超市單據(jù)稽核體系的建立培訓(xùn)

2024/3/13超市單據(jù)稽核體系的建立培訓(xùn)中小超市單據(jù)稽核體系的建立

中國零售業(yè)防損研究與交流中心主任華商縱橫總經(jīng)理兼資深防損講師岳立群3/13/20242深圳華商縱橫管理咨詢有限公司目錄超市單據(jù)稽核體系的建立四流合一在單據(jù)稽核體系中的運(yùn)用單據(jù)稽核員的崗位職責(zé)單據(jù)稽核員的作業(yè)程序常用防損單據(jù)及稽核流程3/13/20243深圳華商縱橫管理咨詢有限公司1.單據(jù)稽核體系的建立3/13/20244深圳華商縱橫管理咨詢有限公司2.四流合一在單據(jù)稽核中的運(yùn)用3/13/20245深圳華商縱橫管理咨詢有限公司3.單據(jù)稽核員的崗位職責(zé)3/13/20246深圳華商縱橫管理咨詢有限公司3-1常用十大單據(jù)：

單據(jù)稽核崗負(fù)責(zé)門店的單據(jù)稽核工作,主要使用的單據(jù)種類有:

1、報損單2、進(jìn)退貨單3.聯(lián)營廠家進(jìn)退貨單4.調(diào)撥單5.出入庫單6.廠商物品攜入攜出單7.物品攜入攜出單8.贈品接收單9.贈品發(fā)放登記表10.辦公用品登記表.3/13/20247深圳華商縱橫管理咨詢有限公司3-2十大工作職責(zé)：（1）對每日發(fā)生在門店的商品進(jìn)貨、退換貨認(rèn)真核對數(shù)量、規(guī)格、金額，并對相關(guān)票據(jù)進(jìn)行整理備案。（2）對門店的報損商品，認(rèn)真核對數(shù)量、規(guī)格、認(rèn)定。然后確定報損原因，并追究其責(zé)任，對相關(guān)票據(jù)整理備案。（3）對客服臺的贈品的進(jìn)銷存帳定期檢查、核實；對進(jìn)入店內(nèi)進(jìn)行綁贈的贈品，作登記，并發(fā)放贈品標(biāo)識最后對客服臺的贈品和店內(nèi)贈品每月月底盤點(diǎn)。（4）對店內(nèi)的辦公用品、自用品進(jìn)行登記并粘貼標(biāo)識，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。（5）定期檢查門店庫存區(qū)的退換貨區(qū)、報損區(qū)。并督促門店做好退換貨和報損的工作。

3/13/20248深圳華商縱橫管理咨詢有限公司3-2十大工作職責(zé)：（6）對聯(lián)營加工區(qū)物品的進(jìn)入進(jìn)行登記管理，并對進(jìn)入賣場區(qū)的物品粘貼區(qū)別于正常商品的標(biāo)識，定期進(jìn)行盤點(diǎn)登記。（7）對門店收銀員進(jìn)行監(jiān)督并對每日商品款的收交情況進(jìn)行監(jiān)督。（8）督促做好市調(diào)工作，對高于其它店銷量商品的價格進(jìn)行變價監(jiān)督。（9）對攜出賣場的商品登記備案，并督促外借商品的及時歸還。（10）對顧客退換的商品進(jìn)行核實，追蹤是否進(jìn)入賣場，是否退空單。3/13/20249深圳華商縱橫管理咨詢有限公司4.單據(jù)稽核員的作業(yè)程序3/13/202410深圳華商縱橫管理咨詢有限公司作業(yè)程序：（1）每日對管理范圍內(nèi)的單據(jù),進(jìn)行審核,并簽字確認(rèn).（2）對單據(jù)管理工作中產(chǎn)生的的問題,分析原因.提出解決方法及處理意見.（3）對下列單據(jù)獨(dú)立進(jìn)行保管:報損單.聯(lián)營廠家進(jìn)退貨單.廠商物品攜入攜出單.物品攜入攜出單.辦公用品登記表.（4）對其它單據(jù)應(yīng)保存防損聯(lián).對無防損聯(lián)單據(jù),應(yīng)在登記本上登記單據(jù)號.3/13/202411深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5.常用單據(jù)說明及稽核流程3/13/202412深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-1廠商物品攜出（攜入）單

