第六章 會(huì)議的組織

第六章會(huì)議的組織達(dá)沃斯世界經(jīng)濟(jì)論壇《財(cái)富》全球論壇《商業(yè)周刊》CEO論壇學(xué)習(xí)目標(biāo)明確會(huì)議的內(nèi)涵、類(lèi)型及構(gòu)成要素；掌握會(huì)議準(zhǔn)備包括的工作內(nèi)容；了解會(huì)址選擇應(yīng)考慮的因素；了解如何進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置；掌握如何進(jìn)行會(huì)議效果評(píng)估。第1節(jié)會(huì)議的概念、類(lèi)型和構(gòu)成要素一、會(huì)議的涵義什么是會(huì)議？會(huì)議是指一定數(shù)量的人參加，圍繞特定的目的、在某個(gè)地點(diǎn)定期或不定期進(jìn)行的持續(xù)一段時(shí)間的思想、觀點(diǎn)和信息交流活動(dòng)。以下內(nèi)容能否稱(chēng)為會(huì)議，為什么？1、歌星個(gè)人演唱會(huì)2、經(jīng)貿(mào)洽談3、新產(chǎn)品研討會(huì)4、春節(jié)廟會(huì)5、紅十字會(huì)6、新聞發(fā)布會(huì)7、世界華商大會(huì)8、公司業(yè)務(wù)大會(huì)

二、會(huì)議的類(lèi)型

這是什么會(huì)？

有哪位同學(xué)能說(shuō)出下列三種會(huì)議的含義和特點(diǎn)1.團(tuán)拜會(huì)2.懇談會(huì)3.茶話(huà)會(huì)4.觀摩會(huì)5.聽(tīng)證會(huì)6.聯(lián)席會(huì)7.招商會(huì)8.洽談會(huì)9.務(wù)虛會(huì)10.推介會(huì)

連連線(xiàn)1.團(tuán)拜會(huì)2.懇談會(huì)3.茶話(huà)會(huì)4.觀摩會(huì)5.聽(tīng)證會(huì)6.聯(lián)席會(huì)7.招商會(huì)8.洽談會(huì)9.務(wù)虛會(huì)10.推介會(huì)是一種集體祝賀節(jié)日的禮儀形式。在中國(guó)、黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體通常在農(nóng)歷正月初一（春節(jié)）前夕舉行。由茶會(huì)和茶宴演變而來(lái)的。以清茶或茶點(diǎn)（包括水果、糕點(diǎn)等）招待客人的集會(huì)，有時(shí)也用于外交場(chǎng)合。只作探討、交流，不形成決議招商組織通過(guò)舉辦各種類(lèi)型的會(huì)議，向外界介紹、宣傳、推廣自身的投資環(huán)境、招商項(xiàng)目，促進(jìn)溝通，廠建聯(lián)系，以吸引客商前來(lái)投資的一種招商引資活動(dòng)。

連連線(xiàn)1.團(tuán)拜會(huì)2.懇談會(huì)3.茶話(huà)會(huì)4.觀摩會(huì)5.聽(tīng)證會(huì)6.聯(lián)席會(huì)7.招商會(huì)8.洽談會(huì)9.務(wù)虛會(huì)10.推介會(huì)是日語(yǔ)座談會(huì)的意思，日語(yǔ)的漢字詞匯為中國(guó)使用有兩個(gè)高峰期：1、清末民初，如干部、共產(chǎn)黨等；2、改革開(kāi)放后，如玄關(guān)、卡拉OK等。它屬后者。觀賞某項(xiàng)事物,從而互相學(xué)習(xí)交流的會(huì)議。起源于英美，是一種把司法審判的模式引入行政和立法程序的制度。聽(tīng)證會(huì)模擬司法審判，由意見(jiàn)相反的雙方互相辯論，其結(jié)果通常對(duì)最后的處理有拘束力。由某個(gè)團(tuán)體或組織自愿發(fā)起、自由參與的會(huì)議。旨在通過(guò)召開(kāi)聯(lián)席會(huì)議的形式，加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，相互學(xué)習(xí)借鑒經(jīng)驗(yàn)，研究探索新經(jīng)驗(yàn)、新方法。

