HT酒店采購緩解內部控制

HT酒店采購環(huán)節(jié)內部控制摘要本案例通過對HT酒店現(xiàn)有采購流程的分析，尋找出其中存在的風險和問題，經改進采購流程目標，提出改進計劃，包括控制環(huán)境、控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督方面的改進意見，最終對采購環(huán)節(jié)流程的重新設計與優(yōu)化，實現(xiàn)了HT酒店采購流程的重造。本案例可適用于高校的會計、財務管理以及風險管理等課程的教學與研究。BasedontheanalysisofthecurrentsourcingprocedureofHTHotel,thiscaseistosearchoutthemainriskandprobleminvolved,setupthetargetfortheimprovementonsourcingprocedureandputforwardtheimprovementplan,includingimprovementsuggestiononenvironmentcontrol,activitiescontrol,informationandcommunication,andsupervision,andfinallyre-designandutilizethesourcingprocedure,thusrealizingthere-structuringtheprocedure.Thiscasecanbeusedinallkindsofaccounting,financialmanagementandriskmanagementcourses.引言HT酒店的臨時月度會議上，總經理張平一直緊皺著眉頭，各部門的負責人也是提心吊膽，既擔心會遭到總經理的嚴厲批評，也為自己部門日后的收益但到擔心。因為酒店最近接到很多客人關于食材不新鮮的投訴，甚至發(fā)生了一起海鮮中毒的案例，同時還有客人需要的物品而酒店沒有等其他問題。這樣的事情雖然以前也偶爾發(fā)生過，但從沒像現(xiàn)在這樣集中。一方面是由于公司最近推出大量的折扣優(yōu)惠，吸引了大批的客人，另一方面，天氣的炎熱，也為食物的質量帶來了隱患。事發(fā)后，張平立馬將月底的總結會議提到當前，他相信肯定是酒店某個管理環(huán)節(jié)出了問題。HT酒店是上海一家老牌五星級酒店，開業(yè)至今已經有二十多年，擁有許多優(yōu)質的老客戶。酒店賓館擁有780間客房，擁有可容納1200人的商務會議場所。賓館還配有國際標準的酒吧和餐廳，包括日本料理、上海本幫菜、港式粵菜、美國風味和其化國際特色的風味。入住HT酒店的客人往往會直接在酒店內部用餐。食材不新鮮或短缺，不僅會影響酒吧和餐廳的經營，更將會給公司的整體信譽帶來惡劣的影響。問題的起因HT酒店的日常經營為總經理負責制，在總經理下設置了房務部、餐飲部、銷售部等業(yè)務部門，保障部門有保安部和工程部，管理職能部門有財務部、人事部、總經理辦公室等，總共是八個大的一級部門。公司的組織結構圖見附錄1。問題既然直接反映在食材質量和物品供應上，張平決定從采購部開始調查。首先分析了采購經理和采購員的崗位設置與分工HT酒店改進前采購部崗位的設置與分工以及采購流程分別見附錄2和附錄3.HT酒店改進前采購部崗位的設置與分工以及采購流程分別見附錄2和附錄3.（1）采購工作缺乏計劃性。采購計劃是整個采購工作的起點，而目前酒店的采購工作缺乏計劃性。以酒店倉儲物資為例，依靠倉庫管理人員人工判斷存貨的充足率，從而決定采購與否以及采購數(shù)量。這種不科學的管理方法會導致倉庫存貨過多，甚至出現(xiàn)部分商品存放時間超過保質期而無法無法使用的現(xiàn)象，而且大大增加了庫存成本。（2）審批環(huán)節(jié)多、效率低。酒店為了加強內部管理，建立了相當多的審批環(huán)節(jié)。