基于內(nèi)部控制下的合同管理與風(fēng)險(xiǎn)防范

第5頁(yè)共11頁(yè)基于內(nèi)部控制下的合同管理與風(fēng)險(xiǎn)防范一、內(nèi)控指引要求依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》要求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議即合同進(jìn)行管理，確定合同歸口管理部門(mén)，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。在實(shí)際工作中，對(duì)于合同管理內(nèi)部控制體系的建設(shè)，按照實(shí)際業(yè)務(wù)開(kāi)展的邏輯順序，可大致分為五大階段并細(xì)化至十五項(xiàng)工作。具體如下：《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》文件對(duì)合同管理的總體要求：①建立分級(jí)授權(quán)管理制度②實(shí)行統(tǒng)一歸口管理③明確職責(zé)分工④健全考核與責(zé)任追究制度階段一合同準(zhǔn)備管理1.合同策劃立項(xiàng)管理2.合同對(duì)象調(diào)查管理3.合同對(duì)象選擇管理重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同的策劃、調(diào)查，初步確定商業(yè)對(duì)象、要約，談判及擬定合同文本階段二合同簽署管理4.合同談判管理5.合同文本管理6.合同審查管理7.合同簽署管理重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：法律意見(jiàn)征求，按照權(quán)限進(jìn)行審核、會(huì)簽，簽署合同文本階段三合同履行管理8.合同執(zhí)行管理9.合同變更/轉(zhuǎn)讓/解除管理10.合同結(jié)算管理重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同的履行，執(zhí)行跟蹤監(jiān)督，變更或終止合同階段四合同糾紛管理11.處理時(shí)效管理12.處理方案選擇管理13.處理方案執(zhí)行管理重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：糾紛的處理階段五合同履行后管理14.合同檔案管理15.合同履行后評(píng)估管理重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：對(duì)合同履約情況的總體評(píng)價(jià)，風(fēng)險(xiǎn)防控、歸檔保管由上述可推導(dǎo)出完整的的合同管理一般流程：1、經(jīng)過(guò)合同策劃、調(diào)查，初步確定準(zhǔn)合同對(duì)象。2、談判并擬定合同文本，審核審批和正式簽署合同。3、合同發(fā)送相關(guān)部門(mén)并履行。4、糾紛處理。5、歸檔保管，對(duì)執(zhí)行情況總結(jié)評(píng)價(jià)。流程圖如下：二、目前我司存在的主要問(wèn)題1、合同歸口管理眾多，在實(shí)際運(yùn)行中，法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、相關(guān)職能部門(mén)之間缺乏有效的溝通機(jī)制，無(wú)任何部門(mén)或個(gè)人能掌握合同的總體情況。合同文本在國(guó)家或行業(yè)有示范文本的可優(yōu)先選用，但對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。法律部門(mén)應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)起草的合同文本進(jìn)行細(xì)致審核，并參與起草重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同。由簽約對(duì)方起草的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映企業(yè)訴求和談判達(dá)成的一致意見(jiàn)，特別留意“其他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)充填寫(xiě)的欄目，如不存在其他約定事項(xiàng)時(shí)須注明“此處空白”或“無(wú)其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。通過(guò)統(tǒng)一歸口管理和授權(quán)審批制度，各個(gè)合同審核部門(mén)應(yīng)各司其職，嚴(yán)格執(zhí)行合同審核制度，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確，防止通過(guò)化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。3、合同審查該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度的原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款。合同審核人員雖然通過(guò)審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖?jiàn)。合同起草人員沒(méi)有充分考慮合同審核人員提出的改進(jìn)意見(jiàn)或建議，導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正。主要管控措施：加強(qiáng)對(duì)合同審核人員的培訓(xùn)工作，提高其專業(yè)素質(zhì)。制定合同審核操作指南，劃分合同起草人員和審核人員的責(zé)任。審核人員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行重點(diǎn)審核，關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。嚴(yán)格執(zhí)行合同會(huì)簽制度，對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門(mén)應(yīng)對(duì)條款進(jìn)行逐一審核。慎重對(duì)待審核意見(jiàn)，對(duì)審核意見(jiàn)準(zhǔn)確無(wú)誤地予以記錄并妥善保存，必要時(shí)對(duì)合同條款作出修改并再次提交審核。實(shí)施合同審核責(zé)任追究制度。4、合同簽署該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：超越權(quán)限簽訂合同及手續(xù)不全導(dǎo)致合同無(wú)效。簽署后的合同被篡改。合同印章管理不當(dāng)，為不符合管理程序的合同加蓋合同印章。