物資采購計劃管理辦法（試行）

河南能源化工集團(tuán)有限公司文件豫能〔2018〕263號關(guān)于印發(fā)《河南能源化工集團(tuán)有限公司物資采購計劃管理辦法（試行）》的通知集團(tuán)公司所屬各單位、機(jī)關(guān)各部室：《河南能源化工集團(tuán)有限公司物資采購計劃管理辦法（試行）》已經(jīng)集團(tuán)公司研究同意，現(xiàn)予以印發(fā)，請認(rèn)真遵照執(zhí)行。2018年9月27日河南能源化工集團(tuán)有限公司物資采購計劃管理辦法（試行）第一章總則第一條為提升物資采購計劃準(zhǔn)確性、科學(xué)性和專業(yè)化管理水平，不斷擴(kuò)大采購集中度，提高采購工作的效率與效益，降低采購成本，根據(jù)《河南能源化工集團(tuán)有限公司物資采購管理辦法（試行）》及集團(tuán)公司相關(guān)制度，制定本辦法。第二條物資采購計劃實行“分類編制、歸口管理、自下而上、上下結(jié)合”的管理原則。第三條本辦法中物資是指生產(chǎn)建設(shè)中所需用的材料與設(shè)備，其中材料類包括材料（不含煤炭）、配件、不形成固定資產(chǎn)的小型設(shè)備、以及辦公用品等；設(shè)備為列入年度專項資金計劃的設(shè)備、以及固定資產(chǎn)投資建設(shè)的設(shè)備。第四條本辦法適用于集團(tuán)公司及所屬各級全資、控股及具有實質(zhì)控制權(quán)的單位（不包含輔業(yè)員工持股單位）安全生產(chǎn)經(jīng)營和項目建設(shè)所需物資的計劃管理。第二章部門職責(zé)第五條物貿(mào)事業(yè)部及采購辦職責(zé)（一）物貿(mào)事業(yè)部職責(zé)：負(fù)責(zé)對采購辦的日常工作進(jìn)行管理和監(jiān)督。（二）采購辦職責(zé)：1.制訂物資采購計劃管理制度及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)物資采購計劃管理制度的落實及監(jiān)督考核工作。3.負(fù)責(zé)指導(dǎo)計劃管理信息平臺建設(shè)，提高計劃管理的信息化水平。4.審批集團(tuán)公司材料的集采計劃、計劃變更及急需計劃申請。5.根據(jù)集團(tuán)公司物資采購效率、效益最優(yōu)化原則，對材料集采計劃進(jìn)行臨時采購授權(quán)。第六條能源事業(yè)部、化工事業(yè)部、裝備制造事業(yè)部、有色金屬事業(yè)部(下稱相關(guān)事業(yè)部)職責(zé)：（一）參與審核所管理單位年度專項設(shè)備及項目建設(shè)中設(shè)備采購方案和急需采購申請。（二）根據(jù)集團(tuán)公司物資采購效率、效益最優(yōu)化原則，對所管理單位的設(shè)備集采進(jìn)行臨時采購授權(quán)。第七條戰(zhàn)略發(fā)展部職責(zé)：匯總、審核并上報集團(tuán)公司年度設(shè)備專項計劃。第八條各權(quán)屬單位物管部門作為本單位計劃的歸口管理部門，主要職責(zé)：（一）制定本單位的物資采購計劃管理辦法。（二）編制、匯總本單位的材料采購計劃和設(shè)備采購方案。（三）向集團(tuán)公司相關(guān)部門按時申報材料采購計劃和設(shè)備采購方案，及時申報計劃變更和急需計劃。（四）及時向使用單位反饋計劃執(zhí)行情況。第三章計劃分類第九條物資采購計劃按照專業(yè)化管理規(guī)定分為材料采購計劃與設(shè)備采購計劃。第十條材料采購計劃按照“以年度計劃為主、月度計劃為輔、急需計劃為補(bǔ)充”原則進(jìn)行管理。（一）材料采購計劃按時間分類為：年度采購計劃、月度采購計劃、急需采購計劃。（二）材料采購計劃按照采購權(quán)限分為：集采計劃、自采計劃、內(nèi)供產(chǎn)品（含設(shè)備）計劃三類。第十一條設(shè)備采購統(tǒng)一按照集團(tuán)公司年度專項資金計劃所列設(shè)備明細(xì)執(zhí)行，不再上報月度計劃。因特殊原因，設(shè)備采購計劃需要增補(bǔ)或變更的，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章后，按專項計劃報戰(zhàn)略發(fā)展部審核，集團(tuán)公司批準(zhǔn)。第四章計劃編制第十二條計劃編制原則（一）實事求是、科學(xué)超前。（二）先利庫、調(diào)劑，后申請、提報。（三）誰編制誰負(fù)責(zé)、誰審核誰負(fù)責(zé)，層層把關(guān)、分級考核。（四）采購計劃嚴(yán)格按照集采計劃、自采計劃、內(nèi)供產(chǎn)品計劃三類編制。第十三條計劃編制依據(jù)（一）生產(chǎn)經(jīng)營計劃、維簡資金計劃及其他專項計劃。（二）年度項目投資計劃。