連連線(xiàn)1.團(tuán)拜會(huì)2.懇談會(huì)3.茶話(huà)會(huì)4.觀摩會(huì)5.聽(tīng)證會(huì)6.聯(lián)席會(huì)7.招商會(huì)8.洽談會(huì)9.務(wù)虛會(huì)10.推介會(huì)是有貿(mào)易關(guān)系的雙方，企業(yè)和企業(yè)之間的合作，行業(yè)之間的信息整合資源共享，政府與投資企業(yè)的條件商討，這中間會(huì)產(chǎn)生一些交易，雙方的利益共享，力求達(dá)到雙贏的一種戰(zhàn)略調(diào)和。

推廣介紹的大會(huì)或活動(dòng)，旨在幫助企業(yè)、社會(huì)組織和團(tuán)體、政府等宣揚(yáng)自己的特點(diǎn)、產(chǎn)品和政策，促進(jìn)交流活動(dòng)，為合作雙方帶來(lái)利益的一種促銷(xiāo)形式。

（一）根據(jù)會(huì)議的主要參與者來(lái)源國(guó)際性會(huì)議、全國(guó)性會(huì)議、地區(qū)性會(huì)議、部門(mén)性會(huì)議國(guó)際性會(huì)議一般指與國(guó)外某機(jī)構(gòu)聯(lián)合舉辦，或有一定數(shù)量國(guó)別和外國(guó)人員參加的會(huì)議。例如：聯(lián)合國(guó)大會(huì)、西方國(guó)家首腦會(huì)議、南北對(duì)話(huà)等全國(guó)性會(huì)議如：全國(guó)人民代表大會(huì)地區(qū)性會(huì)議如：市政府常務(wù)會(huì)議部門(mén)性會(huì)議如：部門(mén)員工例會(huì)、客戶(hù)咨詢(xún)會(huì)、銷(xiāo)售會(huì)議等（二）按會(huì)議的規(guī)模劃分（會(huì)議的人數(shù)）小型會(huì)議出席人數(shù)幾人或者幾十人，至少三人；注：兩人會(huì)面、交談通常不稱(chēng)為會(huì)議。中型會(huì)議出席人數(shù)為幾十人至數(shù)百人；大型會(huì)議出席人數(shù)在千人至數(shù)千人；特大型會(huì)議出席人數(shù)在萬(wàn)人以上（三）按會(huì)議內(nèi)容劃分綜合性會(huì)議：一次性要討論和研究多面的問(wèn)題例如：各級(jí)人民代表大會(huì)、政府常務(wù)會(huì)議等專(zhuān)題性會(huì)議：一次只集中解決一方面的問(wèn)題，討論研究一方面的事情或工作。例如：專(zhuān)題討論會(huì)、年度銷(xiāo)售會(huì)議等（四）按會(huì)議的性質(zhì)劃分決策性會(huì)議：指擁有立法權(quán)或決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)層，為了制訂和頒布方針、政策、法規(guī)或就某些問(wèn)題進(jìn)行商討，對(duì)重大事項(xiàng)做出決策而召開(kāi)的會(huì)議。非決策性會(huì)議：不產(chǎn)生需要貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)或不做出決策的會(huì)議。決策性會(huì)議非決策性會(huì)議代表性會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議日常辦公會(huì)議、咨詢(xún)性會(huì)議、總結(jié)交流會(huì)議、洽談?wù)勁行詴?huì)議、進(jìn)修培訓(xùn)會(huì)議、商品展示和推介性會(huì)議（五）按會(huì)議的目的劃分說(shuō)明會(huì)議：以傳遞信息為目的，是把上層做出的決策，單方面地傳給下層的會(huì)議，可以有提問(wèn)和問(wèn)答，但沒(méi)有討論和表決；研究會(huì)議：以信息的交換和相互啟發(fā)為目的，會(huì)議雖有討論，但不以表決的方式做出決定；解決問(wèn)題會(huì)議：以做出決定為目的；溝通協(xié)調(diào)會(huì)議：以溝通信息、調(diào)節(jié)矛盾為目的；創(chuàng)意會(huì)議：以收集創(chuàng)意為目的。（6）按會(huì)議的形式劃分圓桌會(huì)議指大約10-20名的人員，圍著圓周而坐，各自以平等的地位自由發(fā)言的會(huì)議。小組討論會(huì)議指將全體任免分成幾個(gè)小組，分別由各個(gè)小組討論不同的議題，再由小組推派的代表整理小組的意見(jiàn)。頭腦風(fēng)暴會(huì)議以自由暢想、收集較多的創(chuàng)意為目標(biāo)的會(huì)議。遠(yuǎn)程電信會(huì)議利用計(jì)算機(jī)、傳真、電子黑板及各種人機(jī)通信系統(tǒng)召開(kāi)的會(huì)議。三、會(huì)議的構(gòu)成要素幾點(diǎn)開(kāi)？開(kāi)啥子會(huì)？要帶什么去羅在哪里開(kāi)羅什么人開(kāi)羅要開(kāi)會(huì)一會(huì)誰(shuí)去接孩子羅要寫(xiě)發(fā)言稿嗎？散會(huì)后要聚餐嗎？是視頻會(huì)嗎？打電話(huà)給老婆可能晚點(diǎn)回家會(huì)議要素包括什么？