合同被送到了不相關(guān)的部門(mén)，收到合同的相關(guān)部門(mén)沒(méi)有妥善處理合同，或因保管不當(dāng)導(dǎo)致合同泄密。主要管控措施：建立分級(jí)授權(quán)管理制度，嚴(yán)格劃分各類合同的簽署權(quán)限，嚴(yán)禁超越權(quán)限簽署合同。采取措施防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質(zhì)合同書(shū)、使用不可編輯的電子文檔格式等方法對(duì)合同內(nèi)容加以控制，防止對(duì)方單方面改動(dòng)合同文書(shū)。對(duì)外正式訂立的合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名并加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。嚴(yán)格合同印章管理，確保只為經(jīng)編號(hào)、完成正常審批及簽署流程的合同文本加蓋合同印章。印章用完后及時(shí)收回并妥善保管，防止他人濫用。印章的使用記錄登記成冊(cè)以備查。發(fā)生印章遺失或被盜，及時(shí)上報(bào)和采取措施，如報(bào)案、登報(bào)聲明作廢等。采取措施防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質(zhì)合同書(shū)、使用不可編輯的電子文檔格式等方法對(duì)合同內(nèi)容加以控制，防止對(duì)方單方面改動(dòng)合同文書(shū)等。實(shí)施合同簽收制度和責(zé)任追究制度，對(duì)泄密等行為嚴(yán)加防范。(四)合同履行管理控制包括合同的執(zhí)行、變更/轉(zhuǎn)讓/解除、結(jié)算。合同執(zhí)行該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：違約風(fēng)險(xiǎn)，如合同其中一方?jīng)]有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)。合同生效后對(duì)條款未明確約定的事項(xiàng)沒(méi)有及時(shí)協(xié)議補(bǔ)充，導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行。在合同履行過(guò)程中未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施。主要管控措施：簽約前認(rèn)真調(diào)查對(duì)方的履約能力和商業(yè)信譽(yù)等情況，盡量只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽(yù)的單位簽訂合同。在合同中明確規(guī)定違約責(zé)任，要求對(duì)方為履行合同提供相應(yīng)的擔(dān)保措施。對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)對(duì)方有違約的可能或違約行為，則采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對(duì)方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。對(duì)合同對(duì)方的合同履行情況實(shí)施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。2、合同變更/轉(zhuǎn)讓/解除該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：應(yīng)當(dāng)變更合同內(nèi)容或條款但未采取相應(yīng)的變更行為。合同變更未經(jīng)相應(yīng)的管理程序，導(dǎo)致合同變更行為不當(dāng)或無(wú)效。合同轉(zhuǎn)讓未經(jīng)相應(yīng)的管理程序，導(dǎo)致合同轉(zhuǎn)讓行為不當(dāng)或無(wú)效等，如未經(jīng)原合同當(dāng)事人和合同受讓人達(dá)成一致意見(jiàn)即作合同轉(zhuǎn)讓。對(duì)未達(dá)到終止條件的合同進(jìn)行終止。合同終止未經(jīng)相應(yīng)的管理程序。主要管控措施：根據(jù)需要及時(shí)補(bǔ)充、變更甚至解除合同，對(duì)于合同沒(méi)有約定或約定不明確的內(nèi)容，通過(guò)雙方協(xié)商一致對(duì)原有合同進(jìn)行補(bǔ)充；無(wú)法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定。對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時(shí)報(bào)告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。明確合同變更或轉(zhuǎn)讓需向相關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告，合同變更或轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容和條款必須與當(dāng)事人協(xié)商一致。變更或轉(zhuǎn)讓后的合同視同新合同處理，需履行相應(yīng)的合同管理程序。明確合同終止的條件以及應(yīng)當(dāng)辦理的相關(guān)手續(xù)，指定專人對(duì)合同終止手續(xù)進(jìn)行復(fù)核。對(duì)方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書(shū)面提出索賠。3、合同結(jié)算管理該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：未按照合同約定條款、合同規(guī)定期限、金額或方式結(jié)算，實(shí)際結(jié)算時(shí)的結(jié)算方式與合同不符，對(duì)不同期間的款項(xiàng)結(jié)算不及時(shí)。疏于管理，未能及時(shí)催收到期合同款項(xiàng)；在沒(méi)有合同依據(jù)的情況下盲目付款。主要管控措施：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，對(duì)到期欠款依據(jù)合同約定及時(shí)催收。未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂的，財(cái)會(huì)部門(mén)有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。(五)合同糾紛管理控制包括響應(yīng)機(jī)制、處理方案的選擇和執(zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：未及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告合同糾紛和擬采取的對(duì)策。