（三）集采物資目錄。（四）內(nèi)供產(chǎn)品目錄。（五）物資庫存情況。第十四條計劃填報內(nèi)容（一）項目名稱。（二）材料/設(shè)備名稱、型號、技術(shù)規(guī)格（主要參數(shù)及要求）、計量單位、數(shù)量。（三）預(yù)估價格（單價、總價）。（四）實際需求時間、使用單位。（五）計劃來源（設(shè)備類注明計劃審批相關(guān)文號）。（六）特殊情況在“備注”內(nèi)進(jìn)行說明（如：瓦斯治理等）。第十五條各權(quán)屬單位物管部門應(yīng)及時掌握物資需求情況，全面考慮庫存、在途、消耗定額、供貨周期等因素，科學(xué)、準(zhǔn)確、及時編制物資采購計劃。第十六條采購計劃應(yīng)真實反映所采購物資完整、準(zhǔn)確的信息，信息包括但不限于物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、估價、使用單位、需求時間等。對于具有特殊技術(shù)或商務(wù)要求的采購計劃，可另附技術(shù)、商務(wù)要求或標(biāo)準(zhǔn)。第十七條凡集團(tuán)公司內(nèi)部企業(yè)生產(chǎn)的，內(nèi)供產(chǎn)品目錄中所列產(chǎn)品必須編入內(nèi)供產(chǎn)品需求計劃內(nèi)。第十八條長期協(xié)議及代儲代銷協(xié)議集采材料，按月度上報當(dāng)月需求數(shù)量，報采購辦備案（詳見附件2）。第十九條有特殊要求的，在采購計劃申報前，需經(jīng)各權(quán)屬單位有關(guān)部門完成相關(guān)技術(shù)文件的審查；如需集團(tuán)公司有關(guān)部門審批的，報集團(tuán)公司相關(guān)部門。第五章計劃申報第二十條申報采購計劃應(yīng)嚴(yán)格履行歸口管理、專人負(fù)責(zé)、逐項審核、及時逐級申報。第二十一條計劃報送時間要求（一）集采設(shè)備以年度專項計劃為準(zhǔn)，原則上全年分上、下半年各集中采購一次。各單位根據(jù)實際需要將采購方案在第一季度和第三季度末集中上報各歸口事業(yè)部審核，并報集團(tuán)公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)；無歸口事業(yè)部管理的其它板塊單位及集團(tuán)公司機(jī)關(guān)、各共享中心的設(shè)備采購，由需求單位編制采購方案及技術(shù)文件按照時間要求報采購辦匯總整理，并經(jīng)集團(tuán)公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）年度集采材料采購計劃、月度集采材料采購計劃分別于上年12月10日前、上月25日前報至采購辦，節(jié)假日提前2天報送。（三）急需材料與設(shè)備采購方案根據(jù)實際情況及時報送相應(yīng)管理部門審核。（四）逾期未報者，集團(tuán)公司將不予審批。第二十二條集團(tuán)公司權(quán)屬單位物管部門對下屬單位上報的采購計劃進(jìn)行審核、分類匯總，經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，按時間要求將集采材料采購計劃（詳見附件1）電子版、封面紙質(zhì)版（可傳真）報采購辦；集采設(shè)備采購方案報集團(tuán)公司各歸口事業(yè)部。自采材料及內(nèi)供產(chǎn)品采購計劃報采購辦備案。第二十三條已接入集團(tuán)公司物資ERP系統(tǒng)的單位須按照規(guī)范要求在系統(tǒng)上申報采購計劃，以其它方式申報的計劃視為無效計劃。第二十四條對未接入集團(tuán)公司物資ERP系統(tǒng)的單位要嚴(yán)格按照物資分類要求填報，某類別物資無采購需求時可空缺，不得隨意增減模板中各類物資名稱。第六章計劃審核第二十五條材料集采計劃由采購辦審核、批復(fù)，自采材料及內(nèi)供產(chǎn)品采購計劃不再審核批復(fù)。第二十六條采購辦收到集采材料計劃后，可組織相關(guān)部門對計劃進(jìn)行會審，及時將不符合采購條件的計劃退回申報單位，并通知其及時修改。不符合采購條件的計劃主要指規(guī)格型號參數(shù)錯誤或不全、缺少技術(shù)文件、缺少審批文件等影響采購執(zhí)行的計劃。第二十七條采購辦收到材料集采計劃后，應(yīng)在手續(xù)齊全、上報規(guī)范的前提下3日內(nèi)完成審批。第二十八條因退回不符合采購條件的計劃，由此引起供應(yīng)不及時造成損失的，由申報單位承擔(dān)。第七章計劃下達(dá)與執(zhí)行第二十九條采購辦將各單位材料集采計劃會審、匯總后，形成正式文函以傳真形式或電子版形式對報送單位進(jìn)行回復(fù)，各單位須嚴(yán)格按照回復(fù)意見執(zhí)行。