作用，因此當(dāng)今大大小小的會(huì)議現(xiàn)場都會(huì)安排專門的會(huì)議記錄員，專門負(fù)責(zé)撰寫會(huì)議記錄。一、會(huì)議記錄的概念和作用知識必備（一）會(huì)議記錄的概念

會(huì)議記錄是由會(huì)議組織者安排專門人員，在會(huì)議過程中，真實(shí)、準(zhǔn)確地把會(huì)議的組織情況和開會(huì)內(nèi)容記錄下來的內(nèi)部儲備資料，是在日后工作中可供查閱的憑證。一般在會(huì)議現(xiàn)場時(shí)要真實(shí)、準(zhǔn)確地把會(huì)議的相關(guān)信息，諸如會(huì)議討論的問題、參會(huì)人員的言論、會(huì)議上通過的決策等等。在會(huì)議結(jié)束時(shí)要及時(shí)與相關(guān)人員進(jìn)行信息內(nèi)容的確認(rèn)。一、會(huì)議記錄的概念和作用知識必備（一）會(huì)議記錄的作用1.依據(jù)憑證作用。2.參考材料作用。3.信息傳達(dá)作用。知識必備二、會(huì)議記錄的特點(diǎn)和種類（一）特點(diǎn)

1.全面性。全面性是指會(huì)議記錄一般沒有太多的選擇，要將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、缺席人員、主持人、記錄人、議程、議題、與會(huì)者的發(fā)言和討論、形成的決議等內(nèi)容全部全面地記錄下來。

2.原始性。原始性是指按會(huì)議發(fā)展順序，將發(fā)言人的講話內(nèi)容、研究認(rèn)定的問題，如實(shí)記錄下來，一般不許加工、整理。

3.真實(shí)性。真實(shí)性是指會(huì)議記錄者要對會(huì)議情況進(jìn)行真實(shí)的記錄，不能張冠李戴，也不能對會(huì)議記錄進(jìn)行增添或刪減。（二）種類

會(huì)議記錄的種類，根據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以分為不同的類型，一般有以下四種分類方法。

1.根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的不同，可分為工作會(huì)議記錄、座談會(huì)記錄等。

2.根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同，可分為政府機(jī)關(guān)單位會(huì)議記錄、企事業(yè)單位行政會(huì)議記錄、社會(huì)團(tuán)體會(huì)議記錄等。

3.根據(jù)會(huì)議規(guī)模的不同，可分為大型正式會(huì)議記錄、部門小組常規(guī)會(huì)議記錄等。

4.根據(jù)會(huì)議記錄方式的不同，可分為詳細(xì)會(huì)議記錄、摘要會(huì)議記錄等。

知識必備三、會(huì)議記錄的基本格式

結(jié)合會(huì)議召開的組織機(jī)構(gòu)、會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模大小等因素，會(huì)議記錄的格式也略有不同，總結(jié)下來會(huì)議記錄一般包含標(biāo)題、會(huì)議的組織情況、會(huì)議內(nèi)容和結(jié)尾四個(gè)組成部分。

（一）標(biāo)題

會(huì)議的標(biāo)題一般由開會(huì)單位名稱、事由、加上文種會(huì)議記錄組成，如《××大學(xué)第×次學(xué)生會(huì)換屆選舉大會(huì)會(huì)議記錄》、《××市經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議記錄》。

（二）會(huì)議的組織情況會(huì)議的組織情況一般包含會(huì)議名稱、時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人、缺席人、列席人、主持人和記錄人。

（三）會(huì)議內(nèi)容

會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的重點(diǎn)，要記錄好會(huì)議議題、議程、發(fā)言內(nèi)容、討論過程、會(huì)議決定、表決情況和遺留問題等。如果是大型正式或比較重要的會(huì)議，一般選擇詳細(xì)記錄，盡量記錄發(fā)言人的原話；如果是普通小型會(huì)議，可以選擇簡略記錄，只記錄會(huì)議的中心、重點(diǎn)內(nèi)容。