（一式三聯(lián)）

指供應(yīng)商攜入（攜出）門店的原材料、辦公用品、道具、展示物品等進(jìn)出門店時應(yīng)填寫的單據(jù)。主要流程：

由供應(yīng)商填寫攜出（攜入）單 經(jīng)辦人清點(diǎn)數(shù)量部門經(jīng)理簽字 防損部清點(diǎn)數(shù)量

攜入經(jīng)辦人申請部門課長、防損課長簽字防損員清點(diǎn)留下攜出聯(lián)。3/13/202413深圳華商縱橫管理咨詢有限公司物品攜入（出）單

編號：日期品名數(shù)量攜入（出）原因歸還日期登記人

申請人：店長：供貨負(fù)責(zé)人：當(dāng)班防損員：3/13/202414深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-2報損單（一式三聯(lián)）

商品因變質(zhì)、發(fā)霉、鼠咬或因過保質(zhì)期無法退換的商品需填寫庫存報損單。主要流程：由樓面填寫手工報損單課長簽字業(yè)務(wù)部簽字店長簽字防損部簽字會同收貨、財務(wù)清點(diǎn)。3/13/202415深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-3庫存更正單

商品因包裝系數(shù)過大，影響銷售故拆零或拆散售賣，需填寫庫存更正單。主要流程：由樓面填寫庫存更正單防損部清點(diǎn)數(shù)量店長審核業(yè)務(wù)部審核網(wǎng)絡(luò)部作單處理財務(wù)作帳3/13/202416深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-4商品退、換貨單

商品因質(zhì)量或其它因素造成該商品無法售賣要求供貨商退貨或換貨需填寫商品退、換貨單。主要流程：由樓面填寫退、換貨單課長審核業(yè)務(wù)審核財務(wù)簽字店長簽字收貨、防損、供應(yīng)商簽字網(wǎng)絡(luò)部作單處理、財務(wù)作帳3/13/202417深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-5顧客退、換貨單

商品因質(zhì)量或其它因素造成顧客退、換貨需填寫顧客退貨單。主要流程：由總服務(wù)臺填寫顧客退換貨單由門店值班經(jīng)理審核防損員清點(diǎn)確認(rèn)商品進(jìn)入賣場網(wǎng)絡(luò)員退單3/13/202418深圳華商縱橫管理咨詢有限公司顧客退換貨登記表

編號：條碼商品名稱規(guī)格退貨原因顧客簽名部門組長簽字客服經(jīng)手人簽名3/13/202419深圳華商縱橫管理咨詢有限公司顧客退、換貨流程說明：（1）顧客因質(zhì)量或其他原因需退換貨商品時，需憑購物小票到購買超市客服臺辦理退換貨手續(xù)。（2）總臺服務(wù)員查看該商品是否屬于退換貨范圍，如屬于退換貨范圍，應(yīng)填寫顧客退換貨單。（3）其次由門店值班經(jīng)理或店長簽字審核。（4）并由顧客簽名并留下聯(lián)系方式。（5）然后由防損部簽字，確認(rèn)該商品已進(jìn)入賣場。（6）顧客憑一聯(lián)退換單到賣場重新選購商品然后憑這一聯(lián)退換單到收銀臺沖銷退換貨款；或直接到收銀臺退款。（7）最后網(wǎng)絡(luò)信息員憑這一聯(lián)退換貨單沖減庫存。3/13/202420深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-7商品調(diào)撥單

門店與門店進(jìn)行商品的調(diào)出與調(diào)進(jìn)時填寫商品調(diào)撥單。主要流程：

調(diào)出門店填寫審請單交業(yè)務(wù)部門審核業(yè)務(wù)部門與調(diào)撥門店溝通調(diào)撥門店由防損員、收貨員及配送調(diào)貨人員點(diǎn)數(shù)確認(rèn)部門課長、店長簽字財務(wù)作賬處理進(jìn)入調(diào)撥門店賣場3/13/202421深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-8賣場內(nèi)辦公用品管理規(guī)定：（1）賣場辦公用品應(yīng)每月統(tǒng)一報領(lǐng)發(fā)放一次，由財務(wù)部門統(tǒng)一購買，各部門、班組填寫領(lǐng)物單。（2）所領(lǐng)辦公用品須報防損部登記備案。（3）經(jīng)防損部核實粘貼標(biāo)簽后方可使用。（4）辦公用品應(yīng)放置指定的辦公用品箱，并標(biāo)明責(zé)任人及物品明細(xì)單。（5）標(biāo)簽脫落或破損應(yīng)及時到防損部補(bǔ)貼，否則按無標(biāo)簽物品處理。（6）無標(biāo)簽和不能說明原因者按攜帶私藏物品處理。（7）辦公用品不按區(qū)域放置，亂放者，追究該轄區(qū)責(zé)任人責(zé)任。（8）員工下班禁止攜帶一切場內(nèi)用品違者按內(nèi)盜處理。3/13/202422深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-8贈品發(fā)放流程：（1）由顧客憑小票至服務(wù)臺領(lǐng)取贈品。（2）客服人員核對小票無誤后，進(jìn)行登記，填寫贈品品名，數(shù)量，規(guī)格，留小票流水號，由顧客簽收，留下聯(lián)系方式，負(fù)責(zé)人簽字，在進(jìn)銷存登記表上做詳細(xì)記錄。（3）防損部不定期打回訪電話，隨時抽查庫存。3/13/202423深圳華商縱橫管理咨詢有限公司贈品發(fā)放領(lǐng)用表

