大學(xué)生檔案館實(shí)習(xí)報(bào)告

大學(xué)生檔案館實(shí)習(xí)報(bào)告大學(xué)生檔案館實(shí)習(xí)報(bào)告

通過(guò)本次實(shí)習(xí)，本人對(duì)xx市的檔案治理工作有了一次直接而全面的熟悉，加深了對(duì)檔案事業(yè)重要性的理解;在對(duì)檔案治理流程的接觸體驗(yàn)中，促進(jìn)并強(qiáng)化了本人檔案學(xué)理論和學(xué)問(wèn)的消化和把握;直接的工作體驗(yàn)也給自己對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案工作的作用和影響有了全新的感悟，了解到檔案事業(yè)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才詳細(xì)要求，同時(shí)看到自己專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的差距，明白了自己今后加深學(xué)習(xí)和修養(yǎng)的努力方向。

20xx年的暑假，我有幸來(lái)到xx市檔案館實(shí)習(xí)。檔案館座落法政路30號(hào)大院內(nèi)，是一座不起眼的十層樓房，比起別的機(jī)關(guān)，這里更為寧?kù)o。本次實(shí)習(xí)，館內(nèi)各個(gè)工作環(huán)節(jié)：整理檔案、縮微操作、修復(fù)資料、借閱效勞等我都輪番體驗(yàn)了一遍，學(xué)到很多在課堂上學(xué)不到的學(xué)問(wèn)和技能，思想深處仿佛經(jīng)受了一次洗禮。

一、xx市檔案館概況

xx市檔案館和檔案局合署辦公，“兩個(gè)牌子，一套人馬”，檔案館負(fù)責(zé)全市檔案的保管利用，檔案局實(shí)施行政治理職能。xx市檔案館1995年被評(píng)定為“國(guó)家一級(jí)檔案館”。xx市檔案局(館)1994年起，連續(xù)六年被xx市委、市政府授予“xx市突出奉獻(xiàn)先進(jìn)(表?yè)P(yáng))單位暨機(jī)關(guān)為基層效勞最正確(表?yè)P(yáng))單位”，1995年被評(píng)為“全國(guó)檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體”。他們的工作人員每隔若干時(shí)間輪崗一次，或在部門(mén)內(nèi)換位，或在處室間調(diào)職，因此，每個(gè)工作人員對(duì)“館”和“局”的工作業(yè)務(wù)都能熟識(shí)和把握。

xx市檔案館建筑面積3800多平方米，其中庫(kù)房建筑面積2520平方米。館內(nèi)設(shè)有辦公室、接待閱覽室、電腦室、縮微室、沖洗室、裱糊室、檔案庫(kù)(3個(gè))、聲像檔案庫(kù)(1個(gè))、資料庫(kù)(2個(gè))。

接待閱覽室可供60多人同時(shí)查閱檔案。電腦室安放數(shù)據(jù)庫(kù)效勞器，為檔案館的數(shù)據(jù)治理供應(yīng)強(qiáng)大的支持。縮微室內(nèi)置縮微機(jī)一臺(tái)，把建國(guó)后紙質(zhì)檔案內(nèi)容縮微拍攝存儲(chǔ)在膠卷上。沖洗室內(nèi)設(shè)沖洗機(jī)一臺(tái)，特地用于沖洗拍攝了檔案內(nèi)容的膠卷。資料庫(kù)存儲(chǔ)：綜合、組織人事、宣傳、紀(jì)檢和監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)、群眾工作、政法、經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、工業(yè)、交通、郵電、城市建立、農(nóng)林水產(chǎn)、財(cái)政金融、商業(yè)、文教衛(wèi)生、科學(xué)、外事、軍事、年鑒與史志、報(bào)紙與公報(bào)資料;這些資料有的通過(guò)收集、征集、交換、贈(zèng)送而來(lái)，有的從書(shū)店、圖書(shū)館以及廢品收購(gòu)站、紙廠購(gòu)置而來(lái)的。裱糊室可容納十多個(gè)人同時(shí)工作，室內(nèi)有冰箱、電熱器、用于煮制和存放漿糊。

至1999年底，該館館藏檔案有*百多個(gè)全宗，*十多萬(wàn)卷(冊(cè))，排架長(zhǎng)度*千多米，檔案形成時(shí)間為上世紀(jì)初至上世紀(jì)末。其中中華人民共和國(guó)建立前的檔案*萬(wàn)多卷(冊(cè))，包括清代檔案、民國(guó)檔案、日偽檔案及新民主主義革命時(shí)期革命歷史檔案;中華人民共和國(guó)建立后的檔案*十多萬(wàn)卷(冊(cè));此外，還有錄音、錄像、照片、縮微片、光盤(pán)以及實(shí)物檔案等。館藏檔案資料*萬(wàn)冊(cè)，形成時(shí)間為十九世紀(jì)至上世紀(jì)末。

該館的聲像檔案庫(kù)和母片室保藏有1900～1999年間形成的有保存價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶、影片。錄音帶、錄像帶、影片251盤(pán)，照片23381張。

由于庫(kù)房面積有限，1999年以后沒(méi)有新檔案進(jìn)館，只好分流到下一級(jí)檔案館。新的xx市檔案館已經(jīng)選址大學(xué)城，正在籌劃建立中。圖紙中的新館構(gòu)造新奇、功能齊全，具有現(xiàn)代建筑風(fēng)采。