未及時(shí)采取有效措施防止糾紛的擴(kuò)大和發(fā)展。未與對(duì)方有效協(xié)商合同糾紛解決辦法，或合同糾紛解決辦法未得到授權(quán)批準(zhǔn)。未收集充分的對(duì)方違約行為的證據(jù)，導(dǎo)致本企業(yè)在糾紛處置過(guò)程中處于舉證不力的地位；未按照合同約定追究對(duì)方的違約責(zé)任。合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象等。主要管控措施：加強(qiáng)合同糾紛管理，明確規(guī)定合同糾紛的處置辦法，明確各類人員在合同糾紛處置中的責(zé)任和義務(wù)。合同糾紛處置方案應(yīng)當(dāng)經(jīng)相關(guān)管理層的審核批準(zhǔn)。在履行合同過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。糾紛處理過(guò)程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。(六)合同履行后管理控制包括合同檔案管理和履行后的評(píng)估機(jī)制。1、合同檔案管理該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：合同檔案信息登記不全，檔案資料不全。合同丟失或泄密、濫用。主要管控措施：充分利用信息化手段，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，如簽約時(shí)間、簽約對(duì)方全稱、合約類型、約定結(jié)算期間期限、結(jié)算方式等。對(duì)合同分類進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，建立連續(xù)編號(hào)登記模式，定期對(duì)合同編號(hào)進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同遺失和空號(hào)情況。加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過(guò)程中涉及的國(guó)家或商業(yè)秘密。規(guī)范合同管理人員職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求，對(duì)合同保管情況實(shí)施定期和不定期的檢查。合同保管人員對(duì)已登記的合同信息有保密義務(wù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露合同內(nèi)容，特別是涉及商業(yè)機(jī)密的信息。合同后續(xù)評(píng)估該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：未對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。在合同評(píng)價(jià)過(guò)程中未按照規(guī)定兼顧全面和突出重點(diǎn)。主要管控措施：建立合同履行情況評(píng)估評(píng)價(jià)制度，至少于每年年末對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估，對(duì)分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改進(jìn)。針對(duì)合同履行中存在的問(wèn)題，建立PDCA循環(huán)機(jī)制。建立合同執(zhí)行情況評(píng)價(jià)的操作指南。四、合同管理常見(jiàn)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)未對(duì)合同對(duì)方資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、業(yè)務(wù)許可文件）信用進(jìn)行審查。未按內(nèi)部流程履行簽約審批手續(xù)。合同先履行后簽約、先簽章后填寫(xiě)合同內(nèi)容。合同未載明簽訂日期，印章加蓋不規(guī)范，影響合同效力，或?qū)е掠懈暮炗啎r(shí)間、偷換文本等漏洞發(fā)生。合同上載明的當(dāng)事人姓名與實(shí)際簽章不符。需辦理備案、公證的合同未辦理相關(guān)手續(xù)。對(duì)內(nèi)容尚有不確定性的合同蓋章。擅自調(diào)整已審批合同的內(nèi)容。不同合同之間的義務(wù)有沖突。五、內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與確定基于內(nèi)部控制理論，合同管理的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與確定有如下幾種方法：1、流程圖分析法流程圖分析法主要是指通過(guò)將分析目標(biāo)按照業(yè)務(wù)過(guò)程和邏輯聯(lián)系分成一個(gè)個(gè)小環(huán)節(jié)并制成流程圖，再對(duì)流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的調(diào)查和識(shí)別。在合同管理中，主要是針對(duì)合同的談判、簽署、履行等各個(gè)動(dòng)態(tài)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問(wèn)題點(diǎn)，確定是否有未履行的流程節(jié)點(diǎn)或現(xiàn)有流程節(jié)點(diǎn)不適應(yīng)業(yè)務(wù)，是否會(huì)帶來(lái)?yè)p失，損失規(guī)模多大，是否需要做事前防范等。2、風(fēng)險(xiǎn)清單分析法風(fēng)險(xiǎn)清單分析法主要是指根據(jù)專業(yè)人員設(shè)計(jì)的較為全面詳細(xì)的，按照風(fēng)險(xiǎn)的輕重程度確定風(fēng)險(xiǎn)管理次序的風(fēng)險(xiǎn)損失清單，來(lái)排查可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)清單一般是列示此前已經(jīng)存在、或較為普遍的風(fēng)險(xiǎn)。在合同管理中，主要是針對(duì)內(nèi)容條款等靜態(tài)因素來(lái)進(jìn)行分析。通過(guò)與清單的注意對(duì)照，即可通過(guò)簡(jiǎn)單的方式達(dá)到識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的目的。六、結(jié)語(yǔ)合同作為企業(yè)承擔(dān)獨(dú)立民事責(zé)任、履行權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)，是企業(yè)管理活動(dòng)的重要痕跡，也是企業(yè)風(fēng)