一般來講，從使用部門提出申請開始，需要經過部門經理審查、部門總監(jiān)同意、倉庫核對、采購經理初審、財務總監(jiān)審批、總經理批準，部分請購還要經過業(yè)主代表財務總監(jiān)聯(lián)簽。然而這些看似面面俱到的簽字環(huán)節(jié)卻大大降低了采購效率。（3）采購員權力監(jiān)督不夠酒店目前看似繁多的審批環(huán)節(jié)其實并沒有能正真起到對于采購員權力的監(jiān)督作用。以生鮮食品采購為例，在廚師長確定每天所需采購的生鮮物品后，采購員通過電話詢問主要供應商價格，并確認最合適的供應商。采購員一人決定了詢價的過程以及結果，并確定最終供應商的選擇，其權力僅受采購經理的約束，操作過程缺乏透明度，且沒有采購部以外的監(jiān)督。（4）訂單不規(guī)范。酒店目前采購環(huán)節(jié)的控制要求基本都是針對酒店內部員工的，但忽視了采購環(huán)節(jié)是需要大量與外部聯(lián)系的活動。酒店目前的訂單往往采用電話等方式，由采購元直接向供應商下訂單。這種操作方式雖然速度快、靈活性高，但也存在一定的違約風險。收貨部門最終檢驗貨物質量時難以把握，或容易與供應商發(fā)生爭執(zhí)。（5）信息溝通不暢HT酒店采購信息溝通不暢，主要表現(xiàn)在兩個方面：=1\*GB3①采購信息的傳遞方面。由于目前采購流程中傳遞信息的主要工具是紙質的請購單，可能填寫請購單的人員包括倉庫管理員、廚師長、工程維修人員、使用部門經辦人員，同一樣物品，不同的經辦人員可能對其描述會有不同。這給采購人員確定采購標的帶來了難度。=2\*GB3②采購信息的反饋方面使用部門遞交請購單后對于請購物品無法得到及時的反饋，這種信息反饋包括審批情況以及價格信息。（6）缺乏對供應商的管理酒店目前沒有意識到建立與供應商的合作伙伴關系對發(fā)揮酒店竟爭優(yōu)勢的促進作用。目前酒店對供應商的管理比較重視“三方比價”，通過供應商的多頭競爭，從中選擇價格最低的作為合作者?？偨Y起來其主要缺點表現(xiàn)為:=1\*GB3①信息閉塞。在采購過程中，采購部為了能夠從多個競爭性的供應商中選擇一個最合適的供應商，往往會保留一些私有信息，因為如果給供應商提供的信息越多（心理價格等），供應商的競爭籌碼就越大。而供應商也會在和其他的供應商競爭中隱瞞自己的信息。這樣，采購、供應雙方都不進行有效的信息溝通，這就造成非信息對稱的博弈過程。=2\*GB3②對供應商的考核不科學。對供應商的供貨質量、交貨期、交貨數(shù)量無規(guī)范的記錄和統(tǒng)計，缺乏對供應商供貨能力的后續(xù)評價體系。缺乏科學的供應商的考核，酒店對采購物品質量和交貨期控制的難度增加，難以正真把握好貨物的質量。=3\*GB3③與供應商缺乏長期合作關系。通常情況下，公司與供應商只是建立簡單的短期買賣關系，過分注重三方比價和價格的談判，不利于與供應商建立新型的長期合作關系，影響供應商的合作積極性，進而影響采購流程中的質量控制。采購改進的目標設定在了解問題的起因以后，總經理張平立馬組織了財務部經理、采購部經理等主要業(yè)務部門負責人，參考國外先進的酒店采購控制流程，從四個方面對HT酒店采購環(huán)節(jié)內部控制的改進做了探討，即控制環(huán)境改進、控制活動改進、信息溝通改進以及監(jiān)督改進，并設定了采購改進的目標：（1）縮短采購周期。采購周期過長、環(huán)節(jié)過多是目前使用部門對采購最不滿意的方面。通過電腦系統(tǒng)審批流程以及適當?shù)姆旨壥跈喙芾砼c科學的供應商管理縮短采購周期是采購流程重造的目的之一。（2）保證采購質量。沒有好的原材料質量就沒有優(yōu)質的服務，而優(yōu)質的服務又是酒店在競爭中立足于不敗之地的根本。（3）長期利益最大化。改變傳統(tǒng)的價格最低的采購目標，與供應商建立長期合作的關系，實現(xiàn)雙贏的長期利益最大化目標。（4）保持信息通暢。信息暢通包括酒店內部部門之間采購信息的通暢以及與供應商之間信息的通暢。（5）有效監(jiān)督。