電子郵件使用技巧集錦

電子郵件使用技巧集錦

隨著互連網(wǎng)的發(fā)展，電子郵件成為當(dāng)今越來越常用的工具之一，發(fā)送電子郵件方便、便宜。下面向您介紹電子郵件使用的幾項小技巧。

1、讓電腦自動記住郵箱口令。

每次接收或發(fā)送郵件之前，軟件都會要求你輸入自己的郵箱的口令，并將這個口令傳送到你所在的上網(wǎng)公司進(jìn)行核對，若口令不正確，則不能對郵件進(jìn)行操作。正常情況下，口令的輸入、傳送與核對大約要30秒。若讓軟件記住口令，每次進(jìn)行郵件操作之前，它會自動進(jìn)行傳送和核對，不要手工操作，可省一定的時間。在OutlookExpress下設(shè)置口令記憶方法為：(1)打開OutlookExpress，選擇“工具”菜單，單擊“帳號”項目；(2)單擊“郵件”標(biāo)簽，然后選擇“帳號”下面的郵箱名稱；(3)單擊“屬性”按鈕，選擇“服務(wù)器”標(biāo)簽；(4)選擇“登錄方式”前面的單選鈕，在“密碼”后面輸入用戶的郵箱口令，但顯示的是一組星號。最后單擊確定即可。

2、用不同的信箱處理不同的事

隨著免費信箱開通的越來越多，申請十幾個信箱沒多大問題。你可以用不同的信箱來處理不同的事：如處理私人信件和處理公務(wù)的信件用不同的信箱，訂閱不同的電子郵件雜志用不同的信箱，如果你經(jīng)常投稿的話，還可以建立一個專門的投稿信箱，這樣，這個信箱一收到郵件就會給你一種迫不急待想看的感覺，很吊人味口。

3、用不同的信箱發(fā)送郵件

OutLookExpress可以使用你擁有的所有郵箱中的任意一個來發(fā)E-mail。具體操作方法是：在“新郵件”窗口中撰寫信件結(jié)束后，打開窗口中的“文件”菜單。如果你成批發(fā)送郵件，可單擊菜單中的“以后發(fā)送方式”命令，在子菜單中選中你需要的發(fā)件郵箱。以后發(fā)送郵件時，E-mail就帶有你選擇的郵箱地址。如果是立即發(fā)送郵件，可單擊菜單中的“發(fā)送郵件方式”命令，在子菜單中選中你需要的發(fā)件郵箱，則E-mail就立即從這個郵箱發(fā)出。

4、自動分揀收到的郵件

用OutlookExpress5.0可通過增強的郵件規(guī)則來實現(xiàn)郵件的自動分類功能，以便把接收到的郵件自動放入不同的郵件夾中。

(1)在OutlookExpress中，新建多個文件夾以創(chuàng)建文件夾存放與工作有關(guān)的各類郵件，然后單擊“確定”按鈕；

(2)選擇“工具/郵件規(guī)則/郵件...”命令，若以前沒有創(chuàng)建過郵件規(guī)則，則系統(tǒng)將直接進(jìn)入“新建郵件規(guī)則”對話框；否則將進(jìn)入“郵件規(guī)則”對話框，然后再單擊“新建...”按鈕；

(3)在“新建郵件規(guī)則”對話框中，分別選取“規(guī)則條件”下的“若‘發(fā)件人’行中包含用戶”和“規(guī)則操作”下的“移動到指定的文件夾”，然后單擊“規(guī)則說明”中的“包含用戶”超級鏈接；

(4)在“用戶”框中鍵入發(fā)件人的姓名，然后單擊“添加”按鈕，也可單擊“通訊薄...”按鈕以直接選取發(fā)件人；

(5)返回“新建郵件規(guī)則”對話框，單擊“規(guī)則說明”中的“指定的”超級鏈接，并選取“收件箱”下的“個人”文件夾，然后給規(guī)則重命名，比如“個人郵件規(guī)則＃1”，最后單擊“確定”即可；

(6)重復(fù)步驟2到5，以創(chuàng)建各個郵件的分揀規(guī)則。

5、用郵箱地址簿保存常用電子郵件地址。

對于初上網(wǎng)的用戶，經(jīng)常會將電子郵件地址寫在筆記本上，到用時再打開一個字符一個字符敲上去，實在是浪費時間浪費金錢。實際上，你可以用“通訊薄”來記憶電子郵件地址。通訊薄具有存儲聯(lián)系人信息的功能，使您能方便地檢索聯(lián)系人信息。在OutlookExpress中，“通訊薄”使用如下：

(1)單擊“工具”菜單下的“通訊薄”命令；

(2)在“通訊薄”對話框中，選擇“文件”菜單下的“新聯(lián)系人”可添加新的地址，若要修改已有地址，可從列表中選擇一個地址，然后單擊“屬性”命令進(jìn)行修改；

(3)添好或改好后單擊確定即可。

有了“通訊薄”后，發(fā)送郵件的工作大大被簡化，發(fā)送時只需在“收件人”的左邊單擊“通訊薄”即可顯示電子郵件地址列表，從中選擇一個，單擊“收件人”按鈕即可。

6、自動添加E-mail地址

OutLookExpress通訊簿可大大提高撰寫信件時輸入E-mail地址的速度和準(zhǔn)確性，為此它提供了E-mail地址自動添加功能。如果你要有選擇地進(jìn)行添加，可在打開收到的郵件后，用鼠標(biāo)右鍵單擊要添加的發(fā)信人名稱，然后單擊快捷菜單中的“添加到通訊簿”命令即可。如果你要對所有回信的E-mail地址進(jìn)行添加，可單擊OutLookExpress“工具“菜單上的“選項”命令，打開“常規(guī)”選項卡，選中其中的“自動將回復(fù)郵件時的目標(biāo)用戶添加到通訊簿”項，此后所有通訊簿中沒有的E-mail地址均被加到通訊薄。

