SAP財務(wù)系統(tǒng)使用注意事項(培訓(xùn))

SAP操作過程中你出現(xiàn)過這樣的問題嗎？--SAP系統(tǒng)操作培訓(xùn)資料SAP工程組SAP財務(wù)系統(tǒng)包括了多個功能模塊，提供了強(qiáng)大的管理功能。因此，在使用SAP系統(tǒng)過程中，必須嚴(yán)格按照會計核算的要求和系統(tǒng)流程來處理各項業(yè)務(wù)。特別提示：在SAP財務(wù)系統(tǒng)運用過程中，也許你不曾出現(xiàn)過我們列舉的以下的錯誤操作或本卷須知，但愿，我們SAP工程組善意的提示，會使你在使用SAP財務(wù)系統(tǒng)中更上一層樓！SAP財務(wù)系統(tǒng)的特點和優(yōu)勢適應(yīng)企業(yè)管理靈活的財務(wù)體系滿足多種會計制度要求功能強(qiáng)大的憑證管理集成的工作流控制周期性作業(yè)自動提示處理嚴(yán)密的權(quán)限和審核功能靈活的報表系統(tǒng)個性化的操作界面培訓(xùn)主要內(nèi)容一、FI總賬方面應(yīng)該注意的事項〔一〕財務(wù)會計方面〔二〕固定資產(chǎn)方面二、CO-PA方面本卷須知〔一〕費用管理〔二〕獲利分析〔一〕財務(wù)會計方面1、會計核算科目設(shè)置2、銀行賬戶設(shè)置變更3、會計憑證錄入4、會計憑證沖銷處理5、內(nèi)部往來業(yè)務(wù)處理6、應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)處理7、期間會計處理8、權(quán)限設(shè)置、變更管理9、經(jīng)常注意系統(tǒng)提示一、FI總賬操作方面應(yīng)該注意的事項〔二〕固定資產(chǎn)方面1、固定資產(chǎn)折舊2、固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移3、長期待攤費用業(yè)務(wù)處理〔1〕統(tǒng)一會計科目管理公司采用的是全公司使用同一套會計科目表，各分支公司均無權(quán)限增減會計科目。〔2〕增加會計核算科目要求需要增加會計科目時，必須上報總公司計財部審核批準(zhǔn)后增加。系統(tǒng)設(shè)置中，分支公司用戶均無權(quán)限增加會計科目。1、會計核算科目設(shè)置〔一〕財務(wù)會計方面特別提示：在增加會計科目的同時，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)測試，并與程序員溝通聯(lián)系，保證總賬與報表相關(guān)數(shù)據(jù)信息的一致性。各分支公司要嚴(yán)格按照公司關(guān)于銀行賬戶管理的要求增加銀行賬戶，新增加的銀行賬戶必須報總公司計財部統(tǒng)一在SAP系統(tǒng)中增設(shè)。為保證對接后銀行存款數(shù)據(jù)傳送的準(zhǔn)確性，銀行存款賬戶信息中必須包括在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中使用的機(jī)構(gòu)代碼信息?！惨弧池攧?wù)會計方面2、銀行賬戶設(shè)置變更特別提示：業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)中的銀行賬戶信息必須保持一致。在錄入會計憑證時，必須區(qū)分會計科目間的不同性質(zhì)。例如：〔1〕現(xiàn)金、銀行類科目必須輸入現(xiàn)金流量工程〔2〕收入類必須輸入獲利分析段〔3〕營業(yè)費用需要輸入本錢中心等?！惨弧池攧?wù)會計方面3、會計憑證錄入特別提示：不同類型的會計憑證錄入關(guān)注點、要求不同?！?〕一般會計憑證沖銷的路徑為財務(wù)會計-〉總分類賬-〉憑證-〉沖銷-〉FB08-單一沖銷〔2〕內(nèi)部往來會計憑證沖銷的路徑為財務(wù)會計-〉總分類賬-〉憑證-〉公司間往來業(yè)務(wù)-〉FBU8-沖銷〔一〕財務(wù)會計方面4、會計憑證沖銷處理特別提示：SAP財務(wù)系統(tǒng)設(shè)計嚴(yán)謹(jǐn)，無反記帳、反審核功能，要求會計憑證錄入必須細(xì)致。多用沖銷處理會降低會計信息質(zhì)量。本卷須知之一：輸入內(nèi)部往來業(yè)務(wù)時，要特別注意內(nèi)部往來科目輸入的公司代碼的正確性。