建立便于操作、高效率的監(jiān)督機制，防范采購過程中可能出現(xiàn)的道德風險。目標確定以后，接下來就是對采購環(huán)節(jié)的控制工作了?？刂骗h(huán)境的改進設立采購監(jiān)督評審小組。采購監(jiān)督評審小組由總經理、財務總監(jiān)以及房務總監(jiān)、餐飲總監(jiān)、工程總監(jiān)、采購經理以及業(yè)主代表組成。主要負責審議每年的采購預算、年度采購計劃、重大招標項目、供應商評審、采購部工作考核等。設立采購審查專員。在采購監(jiān)督評審小組下設日常工作崗位－采購審查專員，該專員的工作是事中參與采購日常工作，獨立向采購監(jiān)督評審小組負責。企業(yè)道德文化建設。酒店要加強有關倫理道德的建設，通過長期的教育培養(yǎng)和灌輸使得員工即使在沒有監(jiān)督的情況下，也可以自覺按照酒店的行為準則、倫理道德規(guī)范以及經營管理理念來支配其的行為。HT酒店目前的培訓工作長期專注于一線員工的服務質量和服務技能，而忽視了道德文化的培訓。培訓部完全可以利用現(xiàn)有的培訓機制和平臺增加這方面的培訓內容，提高全體員工（不僅僅是采購部員工）的道德文化建設?？刂苹顒拥母倪M控制活動主要從采購計劃，分級授權以及供應商管理三個方面進行改進：（1）采購計劃。采購計劃作為采購的第一步，其制作的是否合、完善，直接關系到整個采購活動的成敗。制定采購計劃的目標是：=1\*GB3①預測所需材料的數(shù)量和時間要求。=2\*GB3②提高庫存管理水平。采購計劃包括：=1\*GB3①年度采購計劃，根據(jù)酒店經營預算，對每年的更新計劃應該編制每年更新物資采購預算以及重大固定資產采購計劃；=2\*GB3②月度采購計劃.每月初，應根據(jù)具體的經營計劃同時結合倉庫庫存管理制度編制月度采購計劃。主要包括客房用品、餐具、印刷品等。=3\*GB3③每日采購計劃.廚師長應根據(jù)第二天的定餐情況，提前一天編制每日市場采購計劃，并在晚上18：00以前提交采購部，以保證第二天原材料的供應。=4\*GB3④臨時采購申請.為了避免過多的非緊急采購通過緊急采購程序，應該對于一些非緊急的采購任務編制臨時采購計劃，提前交采購部安排。此外，由于酒店行業(yè)的特殊性，需要根據(jù)客人的要求隨時應變的調整服務方案，保留原有的緊急采購程序。（2）分級授權。由于每個人限于知識面或精力的原因，無法對酒店采購的每一個環(huán)節(jié)每一項采購內容都有十分的把握。因此酒店目前一支筆由總經理簽字審批的做法看似將權力集中，避免了采購人員權力過大的問題，實則難免落于審批形式化，沒有起到正真的監(jiān)督作用。建議通過合理的分級授權（金額或分類）將部分審批全分到各個部門的總監(jiān)，一來可以利用各個部門總監(jiān)對本部門的專業(yè)熟悉的優(yōu)勢提高采購監(jiān)督職能，另一方面通過年度的考核，也可以有效的約束部門總監(jiān)的權力。（3）供應商管理=1\*GB3①實行合格供應商的評審。供應商涉及到房務、餐飲、工程、財務等各個方面。因此，合格供應商名單的評審應通過采購監(jiān)督評審小組進行，對不同貨物分類的供應商進行年度或半年度的評審，并將評審結果建立合格供應商名單以及合格供應商檔案。合格供應商民擔的評審應該考慮以下因素：價格、供應商信譽、產品質量、交貨期、結算條件和服務質量。供應商在供貨過程中對以上6條因素的執(zhí)行情況應作為對供應商評審的資料記錄在檔，作為今后年度或半年度供應商評審的資料。=2\*GB3②建立供應商的激勵與淘汰以及競爭機制。激勵機制:要保持長期的合作關系，對供應商的激勵機制相當?shù)闹匾频陸獙υu審結果良好的供應商提供大批量的訂單，保證其長期的穩(wěn)定銷路，并嚴格按照合同約定的付款期付款;淘汰機制:在建立激勵機制的同時，一些老的供應商的情況可能發(fā)生變化，不再滿足酒店的要求。為了避免損失，必須淘汰那些不合格的老供應商。