7、在郵件中插入附件

打開新郵件窗口，從“插入”菜單中選擇“附件”，或者按工具欄上的回形針圖標(biāo)，從“插入附件”對話框中選擇要插入的文件，然后按“附加”按鈕。這時正文編寫窗口會一分為二，它的下方會顯示剛才加入的文件圖標(biāo)。用同樣的方法，可以在一個郵件中插入多個附件，不過每次只能插入一個。

你在收到的郵件中若帶有附件，則可在信件預(yù)覽窗口上看到一個回形針標(biāo)記，單擊該標(biāo)記可以打開附件。

8、發(fā)送文本文件務(wù)器等信息。如果要實現(xiàn)保護(hù)重要E-mail不被人截獲以及避免自己的E-mail地址被人當(dāng)作襲擊目標(biāo)的一個重要手段，可以匿名郵件轉(zhuǎn)發(fā)器。remailer@、remailer@、mixmaster@是幾個匿名轉(zhuǎn)發(fā)器的E-mail地址。

匿名郵件轉(zhuǎn)發(fā)器的命令格式為：在郵件的“收件人”中輸入匿名轉(zhuǎn)發(fā)器的E-mail地址remailer@。

信體的格式為：第一行為空行；第二行寫上“：：”（兩個冒號）；在第三行寫上“Anon-To：”，緊接著是收件人的E-mail地址；第四行必須是空行；從第五行就可是正文了，正文可以隨便寫。注意不要把自己的簽名也寫進(jìn)去，否則可就讓匿名服務(wù)器白忙了，若使用了E-mail軟件提供的簽名功能，必須將其關(guān)閉。----這樣，匿名郵件轉(zhuǎn)發(fā)器就會把你的郵件轉(zhuǎn)發(fā)到收到人的郵件箱里了。匿名郵件轉(zhuǎn)發(fā)服務(wù)器只是為了在必要的時候隱藏自己才可以使用，我們在網(wǎng)上要遵守網(wǎng)上公則，切記不可濫用。

18、脫機寫郵件

單擊“文件”菜單，選擇“脫機工作”，用戶就可以在不聯(lián)機的情況下，從容地寫好電子郵件。此時發(fā)送的新郵件都被保存在發(fā)件箱窗口中，只有當(dāng)你按下“發(fā)送和接收”鍵，OutLookExpress才會自動連通因特網(wǎng)將信件發(fā)出。

19、壓縮大郵件

郵件越大，發(fā)送和接收郵件的時間就越長，且每個郵箱的最大容量受到限制，因此在發(fā)送之前最好將郵件壓縮。你可以用WinZip等壓縮軟件對郵件進(jìn)行壓縮和用FileSplit等文件分割軟件將大郵件分割成小的郵件分期發(fā)送。---

20、不用Word作為默認(rèn)郵件編輯器

Word啟動時間長、占用內(nèi)存多、郵件長度大，這必然會增加郵件的傳送時間，因此最好不用它作為默認(rèn)郵件編輯器。

當(dāng)然，對于電子郵件的使用，還有其它一些省錢方法，請讀者以后在使用過程中慢慢摸索，在此不多敘。

21、備份你的郵件

IE的OutlookExpress雖然能導(dǎo)出郵件，遺憾的是只能一封一封地導(dǎo)，要是幾封信那還好，下面方法可實現(xiàn)。具體步驟如下：

(1)打開OutlookExpress，進(jìn)入要備份的信箱，如收件箱；

(2)選擇要備份的郵件。按住鍵，點擊第一封和最后一封郵件可全選；按住Ctrl鍵，點擊所需郵件可選擇多個郵件；

(3)用鼠標(biāo)左鍵點擊“轉(zhuǎn)發(fā)郵件”。此時，您剛才所選的郵件被作為附件，夾在新郵件中；

(4)在“新郵件”對話框中選擇“文件”菜單中的“另存為(A)...”命令，然后為此郵件取個文件名即可。----以上方法可以有選擇的導(dǎo)出郵件。如果您想徹底保存郵件，那就到C:\WINDOWS\ApplicationData\Microsoft\OutlookExpress\Mail文件夾中，將所有的文件全部備份即可。

22、備份你的地址簿

在OutlookExpress中，通訊簿是很重要的，它記錄了你的所有通訊地址，但由于一些原因，需要重裝系統(tǒng)時或格式化磁盤時，對通訊薄的備份就顯得很重要了。在“C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\AddressBook”目錄中找到一個名為username.wab的文件，其中的username為在電腦中的注冊用戶名。這就是您的通訊簿，可以把它備份在指定路徑下，以便以后重裝OutlookExpress后copy到原目錄。如果您嫌以后copy麻煩，可以通過修改注冊表一勞永逸。打開注冊表后，在“我的電腦\HKEY_CURRENT_USER\Software\Mi-crosoft\WAB\WAB4\WabFileName”鍵值中找到“默認(rèn)”字符串。右鍵單擊該字符串，選擇修改，改為您保存通訊簿的路徑。重裝OutlookExpress后，記得如此改回來才能找到原來的通訊簿。

23、備份郵件帳號

多個郵件帳號對網(wǎng)民來說并不是