本卷須知之二：嚴(yán)禁直接對內(nèi)部往來-總分往來、內(nèi)部往來-分支往來、內(nèi)部往來-總支往來、內(nèi)部往來-中支往來科目做賬務(wù)處理?！惨弧池攧?wù)會計方面5、內(nèi)部往來業(yè)務(wù)處理特別提示：公司代碼漏輸入，無法在對方公司代碼下產(chǎn)生憑證；公司代碼輸入錯誤，那么無法在需要產(chǎn)生憑證的公司代碼下生成憑證，或憑證被生成到了錯誤的公司代碼項下。應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)處理時，必須注意客戶或供給商主數(shù)據(jù)的統(tǒng)馭科目。假設(shè)發(fā)生非統(tǒng)馭科目的賬務(wù)處理時，需要使用特別總賬業(yè)務(wù)。例如，客戶張三的統(tǒng)馭科目為其他應(yīng)收款-差旅費，采用一般賬務(wù)處理時，該客戶發(fā)生的借款全部計入到其統(tǒng)馭科目中，假設(shè)該客戶發(fā)生其他應(yīng)收款-押金的借款，那么需要通過特別總賬業(yè)務(wù)來處理。〔一〕財務(wù)會計方面6、應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)處理特別提示：SAP中應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)處理與國內(nèi)財務(wù)系統(tǒng)差異加大，提示在客戶與供給商管理中多加關(guān)注。〔1〕賬務(wù)核對每月月末，各分支公司賬務(wù)處理完成后，必須確認(rèn)數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性?！?〕關(guān)賬經(jīng)總公司計財部審核相關(guān)數(shù)據(jù)無誤后，關(guān)閉該分支機(jī)構(gòu)的當(dāng)期會計期間，同時翻開下一會計期間。會計期間關(guān)閉后，各分支公司均無權(quán)再對已經(jīng)關(guān)閉會計期間的賬務(wù)?！惨弧池攧?wù)會計方面7、期間會計處理特別提示：1、各分支機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真核對相關(guān)賬務(wù)數(shù)據(jù)2、嚴(yán)格按照華保發(fā)[2004]035號規(guī)定,進(jìn)行月末結(jié)賬處理〔一〕財務(wù)會計方面7、期間會計處理特別提示：認(rèn)真領(lǐng)會華保發(fā)[2004]035號中的規(guī)定1、各賬套用戶2、各賬套用戶3、各賬套用戶4、各賬套用關(guān)鍵用戶5、各賬套用關(guān)鍵用戶6、SAP工程組7、總公司關(guān)鍵用戶1、核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)2、攤銷待攤費用3、計提折舊、長攤費用攤銷4、內(nèi)部定單結(jié)算5、執(zhí)行本錢費用的分?jǐn)傃h(huán)6、執(zhí)行獲利分析的分?jǐn)傃h(huán)計算7、關(guān)閉會計期間實施責(zé)任人具體過程〔1〕權(quán)限管理SAP系統(tǒng)對各用戶都進(jìn)行了嚴(yán)格的授權(quán)管理，各機(jī)構(gòu)必須嚴(yán)格按照財務(wù)人員的工作性質(zhì)向總公司計財部申請相應(yīng)的權(quán)限，不得盲目申請。特別是分公司的關(guān)鍵用戶，其授權(quán)的范圍較大，用戶權(quán)限申請、變更必須嚴(yán)謹(jǐn)?！?〕密碼管理各用戶必須管理好自己密碼，尤其是關(guān)鍵用戶，權(quán)限較大，更應(yīng)慎之?！惨弧池攧?wù)會計方面8、權(quán)限設(shè)置、變更管理特別提示：認(rèn)真領(lǐng)會華保發(fā)[2004]034號中的規(guī)定SAP系統(tǒng)不僅為公司完善財務(wù)管理構(gòu)建了一個平臺，也將成為公司財務(wù)人員溝通的新的平臺，總公司計財部會通過SAP系統(tǒng)不定期的發(fā)布一些系統(tǒng)提示信息，建議各分支公司財務(wù)人員應(yīng)每天登錄一次SAP系統(tǒng)，密切注意系統(tǒng)中信息提示。