競爭機制:為了即激勵合格供應商的積極性，酒店還應在合格供應商范圍內采取一定的競爭機制。即采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資會從主供應商手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資供應，一旦主供應商出現(xiàn)問題能由輔助供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量。信息與溝通環(huán)節(jié)的改進為了解決原采購流程中信息部暢通的問題，酒店建立了JD采購控制系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)，使用部門能時時看到采購計劃（申請）的審批進度以及詢報價情況，不僅及時掌握了信息，同時也提高了采購工作的透明度。此外，酒店還希望該系統(tǒng)不僅能解決信息流的問題，同時也通過各個模塊將采購計劃、供應商管理、驗收貨等管理功能集合起來，綜合提高酒店的采購管理水平。見下圖：（1）原材料檔案管理模塊。原材料檔案管理功能指在建立完善的各類酒店經營中所需要的采購物料代碼管理體系，并實現(xiàn)物料在本系統(tǒng)各個功能模塊中的的統(tǒng)一和全過程跟蹤。原材料檔案的建立，避免了原來由于對采購標的描述不清導致的信息溝通障礙。（2）供應商管理。酒店建立不同分類的供應商檔案，并根據(jù)年度或半年度的供應評審確定最終的合格供應商檔案。酒店采購的詢價工作一般需在本管理系統(tǒng)內的供應商模塊中進行。一般酒店通過評審結果確定一家主供應商、二家輔供應商、以及N家備用供應商。HT酒店的HT酒店的供應商考核表見附錄4（3）采購計劃管理。采購計劃管理分為計劃申報以及計劃審批。該模塊管理的采購計劃包括年度、月度、每日、臨時采購計劃以及緊急采購申請。年度采購計劃由采購監(jiān)督評審小組最終審批，月度采購計劃由財務總監(jiān)最終審批，每日采購計劃由餐飲總監(jiān)審批，臨時采購計劃由財務總監(jiān)審批。緊急采購申請由使用部門的總監(jiān)最終審批（上述采購計劃如果單項金額超過十萬元，則需要總經理簽字）。緊急采購計劃必須是酒店為了經營所必須的計劃外物資，不得將日常申請做緊急申請?zhí)幚?，緊急采購申請將是日后審計的重點。（4）存貨管理。存貨系統(tǒng)庫存管理模塊旨在幫助企業(yè)對物料的入庫、出庫、盤庫、調庫、退庫、報廢進行電算化管理，加強對物料庫存量的控制和成本的核算。將收貨環(huán)節(jié)加入到本系統(tǒng)后可以監(jiān)督供應商的供貨質量，并作為評審的內容。（5）詢報價管理。購部門應當在1+2＋N的合格供應商名單中進行報價詢價，并據(jù)以確認主供應商以及副供應商的報價是否合理。如果主供應商以及副供應商的報價不合理可以要求重新報價，并記錄入供應商考核體系。（6）訂單管理。在確定供應商、價格以及采購數(shù)量以后就需要通過訂單管理功能生成訂單，這種標準格式的訂單不僅將貨物的規(guī)格、標準交貨期等信息集合在一起，也是今后收貨部門據(jù)以驗收的依據(jù)。（7）財務管理。本模塊主要根據(jù)不同供應商的信用期，作付款的計劃與安排。監(jiān)督環(huán)節(jié)的改進監(jiān)督是一種隨時間的推移而不斷評估有關制度執(zhí)行質量情況的過程。監(jiān)督可通過日常的、持續(xù)的監(jiān)督活動來完成，也可以通過進行個別的、單獨的評估來實現(xiàn)，或兩者結合。（1）事前計劃酒店原有的請購審批程序事無巨細全部由總經理最終審批，在加重總經理工作負擔的同時難以起到真正的事前監(jiān)督?，F(xiàn)在通過不同采購計劃的分級授權審批，一方面加快了審批進程；另一方面通過相關業(yè)務具體負責人負責制的審批程序，結合事后的考核，可以進一步做好事前計劃的審查。（2）事中審查就內部控制而言，內部審查人員具有既重要而又特殊的地位。