年月日品名數(shù)量規(guī)格顧客簽字小票流水號聯(lián)系方式負(fù)責(zé)人

3/13/202424深圳華商縱橫管理咨詢有限公司注意事項：（1）不得在賣場內(nèi)發(fā)放贈品；（2）不能在賣場內(nèi)捆邦贈品；（3）廠商需要在賣場內(nèi)展示贈品樣品時，需填寫廠商攜出攜入單，防損部需在贈品樣品上粘貼贈品標(biāo)識；（4）對于門店商品轉(zhuǎn)贈品時，樓面需填寫物品攜出歸還單，客服臺也要填寫贈品接收單，做進(jìn)銷存登記帳。單據(jù)管理員要及時督促供應(yīng)商還回贈品，對于還回的贈品要填寫物品歸還單。3/13/202425深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-9贈品進(jìn)銷存流程：（1）客服臺收贈品后，在進(jìn)銷存帳本上做接收登記，并將贈品單據(jù)號填寫登記本上.（2）客服贈品發(fā)放人員每日將贈品發(fā)放記錄，憑小票做贈品發(fā)放登記，由顧客簽收，并留具體聯(lián)系方式，以便抽查。（3）下班前將贈品登記情況分類匯總，將匯總數(shù)據(jù)登記帳本做詳細(xì)交接班，轉(zhuǎn)交下班。（4）根據(jù)進(jìn)貨量及當(dāng)天發(fā)放數(shù)量，計算出庫存量，庫存與實際數(shù)量核對無誤后登記表由當(dāng)天客服人員簽字，如責(zé)任人發(fā)現(xiàn)登記不一致，由防損部復(fù)核并說明原因。（5）防損部不定期抽查贈品情況，如有不符，根據(jù)實際情況進(jìn)行責(zé)任倒查。3/13/202426深圳華商縱橫管理咨詢有限公司

贈品驗收單

年月日品名數(shù)量規(guī)格供應(yīng)商簽字收貨組簽字客服部簽字備注

3/13/202427深圳華商縱橫管理咨詢有限公司

贈品進(jìn)銷存登記表

年月日品名規(guī)格數(shù)量進(jìn)銷庫存?zhèn)渥?/p>

3/13/202428深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-10贈品交接流程：

供應(yīng)商送贈品至收貨組，由收貨組填寫一式三份贈品交接單，一聯(lián)供應(yīng)商，二聯(lián)收貨組，三聯(lián)客服部，其次防損部盤點(diǎn)簽字，轉(zhuǎn)交服務(wù)臺接收。

贈品交接表

年月日品名規(guī)格數(shù)量廠家簽字收貨組簽字客服部簽字備注

防損部簽字：3/13/202429深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-11員工自用品的管理制度：（1）員工自用品應(yīng)由防損部登記，貼標(biāo)簽。（2）員工自用品禁止帶入賣場，應(yīng)放入指定員工柜。（3）如有特殊情況需打開員工柜的，須在防損員的監(jiān)督下方可打開。(4）在轄區(qū)內(nèi)檢查出無登記，無標(biāo)簽自用品，視轉(zhuǎn)移物按內(nèi)盜處理（對轄區(qū)責(zé)任人處罰）。（5）上班時間員工不能購物，不能隨意外出；下班時主動自清檢查。（6）員工下班購物要在指定的收銀臺付款。（7）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不能隨便轉(zhuǎn)移商品，如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)移商品拿不出電腦小票，又做不出解釋的，按夾帶商品處理。（8）員工應(yīng)在指定區(qū)域喝水，水杯應(yīng)集中存放。（9）轉(zhuǎn)移物品指將非本區(qū)域物品轉(zhuǎn)移至本區(qū)域管制范圍內(nèi)，或?qū)⒈緟^(qū)域物品轉(zhuǎn)移至其他區(qū)域。（10）轄區(qū)責(zé)任人對轄區(qū)轉(zhuǎn)移物品承擔(dān)責(zé)任。3/13/202430深圳華商縱橫管理咨詢有限公司5-12物品攜入（出）流程：說明：（1）本憑證適用于超市的自營商品及自有物品。