化妝品物料供應(yīng)商審核工作指南

化妝品物料供應(yīng)商審核工作指南第一條為進(jìn)一步規(guī)范化妝品物料管理，建立健全化妝品物料管理機(jī)制，促進(jìn)北京市化妝品產(chǎn)業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)《化妝品監(jiān)督管理?xiàng)l例》、《化妝品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)監(jiān)督管理辦法》及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合北京市化妝品行業(yè)實(shí)際情況，制定本指南。第二條本指南適用于指導(dǎo)北京日化協(xié)會(huì)會(huì)員單位對(duì)化妝品物料供應(yīng)商（以下稱“供應(yīng)商”）進(jìn)行審核管理。北京市行政區(qū)域內(nèi)其他化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)可以參照本指南開(kāi)展供應(yīng)商資質(zhì)的審核和管理等相關(guān)工作。第三條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)建立與所使用物料相適宜的供應(yīng)商審核和管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的遴選、驗(yàn)證、評(píng)價(jià)、增補(bǔ)、退出等環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化管理。第四條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)按照《化妝品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)監(jiān)督管理辦法》和《化妝品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》規(guī)定，開(kāi)展對(duì)供應(yīng)商的審核工作。鼓勵(lì)化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)指定專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商審核，負(fù)責(zé)審核工作的人員宜具備必要的化妝品相關(guān)專業(yè)知識(shí)和化妝品物料管理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。第五條供應(yīng)商應(yīng)是在中華人民共和國(guó)境內(nèi)依法登記注冊(cè)的企業(yè)，包括化妝品物料的生產(chǎn)企業(yè)、化妝品物料的經(jīng)營(yíng)單位和境外供應(yīng)商在境內(nèi)設(shè)立的代理機(jī)構(gòu)。第六條供應(yīng)商審核應(yīng)遵循合法、公正、協(xié)調(diào)的原則?；瘖y品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)通過(guò)供應(yīng)商審核能夠切實(shí)增強(qiáng)對(duì)物料品質(zhì)的管控，使物料滿足化妝品生產(chǎn)需求，有效降低來(lái)源于物料的安全風(fēng)險(xiǎn)。第七條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)制定供應(yīng)商準(zhǔn)入要求，建立供應(yīng)商檔案。對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨期等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核。第八條供應(yīng)商的審核形式可根據(jù)實(shí)際情況采用資料審核和/或現(xiàn)場(chǎng)審核的形式。原則上化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)在物料入庫(kù)前完成對(duì)供應(yīng)商的審核。第九條對(duì)供應(yīng)商開(kāi)展的資料審核至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）供應(yīng)商持有的合法且有效的資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等；（二）供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系文件；（三）供應(yīng)物料的種類和規(guī)格清單；（四）供應(yīng)物料的質(zhì)量規(guī)格文件；（五）供應(yīng)物料的生產(chǎn)原理以及完整生產(chǎn)過(guò)程簡(jiǎn)述或簡(jiǎn)圖；（六）供應(yīng)物料的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；（七）與供應(yīng)物料同批次的合格檢驗(yàn)報(bào)告；（八）執(zhí)行的與物料質(zhì)量和安全性相關(guān)的管理制度清單或保障措施的概述；（九）能夠證明供應(yīng)物料符合化妝品法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、強(qiáng)制性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)文件要求的其他資料。除上述內(nèi)容外，進(jìn)口物料還需審核物料通關(guān)證明文件以及物料經(jīng)原產(chǎn)國(guó)/原產(chǎn)地政府主管部門批準(zhǔn)的允許生產(chǎn)使用或在物料原產(chǎn)國(guó)/原產(chǎn)地已上市使用的證明文件。