內部審查既是企業(yè)內部控制的一個部分，也是監(jiān)督采購環(huán)節(jié)的主要力量。全職的內部審查人員可以全方位地參與到采購計劃、供應商評審、詢價、收貨等各個關鍵控制點中，并且獨立于采購部的崗位可以保證其發(fā)表客觀的意見。（3）事后考核采購績效考評是對采購工作進行全面系統(tǒng)的評價，從而提高整個酒店的采購管理水平。內部考核的考核人為采購監(jiān)督評審小組（小組成員應回避對自身的考核），范圍包括，采購環(huán)節(jié)的各個人員、總監(jiān)，特別對供應商的考核。上述改進措施的探討還需要在HT酒店今后的實踐檢驗中不斷改進、提高。越是有生存壓力，就越是會產生提高管理水平的愿望，因為只有這樣才能在殘酷的競爭中生存下來。張平希望通過進一步的實踐與努力，能夠切實降低HT酒店采購環(huán)節(jié)中的風險，使得采購管理水平得到一個有效的提高，進而提高酒店的效益，能夠在高速發(fā)展且充滿挑戰(zhàn)的上海酒店行業(yè)內立足與發(fā)展進步。問題1.根據(jù)HT酒店采購環(huán)節(jié)內部控制改進前存在的問題，結合文中已采取的改進措施，你認為是否還有不完善的采購內部控制環(huán)節(jié)需要進一步改進？如何改進？2.案例中HT酒店采購環(huán)節(jié)內部控制的探討和改進過程，對我們現(xiàn)有國有體制酒店采購環(huán)節(jié)內部控制的改進有哪些啟示？

附錄1.HT酒店組織結構圖2.HT酒店改進前采購部崗位的設置與分工酒店采購部目前設置有一名采購經理以及五名采購人員。其基本職能以及崗位職責如下：⑴采購部經理基本職能：負責全飯店各項物品的采購工作，保證及時、質優(yōu)、價廉的供貨。控制成本開支，配合飯店總體目標的完成。崗位責任：每天上班后認真審查采購員轉來的采購報告。對采購單上列示的物品數(shù)量、規(guī)格、單價逐項審核，對有疑問的查明后及時予以處理。審查各部門所采購的物品有無采購預算，有采購預算的看其他項目是否符合要求。對每個采購員的工作及采購的物品及詢價情況要定期審查對大的采購項目要親自參予、貨比三家，保證質量，給上級及使用部門做決策提供準確的信息和依據(jù)掌握每項物品的付款的期限和時間，不能出現(xiàn)提前付款，多付款的情況，對每項付款要認真核對，保證其準確性經常與使用部門及倉庫溝通，保證庫存合理，不積壓，不斷檔負責建立采購資料、合同等采購檔案，并妥善保存經常進行市場調查，掌握各類物品的價格動態(tài)，及時調整進貨價格渠道，在保證質量的前提下，做到價廉物美對采購過程中出現(xiàn)的難于解決的問題及時向財務總監(jiān)匯報每季度組織召開一次采購例會，對采購中出現(xiàn)的問題及時與各部門溝通，健全完善采購制度⑵采購員基本職能：按酒店規(guī)定的采購程序，對倉庫及使用部門報上來的采購物品予以詢價，保證物品及時、質優(yōu)、價廉的采購到位。崗位責任：對負責采購的每項物品的進貨渠道、質量要求、價格等要非常清楚熟悉。對各部門送來的采購申請單，認真審核，如有不清楚的及時與填寫申請單的部門溝通，并以認真負責的態(tài)度貨比三家，在保質的情況下詢出最低價格，之后將申請單轉采購部經理復核。正確記錄采購過程，向有競爭能力的供應商訂購貨品。準備相關采購文件資料，包括電話查詢、市場價格調查等。根據(jù)所選供應商的報價，落實采購定單并匯報期間的差異。采購員不能押單，凡報上來的申請單均應及時辦理，如有特殊原因辦不了，應及時與使用部門打招呼。對經過批準同意購買的貨物要及時辦理采購，保證供應。3.HT酒店改進前的采購流程⑴倉儲存貨的采購流程酒店成本管理部下共設有客房倉庫、工程倉庫、食品倉庫、管事倉庫等四個倉庫?？头總}庫存放管理著各種客房需要使用的物資如：一次性衛(wèi)生用品、辦公文具、客房部件、印刷品、裝飾品等；工程倉庫存放管理著工程部日常維修更換的物品，如燈泡、水龍頭、開關、插座、五金備件等；食品倉庫存放管理著餐飲部制作食物所需要的非生鮮物品如酒等飲料、食糖等配料、大米、面粉等；管事倉庫主要存放管理酒店的各類中西餐具，包括瓷器、銀器、銅器等。