〔一〕財務(wù)會計方面9、經(jīng)常注意系統(tǒng)提示特別提示：經(jīng)常注意SAP系統(tǒng)提示，會使你在不遠(yuǎn)的將來一定會成為一個SAP的專家型人才！每月必須計提固定資產(chǎn)折舊，假設(shè)無固定資產(chǎn)但是有長期待攤費用需要攤銷時，也必須運行固定資產(chǎn)折舊。固定資產(chǎn)折舊運行需要后臺執(zhí)行，具體操作請參見《用戶手冊》。固定資產(chǎn)運行折舊出現(xiàn)錯誤時，必須及時聯(lián)系總公司SAP工程小組處理。每月必須核對報表，查看固定資產(chǎn)折舊數(shù)字是否準(zhǔn)確?！捕彻潭ㄙY產(chǎn)方面1、固定資產(chǎn)折舊特別提示：切記：別忘記每月末在SAP財務(wù)系統(tǒng)中計提折舊嗎？！〔1〕固定資產(chǎn)在賬套內(nèi)轉(zhuǎn)移固定資產(chǎn)進(jìn)行賬套內(nèi)轉(zhuǎn)移時，勿需進(jìn)行帳務(wù)處理，可通過修改固定資產(chǎn)卡片中的本錢中心處理即可?！?〕固定資產(chǎn)在不同賬套間轉(zhuǎn)移固定資產(chǎn)在不同賬套間的轉(zhuǎn)移時，除按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定審批外，在SAP系統(tǒng)中需要對方公司創(chuàng)立固定資產(chǎn)卡片，轉(zhuǎn)移時選擇已存資產(chǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移賬務(wù)處理。〔二〕固定資產(chǎn)方面2、固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移特別提示：進(jìn)行固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移處理時，必須認(rèn)真區(qū)分資產(chǎn)轉(zhuǎn)移性質(zhì)！〔1〕新增長期待攤費用每一筆新購置的長期待攤費用，必須創(chuàng)立內(nèi)部訂單，并從內(nèi)部訂單結(jié)算到長期待攤費用。假設(shè)長期待攤費用為跨期間的費用如開辦費性質(zhì)的費用，那么需要先轉(zhuǎn)入到在建工程工程下，最終從在建工程結(jié)算轉(zhuǎn)入到長期待攤費用中?！?〕數(shù)據(jù)核對每月必須核對報表，查看長期待攤費用攤銷的金額是否準(zhǔn)確?！捕彻潭ㄙY產(chǎn)方面3、長期待攤費用業(yè)務(wù)處理特別提示：長期待攤費用管理如為逐期累進(jìn)增加，必須通過“在建工程”科目過渡！〔一〕費用管理方面1、新增本錢中心2、創(chuàng)立費用分?jǐn)傃h(huán)3、執(zhí)行費用分?jǐn)傃h(huán)4、執(zhí)行內(nèi)部訂單的結(jié)算二、CO-PA方面本卷須知〔二〕獲利分析方面1、新增險種維護(hù)2、新增機(jī)構(gòu)代碼3、獲利分?jǐn)偟难h(huán)4、獲利分?jǐn)傃h(huán)特別提示：CO-PA屬于新增局部，操作難度較大，必須引起足夠重視！新增加本錢中心時，必須同時檢查獲利分?jǐn)偟难h(huán)計算，因為，新增本錢中心所發(fā)生的相關(guān)營業(yè)費用會影響獲利分?jǐn)傃h(huán)執(zhí)行的數(shù)據(jù)，因此。必須將新增的本錢中心創(chuàng)立到循環(huán)中。〔一〕費用管理方面1、新增本錢中心特別提示：考慮到本錢中心的設(shè)定、計算將會影響公司分險種核算的準(zhǔn)確性，公司對本錢中管理的設(shè)置權(quán)限將集中到總公司計財部，實行統(tǒng)一管理。在創(chuàng)立本錢中心費用分?jǐn)傃h(huán)時，可以通過一個循環(huán)創(chuàng)立多個段，可以將如：租賃費、水電費、郵電費等公共費用在一個循環(huán)里進(jìn)行分?jǐn)?。?chuàng)立分?jǐn)傃h(huán)的規(guī)那么時，必須采用合理的統(tǒng)計指標(biāo)進(jìn)行分?jǐn)?，以免影響?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。