二、檔案治理的根本流程

實(shí)習(xí)期間，在檔案館處室領(lǐng)導(dǎo)的安排下，我有幸接觸各個(gè)工作環(huán)節(jié)，對(duì)檔案治理根本流程有了大致的了解。

(一)檔案接收上架

1、檔案進(jìn)庫(kù)預(yù)備。負(fù)責(zé)檔案接收工作的處室，安排接收人員將擬進(jìn)庫(kù)檔案的全宗名稱(chēng)數(shù)量(包括名目數(shù)量)及進(jìn)庫(kù)時(shí)間填寫(xiě)清單，以書(shū)面形式提前通知庫(kù)房治理部門(mén)，庫(kù)房治理員安排好存放檔案的庫(kù)位，作好接收清點(diǎn)的預(yù)備。

2、進(jìn)庫(kù)檔案案卷名目的檢查與裝訂。進(jìn)庫(kù)名目一式兩份，庫(kù)房治理人員對(duì)移交入庫(kù)的名目進(jìn)展整理，檢查案卷名目有無(wú)頁(yè)號(hào)，有無(wú)重號(hào)、漏號(hào)，裝訂案卷名目。案卷名目一份存接待室供查閱，由接待人員負(fù)責(zé)治理，一份存庫(kù)房工作間，有庫(kù)房治理人員負(fù)責(zé)治理。

(二)檔案封存

已經(jīng)縮微、掃描、刻有光盤(pán)的檔案(包括已數(shù)字化的名目)，以及暫不開(kāi)放的檔案等，經(jīng)館長(zhǎng)辦公會(huì)討論后，可定為封存檔案。

封存檔案實(shí)行專(zhuān)庫(kù)專(zhuān)人治理。辦理封存檔案的出入庫(kù)事宜，必需由負(fù)責(zé)庫(kù)房治理的處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)庫(kù)房治理人員到場(chǎng)，在相互監(jiān)視下進(jìn)展。

利用者調(diào)用封存檔案，須填寫(xiě)《調(diào)用封存檔案審批表》，經(jīng)館長(zhǎng)辦公會(huì)討論批準(zhǔn)，原則上每次不超過(guò)10卷，每天調(diào)出多少卷，收回多少卷，調(diào)出檔案未還清，不得再申請(qǐng)調(diào)卷。

(三)檔案移出

檔案從館藏中移出，包括個(gè)別案卷和整個(gè)全宗的移出，都應(yīng)在《檔案移出登記簿》上準(zhǔn)時(shí)登記，并在檔案接收登記簿和全宗卷內(nèi)注明檔案移出的時(shí)間、數(shù)量及緣由等。屬于個(gè)別案卷移出的，還應(yīng)在案卷名目(包括接待室名目)的相應(yīng)卷號(hào)和名目扉頁(yè)上予以注明：屬于整個(gè)全宗移出的應(yīng)準(zhǔn)時(shí)告知接待室并收回該全宗的案卷名目。

檔案移出，庫(kù)房治理人員應(yīng)依據(jù)有關(guān)要求，寫(xiě)出檔案移出的書(shū)面說(shuō)明，經(jīng)部門(mén)報(bào)館長(zhǎng)辦公會(huì)討論，并由館長(zhǎng)在書(shū)面報(bào)告上簽名批準(zhǔn)后才能辦理移出手續(xù)。

(四)檔案排架

1、設(shè)庫(kù)。館藏檔案按全宗群設(shè)庫(kù)。

2、排架。檔案資料上架排列以全宗為單位，按全宗號(hào)、名目號(hào)、案卷號(hào)先后挨次，從左至右，自上而下排列。存放檔案的裝具外均應(yīng)標(biāo)有醒目的索引標(biāo)記。

聲像檔案、特藏檔案一般應(yīng)從全宗中抽出。按聲像檔案、特藏檔案治理方法專(zhuān)庫(kù)存放，不能抽出的應(yīng)在檔案名目中進(jìn)展標(biāo)注。凡抽出的聲像檔案和特藏檔案，均應(yīng)準(zhǔn)時(shí)填寫(xiě)《聲像檔案代理卡》或《特藏檔案代理卡》存放在全宗相應(yīng)卷位置上，并在案卷備考表和案卷名目中注明。

(五)檔案保管

1、全宗卷。每個(gè)全宗均應(yīng)建立能夠說(shuō)明該全宗歷史狀況的全宗卷，按全宗編號(hào)挨次集中統(tǒng)一存放在庫(kù)房工作間。

(1)全宗卷有卷內(nèi)材料名目、全宗介紹、檔案數(shù)量變化登記表、檢索工具編制狀況表、檔案材料交接單據(jù)、檔案清點(diǎn)狀況登記表、檔案開(kāi)放狀況說(shuō)明、檔案數(shù)字化工作單、檔案技術(shù)處清單(如修裱、改頁(yè)碼等)等內(nèi)容組成。

(2)每年一月份上半月為檢查、填寫(xiě)、充實(shí)全宗卷內(nèi)容的規(guī)定時(shí)間。充實(shí)和填寫(xiě)的內(nèi)容為上一年度目標(biāo)任務(wù)規(guī)劃中涉及所應(yīng)歸入的各種材料，如：檔案數(shù)量變化、縮微全文數(shù)字掃描工作、修裱等狀況。平常在檔案治理過(guò)程中所形成的、屬于應(yīng)歸入全宗卷的材料，均應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸入。

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