=1\*GB3①領用程序：各使用部門需要使用倉庫物資前，需填寫領用單，經過所在部門經理批準后報送財務部，財務部經過成本經理簽字后由財務總監(jiān)批準。使用部門憑經批準的領用單至各個倉庫領用所需要的物品。=2\*GB3②補料通知：倉庫管理人員在倉庫存貨不足時填寫補料通知，成本部經理核準補料通知后填寫一式四聯(lián)的請購單（申請部門聯(lián)、采購部留聯(lián)、報價審批聯(lián)、財務付款聯(lián)）送交采購部。=3\*GB3③報價及審批：采購部收到補料通知后，由采購經理指派專門的采購人員辦理報價，采購人員在至少三方詢價后向采購經理報價。采購經理認可后簽字報送財務總監(jiān)，財務總監(jiān)審核后報總經理最終批準。=4\*GB3④訂單：采購部憑經批準的請購單向供應商訂貨。=5\*GB3⑤收貨：供應商向酒店發(fā)貨，成本部根據(jù)本部門請購申請單核定貨物并驗收。同時向供應商開具收貨通知。=6\*GB3⑥付款：供應商憑收獲通知向酒店財務部開具發(fā)票。酒店財務部根據(jù)發(fā)票、收獲通知以及請購單的付款聯(lián)核對后向供應商付款。部門新增物品以及替換物品的采購流程流程圖如下：⑵每日菜單的采購流程特點：飯店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長時間，但有些食物卻不能，例如肉類和蔬菜和水產品，有些物料更是規(guī)定使用日期。由于餐飲部生鮮食品原料采購要求每日供貨，且供貨的品種、數(shù)量根據(jù)客人數(shù)量和要求的不同會存在較大變化。因此生鮮產品的采購采取“每日菜單”的形式。為了保證每日菜單能夠快速供應到使用部門，采購流程相對簡化，具體如下：=1\*GB3①制定每日菜單：酒店共有中餐廳、西餐廳、日本餐廳、24小時美食店、酒吧等，每天早上九點定時有廚師長會議，各餐廳廚師長向餐飲總監(jiān)提交每天的“每日菜單”，“每日菜單”經過餐飲總監(jiān)批準后提交采購部。=2\*GB3②采購：采購部根據(jù)“每日菜單”所列的各種生鮮原料，分為蔬菜水果、肉制品、水產品等通過2種途徑詢價，①采購人員通過電話、傳真各個分類市場（如華中水果市場、銅川路水產市場等）的主要供應商詢價；②根據(jù)付費注冊的“上海酒店XX網(wǎng)”、“網(wǎng)上銅川路”等專業(yè)網(wǎng)站查詢價格。根據(jù)以上詢價結果，采購人員填制“每日菜單報價單”提交采購經理審批。=3\*GB3③訂貨：采購人員憑經采購經理批準的“每日菜單報價單”向供應商訂貨。=4\*GB3④發(fā)貨：供應商根據(jù)訂單向酒店發(fā)貨，成本部收貨平臺接受貨物，并存放冷庫等保管，供餐飲部使用。同時向供應商開具收貨通知。=5\*GB3⑤付款：供應商憑收獲通知向酒店財務部開具發(fā)票。酒店財務部根據(jù)發(fā)票、收獲通知以及請購單的付款聯(lián)核對后向供應商付款。流程圖如下：⑶新增及替換物資=1\*GB3①采購計劃（預算）、報廢單。部門應事先編制需要增加物品的采購計劃，報部門總監(jiān)以及財務總監(jiān)批準。=2\*GB3②部門申請。使用部門應根據(jù)采購計劃或者物資報廢單提出申請。=3\*GB3③倉庫核對有無存貨。倉庫應在采購前核對該申請的物品是否屬于倉儲物資，或倉庫是否還有余貨。=4\*GB3④采購詢價。在確認需要新購后，采購部的采購人員進行市場詢價，需要提供三方以上的詢價結果。=5\*GB3⑤審批。采購經理復核詢價結果，并確認最低價為供貨商，提交財務總監(jiān)審批，財務總監(jiān)審批后由總經理最終批準。=6\*GB3⑥訂單。采購人員憑經過總經理批準的采購申請，向供應商訂貨。=7\*GB3⑦送貨。供應商向酒店發(fā)貨。=8\*GB3⑧收貨。