會(huì)議概念及要素最基本的會(huì)議要素會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議議題會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議議程會(huì)議人員會(huì)議形式會(huì)議名稱(chēng)要求概括會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位、會(huì)議時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等。練習(xí)中韓秘書(shū)教育學(xué)術(shù)研討會(huì)顯示內(nèi)容和性質(zhì)深圳開(kāi)發(fā)技術(shù)股份有限公司第二十次（2013）股東大會(huì)顯示單位、時(shí)間、屆次、范圍、規(guī)模、性質(zhì)、參加對(duì)象會(huì)議名稱(chēng)注意大中型會(huì)議名稱(chēng)做成橫幅大標(biāo)語(yǔ)，置于會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)上方天幕上，作為會(huì)議標(biāo)志，簡(jiǎn)稱(chēng)“會(huì)標(biāo)”。不能隨意省略，以免誤會(huì)。會(huì)議主題

根據(jù)會(huì)議議題概括出的主題性口號(hào)。注意

一般大中型會(huì)議才確立主題口號(hào)，小型或日常會(huì)議只確定議題。會(huì)議時(shí)間

包括會(huì)議召開(kāi)時(shí)間和會(huì)期兩方面。提問(wèn)

如果要你策劃一次大型會(huì)議，參會(huì)人員來(lái)自五湖四海，你確定會(huì)議召開(kāi)時(shí)間方面會(huì)注意什么？注意

避開(kāi)重要節(jié)日、重大事件和其他重要會(huì)議，又要考慮參會(huì)人員的相關(guān)情況。會(huì)議地點(diǎn)

安靜、舒適、優(yōu)雅的會(huì)議環(huán)境。還要考慮會(huì)議的目的、主題和內(nèi)容。提問(wèn)

會(huì)議地點(diǎn)的確定你是怎么考慮的呢？會(huì)議地點(diǎn)旅游勝地度假村會(huì)議中心會(huì)議議程

包括足以實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的各種議題，還有會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、與會(huì)者姓名等內(nèi)容。注意會(huì)議議程茶歇會(huì)議人員

包括什么人？提問(wèn)會(huì)議人員

正式成員、列席成員、旁聽(tīng)成員、特邀代表。列席者旁聽(tīng)者

聽(tīng)會(huì)，但沒(méi)有發(fā)言權(quán)和表決權(quán)非正式成員參加會(huì)議，有發(fā)言權(quán)而沒(méi)有表決權(quán)

會(huì)議形式

現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)、觀摩會(huì)、座談會(huì)、研討會(huì)、論壇、辯論會(huì)、視頻會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)等。會(huì)議的不良現(xiàn)象及解決對(duì)策會(huì)議的不良現(xiàn)象及解決對(duì)策第2節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)前策劃與準(zhǔn)備包括：會(huì)議預(yù)算的編制；組織機(jī)構(gòu)的確定；會(huì)議形式和時(shí)間的策劃；確定會(huì)議主題和目標(biāo)一、會(huì)議預(yù)算的編