第十條對(duì)提供物料為化妝品原料的供應(yīng)商，應(yīng)對(duì)其供應(yīng)的原料是否收錄于《已使用化妝品原料目錄》和是否符合《化妝品安全技術(shù)規(guī)范》進(jìn)行審核；對(duì)處于監(jiān)測(cè)期內(nèi)的新原料，應(yīng)按照《化妝品監(jiān)督管理?xiàng)l例》、《化妝品注冊(cè)備案管理辦法》等規(guī)定進(jìn)行審核和管理。確保原料符合法律法規(guī)、強(qiáng)制性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范的要求。屬于危險(xiǎn)化學(xué)品范疇的原料，應(yīng)核實(shí)供應(yīng)商符合安全生產(chǎn)相關(guān)要求的證明文件；可能造成環(huán)境污染的原料，應(yīng)核實(shí)供應(yīng)商符合環(huán)境保護(hù)相關(guān)要求的證明文件。第十一條對(duì)提供物料為化妝品包裝材料的供應(yīng)商，應(yīng)對(duì)其供應(yīng)的包裝材料是否符合《化妝品安全技術(shù)規(guī)范》、QB/T1685《化妝品包裝外觀要求》及GB23350-2009《限制商品過(guò)度包裝要求食品和化妝品》規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行審核。包裝材料涉及商標(biāo)、條形碼印刷的，還應(yīng)提供供應(yīng)商印刷商標(biāo)、條形碼的相關(guān)資質(zhì)證明文件。第十二條當(dāng)資料審核不足以證明供應(yīng)商資質(zhì)或不足以證明供應(yīng)物料能夠滿足化妝品生產(chǎn)需求時(shí)，化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)可與供應(yīng)商協(xié)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。第十三條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)在對(duì)物料供應(yīng)商開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)審核前應(yīng)制定明確的審核計(jì)劃并告知供應(yīng)商，經(jīng)雙方確認(rèn)后開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)審核。第十四條現(xiàn)場(chǎng)審核的過(guò)程不得對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)操作和產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生干擾；審核人員應(yīng)按照供應(yīng)商的相關(guān)管理制度進(jìn)入生產(chǎn)操作區(qū)域。第十五條現(xiàn)場(chǎng)審核應(yīng)優(yōu)先選擇與物料質(zhì)量和安全直接相關(guān)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行，如生產(chǎn)車間、庫(kù)房、檢驗(yàn)室等。現(xiàn)場(chǎng)審核內(nèi)容包括生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、生產(chǎn)記錄、出入庫(kù)記錄、檢驗(yàn)記錄等。第十六條現(xiàn)場(chǎng)審核過(guò)程中，如需收集相關(guān)資料、信息（文件復(fù)印件、錄音、拍照、錄像等應(yīng)經(jīng)審核雙方確認(rèn)后進(jìn)行。第十七條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)妥善保管供應(yīng)商提供及通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)審核獲取的文件、資料、信息。未獲得供應(yīng)商同意，化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)不得將上述文件、資料、信息用于供應(yīng)商審核之外的其他商業(yè)用途。第十八條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)可根據(jù)物料管理情況建立評(píng)估制度，對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。對(duì)供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量、交貨能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品合格率等方面進(jìn)行評(píng)估。第十九條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)對(duì)已完成審核的供應(yīng)商應(yīng)做出審核結(jié)論，可按照審核結(jié)論設(shè)立供應(yīng)商等級(jí)。第二十條滿足以下條件的供應(yīng)商可評(píng)定為合格的供應(yīng)商：（一）具備供應(yīng)商的合法資質(zhì)；（二）供應(yīng)物料的種類和規(guī)格清單內(nèi)容清晰，分類合理；（三）供應(yīng)物料的質(zhì)量規(guī)格文件、生產(chǎn)原理、完整生產(chǎn)過(guò)程簡(jiǎn)述或簡(jiǎn)圖、物料的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告的內(nèi)容完整、真實(shí)、準(zhǔn)確；（四）執(zhí)行的與物料質(zhì)量和安全性相關(guān)的管理制度清單或保障措施概述內(nèi)容明確；（六）已建立質(zhì)量管理體系或通過(guò)質(zhì)量管理體系認(rèn)證。