收貨部門按照采購申請收貨，并出具收貨單。=9\*GB3⑨付款。供應商開具發(fā)票，并憑收貨單向酒店財務部申請付款。流程圖：⑷更新改造物資的采購流程酒店業(yè)作為一種長期穩(wěn)定經營的行業(yè)，其持續(xù)經營期可達幾十年甚至上百年。在此期間，為了提供更優(yōu)質的環(huán)境，酒店需要定期對各個區(qū)域做更新改造。這種更新改造可以是停業(yè)大改，更多的是不停業(yè)的分區(qū)分時段的局部改造?？梢哉f，對于一家大型酒店，在其的第一個裝修期以后，就會處于一種持續(xù)改造的過程中。在酒店的更新改造的過程中也會需要采購部門采購一些甲方供應的主要材料。由于這部分費用支出屬于業(yè)主費用（不屬于日常經營費用），因此在此采購流程中還需要引入業(yè)主的批準環(huán)節(jié)。=1\*GB3①預算。對于更新改造，酒店每年會編制更新改造的預算，報業(yè)主審批。業(yè)主根據(jù)酒店定位，以及更新改造的要求核定預算。=2\*GB3②申請。根據(jù)預算，酒店經營者安排實施每年的更新改造計劃。為了節(jié)約成本，一般會對其中的一些主要材料、設備如衛(wèi)生潔具、地毯、大理石、鍋爐等由酒店自行采購。工程部會根據(jù)與施工單位的改造合同中所列甲供材料清單，填制更新改造審批單。=3\*GB3③比價：采購部根據(jù)更新改造審批單所列內容進行市場比價，比價范圍至少三家。對于金額大于十萬元的采購標的，必須進行招標。=4\*GB3④審批：報價/開標的結果報財務總監(jiān)復核后由總經理審批，總經理簽字后需要經過業(yè)主代表財務總監(jiān)聯(lián)簽。=5\*GB3⑤訂貨：采購部根據(jù)經過批準的更新改造審批單向供應商發(fā)出訂單，并簽訂供貨合同。=6\*GB3⑥發(fā)貨：供應商按照供貨合同的要求，按期將貨物送到酒店指定地點，供更新改造的施工單位使用。施工單位開具一式三聯(lián)的甲供材料代管收據(jù)，一聯(lián)交供應商、一聯(lián)交酒店、一聯(lián)存根=7\*GB3⑦付款：供應商憑甲供材料代管收據(jù)向酒店財務部開具發(fā)票。酒店財務部根據(jù)發(fā)票、收獲通知以及合同的付款條件核對后向供應商付款。流程圖如下：⑸緊急采購物品的采購流程緊急采購是指由于臨時的緊急的、不可預計的需求而產生的采購申請。這種緊急需求一般是與服務客人直接相關的需求。=1\*GB3①申請：使用部門根據(jù)緊急情況填寫緊急訂單，使用部門的部門經理需要核對訂單的緊急性，不得以緊急訂單代替正常的日常訂單。=2\*GB3②批準：經過使用部門經理簽字的緊急訂單送交財務總監(jiān)批準。=3\*GB3③采購：采購經理根據(jù)經過財務總監(jiān)批準的緊急訂單尋找供應商，并下訂單，同時將訂單價格回報財務總監(jiān)。=4\*GB3④收貨：供應商向酒店發(fā)貨，成本部根據(jù)本部門請購申請單核定貨物并驗收后交使用部門使用。同時向供應商開具收貨通知。=5\*GB3⑤付款：供應商憑收獲通知向酒店財務部開具發(fā)票。酒店財務部根據(jù)發(fā)票、收獲通知以及請購單的付款聯(lián)核對后向供應商付款。流程圖如下：4.供應商考核表供應商考核表供應商名稱供應商編碼聯(lián)系地址聯(lián)系電話考核項目總分考核辦法得分評分人價格40取三家擬選供應商的隊的平均值為標準得20分,每家供應商相應得分=20*(1+a),a為每家PA與平均值的百分比。例:三家的價格優(yōu)勢各為5%、3%、-6%，則優(yōu)勢中值0.67%;則第一家a＝5-0.67/5＝86.6％；第二家a＝3-0.67/3＝77.67％；第三家a＝-(6-0.67)/6＝-11l.17％采購經理交貨期20以準時交貨率J為指標成本經理得分＝20*J逾期一天加扣1分逾期造成酒店損失的，扣5分。品質30以合格批接受率為指標倉儲主管得分＝30×合格批接受率使用部門總監(jiān)配合度10爭議解決態(tài)度使用部門使用部門投訴率采購部后續(xù)服務其他相關部門注：評分結果提交采購監(jiān)督評審小組，作為年度合格供應商考核的重要依據(jù)得分>80一般為主供應商得分在60-80之間，一般為輔供應商、備選供應商得分<60一般評為不合格