（四）結(jié)尾

會(huì)議記錄結(jié)尾處另起一行，空兩格寫上“散會(huì)”。再另起兩行，在會(huì)議記錄的右下方，留出會(huì)議主持人和記錄人的簽名處，以示負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄的基本格式模板（見教材P127-128）知識必備四、會(huì)議記錄寫作的注意事項(xiàng)（一）會(huì)議記錄的重點(diǎn)

1.會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的相關(guān)活動(dòng)；2.會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；3.會(huì)議商議、討論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；

4.對會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)；5.代表人物或權(quán)威人士的言論；6.會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)。（二）會(huì)議記錄的技巧

1.記錄要快。字體要寫得小一些，落筆時(shí)輕一點(diǎn)，多用連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫。

2.記錄要點(diǎn)。

3.以簡代繁。例如選擇用姓代替全名；用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；用漢語拼音代替生詞難字；用筆畫少且易寫的同音字代替筆畫多且難寫的字；用外語符號代替某些詞匯等等。

4.運(yùn)用省略記錄法。通過采用簡稱、統(tǒng)稱和簡化詞語等，來提高記錄速度。省略詞語和句子中的附加成分，比如“而且”只記“且”；省略較長的俗語、成語、熟悉的詞組、句子的后半部分，畫線代替；省略引用的句子，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。例文分析例文通過例文對比找出會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的區(qū)別：P91例文一、P99例文二

特點(diǎn)會(huì)議記錄會(huì)議紀(jì)要時(shí)間內(nèi)容觀點(diǎn)表達(dá)人稱應(yīng)用影響例文分析對比特點(diǎn)會(huì)議記錄會(huì)議紀(jì)要時(shí)間會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議結(jié)束后內(nèi)容實(shí)際發(fā)生的順序概括、凝練觀點(diǎn)表達(dá)與會(huì)人個(gè)人與會(huì)人的集體意志人稱與會(huì)人會(huì)議應(yīng)用日常例會(huì)、小型會(huì)議重要會(huì)議，大型會(huì)議影響日常檔案材料指導(dǎo)工作，權(quán)威性強(qiáng)03.第三節(jié)會(huì)議紀(jì)要【學(xué)習(xí)目標(biāo)】1.了解會(huì)議紀(jì)要的概念、特點(diǎn)和基本格式。2.根據(jù)要求能書寫會(huì)議紀(jì)要。3.培養(yǎng)整理概況要點(diǎn)的總結(jié)能力。

知識儲備《禮記·學(xué)記》：“玉不琢，不成器?！闭f的是如果玉不經(jīng)過精心雕琢，就不能成為有用的器物。經(jīng)過在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上進(jìn)行加工、整理、精心“雕琢”，最終形成的總結(jié)指導(dǎo)性公文，就是本節(jié)的學(xué)習(xí)重點(diǎn)——會(huì)議紀(jì)要。（一）概念

“紀(jì)”是綜合、整理，“要”是要點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄及會(huì)議相關(guān)資料基礎(chǔ)上經(jīng)過加工、整理，形成的一種介紹性和記述性的公文，主要用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況、會(huì)議研究與決議的重要事項(xiàng)、會(huì)議精神，通過公文的形式向上級或有關(guān)部門傳達(dá)。知識必備一、會(huì)議紀(jì)要的概念和作用知識必備一、會(huì)議紀(jì)要的概念和作用（二）作用

1.溝通傳達(dá)作用。

會(huì)議紀(jì)要可以發(fā)送給有關(guān)平行機(jī)關(guān)進(jìn)行信息交流和情況溝通，加強(qiáng)配合協(xié)作，交流經(jīng)驗(yàn)。也可上報(bào)上級機(jī)關(guān)，提供給上級機(jī)關(guān)了解會(huì)議相關(guān)情況，獲得領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)與支持。

2.指令作用。

會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析、整理、綜合、概括，把會(huì)議的主要精神和議定的事項(xiàng)準(zhǔn)確地反映出來，通過正式文件的形式印發(fā)下級有關(guān)部門傳達(dá)貫徹執(zhí)行，具有較強(qiáng)的指令性。知識必備三、會(huì)議紀(jì)要的基本格式