第三十條采購計劃于次月1日開始執(zhí)行，經(jīng)集團(tuán)公司審批通過的急需計劃，下達(dá)日即可執(zhí)行。第三十一條為發(fā)揮規(guī)模采購優(yōu)勢，提高采購效率，每年第一季度國貿(mào)集團(tuán)應(yīng)完成材料計劃全年80%的采購任務(wù)；各事業(yè)部應(yīng)將同類型集采設(shè)備，在上、下半年根據(jù)生產(chǎn)需要各集中采購一次，特殊需要經(jīng)集團(tuán)公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，每年可補(bǔ)采一次。第八章計劃變更及修改第三十二條計劃變更是指計劃申報單位對已申報的采購計劃進(jìn)行更改、暫緩或取消。第三十三條集團(tuán)公司各權(quán)屬單位接收到批復(fù)的集采計劃后，須嚴(yán)格按批復(fù)執(zhí)行，不得擅自修改、變更。第三十四條已申報的集采計劃原則上不得變更。確因生產(chǎn)、建設(shè)計劃調(diào)整、設(shè)計變更等原因調(diào)整采購計劃的應(yīng)履行本單位內(nèi)部審批手續(xù)，及時呈報采購計劃變更申請表（詳見附件3），由各權(quán)屬單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋單位公章后報集團(tuán)公司采購辦。第三十五條變更申請的內(nèi)容包括：材料/設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間及變更理由和執(zhí)行狀態(tài)等。第三十六條對于未進(jìn)入采購環(huán)節(jié)（未開始編制采購方案）的集采計劃變更，由采購辦或各歸口事業(yè)部審批；對于已進(jìn)入采購環(huán)節(jié)的集采計劃變更，由采購辦或各事業(yè)部審核后報集團(tuán)公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。通過或未通過審批的集采計劃變更申請由采購辦及各事業(yè)部在1個工作日內(nèi)，通過書面形式回復(fù)計劃申報單位。第三十七條需要退回修改的計劃，應(yīng)在退回的原計劃上進(jìn)行修改，經(jīng)重新申報、審批后即可實施采購。對已產(chǎn)生采購結(jié)果的計劃原則上不得取消，如有特殊情況確需取消的，需報經(jīng)物資權(quán)限單位管理部門審核，并經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)審批同意后方可取消。第三十八條集采計劃變更須做到及時申請、及時審核、及時修改，不得拖延，因計劃變更造成的采購效率和成本損失由計劃申報單位承擔(dān)。第三十九條自采計劃、內(nèi)供產(chǎn)品計劃變更由各權(quán)屬單位按照本單位計劃管理相關(guān)制度規(guī)定執(zhí)行，并報采購辦備案。第九章急需計劃申報與批復(fù)第四十條急需計劃是指生產(chǎn)建設(shè)過程中由于突發(fā)情況造成的緊急物資采購計劃。第四十一條有下列情形之一的，可以申報急需計劃：（一）重大自然災(zāi)害或不可抗力。（二）突發(fā)事故、事件，急需搶險、搶修。（三）因施工設(shè)計、生產(chǎn)方式、產(chǎn)量計劃、基建工期等臨時變更，急需調(diào)整物資選型、數(shù)量及交貨期。（四）其他原因?qū)?yán)重影響生產(chǎn)、安全、環(huán)保或經(jīng)濟(jì)效益的。第四十二條各權(quán)屬單位可以隨時申報急需計劃，原則上每月不得超過1次。第四十三條急需計劃以申報表（附件4）形式報送至采購辦或各歸口事業(yè)部，同時附采購計劃明細(xì)表（附件1-2）,急需計劃申報表須經(jīng)權(quán)屬單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章。第四十四條搶險救災(zāi)物資、安全、環(huán)保以及其他情況應(yīng)急物資的采購，可先進(jìn)行采購，事后由采購單位及時補(bǔ)報需求計劃及說明。第十章檔案管理第四十五條采購辦和各歸口事業(yè)部應(yīng)做好物資采購計劃的檔案管理工作。第四十六條存檔內(nèi)容包括計劃依據(jù)文件、書面申請、批復(fù)文件等紙質(zhì)文檔以及相關(guān)電子文檔等。第十一章附則第四十七條本辦法自印發(fā)之日起施行。凡與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。第四十八條原《河南能源化工集團(tuán)有限公司物資供應(yīng)管理制度》（河南能源〔2015〕665號）相關(guān)物