其中化妝品原料和直接接觸化妝品內(nèi)容物包裝材料的生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)通過(guò)質(zhì)量管理體系認(rèn)證；（七）了解化妝品行業(yè)情況，能夠充分證明供應(yīng)物料符合化妝品法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、強(qiáng)制性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)文件的要求。（八）與物料相關(guān)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行為未受到行政處罰。（九）使用供應(yīng)物料生產(chǎn)的化妝品未發(fā)生大規(guī)模不良反應(yīng)且在安全、功效方面不存在爭(zhēng)議。第二十一條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)供應(yīng)商按照時(shí)間或物料供應(yīng)頻率開(kāi)展審核，原則上每年度審核次數(shù)不超過(guò)2次，因供應(yīng)商發(fā)生較大變動(dòng)的情形除外。第二十二條供應(yīng)商發(fā)生以下情形，化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行重新審核。（一）供應(yīng)商發(fā)生重組、兼并等組織結(jié)構(gòu)變動(dòng)；（二）供應(yīng)商調(diào)整供應(yīng)物料的種類或范圍；（三）供應(yīng)商調(diào)整物料的生產(chǎn)操作流程、生產(chǎn)場(chǎng)地或與物料品質(zhì)直接相關(guān)的生產(chǎn)設(shè)備。（四）供應(yīng)商的管理制度發(fā)生較大變化。第二十三條化妝品注冊(cè)人、備案人或生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)建立并執(zhí)行供應(yīng)商遴選制度，建立合格供應(yīng)商名錄。簽訂的采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方基本信息、物料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量責(zé)任。對(duì)關(guān)鍵物料應(yīng)建立對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵物料供應(yīng)商名錄，并對(duì)關(guān)鍵物料供應(yīng)商質(zhì)量保證能力進(jìn)行重點(diǎn)審核，必要時(shí)還應(yīng)開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)審核。對(duì)其他供應(yīng)商也可根據(jù)物料的供應(yīng)與使用情況開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)審核。第二十四條經(jīng)多次審核，結(jié)果均評(píng)定為合格的供應(yīng)商，化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)可將其列入優(yōu)選供應(yīng)商名錄。第二十五條審核結(jié)論尚未到達(dá)合格的但供應(yīng)物料品質(zhì)不影響化妝品安全性的供應(yīng)商，化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)可將其列入待定供應(yīng)商名錄，待審核合格后，列入合格供應(yīng)商第二十六條發(fā)生以下情況，應(yīng)將供應(yīng)商列為不合格供應(yīng)商；已存在合作關(guān)系的，應(yīng)及時(shí)終止相關(guān)合作。（一）供應(yīng)商合法資質(zhì)被注銷、撤銷或吊銷的；（二）供應(yīng)商提供虛假資料或隱瞞實(shí)際情況的；（三）供應(yīng)商提供的物料不符合化妝品法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、強(qiáng)制性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)文件的要求的。（四）供應(yīng)商涉及其他違法情形的。第二十七條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)對(duì)供應(yīng)商提供的物料應(yīng)建立并執(zhí)行物料審查制度，建立供應(yīng)商和物料的對(duì)應(yīng)清單，并留存必要的物料質(zhì)量安全相關(guān)信息。第二十八條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)建立并執(zhí)行物料進(jìn)貨查驗(yàn)記錄制度，建立并執(zhí)行物料驗(yàn)收規(guī)程，明確物料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。對(duì)采購(gòu)的物料應(yīng)按照物料驗(yàn)收規(guī)程對(duì)到貨物料檢驗(yàn)或者確認(rèn)，確保實(shí)際交付的物料與采購(gòu)合同、送貨票證一致，并達(dá)到物料質(zhì)量要求。對(duì)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的物料應(yīng)及時(shí)與對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商協(xié)商處理。第二十九條化妝品注冊(cè)人、備案人、受托生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)建立與供應(yīng)商和物料使用過(guò)程關(guān)聯(lián)的溯源機(jī)制，對(duì)供應(yīng)產(chǎn)品的進(jìn)貨查驗(yàn)、生產(chǎn)使用、檢驗(yàn)情況、不合格產(chǎn)品處理等方面進(jìn)行審核，保證供應(yīng)過(guò)程中持