結(jié)合會(huì)議的性質(zhì)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議類型等因素，會(huì)議紀(jì)要的格式也略有不同，總結(jié)下來會(huì)議紀(jì)要一般包含標(biāo)題、會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容和結(jié)尾四個(gè)組成部分。（一）標(biāo)題1.單標(biāo)題。會(huì)議名稱+文種2.雙標(biāo)題。主旨——會(huì)議名稱+文種（二）會(huì)議概況

會(huì)議概況一般是簡要地說明會(huì)議的基本情況，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議議程等。知識必備三、會(huì)議紀(jì)要的基本格式（三）會(huì)議內(nèi)容

會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議紀(jì)要的重點(diǎn)、核心部分，要將會(huì)議的中心思想、會(huì)議的精神、會(huì)議形成的決定或決議真實(shí)準(zhǔn)確地表達(dá)清楚。常見有以下三種寫法：1.概述式。2.順序式。3.綜述式。（四）結(jié)尾

結(jié)尾根據(jù)會(huì)議的實(shí)際情況確定有無?？梢詫懸恍?qiáng)調(diào)會(huì)議內(nèi)容的重要性的話語，提出會(huì)議要求、號召、對今后工作應(yīng)如何努力等等。知識必備

會(huì)議紀(jì)要的基本格式如下：

××?xí)h紀(jì)要

××年×月×日，××(主持人)在××地點(diǎn)召開關(guān)于××內(nèi)容的會(huì)議。參加本次會(huì)議的有×××?，F(xiàn)將會(huì)議情況紀(jì)要如下：

一、×××

二、×××

三、×××

參加人員：××××××××××××××××××××××××知識必備（一）提前構(gòu)思，突出中心（二）要條理化、理論化（三）忠于實(shí)際內(nèi)容（四）適當(dāng)加工提煉（五）把握材料，吃透精神四、會(huì)議紀(jì)要寫作的注意事項(xiàng)知識必備【例文分析】例文二：(p99-100)項(xiàng)目工程結(jié)算管理會(huì)議紀(jì)要任務(wù)演練1.病例會(huì)診。

《××學(xué)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》

議時(shí)間：××年×月×日

會(huì)議地點(diǎn)：××研修大學(xué)會(huì)議室

參會(huì)人員：會(huì)長×××，副會(huì)長×××，×××，辦公室主任×××，××研修大學(xué)主任×××

會(huì)議內(nèi)容：

一、確定了學(xué)會(huì)的辦公地點(diǎn)。根據(jù)××年×月×日會(huì)議決定，派出小組對學(xué)會(huì)辦公地點(diǎn)進(jìn)行了考察，經(jīng)過比較，認(rèn)為××研修大學(xué)辦公條件優(yōu)越，適合作學(xué)會(huì)的辦公地點(diǎn)。會(huì)議決定，從即日起××學(xué)會(huì)搬遷到××研修大學(xué)，掛牌辦公。聯(lián)系地址：××市××區(qū)××鎮(zhèn)學(xué)府路1號。

二、學(xué)會(huì)與研修大學(xué)商定，由研修大學(xué)給學(xué)會(huì)提供辦公室、辦公桌椅、電話和必要的辦公費(fèi)用。學(xué)會(huì)利用研修大學(xué)的教學(xué)條件，雙方共同組織舉辦培訓(xùn)班等。

三、為便于開展工作，建議增補(bǔ)××研修大學(xué)主任×××為學(xué)會(huì)副會(huì)長，負(fù)責(zé)學(xué)會(huì)的后勤保障和日常管理，先開展工作，一周后提請常務(wù)理事會(huì)確認(rèn)。

四、研究了明年學(xué)術(shù)會(huì)議，制定了明年的活動(dòng)計(jì)劃?！痢翆W(xué)會(huì)××年×月×日

補(bǔ)充知識一、通知的寫作1.通知的分類發(fā)布性通知批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知指示性通知知照性通知（一）發(fā)布性通知發(fā)布性通知主要用于發(fā)布行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)