貨幣資金審定表被審計單位：項目：貨幣資金審定表編制：日期：索引號：ZA財務報表截止日/期間：復核：日期：項目名稱期末未審數(shù)賬項調整重分類調整期末審定數(shù)上期末審定數(shù)索引號借方貸方借方貸方庫存現(xiàn)金銀行存款其他貨幣資金小計合計審計結論

庫存現(xiàn)金監(jiān)盤表被審計單位：項目：編制：日期：索引號：ZA1-1財務報表截止日/期間：復核：日期：檢查盤點記錄實有庫存現(xiàn)金盤點記錄項目項次人民幣美元某外幣面額人民幣美元某外幣上一日賬面庫存余額①1000元張金額張金額張金額盤點日未記賬傳票收入金額②500元盤點日未記賬傳票支出金額③盤點日賬面應有金額④=①+②-③=2-3100元盤點實有庫存現(xiàn)金數(shù)額⑤50元盤點日應有與實有差異⑥=④-⑤10元差異原因分析白條抵庫（張）5元2元1元0.5元0.2元0.1元合計追溯調整報表日至審計日庫存現(xiàn)金付出總額報表日至審計日庫存現(xiàn)金收入總額報表日庫存現(xiàn)金應有余額報表日賬面匯率報表日余額折合本位幣金額本位幣合計出納員：會計主管人員：監(jiān)盤人：檢查日期：審計說明：銀行存款（其他貨幣資金）明細表被審計單位：項目：銀行存款明細表編制：日期：索引號：ZA2-1財務報表截止日/期間：復核：日期：開戶行賬號是否系質押、凍結等對變現(xiàn)有限制或存在境外的款項銀行日記賬原幣余額銀行已收,企業(yè)未入賬金額銀行已付,企業(yè)未入賬金額調整后銀行日記賬余額銀行對賬單余額（原幣）企業(yè)已收，銀行未入賬金額企業(yè)已付，銀行未入賬金額調整后銀行對賬單余額調整后是否相符①②③④=①+②-③⑤⑥⑦⑧=⑤+⑥－⑦----------合計編制說明:1.若賬面余額(原幣數(shù))與銀行對賬單金額不一致，應另行檢查銀行存款余額調節(jié)表(見ZA2-3)；2.銀行存款、其他貨幣資金審計時均可使用該表，當其他貨幣資金使用時應修改索引號。審計說明：銀行存單檢查表被審計單位：項目：銀行存單檢查表編制：日期：索引號：ZA2-2財務報表截止日/期間：復核：日期：開戶銀行賬號幣種戶名存入日期到期日期末存單余額期末賬面余額備注注：備注欄可填寫是是否被質押、用于擔?；虼嬖谄渌褂孟拗频惹闆r說明。審計說明:對銀行存款余額調節(jié)表的檢查被審計單位：項目：對***賬戶銀行存款余額調節(jié)表的檢查編制：日期：索引號：ZA2-3財務報表截止日/期間：復核：日期：開戶銀行：銀行賬號：幣種：項目金額調節(jié)項目說明是否需要審計調整銀行對賬單余額加:企業(yè)已收，銀行尚未入賬合計金額。其中:1.2.減:企業(yè)已付，銀行尚未入賬合計金額。其中:1.2.調整后銀行對賬單余額企業(yè)銀行存款日記賬余額加:銀行已收，企業(yè)尚未入賬合計金額。其中:1.2.減:銀行已付，企業(yè)尚未入賬合計金額。其中:1.2.調整后企業(yè)銀行存款日記賬余額經辦會計人員(簽字):會計主管(簽字):審計說明:銀行存款函證結果匯總表被審計單位：項目：銀行存款函證結果匯總表編制：日期：索引號：ZA2-4財務報表截止日/期間：復核：日期：開戶銀行賬號幣種函證情況凍結、質押等事項說明備注對賬單余額函證日期回函日期回函金額金額差異審計說明：索引號ZA2-5銀行詢證函編號：××（銀行）：本公司聘請的××會計師事務所正在對本公司20×7年度財務報表進行審計，按照中國注冊會計師審計準則的要求，應當詢證本公司與貴行相關的信息。下列信息出自本公司記錄，如與貴行記錄相符，請在本函下端“信息證明無誤”處簽章證明；如有不符，請在“信息不符”處列明不符項目及具體內容；如存在