〔一〕費用管理方面2、創(chuàng)立費用分?jǐn)傃h(huán)特別提示：合理設(shè)定統(tǒng)計指標(biāo)，是創(chuàng)立分?jǐn)傃h(huán)規(guī)那么的關(guān)鍵所在，公司將在條件成熟的前提下，標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一各項統(tǒng)計指標(biāo)。使用虛擬本錢中心的分支機(jī)構(gòu)，在月末關(guān)帳前，需運行本錢中心費用分?jǐn)偟难h(huán)，將虛擬本錢中心的費用分?jǐn)偟綄嶋H應(yīng)該承擔(dān)的對象上，月末，虛擬本錢中心必須不能存在余額?！惨弧迟M用管理方面3、執(zhí)行費用分?jǐn)傃h(huán)特別提示：虛擬本錢中心是保證本錢計算準(zhǔn)確性的過渡倉，月末必須無余額！對實際記帳的內(nèi)部訂單，在月末關(guān)帳前，各分公司關(guān)鍵用戶必須先運行內(nèi)部訂單的結(jié)算，檢查數(shù)據(jù)無誤之后，才能關(guān)帳?！惨弧迟M用管理方面4、執(zhí)行內(nèi)部訂單的結(jié)算特別提示：月末關(guān)賬前，關(guān)鍵用戶必須檢查內(nèi)部定單是否結(jié)算？！業(yè)務(wù)系統(tǒng)中新增險種時，必須在SAP系統(tǒng)中同步新增該險種，并維護(hù)該險種對應(yīng)的險類。SAP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的險種代碼必須保持一致性?！捕倡@利分析方面1、新增險種維護(hù)特別提示：業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)險種代碼的一致性是實施兩系統(tǒng)對接的首要前提條件！業(yè)務(wù)系統(tǒng)中新增核算機(jī)構(gòu)代碼時，必須在SAP系統(tǒng)中同步新增該機(jī)構(gòu)代碼，并維護(hù)該機(jī)構(gòu)代碼對應(yīng)的公司代碼。在SAP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接前，各機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真清理現(xiàn)有SAP賬套對應(yīng)的機(jī)構(gòu)代碼?！捕倡@利分析方面2、新增機(jī)構(gòu)代碼特別提示：標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)中的機(jī)構(gòu)代碼管理是系統(tǒng)對接的必要前提條件！獲利分?jǐn)傃h(huán)運行的規(guī)那么是，同一分公司下轄的各支公司之間獲利分?jǐn)傃h(huán)互相鎖定，所以，在運行獲利分?jǐn)傃h(huán)時，同一分公司下轄的各支公司的獲利分?jǐn)傃h(huán)需要依次進(jìn)行?！捕倡@利分析方面3、獲利分?jǐn)偟难h(huán)特別提示：同一分公司下轄的各支公司的獲利分?jǐn)傃h(huán)需要依次進(jìn)行！總公司、分公司本部的獲利分?jǐn)傃h(huán)需要按照統(tǒng)計指標(biāo)值來進(jìn)行計算，所以，在運行總公司以及分公司本部的獲利分?jǐn)傃h(huán)時，需要先計算統(tǒng)計指標(biāo)值，之后運行循環(huán)。SAP系統(tǒng)設(shè)定獲利分?jǐn)傃h(huán)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)只能沖銷一次，因此，運行獲利分?jǐn)傃h(huán)時，應(yīng)首先確認(rèn)FI總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無誤并關(guān)賬之后再進(jìn)行?！捕倡@利分析方面4、獲利分?jǐn)傃h(huán)特別提示：計算統(tǒng)計指標(biāo)值，是總公司、分公司本部運行獲利分?jǐn)傃h(huán)的前提！切記：獲利分?jǐn)傃h(huán)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)只能沖銷一次，務(wù)必慎重！SAP財務(wù)系統(tǒng)為我們財務(wù)核算、管理工作提供了一個強(qiáng)大的可使用的支持工具，為公司完善管理平臺奠定了堅實的根底。但